【例文あり】宛先が複数人のメールの書き方は？各位の使い方や英語の宛名を紹介

ビジネスシーンでは、複数人宛にメールを送ることは珍しくないでしょう。その際に、宛先の書き方について悩む方も多いのではないでしょうか。

本記事では、宛名が複数人のメールの書き方を例文と合わせて紹介。また、その他のメール作成時に知っておきたいマナーなどをご紹介するのでぜひ参考にしてください。

宛先が複数人のメールを書く際のマナー

ビジネスシーンでは、1対1のやり取りだけではなく、複数人に対して一度にメールをする機会があります。

宛名が複数人であるからこそ、知っておきたいマナーを把握しておきましょう。

宛名は役職順に並べる

まず、基本のルールとして「宛名は役職順に並べる」ことを覚えておきましょう。例えば、部長と課長にメールを送る際は、地位が高い部長から先に書きます。

名前は横並びでも縦並びでも問題ありませんが、縦並びの場合は長くなりすぎないように注意しましょう。

関連記事：役職とは？役割や序列を一般企業・外資系企業・公務員別に紹介

5名以上にメールを送る場合は「各位」を使う

5名以上にメールを送る場合は、宛名が長くならないように「各位」を使いましょう。

「各位」とは「みなさま」という意味。「各位＋様」の場合、二重敬語になるため間違いです。各位を使うときは、「ご協力先 各位」のように、様を使わないことを覚えておきましょう。

関連記事：「各位様」はNG！ビジネスメールや文書で使う「各位」の意味・使い方

CCを使用する場合は、CCの宛名も記載する

CCを使用する場合は、CCの宛名も記載します。TOの宛名とCCの宛名は、メールを読む相手が混乱しないように別々に分けて記入します。

一方で、BCCを使用する場合は、宛名には記載しません。CCとBCCで宛名の取り扱いが異なるため少し複雑ですが、CCは宛名を書くことを覚えておきましょう。

関連記事：メールのCCとは？宛名（TO）・BCCとの違いを紹介

複数のクライアント・会社に送る場合は横並びに宛名を書く

複数のクライアントや会社に送る場合は横並びに宛名を書くと、宛名がスッキリして見えます。

協力関係にある会社と一度に情報交換をしたい場合でも、3社以上にメールを送る場合は、メールを分けるか、「各位」と表記することがおすすめです。

宛名の書き方は相手との関係性に合わせて変える

宛名に、社名や部署名、役職はどの程度入れて書くのがよいのでしょうか。

以下のA・Bの例をみてみましょう。

A「株式会社◯◯

営業部　部長　山田太郎様」

B「株式会社◯◯

営業部　山田太郎様」

役職まで書いているAのほうが、より丁寧な印象を与えられます。ただし、何度もやり取りを繰り返している相手の場合は、少しくどい印象を与える可能性もあります。

相手との関係性や連絡の頻度に合わせて宛名の書き方を変えていくのがよいでしょう。

メールアドレスを複数追加するときは「,」を使用する

複数のメールアドレスをメーラーに追記する際には、「,」を使用することが一般的です。「,」を使用しなければ、エラーが出ることもあるので、覚えておきましょう。

メールアドレスを追加した場合は、宛先に間違いがないのか、TO・CC・BCCは間違いないのかよく確認するようにしてください。

【例文】宛先が複数人のメールの書き方

宛先が複数人のメールの書き方を例文を使ってご紹介します。

社内向け

社内向けにメールを送るときに、気をつけておきたいことは「役職の順番」です。

社内向けの例

同じ部署内の部長と課長の場合：人事部　〇〇部長、〇〇課長

同じ部署内の部長と課員の場合：人事部　〇〇部長、〇〇さん（様）

「様」もしくは「さん」は、社内ルールによって異なります。どちらを使用すればいいかわからない場合は、より丁寧な「様」を使用するほうが無難です。

社外向け

協力関係にある2社以上の会社に送る場合は、メール内容に関連する順に宛名を書きます。社外向けの場合も、社内向けと同様に、「役職の順番」を意識して宛先を入力しましょう。

