【ビジネス向け例文あり】フォローメールとは？目的・タイミング・効果的な書き方9つのポイントを解説

フォローメールとは、顧客や見込み客とより良い関係を築くために送るメールです。商談や打ち合わせ、問い合わせ対応などの後に送ります。

本記事ではフォローメールを送るメリットやタイミング、効果を高めるコツをまとめて解説。どんなときにどのようなフォローメールを送ればいいのか、シーン別の例文も紹介します。

フォローメールとは？

フォローメールとは、既存顧客や見込み客との関係構築を目的に、彼らと何らかの接点を持った後に送るメールです。

たとえば商談が終わった後に、商談相手に時間を割いてくれたこと、商談の場を設けてくれたことのお礼を伝えるメール。資料請求をした見込み客に、資料請求のお礼を伝えたり内容の感想を伺ったりするメール。このようなメールがフォローメールにあたります。

フォローメールを送る5つの目的

フォローメールの目的は既存顧客や見込み客とより良い関係を構築し、長期目線で売上の向上を目指すことです。フォローメールを送ることで自社の売上や利益、イメージを長期的に高めていけます。

その理由を、フォローメールを送る5つの目的と併せて紹介します。詳しくは後述しますが、フォローメールを作成する際は、これらの「具体的な目的」を意識することが大切です。

顧客関係の構築

フォローメールを送る1つ目の目的は、「顧客関係の構築」です。

フォローメールを送ることで、メールを受け取った相手に「自分のことを気にかけてくれている」「この会社はアフターフォローも欠かさない、信頼できる会社だ」と思ってもらえるでしょう。

たとえば商談後にお礼のフォローメールを送ることで、相手からの印象が良くなります。商談の結果や商談中の相手の反応が悪かったとしても、商談の場を設けてくれたこと自体へのお礼を伝えることで印象が良くなり、次につながる可能性が高まります。

資料請求をしてくれた見込み客へのフォローメールも同様です。資料を読んでもわからなかったことがあり、それについて聞きたいと思っている見込み客が、資料の感想を伺うフォローメールを受け取ったらどう感じるでしょうか。

「このメールに返信して聞いてみればいいのか」「メールに書かれたこのURLから問い合わせができるのか」と、新たなアクションのきっかけになります。「自分が困っているときに、適切にフォローしてくれた」と、自社への印象も良くなります。

このような細かな配慮、顧客・見込み客を気にかける意思を伝えられるため、フォローメールは関係構築につながるのです。

顧客の声の収集

フォローメールを送る2つ目の目的は、「顧客の声の収集」です。

フォローメールでは顧客が購入してくれた商品やサービス、請求した資料の内容、問い合わせ対応などの感想を伺うこともできます。

たしかに、これらの顧客の声はアンケート調査や自社HPのフォームなどからも集められます。しかし、購入や申し込み、問い合わせなどのアクションに対して都度メールを送ることでより多くの顧客の声を集められるでしょう。

購入・申し込み・資料請求などのアクションを起こした直後という、顧客の興味や意識が高まっているタイミングで感想を伺えるのもメリットです。このようなタイミングの方が回答してもらいやすく、記憶が鮮明なうちにより具体的な感想を教えてもらえます。

LTVの向上

フォローメールを送る3つ目の目的は、「LTVの向上」です。

LTV（Life Time Value）とは「顧客生涯価値」のことです。顧客が自社との取引を始めてから終了するまでの間に、どのくらいの利益をもたらしたのか、その総量を表します。

たとえば月額制のコンテンツ配信サービスなら契約から退会までに得られた利益が、替え刃式のカミソリなら自社製品を使ってもらっている間（他社製品に乗り換えられるまでの間）に得られた利益がLTVです。

顧客や見込み客の気持ちに寄り添うようなフォローメールを送ることで、自社に対する印象が良くなります。「この会社は信頼できる」と思ってもらえれば、その分契約期間が長くなったり、再購入したりしてもらえる可能性が高くなります。

「この会社が好きだ」「応援したい」とまで思ってもらえれば、クロスセルやアップセルも狙いやすくなるでしょう。契約期間の面でも客単価の面でも、LTVの向上につながります。

関連記事：クロスセルとは？アップセルとの違いや、成功させる7つの戦略【事例紹介あり】

見込み客の育成

フォローメールを送る4つ目の目的は、「見込み客の育成」です。

見込み客が資料請求や問い合わせなどをした直後にフォローメールを送ることで、自社の良い印象を残せます。フォローメールがさらなる問い合わせやお試しプランへの申し込みなど、次のアクションにつながることも多いです。

見込み客がフォローメールにどんな反応をしたのかを起点に、次に送るメールの内容を変えるのもいいでしょう。

たとえばメールの開封はしたが添付したURLやファイルを開かなかった見込み客には、興味付けやニーズ・悩みを引き出すためのメールを送ります。URLやファイルを開いた見込み客は自社の商品やサービスに興味を持っているため、商談や無料セミナーへの参加、トライアルなどを提案するのもいいでしょう。

