1. 【表現例の紹介もあり!】英語で日程調整する時のコツとして知っておきたい5つのステップ

【表現例の紹介もあり!】英語で日程調整する時のコツとして知っておきたい5つのステップ

by Bahman.
 クライアントとのミーティングのための日程調整。英語でどのようにまとめれば良いでしょうか?また、どのような手順で行えば、先方に対して失礼にならないでしょうか?

1.最初の提案

 まず、第一歩としてこちらから日程の第一案を提案します。その際に、あまりに日を絞り過ぎるのは先方に対して失礼に当たります。相手の都合もくみ取った提案をしましょう。
■来週中に一度ミーティングをしたいと思っているのですがご都合はいかがでしょうか?
We'd appreciate it very much if we could have our next meeting during the next week. 

■もしよろしければご都合のよろしい日をお知らせ頂けますと幸いです。
Please let us know which day would be good for you.

2.先方からの返事

 それに対して下記のような返事が来たら、その中から日程を絞りこみます。

■こちらは火曜日か木曜日の午後ですと都合がつきますが、いかがでしょうか?
For us Tuesday and Thursday afternoon in the next week would be the best.
How is the convenience of a schedule?

 3.先方の返事に対する返信

 次に提案をしてくれた日程の中から具体的なミーティング日程を決めていきます。

■木曜日ですと我々にとってもありがたいです。では、来週木曜日の午後に、こちらのオフィスでミーティングを行うということでよろしいでしょうか?
Thursday will be perfect for us, too. How about having the meeting in our office next Thursday afternoon?

4.先方からの最終的な返事

 相手との日程確認と場所の最終提案を行います。

■はい、私達もそちらで問題ないです。ミーティングは御社で2時〜5時の間でお願い致します。
That will be fine for us, too. Let's say we could be at your company from two to five.

5.こちらからの最終確認

 ミーティングの詳細を盛り込んだ上で了解した旨を先方に伝えます。

■それで全く問題ありません。では、来週の木曜日、14時に弊社のオフィスでお待ちしています。
That will be great. We'll be expecting you at our office at 14:00 next Thursday.


 これで、英語での日程調整は終了です。焦って、こちら側の都合ばかりを提案しないように気をつけましょう。また、あくまでもビジネス上のやりとりですので、あまりにくだけ過ぎた表現(例えば、5の段階で1語だけの "Great!" や "OK!" など)は避け、丁寧な表現を使うことを心がけましょう。

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