【例文】入金確認メールの書き方の5つのポイント・テンプレート｜確認できないときの催促方法も解説

商品やサービスの購入後、確認するのが入金の有無です。入金が確認できた後は、相手に対して必ず確認ができた旨を連絡します。

ビジネスシーンにおいて入金確認メールを書く際は、いくつかポイントがあります。相手と良好な関係を築き、気持ちの良いやりとりを行うためには基本的な書き方を押さえておきましょう。

本記事ではシーンにあわせて書き換えて使えるテンプレートをご紹介。入金の確認ができないときの催促方法についても解説します。

入金確認メールは取引先のために送信すると親切

商品やサービス購入後の入金が確認できた後、振り込みをしてくれた相手に対してお礼を伝える入金確認メールを送ります。取引先は正しく入金がされているか不安を抱えているはずなので、安心してもらう意味でもお礼メールは送る必要があります。

入金確認メールが漏れると相手に不信感を与えるほか、時にはトラブルにも繋がる可能性があります。良好な関係性を築き、今後もスムーズなやり取りを行うため、入金確認メールの送信忘れがないように注意しましょう。

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときのポイント

入金されたことを確認した後は、振り込みに対応してくれた取引先に対してお礼のメールを書くのがビジネスマナーです。入金確認後、早めに連絡を入れることはもちろん、他にも気をつけたい点がいくつかあります。相手に失礼がないよう、入金確認メールを書くときのポイントを押さえておきましょう。

ポイント1．入金確認後、早めに連絡をする

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときの1つ目のポイントは、入金確認後、早めに連絡することです。

指定口座に入金があったことを確認したら、先方に早めに連絡を入れましょう。先方が入金作業を行っていても、実際にその入金がきちんと処理されているか、先方は不安に感じるものです。

日頃からこまめに入金をチェックすることをルーティン化しておけば、入金確認の連絡を素早く行えます。

ポイント2．入金額を記載し、必要に応じて領収書を送付する

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときの2つ目のポイントは、入金額を記載し、必要に応じて領収書を送付することです。

入金確認後にメールを送る際は、領収書の発行についても記載しておくと親切です。具体的には、郵送するのか、それともPDFファイルを送付するのかを明記します。

相手から事前に領収書の発行形式を指定されている場合は、その形式にあわせた形で領収書を送付しましょう。

ポイント3．入金を確認したことがわかりやすい件名にする

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときの3つ目のポイントは、入金を確認したことがわかりやすい件名にすることです。

用件がわかりやすい件名にすると、確認漏れや確認を後回しにされるといったことを防げます。「ご入金ありがとうございます｜株式会社◯◯」「ご入金を確認しました｜株式会社◯◯」など、件名には用件と社名を入れるようにしましょう。

ポイント4．入金への感謝の言葉を添えると印象

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときの4つ目のポイントは、入金への感謝の言葉をそえることです。

入金を確認した事実に加えて、感謝の一文が入っていると相手に好印象を与えられます。素早く対応してもらった場合は「迅速なご対応ありがとうございます」、急ぎで対応してもらった場合は「急なお願いにもかかわらず、素早くご対応いただきありがとうございます」などと書き、感謝の気持ちを伝えましょう。

ポイント5．今後の対応がある場合は、対応内容や流れを記載する

ビジネスシーンで入金確認メールを書くときの5つ目のポイントは、今後の対応がある場合は、対応内容や流れを記載することです。

例えば、入金後に商品を発送する場合は発送する製品や発送予定日などを伝えます。領収書の原本を郵送する場合は、領収書の宛先と郵送日を記載します。対応内容や流れの説明が漏れてしまうと、相手に確認の手間をかけてしまうので注意してください。

入金確認メールの件名の例

入金確認メールの件名は、用件と社名がわかる形であれば問題ありません。「ご入金を確認いたしました」という長めの件名を付けることもあれば、「入金確認のお知らせ」という端的な件名を付けることもあります。例をいくつかご紹介するので、迷った際に活用してみてください。

• ご入金ありがとうございます｜株式会社◯◯

• ご入金を確認しました｜株式会社◯◯

• 入金のお礼と今後の流れのご案内｜株式会社◯◯

• 【入金確認のお知らせ】株式会社◯◯

• ご入金のお礼｜株式会社◯◯

入金確認メールの例文

次からは、入金確認メールの例文をBtoB・BtoCに分けてご紹介します。相手にあわせて内容を書き換えて、記載する情報に不足がないように確認メールを送りましょう。あまり発生しませんが、入金額が誤っていた場合の例文もご紹介します。

BtoBの取引先の場合

BtoBの取引先に対して入金確認のお礼メールを送る際は、注文内容に加えて領収書の発送や、今後の流れについて案内する必要があります。相手がどんな情報を必要としているかを考えて、共有漏れがないように記載しましょう。

BtoCのお客様の場合

BtoCのお客様に対して入金確認のメールを送る際は、商品のお届け日時の案内が漏れないように注意してください。注文した商品の内容に加えて、商品の注文日時も記載しておくとお客様がスムーズに確認できて親切です。

入金の金額が誤っていた場合

入金があったこと自体は確認できたものの、金額に誤りがある場合はその旨を伝え、過不足分の対応をどうするか案内しなければなりません。入金金額に過不足が発生した理由はいくつか考えられます。状況にあわせて文面を変更して送りましょう。

入金が確認できない場合はどうする？

支払い期日をすぎても入金が確認できない場合は、相手に入金状況を確認する連絡を入れます。その際、注意したいポイントがいくつかあるので解説します。

悪気ない失念や、トラブルが発生している可能性があるため丁寧に対応する

入金の催促メールを送る際、相手を責めるようなキツい言い方をしてしまうと、今後の取引を継続しづらくなってしまいます。入金が確認できない場合、悪気ない失念やトラブルが発生している可能性を考慮し、丁寧に対応しましょう。

一方的に追及するのは避け、優しくソフトな文面になっているか、送る前に十分に確認してください。

行き違いになっている可能性がある

相手が期日ギリギリに支払いを済ませた場合、それに応じて入金が反映されるタイミングも遅れます。催促のメールを送った後、行き違いで送金される可能性もあるため、その点を考慮した文章にしましょう。

改めて請求情報を記載し、入金の催促を行う

入金の催促や確認をするためのメールには、改めて請求情報を記載しておくと親切です。場合によっては、請求に関する連絡が迷惑メールフォルダに振り分けられていたり、アドレスにミスがありそもそもメールが届いてなかったりする可能性が考えられます。

請求情報を記載しておけば相手がメールを探す手間が省けるうえ、別途請求内容を送信するこちらの手間も少なくなります。

記載する請求情報は、請求番号・請求日付・金額・内容・支払い期日などです。状況にあわせて、項目を増やしたり減らしたりして適切な内容のメールを送りましょう。

入金の催促や確認をするためのメールの例文

期日までに入金を確認できない場合、相手に対して確認や催促の連絡をします。その際、相手に非があったとしても責めるようなことはせず、入金の事実がないことを確認して欲しい旨を伝えるに留めます。メールには該当の請求書を添付します。入金確認をしやすくするため、振り込み時の情報を共有してもらう一文も記載しましょう。

入金確認メールで取引先との信頼関係を構築しよう

金額にまつわるトラブルは今後の関係性に良くも悪くも影響を与えます。相手を安心させるため、確認後のお礼メールはすぐに送ることが大切です。

万が一、入金が遅れることがあれば催促の連絡も行います。その際、相手を責めるようなニュアンスは含めず、確認できていない事実と今後の対応のみを記載します。表現の細部まで配慮し、取引先と継続的な信頼関係を構築しましょう。

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