【例文あり】名前間違いのお詫びメールをする5つのポイントと、電話・手紙での謝罪方法を解説

ビジネスシーンのやりとりのなかで発生してしまう「名前間違い」。単なる表記の誤りだと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、ビジネスシーンでは信頼関係に影響を与える致命的なミスです。なるべく素早く、丁寧かつ誠実に対応する必要があります。

本記事では、そんな「名前間違い」が起きてしまった際に送るお詫びメールのマナーとポイントを解説。電話や手紙を使った謝罪方法についてもご紹介します。

ビジネスシーンでの名前間違いは致命的なミスだと心得る

名前間違いは、ビジネスシーンでは致命的なミスだと言われています。読み手の気持ちになってみるとわかりますが、自分のアドレスに届いた連絡に記載されている名前が異なっていると、自分が読んで良いメールなのかどうかがわからず、不安な気持ちになります。

テンプレートのようなメールで名前が間違えていると、軽視されていると感じ不快になることも。最初の連絡でまったくの他人の名前でのメールが届くと、関係性を発展させることは難しくなります。

また、競合他社の社名と間違っていたり、他の取引先の名前が入っていたりすると、取引先の情報流出にもつながり、会社に不利益を出す可能性も高いです。

ケアレスミスだと考えがちですが、名前間違いは企業間の信頼関係に影響を与える可能性もある致命的なミスです。気づいた時点で迅速かつ適切な対応が必要です。

名前間違いのお詫びメールをするときのマナーと5つのポイント

名前間違いに気付いたら、すぐに対応するのがビジネスマナーです。謝罪する手段は基本的にはメールで構いません。再度、宛名を間違えることがないよう十分に注意しつつ、ご紹介する5つのポイントも意識して、相手に失礼がないお詫びメールを送りましょう。

ポイント1．発覚した時点で迅速かつ誠実に対応する

名前間違いのお詫びメールを送る際の1つ目のポイントは、発覚した時点で迅速かつ誠実に対応することです。

日々、さまざまな顧客とやりとりをしていると、気を付けていたとしてもミスは発生してしまうもの。大切なのは、ミスに気付いたときの対応とそのスピードです。名前間違いが発覚したら、その時点ですぐに対応しましょう。

その際、誠実な対応も重要なポイントです。誠実な対応とは、言い訳や否定をしないことです。せっかく素早くお詫びの連絡を入れても、文面に言い訳や否定が含まれていると無責任な印象を与えかねません。

どんな事情があったとしても連絡内容に記載することは避け、謝罪のみを誠実に伝えましょう。

ポイント2．名前を間違えたことのお詫びだとわかる件名にする

名前間違いのお詫びメールを送る際の2つ目のポイントは、名前を間違えたことのお詫びだとわかる件名にすることです。

お詫びのメールに限らず、ビジネスメールでは用件を件名に入れることが基本的なルールです。理由は、件名がわかりにくいと対応の優先順位が下がり、確認を後回しにされてしまうことがあるからです。

例えば、「先日のメールについてお詫び」「申し訳ございません」などの件名は、送り手が何らかのミスを犯したことはわかりますが、何についての謝罪なのかは読み取れません。「誤記のお詫び」「宛名表記のお詫び」など、具体的な用件を件名に入れましょう。

ポイント3．誤送信した原因を説明し、再発防止対策を伝える

名前間違いのお詫びメールを送る際の3つ目のポイントは、誤送信した原因を説明し、再発防止対策を伝えることです。

ただ謝罪をしただけでは、読み手は納得ができません。謝罪と原因の説明、再発防止対策はセットで記載すると考えましょう。

名前間違いが発生してしまった原因は、包み隠さず正直に書きましょう。理由のほとんどは確認不足ですが、そのほかに社内の共有不足、慌てて送信したなども考えられます。読み手の気持ちになって、納得してもらえる説明ができているかを確認しましょう。

再発防止対策もさまざま考えられます。定型文ではなく、自社で決めた対策内容を説明するようにしましょう。

ポイント4．メールの削除を依頼する

名前間違いのお詫びメールを送る際の4つ目のポイントは、メールの削除を依頼することです。

新たに正しい表記でメールを再送する場合に、名前間違いのメールは削除してもらうように依頼することも大切です。その際は「お手数をおかけいたしますが〜」「厚かましいお願いではありますが〜」と枕詞を付けると、相手に丁寧な印象を与えられます。

企業によっては名前のミスであれば削除依頼を出さなくて良いこともあるので、先輩や上司に指示を仰ぎましょう。

関連記事：ビジネス枕詞とは？クッション言葉一覧をシーン別に紹介

ポイント5．必要に応じて電話や手紙で謝罪する

名前間違いのお詫びメールを送る際の5つ目のポイントは、必要に応じて電話や手紙で謝罪することです。

名前間違いをお詫びする手段は基本的にメールで問題ありませんが、相手によっては電話や手紙での謝罪も検討してみてください。例えば、企業の社長や代表、長期的に取引している企業などが挙げられます。

一人で判断するのが難しい場合は、先輩や上司に相談してみてください。電話や手紙での謝罪はメールの場合と注意するポイントが異なります。きちんと下調べをして、相手に失礼がないように対応しましょう。

メールで名前間違いのお詫びするときの例文

メールでの名前間違いをお詫びする際は、スピーディかつ丁寧な謝罪が求められます。状況別に例文をいくつかご紹介するので、メールを送る際の参考にしてみてください。誤字脱字や敬称の誤りと抜け、添付ファイル内での誤りに関する例文もご紹介しています。

