一緒に働くメンバーとGoogleカレンダーを共有することで、相手のスケジュールを把握しながら予定を立てられるようになります。
本記事では、Googleカレンダーを共有する方法や、カレンダーを非公開にする方法などを紹介。Googleカレンダーを共有できないときの対処法も解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。
- Googleカレンダーを共有する3つの方法
- Googleカレンダーの予定の共有を変更する方法
- Googleカレンダーを共有できないときの対処法
Googleカレンダーとは
Googleカレンダーとは、Googleアカウントを持っていれば無料で使用できるスケジュール管理機能です。クラウド上で使用できるため、パソコン・スマホなどと共有して使用できることが魅力的。
また、Googleの機能とかけあわせて使用できるため、多くの人に使われています。例えば、GoogleMeet（ミート）の予定をGoogleカレンダーに入れておくと、通知が来るように設定することが可能です。
Googleカレンダーを共有する3つの方法
Googleカレンダーは、Googleアカウントを持っている相手に3つの方法で共有できます。
誰に共有したいのか・どのような予定を共有したいのかなどによって共有方法を選んでみてはいかがでしょうか。
- 特定のユーザーと共有する方法
- 特定の予定を共有する方法
- ファミリーカレンダーを利用する方法
1．特定のユーザーと共有する方法
まずは、Googleカレンダーを特定のユーザーと共有する方法を紹介します。
STEP1．「設定と共有」を開く
Googleカレンダーを開き「マイカレンダー」の自分の名前が記載された場所にカーソルを合わせ、縦に3つ並んだ点をクリック。
「設定と共有」を開きましょう。
STEP2．「特定のユーザーまたはグループと共有する」をクリック
「特定のユーザーまたはグループと共有する」>「＋ユーザーやグループを追加」をクリックしましょう。
STEP3．メールアドレスを入力する
共有したい相手のメールアドレスを入力し、送信をクリック。
権限をクリックすると、相手に与えられる権限を変更できます。後からでも変更できますが、この段階で設定しておくと便利ですよ。
予定が入っていることだけを相手に表示させたい場合は、「時間枠のみ、詳細は非表示」を選びます。「A社との打ち合わせ」「B社との商談」など、どのような予定が入っているのか詳細まで表示させたい場合は「すべての予定の詳細」を選びましょう。
「予定の変更」は、共有した相手もGoogleカレンダーに入っている予定を編集できるようになります。「変更および共有の管理権限」は、予定の編集だけではなく、他の人への共有まで行えるようになるので、慎重に設定するようにしてください。
STEP4．相手に自分のカレンダーを追加してもらう
メールアドレスを設定したら、相手のメールアドレスにGoogleカレンダーからのメールが届きます。メールに書かれた「カレンダーに追加する」をクリックすると、自動的にGoogleカレンダーが開き、上記の画像のような画面が表示されます。再度「追加」のボタンをクリックしましょう。
相手のGoogleカレンダーの「他のカレンダー」の場所に、自分のメールアドレスが表示されたら、共有完了です。
2．特定の予定を共有する方法
自分のすべての予定は共有したくないけれど、相手も同じ予定に参加している場合など、特定の予定を相手のGoogleカレンダーに表示させたいこともあるでしょう。次に、特定の予定を共有する方法を紹介します。
STEP1．「ゲストを追加」にメールアドレスを入力する
共有したい予定をクリックし、上記画像部分にある「ゲストを追加」にメールアドレスを入力し「保存」をクリックします。
招待するゲストの権限を確認して、必要な権限を選択しましょう。
STEP2．「送信しない」または「送信」を選ぶ
「Googleカレンダーのゲストに招待メールを送信しますか？」と表示されるので、「送信しない」または「送信」を選びましょう。
「送信」をクリックすると、相手のメールアドレスに予定の詳細が届きます。大事な用事の場合は、送信することをおすすめします。
「送信しない」を選んだ場合は、相手のGoogleカレンダーに予定は表示されるようになりますが、メールでの通知はされません。
STEP3．相手に予定が表示される
相手のGoogleカレンダーを見てみると、先程設定した「ランチミ
3．ファミリーカレンダーを利用する方法