新規集客

フォローメールを送る5つ目の目的は、「新規集客」です。

ここまで紹介してきたように、フォローメールを送ることで既存顧客や見込み客からのイメージが良くなります。自社のファンともいえる顧客が増えることで、ポジティブな口コミやUGC（※）も増えるでしょう。顧客からの紹介も増えやすくなります。

このような、顧客が新しい顧客を連れてくる好循環に入ることで、加速度的に売上アップを目指せます。

フォローメールを送るタイミング・時間帯

フォローメールは顧客や見込み客がアクションを起こした直後に送るのが基本です。

たとえば商談後のフォローメールなら商談が終わり、社用車や自社に戻ったタイミングで送るといいでしょう。問い合わせへのフォローメールも、対応終了からなるべく時間を空けずに送りたいです。

ただ、資料請求や無料お試しプランへの申し込みなどに対するフォローメールは、少し時間を置いてから送るのもいいでしょう。

資料を受け取った直後に資料の感想を伺うメールを送っても、相手はまだ資料を読めていないはずです。無料お試しプランも同様で、資料を読んだりサービスを利用してみたりする前に感想を聞かれても、相手は困ってしまいます。

感想を伺えないばかりか、「急かされている」「こちらの都合を考えていない」と、かえってイメージダウンにつながるリスクもあります。

このような場合、その見込み客が資料請求や無料プランへの申し込みなどの「初回アクション」を起こした時間にフォローメールを送りましょう。たとえば18時に資料請求をした見込み客に対しては、翌日の18時にフォローメールを送ります。

初回アクションを起こした時間は、その人がインターネットにアクセスしている可能性が高い時間です。資料請求や無料お試しプランへの申し込みなどのアクションを起こしていることから、購買意欲が高くなる時間である可能性も高いです。

効果的なフォローメールを書く9つのポイント

フォローメールをただ送るだけでは、大きな効果は得られません。効果的なフォローメールを書く9つのポイントを紹介するので、これらを意識しながらPDCAサイクルを回し、フォローメールをブラッシュアップしていきましょう。

ポイント1．メールの目的を明確にする

効果的なフォローメールを書く1つ目のポイントは、「まずはメールの目的を明確にする」ことです。

フォローメールの主な目的は関係構築ですが、顧客の声の収集や見込み客の育成などの目的もあります。このようなプラスアルファの目的を明確にすることで、より効果的なフォローメールを送れます。

たとえば顧客の声の収集が目的ならセールスは控え、商品やサービス、資料などの感想を伺うための文章にボリュームを割いた方がいいでしょう。見込み客の育成が目的なら、相手の悩みやニーズを伺ったり、オウンドメディアやメルマガなどのお役立ちコンテンツに誘導したりするのが効果的です。

ポイント2．件名はシンプルにする

効果的なフォローメールを書く2つ目のポイントは、「件名はシンプルにする」ことです。

内容が一目でわかるような、15文字ほどの短い件名を心がけましょう。相手の受信ボックスにはたくさんのメールがあります。一つひとつの件名をしっかり読む人は少なく、ぱっと見ただけで内容がわからなければメールを開いてもらえません。15文字ほどに抑えるのは、PCでもスマホでも件名を省略させずに表示するためです。

ほかのメールに埋もれないよう件名に【】や★などを付け、目立たせたいと思うかもしれませんが、このような装飾は開封率にあまり影響しません。むしろ装飾の分、内容を伝えるために使える文字数が減ってしまいます。

ポイント3．送信者名を「自分の名前（社名）」にする

効果的なフォローメールを書く3つ目のポイントは、「送信者名を「自分の名前（社名）」にする」ことです。

たとえば自分が株式会社ユーノートの山田太郎なら、送信社名を「山田太郎（株式会社ユーノート）」にします。

これはメールの受け取り手に、送信者側の人間性を感じさせるためです。送信社名が社名、もしくは「社名（個人名）」だと、企業という無機質な組織から送られてきたただの広告メールと受け取られ、開かれにくくなります。

「個人名（社名）」のひとりの人間から送られてきたと感じさせる、有機質的なメールの方が開いてもらいやすいのです。

ポイント4．本文に相手の名前を入れ1対1のコミュニケーションをする

効果的なフォローメールを書く4つ目のポイントは、「本文に相手の名前を入れ1対1のコミュニケーションをする」ことです。

相手の名前を入れるのも、メールを無機質にしないためです。相手の名前を入れることで、「企業対個人」の不特定多数に送られているメールではなく、「個人対個人」の特別なメールであるという印象を強められます。

送信者名を「個人名（社名）」にし、メールの文頭に「○○さま、先日は○○をしていただきありがとうございました。」のような一文を入れることで、フォローメールはただの広告メールから1対1のコミュニケーションに変わります。

