退職や人事異動、業務調整などで行う「担当変更」。担当者の変更が決まった後は、取引先の担当者宛に迅速に引き継ぎメールを送る必要があります。
初めて担当変更メールを送る際は、どんな内容を書けば良いか迷うもの。今すぐ使える書き方の8つのポイントや基本の書き方などを解説します。社内・社外別に例文もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
- 基本の担当変更メールの書き方を解説
- 前任者・後任者から送る場合の書き方もご紹介
- 社外・社内向けの担当変更メールの例文もご紹介
担当変更メールの書き方・送信時の8つのポイント
営業職では一人ひとりが複数の企業を担当することがほとんど。退職や人事異動などで担当変更の必要がある場合、顧客に担当変更メールを送る必要があります。失礼にあたらないよう、担当変更メールの書き方や送信時のポイントを押さえておきましょう。
- ポイント1．基本的には前任者から担当者が変更することを伝える
- ポイント2．業務遂行に支障が出ないタイミングで引き継ぎをする
- ポイント3．一斉送信ではなく個別に連絡する
- ポイント4．担当者変更のメールであるとわかりやすい件名にする
- ポイント5．いつから、誰に担当者が変更になるのか明記する
- ポイント6．ネガティブな理由や表現は使わない
- ポイント7．感謝やお礼を伝え、安心してもらえる内容にする
- ポイント8．後任者の紹介をし、必要に応じて挨拶の場を設ける
それぞれのポイントの詳細を解説していきます。
ポイント1．基本的には前任者から担当者が変更することを伝える
担当変更メールを書く際の1つ目のポイントは、基本的に前任者から担当変更があると伝えることです。
担当変更のメールは、基本的に信頼関係を築いてきた前任者が送ります。その際、CCに後任者のアドレスを入れ忘れることがないように注意してください。人事異動や退職で担当変更がある場合は、ほかのさまざまな引き継ぎも同時進行となりますが、先方へ失礼がないよう丁寧な引き継ぎメールを送り、最後まで誠実に対応しましょう。
ポイント2．業務遂行に支障が出ないタイミングで引き継ぎをする
担当変更メールを書く際の2つ目のポイントは、業務遂行に支障が出ないタイミングで引き継ぎすることです。
担当変更は、新しい担当者が業務を始める前に引き継ぎを終えておくのが基本です。挨拶がない段階で後任者からメールが届いたり、電話があったりすると先方が驚いてしまいます。これまでの信頼関係を崩すことにもなりかねません。
後任者の業務遂行にも支障が出るので、担当変更が決まり次第、早いタイミングで担当変更メールを送りましょう。
ポイント3．一斉送信ではなく個別に連絡する
担当変更メールを書く際の3つ目のポイントは、一斉送信ではなく個別に連絡することです。
複数の顧客に対して担当変更の連絡をする際、一斉送信は失礼にあたります。文章構成自体は1通ずつ変える必要はありませんが、個別で連絡するほうが丁寧な印象を与えられ、後任者とも良好な関係を築きやすくなります。余裕があれば、印象的なエピソードも交えた担当変更メールを送りましょう。
ポイント4．担当者変更のメールであるとわかりやすい件名にする
担当変更メールを書く際の4つ目のポイントは、担当変更のメールであることがわかる件名にすることです。
メールの件名は「担当変更のお知らせ【株式会社◯◯】」「【株式会社◯◯】退職に伴う担当変更のお知らせ」などとするのが一般的です。件名を見ただけで内容を想像できるよう、要件と社名（自身の名前）を入れましょう。
ポイント5．いつから、誰に担当者が変更になるのか明記する
担当変更メールを書く際の5つ目のポイントは、担当変更時期と後任の担当者を明記することです。
担当変更メールは今までの感謝を伝えることと、新しい担当者への引き継ぎの2つの役割を担っています。担当変更時期を明確に伝え、必要に応じて後任者の紹介も添えましょう。
ポイント6．ネガティブな理由や表現は使わない
担当変更メールを書く際の6つ目のポイントは、ネガティブな理由や表現は使わないことです。
担当変更メールには通常、担当変更の理由を添えます。本当の理由が別件で忙しい、担当を外されたなどネガティブな内容であったとしても、顧客にそのことを伝える必要はありません。前向きな理由に言い換えて、安心して取引を続けられることを印象付けましょう。
ポイント7．感謝やお礼を伝え、安心してもらえる内容にする