送信した後に名前を間違ったことに気付いた場合

送信後に名前の誤りに気付いた場合の例文をご紹介します。相手から指摘される前に、速やかにお詫びのメールを送りましょう。

相手から指摘されて気付いた場合

相手から指摘されて名前の誤りに気付いた場合の例文をご紹介します。指摘されたら内容をすぐに確認し、お詫びのメールを送りましょう。挨拶文を省き、まず最初に謝罪を伝えても構いません。自ら気付くことができなかった分、その後の対応には迅速さと誠実さがより求められます。

誤字脱字をしていた場合

名前に誤字脱字が見つかった場合にも訂正と謝罪の連絡を入れなくてはなりません。例えば、「斉藤」が「斎藤」になっていた、「長谷川」が「長谷」になっていたなどがケースとして考えられます。メール送信後は内容を見直し、誤字脱字に気付いたときはすぐに対応しましょう。

敬称が誤っていた、忘れていた場合

名前間違いに加えて、敬称が誤っている場合や忘れていた場合もお詫びメールを送ります。「敬称をつけるのを忘れていた」と記載すると印象が良くないので、「敬称なしで」「敬称がない状態で」などと言い換えます。

添付ファイル中の名前を間違っていた場合

添付ファイル内で名前の表記を誤るケースもあります。共有したファイルは相手が社内で共有する可能性があり、迷惑をかける範囲が広いためその点も考慮したお詫びのメールを送る必要があります。名前を修正したものを作成し、再度添付することも忘れないようにしましょう。

例文をご紹介するので、同じようなトラブルが起きた際の参考にしてみてください。

電話で名前間違いのお詫びをする方法

重要な顧客や、長期間取引をしている顧客の場合、電話で謝罪を行うと丁寧な印象を与えられます。今後の関係継続に影響を与えるので、電話での謝罪が必要だと判断した場合は、メールだけではなく電話でも対応しましょう。

次に、電話でお詫びするときに注意したい電話のマナーと、会話例をご紹介します。

電話でお詫びするときのマナー

まず注意したいことは、相手の忙しい時間帯は避けることです。仕事が忙しいと考えられる時間帯や、昼休憩の時間帯も避けるのが無難です。

そのうえで、言い訳や否定をしないことも大切です。ミスが発生してしまうような状態があったとしても、それは相手には関係ありません。丁寧な言葉で素直に謝罪の気持ちを伝え、今後の再発防止についても共有しておくと好印象を与えられます。

電話でお詫びするときの会話例

電話でお詫びするときは、長々と説明せず簡潔に謝罪を述べるのが適切です。理由は包み隠さず正直に伝えましょう。相手が忙しいなか電話に対応していることに対するお礼についても、きちんと伝えてください。

手紙で名前間違いのお詫びをする方法

重要な取引先に対して名前間違いのミスを起こしてしまった場合、送り先の相手によっては手紙を用いた謝罪が適切です。お詫びの文面でさらなる誤記が発生しないよう、細心の注意を払いつつ手紙を作成しましょう。

手紙でお詫びするときのマナー

手紙でのお詫びは、メールや電話とは書き方やマナーが異なるので十分に注意しましょう。まず、頭語と結語を入れます。通常の手紙であれば時候の挨拶を入れますが、ビジネス文書においては不要です。その後は、メールと同様にお詫び・原因・再発防止対策の順番に触れます。

宛先には、社名・個人名を入れます。続いて、差出人として自社名・住所・電話番号・自分の氏名を明記します。発行日または提出日も漏れがないように注意してください。

関連記事：ビジネス文書の書き出しの挨拶文は？4つの要素に分けて例文を使って解説

手紙でお詫びするときの例

手紙でお詫びするときの例もご紹介します。メールでのやりとりが一般化した現在では、手紙を書く機会はほとんどありません。慣れない言い回しを使うことになりますが、ビジネスパーソンとして知っておくと今後、謝罪の場面でスムーズな対応が可能になります。

名前間違いのお詫びへの返信の返信の返し方

名前間違いへのお詫びの連絡をすると、その連絡に対して返信が送られてきます。その際に悩むのが返信の返信の有無です。今後の関係を考慮して、必ず返信の返信は行いましょう。返し方や返信の返信で使える例文をご紹介します。

返信をいただいた場合、返信の返信をするのがベター

名前間違いに関するお詫びのメールに対して相手から返信があった場合、返信して対応するのがベターです。理由は2つあり、1つ目はビジネスマナーでは最初にメールを送信した人でやりとりを終えるのが理想と言われているためです。

2つ目は、不快な思いをさせてしまったのにもかかわらず、相手が寛大な心で対応してくれたことに対して感謝の気持ちを伝えるためです。その際は、形式的な文面ではなく、自分の言葉で返信の返信を行いましょう。

名前間違いのお詫びへの返信の返信の例文

名前間違いのお詫びへの返信の返信は、長々と書かず簡潔にまとめましょう。押さえておきたいポイントは、返信をしてくれたことへのお礼、再度謝罪の気持ちを伝える、返信は不要であると伝えることの3つです。

名前・社名を間違ってしまわないように送信前にチェック体制を整えよう

名前や社名の誤りは、相手に不誠実な印象を与えてしまいます。メールを送信する前に、十分に注意することが大切です。何度も同様のミスが起きてしまうのであれば、誤送信対策機能付きシステムの導入も検討してみてください。チェック体制を整えて、防げるべきミスはしっかりと防ぎましょう。

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