ポイント5．感謝の気持ちを伝える

効果的なフォローメールを書く5つ目のポイントは、「感謝の気持ちを伝える」ことです。

フォローメールは商談や資料請求、お試しプランへの申し込みなど、相手のアクションに対して送るメールです。まずは相手がアクションを起こしてくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えましょう。

返報性の原理といって、人間には人から何かをしてもらったときにお返しをしたくなる心理があります。

「本日は○○さまの貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」「いつも当サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。」のように感謝の気持ちを伝えることで、自社に好感を持ってもらえるでしょう。

ポイント6．意見や感想を募る

効果的なフォローメールを書く6つ目のポイントは、「意見や感想を募る」ことです。

基本的に、フォローメールでは意見や感想を募りましょう。たとえば商談のお礼のフォローメールなら、「本日は○○さまの貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。商談にお持ちした資料にわかりづらい点や気になる点はなかったでしょうか？」のように感想を伺います。

お客さまの声を集め商品やサービス、サポート体制の改善に活かせるうえ、相手に「自分のことを気にかけてくれている」と感じてもらえます。

ポイント7．装飾は控えめにする

効果的なフォローメールを書く7つ目のポイントは、「装飾は控えめにする」ことです。

絵文字を入れたりフォントを華美にしすぎたりすると、文章が読みにくくなります。最後まで読まれず離脱される恐れがあるうえ、リッチさを出そうとした装飾が「安っぽい」「売り込みっぽい」と感じられ、逆効果になってしまうかもしれません。

ただ、装飾を一切してはいけないわけではありません。本当に重要な部分、目立たせたい部分だけを太字や色つきにする程度を心がけましょう。

ポイント8．セールスは控えめにする

効果的なフォローメールを書く8つ目のポイントは、「セールスは控えめにする」ことです。

フォローメールは、その名のとおりフォローのためのメールです。セールスのためのメールではありません。

フォローメールでセールスをしすぎると、相手に「売り込みばっかり」「こちらの気持ちを何も考えていない」と感じられてしまい、イメージダウンにつながるでしょう。

もちろん、セールスを一切してはいけないわけではありません。興味・関心が高まっている見込み客にメルマガや無料お試しプランの登録を促すというように、相手の気持ちやニーズを踏まえて効果的にセールスをはさみましょう。

ポイント9．HTMLメールで送る

効果的なフォローメールを書く9つ目のポイントは、「HTMLメールで送る」ことです。

HTMLメールとは、メールに画像を添付したり、フォントを編集したりできるメールのことです。フォローメールでは装飾を控えるべきですが、重要部分のフォントを目立たせたり、文章で伝えにくいことを画像で伝えたりすることでフォローメールの効果を高められます。

また、HTMLメールはメールの開封率や添付したURLのクリック率などの計測が容易です。これらの数値を分析し、改善を繰り返すことで、より効果的なフォローメールを作成できるようになるでしょう。

【シーン別】ビジネス向けフォローメールの例文

ビジネス向けのフォローメールはどのように書けばいいのか、シーン別に例文を紹介します。顧客や見込み客の属性・傾向、自社のブランディングなどを踏まえ、例文を参考にフォローメールを作成してみましょう。

商談・打ち合わせ後に送るフォローメール

商談後に送るフォローメールでは、商談時に持ち帰りになっていた点について触れるようにしましょう。

例えば、追加で資料を送付することを約束したのであればフォローメールで資料を送付します。すぐに対応できない内容の場合は、時間をいただくことを伝えます。

資料送付後に送るフォローメール

資料送付をした後は、送った資料にわかりにくい部分はないのかのフォローを入れるのがおすすめです。資料を送って終わりにしない工夫を行いましょう。

見込み顧客に送るフォローメール

見込み顧客は、確実にCVにつなげるためにも、関係性を維持できるようなコミュニケーションを取りましょう。この例文はセミナー欠席者向けのフォローメールを想定しています。

問い合わせ対応後に送るフォローメール

問い合わせの後には、カスタマーサポートの品質向上のため、満足度調査もかねてフォローメールを送ることがおすすめです。

成約後に送るフォローメール

契約成約後には、顧客が商品やサービスを通じて成功体験ができるような手助けを行うことがポイントです。わかりにくい部分や困ったときの連絡先などを記載しておくとよいでしょう。

フォローメールを書くときは「1対1」を心がけよう

フォローメールは顧客や見込み客との関係構築を目的に、相手への感謝の気持ちを伝えたり、相手の感想や意見を伺ったりするためのメールです。

フォローメールはあくまでフォローのためのメールなので、過剰なセールスは控えましょう。商品やサービスを売り込むのではなく、次につなげるためのきっかけをつくるのです。

次へのきっかけをつくるためには、自社に好感を持ってもらうことが大切です。フォローメールでは1対1のコミュニケーションを心がけ、相手を気にかける気持ちで書きましょう。

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