担当変更メールを書く際の7つ目のポイントは、感謝やお礼を伝え、安心してもらえる内容にすることです。
担当変更メールを送る際、滞りがないように後任への引き継ぎに意識が向きがちです。これまでの感謝やお礼を伝え忘れることがないよう注意しましょう。なかには、担当期間が短いためあまり思い入れがないケースも考えられます。必ずしも具体的なエピソードを添える必要はないので、自分の言葉で感謝を伝えましょう。
ポイント8．後任者の紹介をし、必要に応じて挨拶の場を設ける
担当変更メールを書く際の8つ目のポイントは、後任者の紹介をし、必要に応じて挨拶の場を設けることです。
後任者の紹介は、簡潔に「今後は弊社の◯◯が担当させていただきます」だけでも構いません。余裕があれば、「後任の◯◯は入社依頼、私のサポートとして経験を積んできた信頼のおける人物でございます」と経歴が伝わる文章を添えるのもおすすめです。
担当引き継ぎまで時間があるのであれば、挨拶の場を設けてください。特に、長期的な関係の顧客や自身がよくお世話になっていた顧客の場合は、後任担当者を連れて直接挨拶に伺いましょう。基本はオフラインですが、相手の状況にあわせてオンラインでの挨拶も検討してみてください。
担当変更メールの基本の書き方テンプレート
営業職やサポート職などで担当企業を持っている場合、担当変更メールを送る機会が多いので書き方のテンプレートを用意しておくと便利です。前任者から送る場合と後任者から送る場合の2つに分けて、アレンジして使えるテンプレートをご紹介します。
前任者から送る場合
前任者から送る場合の基本のテンプレートをご紹介します。顧客との関係性にあわせてアレンジして使ってみてください。
- 件名：担当変更のお知らせ【株式会社◯◯/◯◯（名前）】
本文：
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。
本日は、担当の変更についてご連絡差し上げました。
この度、◯◯（理由）により◯月◯付けで貴社の担当を外れることとなりました。
在任中、◯◯様には大変お世話になり、大変感謝しております。
今後は弊社の◯◯が貴社を担当させていただくこととなりました。
—◯◯連絡先—
メール：
電話番号：
———————
後日、後任の◯◯と共に直接ご挨拶に伺わせいただく所存でございますが、
取り急ぎ、メールにてご報告させていただきました。
貴社にご迷惑をかけることがないよう責任を持って引き継ぎを行ってまいります。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
後任者から送る場合
後任者から担当変更メールを送る場合、前任者からの連絡の有無によって文面を少々変える必要があります。前任者から連絡しているケースと、連絡をしていないケースに分けて2つの書き方をご紹介します。
前任者から担当者変更の旨を伝えている場合
前任者から担当変更メールを送っている場合は、その旨も添えて新任として挨拶しましょう。これまで取り組んできた業務について一言添えておくと、顧客に安心感を与えられます。
- 件名：着任のご挨拶【株式会社◯◯/◯◯（名前）】
本文：
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日、弊社の◯◯からご連絡差し上げました通り、
◯月◯日より、◯◯の後任として貴社を担当させていただくこととなりました。
入社以来、◯◯と同部署でさまざまな業界の企業様をサポートし、
経験を積み、力を磨いてきました。
今後は貴社のお役に立てるよう精一杯取り組んで参りますので、
何卒よろしくお願い申し上げます。
後日、改めてご挨拶にお伺いさせていただく所存ですが、
まずはメールにてご連絡差し上げました。
前任者から担当者変更の旨を伝えていない場合
顧客の連絡先のみを後任に伝え、前任者が退職してしまう場合もあります。その際は、後任者から担当変更・担当着任の挨拶メールを送りましょう。
- 件名：担当着任のご挨拶【株式会社◯◯/◯◯（名前）】
本文：
株式会社◯◯
◯◯様
初めてご連絡させていただきます。
株式会社◯◯の◯◯と申します。
突然のご連絡になりますが、担当者変更のお知らせでご連絡差し上げました。
この度、弊社の◯◯が一身上の都合で退職し、
新任として、貴社の担当をさせていただくこととなりました。
不慣れな部分もありますが、いち早く貴社のお役に立てるよう努めて参りますので、
