見積もりを依頼された場合、メールで見積書を添付して送付することが一般的です。では、見積もりを依頼された際には、どのような内容でメールを返信したらいいのでしょうか。
本記事では、見積書を依頼された際の返信について詳しく紹介します。
- 見積もりを作成するときには、内容や金額を明確に書き示す
- 見積もりを送付するメールを書く際のポイント
- 見積もり依頼を受けた後、見積もりを返信するときのメール例文
見積もり依頼への返信メールの書き方の5つのポイント
見積もり依頼メールは契約獲得に繋がる大きなチャンスです。返信の仕方ひとつで契約が白紙になる可能性もあるので、メールの内容には注意しましょう。資料のPDF化や内容のダブルチェック、件名の工夫など返信メールの書き方のポイントをご紹介します。
- ポイント1．見積内容の項目・行うことを明確に書き示す
- ポイント2．見積書の内容や金額を改ざんできないようPDF形式にする
- ポイント3．商品やサービスのアピールポイントを記載する
- ポイント4．金額や内容に間違いがないか十二分に確認する
- ポイント5．見積書が添付されているとわかりやすい件名にする
ポイント1．見積内容の項目・行うことを明確に書き示す
見積り依頼に対して返信メールを書く際の1つ目のポイントは、見積内容の項目や行うことを明確に書き示すことです。
見積書を添付した状態で返信する際、どのような内容で見積書を作成したのかを明確に書き出しておくと安心です。【ご依頼内容】との項目を作成し、その下に見積もり依頼で共有された内容を箇条書きで書き出します。
受領した側も、送付した側も、メールの文面を見ただけで見積書の内容を把握することが可能です。同じ企業から複数の問い合わせがきた場合には、こうした配慮は喜ばれます。
ポイント2．見積書の内容や金額を改ざんできないようPDF形式にする
見積り依頼に対して返信メールを書く際の2つ目のポイントは、内容や金額を改ざんできないように、PDF形式の見積書を送付することです。
見積書は通常、ExcelやWordで作成します。その形式のまま送付してしまうと、相手側で内容を書き換えることができてしまうため、トラブルが起きる可能性があります。作成自体はExcelやWordで問題ありませんが、送付する際は必ずPDF形式にして送りましょう。
ポイント3．商品やサービスのアピールポイントを記載する
見積り依頼に対して返信メールを書く際の3つ目のポイントは、商品やサービスのアピールポイントを記載することです。
見積もりを依頼された場合、自社の商品やサービスは検討はされている状態ですが、相見積もりの可能性もあります。競合の商品やサービスではなく、自社を選んでもらえるように、アピールポイントを記載しておくことがおすすめです。
製品カタログを同封したり、異なる価格帯の似た製品を案内したりするのがおすすめです。セールス感が強すぎると敬遠される可能性があるので、アピールの文章はメールを送る前に何度かチェックしましょう。
ポイント4．金額や内容に間違いがないか十二分に確認する
見積り依頼に対して返信メールを書く際の4つ目のポイントは、金額や内容に間違いがないか十二分に確認することです。
見積書は社内の申請や検討の際に使われる資料です。内容に誤りがあると作成し直す手間が発生するだけでなく、先方にも迷惑がかかります。作成後は上司や先輩にもチェックしてもらうことで、誤った情報のまま送付するリスクを軽減できます。
ポイント5．見積書が添付されているとわかりやすい件名にする
見積り依頼に対して返信メールを書く際の5つ目のポイントは、見積書が添付されているとわかる件名にすることです。
後日、メールを新規作成し、見積書を送付する際には件名に注意します。見積書が添付されていることがわかるように「【見積書送付】「◯◯（サービス名）」見積書のご送付」「「◯◯（サービス名）」見積書ご送付の案内」など、件名に見積書を添付している旨を記載しましょう。
用件をわかりやすくすることで、メールの確認漏れを防げるほか、見積書の有効期限までに返信してもらえる可能性が高まります。
見積もり依頼への返信メールの基本の書き方テンプレート
見積もり依頼のメールをもらった場合、テンプレートを用意しておくとスムーズに返信を終えられます。見積書はすぐに作成できないことが多いので、後送付するときに使える基本の書き方をご紹介します。アレンジして使ってみてください。
- 件名：Re:XX（返信時にタイトル変更はしない）
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯と申します。
先日は、弊社「◯◯（サービス名）」に関して
見積書作成のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた条件を元にお見積書を作成し、
◯月◯日（◯）までにご送付いたします。
内容のご変更やその他ご要望がございましたら
何なりとお申し付けくださいませ。