社内・社外が混在している場合

社内・社外が混在している場合は、必ず「社外の会社」を先に記入します。敬うべき相手を先に書くルールを覚えておきましょう。

社内・社外が混在している場合の例

◯◯株式会社　営業部　◯◯様

（CC：△△様、弊社XX）

同じ役職の人が複数いる場合

同じ役職の相手がいる場合、送信するメールに関係する度合いが高いほうを先に書きます。

同じ役職の人が複数いる場合の例

人事部　〇〇さん、XXさん

同じ名字の人が複数いる場合

同じ名字の人が複数いる場合は、相手の名前をフルネームで記入しましょう。また、連名する他の人の名前もフルネームで書くと、違和感がない宛先になります。

フルネームを書くときは、漢字を間違えないように何度かチェックをすることをおすすめします。

相手の名前が不明な場合

メールを送る相手の名前がわからない場合は「ご担当者様」と宛名を書きましょう。

担当者が複数人いることがわかっている場合は「ご担当者各位」と書きます。「ご担当者様各位」では二重敬語になるので、注意してください。

CCを使用している場合

CCを使用している場合は、CCの宛先であることをわかりやすく表記します。また、CCの宛先が複数ある場合も、役職順に書きましょう。

CCを使用している場合の書き方例

CCが、同じ部署内の部長と課長：人事部　〇〇本部長（CC：〇〇部長、〇〇課長）

CCが5人以上いる場合：人事部　〇〇本部長（CC：〇〇関係者各位）

宛先が大人数の場合

すでにご紹介した通り、宛先が大人数の場合は「各位」を使用します。

単に「各位」と使用することもできます。また、「関係者各位」「MTG参加者各位」などと具体的に相手を指摘することも可能ですよ。

宛先が複数人いるメールで、特定の相手にメッセージを送るメールの書き方

宛先が複数人いるメールで、特定の相手にメッセージを送りたい場合は「＞」マークを使用することが多いです。

メールの最後に

「＞〇〇様

X日の会議に使用する資料をお送りいただけますと、幸いです」などと記載しましょう。

メールを見落としてしまう可能性もあるので、大事な内容は個別にメールすることも一案ですね。

その他のメール作成時に注意しておくべきマナー

メールの宛先を書くときに知っておきたい基本的なマナーをご紹介します。基本といえども、「自分が間違っていないか」チェックしてみてくださいね。

二重敬語を使用しない

なるべく敬おうとする気持ちが先行してしまい、「部長様」という宛名を書いたことがある人もいるのではないでしょうか。

「部長」という言葉は、すでに尊敬の意味が込められているため、「部長」+「様」は二重敬語です。正しくは「〇〇部長」もしくは「〇〇様」と記載します。二重敬語を使用することで、マナーがなっていないと思われないように、正しい日本語を使用しましょう。

（株）のような省略形を使用しない

「株式会社」を表す「（株）」という略称を使用したことがある人も多いのではないでしょうか。

ビジネスメールでは、「（株）」のように相手の会社名を省略することは良いとされていません。正式な会社名を記載することが大事です。また「株式会社〇〇」、「〇〇株式会社」のように、「株式会社」を社名の前につかえる前株、後ろにつける後株なのかもしっかりと調べた上で宛名を書くことをおすすめします。

宛先が複数人いる英語メールの書き方

宛先が複数人いる英語メールの場合、「,」もしくは「and」を使って名前を連名しましょう。

相手が二人の場合は「A　and　B」と書きます。三人以上の場合は「A　,　B　and　C」です。最後の1人を繋げるときに「and」を使用しましょう。

関連記事：【英語のビジネスメール】宛名が複数になる場合の書き方は？英語表現とマナー・注意点

複数人宛のメールの書き方を覚えよう

本記事では、複数人宛にメールを書く方法について詳しくご紹介しました。

「目上の人から順番に宛名を書くこと」「CCに入れた相手の名前も忘れずに入力すること」「5人以上にメールを送る場合は各位を使用すること」などの基本的なルールは必ず覚えておきましょう。

特に、目上の人に送るメールは、マナーが守れているか確認した上で送信することをおすすめします。本記事を参考に、ビジネスシーンにふさわしい形式で宛名を記載してみてください。

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