どうぞよろしくお願いいたします。
後日、直接ご挨拶をさせていただければと存じますが、
まずは取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。
担当者変更メールでよく使われる表現
担当者変更メールでよく使われるのが「本来であれば」「短い間でしたが」というクッション言葉です。前任者として後任者に引き継ぎメールを送ることがある場合は、使い方を理解しておくと便利です。
本来であれば
担当者変更メールでよく使われる表現のひとつが「本来であれば」です。文章の通り、担当者変更の挨拶は本来であれば対面で行うべきです。コロナの感染や場合によっては出張などでタイミングが合わず、最終出社日までに対面での挨拶が難しいケースも考えられます。
その場合は、「本来であれば」というクッション言葉を付けて、担当者変更の旨を先方に伝えましょう。「本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となり大変申し訳ございません」という言い回しが一般的です。
短い間でしたが
短期間で担当者変更があった場合は「短い間でしたが」という表現がよく使われます。担当期間の長さは職種にもよりますが、数カ月〜1年ほどで担当変更があれば、「短い間でしたが」と表現するのが適切です。
「短い間でしたが、◯◯様には大変お世話になりました」「短い間でしたが、各プロジェクトにご一緒させていただき、学びとなる部分が多くありました」などの言い回しがよく使われます。
社外・取引先向け担当変更メールの例文
社外・取引先向けの担当変更メールは、一文一文の表現に気を配ります。どんな理由があるにせよ、先方からすると突然の担当変更には変わりありません。今後の取引を不安に感じさせないよう、十分に配慮した連絡を心がけてください。
退職で担当者変更する場合
退職で担当変更することを取引先に伝える際、後任者が安心して仕事が任せられる人物であることを伝えましょう。退職日まで余裕を持って連絡し、直接挨拶する約束をすることも忘れないでください。退職理由を詳細に伝える必要はないため「一身上の都合」と一言添えましょう。
- 件名：担当変更のご挨拶【◯◯株式会社◯◯】
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により
◯月◯日付けで退職することとなりました。
これまで◯年間、貴社とのお取引を担当させていただき、大変勉強になりました。
今後、貴社とのお取引は弊社◯◯部の◯◯が担当いたします。
業界の知識と経験が豊富な担当者なので、ご安心ください。
・後任者連絡先
名前：◯◯（ふりがな）
メールアドレス：
電話番号（携帯）：
本来であれば直接お伺いするところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
後日、改めまして◯◯よりご挨拶のご連絡をさせていただきます。
今後とも変わらぬご愛顧のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
産休で担当者変更する場合
産休で担当変更する旨を取引先に伝える場合、いつから産休に入るのかを必ず伝えます。復帰目処が立っており、復帰後は再度担当することが決まっている場合には、その予定も併せて連絡しましょう。
- 件名：担当変更のご挨拶【◯◯株式会社◯◯】
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
私事で恐縮ですが、今年の◯月に出産を控えており、
◯月◯日より産前産後休暇に入らせていただきます。
それに伴い、◯月◯日以降、貴社の担当を
弊社◯◯部の◯◯に引き継ぎさせていただくこととなりました。
・後任担当者連絡先
名前：◯◯（ふりがな）
メールアドレス：
電話番号（携帯）：
貴社にご迷惑をかけることがないよう、責任を持って引き継ぎを行いますので
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
取り急ぎ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
後日、◯◯（後任担当者名）よりアポイントの連絡を差し上げますので、
直接ご挨拶にお伺いさせていただけますと幸いです。
今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。
