【例文】見積もり依頼メールの書き方は？ポイントとテンプレート、シーン別の例文を紹介

導入を検討しているサービスの予算概算を会議で提出する際や、社内稟議を通す際に必要な「見積書」。先方に送付してもらわなければならないため、送付依頼はなるべく早めに出すことが大切です。

初めて見積もり依頼メールを書く際に迷うのが、件名や内容などの書き方です。情報を過不足なく伝えられ、かつ相手に失礼がないように配慮した見積もり依頼メールの書き方のポイントを解説します。シーン別の例文やテンプレートもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

見積もり依頼メールはトラブル防止や予算調節のため重要

仕事を進める上で、見積もり依頼をメールで行うことはトラブル防止の面で有効です。商談の場で直接金額を伝えられている場合でも、必ずメールで見積もりをもらうように習慣付けましょう。見積もり内容を書面で残すことで、お互いの認識の齟齬がなくなります。

金額にもよりますが、見積もり依頼をメールや紙の資料など書面でもらっておくと、社内で承認を得る際にも役立ちます。メールを転送すれば簡単に共有ができるほか、予算調整する際にきちんとした金額を伝えられるので、予算に対して大幅に金額が前後するというトラブルも回避できます。

見積もり依頼メールの書き方のポイント

見積もり依頼は書き方ひとつで、見積もりを送付してもらえるスピードや記載してもらえる内容が変わります。手間や時間をかけすぎず、スピーディに見積書をもらうにはコツがあります。まずは、見積もり依頼メールを書く際に意識したい4つのポイントを解説します。

ポイント1．見積もり依頼であることがわかりやすい件名にする

見積もり依頼メールを書く際の1つ目のポイントは、見積もり依頼であることがわかりやすい件名にすることです。

件名のわかりやすさはメールを開封する優先度に関わります。簡潔でわかりやすいタイトルを付けましょう。

ポイント2．依頼する内容・クオリティ・依頼理由を伝える

見積もり依頼メールを書く際の2つ目のポイントは、依頼内容やクオリティ、依頼理由を伝えることです。

依頼する内容とは、見積書に記載して欲しい商品・サービスの内容のことです。導入を検討しているサービスによっては、金額の異なる複数のプランが用意されていたり、複数のバージョンが用意されていたりするため、ただ単にサービス名だけ書いただけでは伝わらない可能性があります。どのサービスのどのプランなのか、明確に伝えましょう。

明確なプランやサービスがない場合や当てはまらない場合は、どのようなことを依頼したいのか詳細を記載します。

その際、依頼理由も記載しておくと見積もり時の齟齬が減ったり、すぐに対応してもらえる可能性が高まったりします。

ポイント3．依頼する数量・納期・支払い方法・予算目安を具体的に提示する

見積もり依頼メールを書く際の3つ目のポイントは、依頼する数量・納期・支払い方法・予算目安を具体的に提示することです。

社内の予算調整や稟議申請で使用する見積書を作成してもらうには、見積書に記載する取引条件をメールで事前に伝えておきましょう。ここが漏れていると、作成し直してもらう手間が発生します。下記のように箇条書きで記載します。

ポイント4．回答期限を記載する

見積もり依頼メールを書く際の4つ目のポイントは、回答期限を記載することです。

回答期限が設定されていないと、見積書作成の優先度が下がる可能性があります。前向きに検討していることも同時に伝えられるので、回答期限は明確に記載しましょう。

その際は、相手を気遣う一言も添えます。「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけしてしまい申し訳ありませんが」などと入れることで、相手に与える印象も変わります。

見積もり依頼メールの基本の書き方テンプレート

見積もり依頼メールは基本のテンプレートを用意しておくと便利です。テンプレートをベースに、問い合わせ先やサービスにあわせて変更して使いましょう。

見積もり依頼メールの件名の例

見積もり依頼メールの件名は、社名・要件を満たしているのが基本です。急ぎで見積書が欲しい場合は、タイトルに【至急】と付けるのもひとつの方法ですが、あまり印象が良くないため、余裕を持って見積もり依頼のメールを出すように心がけましょう。使える例文をいくつかご紹介します。

シーン別見積もり依頼メールの例文

見積もり依頼メールの書き方は、依頼相手によって異なります。例えば、取引実績のない企業に対して依頼を行う場合、詳細な依頼理由を伝える必要があります。既存の取引先であれば、簡易的な説明で問題ありません。すぐに使える見積もり依頼メールの例文をシーン別にご紹介します。

初めての取引先に見積もり依頼する場合

初めての取引先に見積依頼をする場合、自社がどのような状況にあり、なぜ見積書が必要なのか、説明が漏れないようにしましょう。取引実績がない分、依頼内容も細かく伝えます。

既存の取引先に見積もり依頼する場合

過去に取引実績のある企業に見積もり依頼を出す場合、見積書を必要としている理由に加えて、取引条件を伝えるのみでも問題ありません。ビジネスマナーとして、誤字脱字や言葉の誤用に気を付けましょう。

個人に見積もりをお願いする場合

個人に見積もりをお願いする場合、相手への気遣いやビジネスマナーを意識しましょう。個人宛の場合、依頼量や発注量によっては多忙な時期があります。相談があれば送付期日の調整も可能であると伝えることで、無理のない範囲で取引を進められます。

急いで見積もりを出してもらいたい場合

急いで見積書を送付してもらいたい場合、まず件名に「至急」と付けます。タイトルを見て急ぎであることがわかれば、対応を優先してもらえる可能性が上がります。メール本部には、急ぎで見積書が必要な理由をきちんと説明しましょう。

見積もり依頼は齟齬のないように伝えることが重要

お互いの業務を増やさず、スムーズに取引をするには、見積もりの条件を齟齬のないように明確に伝えることが大切。必要な項目は満たしつつ、相手に配慮した丁寧な文面の依頼メールを送りましょう。

本記事を参考に、見積もり依頼を行ってみてはいかがでしょうか。

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