取り急ぎ、ご依頼のお礼とさせていただきます。
見積もり依頼への返信メールの例文
見積もり依頼の連絡が届いたら、24時間以内に何らかの返信を行うのがビジネスマナーです。すぐに見積書を作成できない場合は、一次返信を行い、すぐに見積書を送付できる場合は、メールに添付して返信を行います。状況にあわせた返信メールの例文をご紹介します。
一次返信（これから見積もりを作成し、後ほど送付する場合）の例文
すぐに見積書を作成できない場合は、ひとまず一次返信をしておきましょう。いつまでに送付できるのか明記しておくのがマナーです。
- 件名：Re:【◯◯（サービス名）】見積書ご送付のお願い
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯と申します。
弊社「◯◯（サービス名）」に関して
お問い合わせいただき誠にありがとうございます。
ご依頼の見積書をご用意し、◯月◯日（◯）までにお送りいたします。
なお、見積書の内容変更や確認などがございましたらご連絡くださいませ。
取り急ぎ、お見積もり依頼のお礼まで。
見積もりを添付して送信する場合の例文
見積もり依頼メールに対してすぐに見積書を添付し、送信する場合の例文をご紹介します。その際、見積書には有効期限があることを記載しましょう。
- 件名：Re:【◯◯（サービス名）】見積書ご送付のお願い
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯と申します。
この度は弊社「◯◯」へのお問い合わせを頂戴し、誠にありがとうございました。
早速ですが、ご依頼いただいた内容にてお見積書を作成しましたので、
本メールの添付にてご送付いたします。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
なお、このお見積書の有効期限は◯月◯日（◯）となっておりますので、
期限内にお返事をいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
見積もりの提出をお断りする場合の例文
依頼のなかには、自社の基準を満たしておらず見積書の作成が難しい内容もあります。その際は、断りの返信を入れなくてはなりません。どの条件を満たしていれば見積書の作成が可能なのか、あわせて記載しておくと親切です。
- 件名：Re:【◯◯（サービス名）】見積書ご送付のお願い
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯と申します。
先日は、弊社「◯◯」に関してお見積依頼をいただき、
誠にありがとうございます。
ご提示の条件について、社内で検討いたしました。
しかし、大変申し訳ございませんが、
ご提示いただいた内容・予算・納期での見積もり作成が難しい状況です。
納期を大幅に短縮する必要があるため特急料金を加算していただく
もしくは、納期を通常の日数でご了承いただけましたら、対応可能でございます。
貴社のご要望に添うことができず、申し訳ございません。
一度、上記の内容をご検討いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
見積書を提出した後、返信がない場合の例文
見積書の有効期限が過ぎた後、先方から返信がない場合は内容を確認してもらえているかの連絡を送りましょう。
- 件名：Re:【◯◯（サービス名）】見積書ご送付のお願い
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯と申します。
先日は、弊社「◯◯」に関してお見積依頼をいただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日付けでご送付申し上げた見積書ですが
ご検討の進捗をお伺いしたく、ご連絡差し上げました。
見積書の内容についてご不明点やご要望がございましたら
お気軽にお申し付けくださいませ。
ご多用のところ恐れ入りますが、お返事をお待ちしております。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
見積もり送付時には、内容を確認しPDF形式で添付する
- 見積もり依頼メールを受けたら、まずは一次返信を行う
- 見積書は内容・予算・納期をよく確認し、PDF形式で送付する
見積もりを依頼された場合、すぐに見積もり書を作成できる場合は作成後に返信しますが、作成に時間がかかる場合は一次返信を行いましょう。
見積書を送付しても、確実に受注できるとは限りません。自社のアピールポイントを記載し、条件を変更すると予算も柔軟に対応できることを伝えるなど、受注確度を少しでも上げる工夫を行うとよいでしょう。
本記事を参考に、見積書を添付したメールを作成してみてはいかがでしょうか。
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