部署異動・人事異動で担当者変更する場合
部署異動・人事異動による担当変更を取引先に伝える場合、いつから誰に引き継ぐのかを明確にしておきます。突然、人事異動が行われることがあるので、「弊社都合により」「大変急なことではございますが」など、相手に迷惑をかけてしまうことを申し訳なく思っていることが伝わるような文面を意識してください。
- 件名：担当変更のご挨拶【◯◯株式会社◯◯】
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
大変急なことではございますが、弊社人事異動に伴い、
◯月◯日付けで◯◯部に異動することとなりました。
在任中は温かくご指導いただきましたこと、
改めて、厚くお礼申し上げます。
今後は、弊社◯◯部の◯◯が貴社を担当させていただきます。
自分と共に◯◯部立ち上げから携わっている人物ですので、ご安心ください。
なお、すでに引き継ぎは完了しております。
・後任担当者連絡先
名前：◯◯（ふりがな）
メールアドレス：
電話番号（携帯）：
後日、改めて◯◯と共にご挨拶にお伺いさせていただきますが、
取り急ぎ、まずはメールにてご報告差し上げました。
何卒よろしくお願いいたします。
新入社員に担当者が変更になる場合
後任担当者が新入社員になる場合、そのことを伝えてしまうと不安させてしまう可能性があるので、メールに書く必要はありません。ネガティブな表現にならないように、「業界に関する知識がある」「自分のサポートをしてきた信頼のおける人物」などと表現するのがおすすめです。
- 件名：担当変更のご挨拶【◯◯株式会社◯◯】
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
この度、◯◯（担当変更の理由を記入する）に伴い、
◯月◯日付けで貴社の担当を外れることとなりました。
◯年間、貴社の担当として取引をさせていただきましたが、
温かく、時には厳しくご指導いただき、大変お世話になりました。
後任は弊社◯◯部の◯◯が担当いたします。
◯◯業界に関する知識が豊富で、信頼のおける人物です。
担当者変更に伴い、貴社にご迷惑をかけることがないよう
万全の引き継ぎを行いますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきところ、
メールでのご報告となり申し訳ございません。
別途、後任の◯◯よりご連絡いたしますので、
後日、ご挨拶にお伺いさせていただく所存でございます。
今後ともご指導いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
クレームを受けて担当者を変更する場合
取引先からクレームがあり担当変更を行う場合は、謝罪の一文や失礼をお詫びする一文を入れましょう。なかには理不尽なクレームもあるので、自社に非がある場合は謝罪を、非がない場合は不快にさせてしまったことをお詫びします。相手に不安を感じさせないよう、引き継ぎが十分であることも伝えます。
- 件名：担当変更のご挨拶【◯◯株式会社◯◯】
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。
この度は、◯◯の件でご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
社内で検討を行い、◯月◯日付けで担当を引き継ぐこととなりました。
突然の担当変更となり申し訳ございません。
今後は弊社◯◯部の◯◯が貴社との取引を担当させていただきます。
貴社にご迷惑をおかけしないよう、万全の引き継ぎを行いますので、
今後とも変わらぬお引き立てをよろしくお願い申し上げます。
社内向け担当変更メールの例文
担当変更メールは社外だけでなく、社内に送ることもあります。社外・取引先向けとはやや文面が異なるため、注意してメールを作成しましょう。担当変更の理由ごとに参考となる例文をご紹介します。
退職で担当者変更する場合
退職で担当変更があることを社内に引き継ぐ場合、退職日と引き継ぎ先の方の共有は必須事項です。引き継ぎにあたって協力が必要なケースもあるので、その際は「ご協力をお願いいたします」と一文添えておくことがおすすめです。
- 件名：退職のご挨拶【◯◯部◯◯】
お疲れ様です。
◯◯部の◯◯です。
この度、一身上の都合により◯月◯日付けで退職することとなりました。