「ファミリーカレンダー」という機能を利用してGoogleカレンダーを共有することもできます。
ファミリーカレンダーは、最大6名で使用できるGoogleの機能で、ファミリーグループを設定するだけですべての予定の作成・編集・通知などができるようになります。
ファミリーグループを設定するとGoogleカレンダーに「ファミリー」という名称のカレンダーが自動的に追加されます。
ファミリーグループの作成方法は、「https://myaccount.google.com/family/create」を開き「ファミリーグループを作成する」をクリックするだけ。名前やメールアドレスを入力し、ファミリーグループを作成してみましょう。
Googleカレンダーの予定の共有を変更する方法
「相手と予定の共有をする必要がなくなった」「権限を変更したい」などと、Googleカレンダーの共有を変更したいときもあるのではないでしょうか。
以下では、Googleカレンダーの予定の共有を変更する方法をご紹介します。
非公開に設定する方法
ときには、誰にも知られたくない予定を入力したいときもあるのではないでしょうか。
特定の予定だけを非公開にする際は、予定を入力する画面で「その他のオプション」をクリック。
「非公開」をクリックしましょう。
これで、相手の持っている権限が「予定の表示」の場合は、相手に予定が表示されません。相手の権限が「予定の変更」もしくは「変更および共有の管理権限」の場合は、非表示にしても表示されることを注意しておきましょう。
共有したユーザーの権限の設定を変更する方法
共有したユーザーの権限の設定は、後から変更することもできます。
「マイカレンダー」にある、自分の名前にカーソルを合わせ、縦に並んだ3つの点をクリック。「設定と共有」を開きましょう。
「特定のユーザーまたはグループと共有する」から権限の変更を行います。
権限を変更すると、画面の真ん中に「共有設定を保存しました」と表示されたら、権限の変更完了です。
Googleカレンダーの共有を削除する方法
共有を削除する場合は、権限の隣りにある「×」をクリックするだけ。「本当に削除しますか？」などの確認なく削除されるので、削除する際は気をつけてください。
Googleカレンダーを共有できないときの対処法
Googleカレンダーを共有できずに困っている人もいるのではないでしょうか。以下では、Googleカレンダーを共有できないときの対処法をご紹介します。
アクセス権限を確認する
予定自体の表示はされるものの、内容の詳細が見れない場合はアクセス権に問題がある可能性が高いです。上記でご紹介した方法で、アクセス権を確認してみましょう。
再読込する
予定を共有する前のウィンドウを共有後も開いている場合、Googleカレンダーを共有できていても、共有できていないように表示されます。Googleカレンダーを再読込して、相手のカレンダーが表示されるかチェックしてみましょう。
共有相手のメールアドレスが間違っていないか確認する
相手のメールアドレスが間違っていると、相手にGoogleカレンダーを追加する旨のメールが届きません。入力したメールアドレスが間違っていないか確認してみましょう。
また、迷惑メールフォルダに入っている可能性があるので、相手にメールを再度チェックしてもらうように伝えることをおすすめします。
Googleカレンダーの使い方や便利な機能
Googleカレンダーには、さまざまな便利な機能があります。例えば、todoリストを作成したり、ルーティンを入力したりすることが可能です、
本記事でご紹介しきれなかった便利機能について知りたい人は「Googleカレンダーの使い方は？初心者が覚えておきたい便利な機能22選」を参考にしてくださいね。
Googleカレンダーを共有して予定管理をスムーズに行おう
- 特定のユーザーと共有する場合は「設定と共有」からメールアドレスを入力する
- 共有後に権限を変更する方法を覚えよう
- Googleカレンダーが共有できない場合は、権限を確認してみよう
本記事では、Googleカレンダーを共有する方法について詳しくご紹介しました。Googleカレンダーを家族間で共有したい場合は「ファミリーカレンダー」を使用することをおすすめします。
ビジネスシーンでGoogleカレンダーを共有する場合は、「特定のユーザーと共有する方法」を参考にしてください。本記事を参考にGoogleカレンダーを共有して、予定管理をスムーズに行ってみてはいかがでしょうか。
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