入社依頼、◯◯さんには業務の面でさまざまサポートいただきありがとうございました。
私が担当していた企業に関しては、
◯◯部の◯◯さんに引き継ぐこととなっています。
不足がないよう万全の引き継ぎを行いますので、
最後までどうぞよろしくお願いいたします。
後日、直接ご挨拶をさせてください。
まずは取り急ぎ、メールにてご連絡とさせていただきます。
産休で担当者変更する場合
産休により担当変更がある場合、産休に入るタイミングに加えて復帰のタイミングも伝えておきましょう。また、職場復帰までに迷惑をかけてしまうことに対して、感謝の気持ちを一言添えておくことも大切です。
- 件名：産休のご挨拶【◯◯部◯◯】
お疲れ様です。
◯◯部の◯◯です。
私事で恐縮ですがこの度、出産に備えて
◯月◯日から産休をいただくことになりました。
妊娠を報告してからさまざまな面で気を遣っていただき
本当にありがとうございました。
産休中の担当変更については、
◯◯部の◯◯さんに引き継ぐこととなりました。
産休後、◯カ月間は育児休暇もいただくため
職場復帰は20XX年◯月頃の予定です。
産休中はご負担をかけることとなり大変申し訳ございません。
復帰後はこれまで以上に仕事に邁進いたしますので、
どうぞよろしくお願いいたします。
部署異動・人事異動で担当者変更する場合
部署異動・人事異動により、担当企業の変更が発生する場合もあります。社内にいるからと不十分な状態で引き継ぎを終えてしまうと、後任者だけでなくその部署全体の業務遂行を妨げてしまう可能性があります。なるべく早い段階で挨拶のメールを送り、抜け漏れがないよう丁寧に引き継ぎを行いましょう。
- 件名：部署異動のご挨拶【◯◯部◯◯】
お疲れ様です。
◯◯部の◯◯です。
突然のご報告で申し訳ありませんが、
この度、◯月◯日付けで◯◯部へ異動することとなりました。
◯◯さんには入社以来さまざまな面でサポートいただき、感謝してもしきれません。
本当にありがとうございました。
担当企業は同部署の◯◯さんに引き継ぎいたします。
抜け漏れがないよう責任を持って引き継ぎます。
本部署で得た経験や知見を生かし、
異動先の◯◯部署ではこれまで以上に業務に励みます。
異動まで残りわずかとなりましたが、どうぞよろしくお願いいたします。
新入社員に担当者が変更になる場合
引き継ぎを新入社員に行う際は、ネガティブにならないよう表現には十分注意しましょう。精通している分野やこれまでの経験・知見があることを伝えることで、同じ部署のほかの社員に安心感を与えられます。
- 件名：担当変更のお知らせ【◯◯部◯◯】
お疲れ様です。
◯◯部の◯◯です。
この度、一身上の都合により◯月◯日付けで退職することとなりました。
短い間ではありましたが、◯◯さんと一緒に仕事した日々は
社会人として学びが多く、毎日が充実していました。
本当にありがとうございました。
それに伴い、受け持ちの企業は◯◯部の◯◯さんに引き継ぎました。
打ち合わせなど、さまざまな業務を一緒に担当してきた経験があり、
担当企業ごとの特徴を理解している方です。
最終日まで残りわずかですが、責任を持って引き継ぎを行いますので、
どうぞよろしくお願いいたします。
クレームを受けて担当者を変更する場合
顧客から要望があり、担当者が変更になるケースもあります。その際、後任者には仕事の負担が増えることをお詫びする一文を必ず入れましょう。
- 件名：担当変更のお願い【◯◯部◯◯】
お疲れ様です。
◯◯部の◯◯です。
この度、私自身の不手際により、
◯◯株式会社のご担当者様から厳しいご意見をいただきました。
何度か話し合いを重ねてきましたが、関係性を継続することが困難であるため
すでに部長からも共有があったかと存じますが、
◯月◯日付けで◯◯さんに担当を引き継ぐこととなりました。
◯◯さんの負担を増やすことになってしまい
この度は誠に申し訳ございません。
不足なく引き継ぎが行えるよう資料は準備中です。
後ほど、別途会議の場を設けさせていただけますと幸いです。
取り急ぎ、メールにてご連絡です。
どうぞよろしくお願いいたします。
担当者が変更になる場合は、相手の信頼を保てるよう引き継ぎを行おう
- 担当引き継ぎメールは可能な限り早く送る
- メールの後に、直接挨拶する機会を設ける
- 基本は前任者が担当変更メールを送る
担当者が変更になった場合、担当変更の連絡は丁寧かつ素早く行わなければ、相手からの信頼を失うことに繋がり兼ねません。例えば、担当変更に至った理由は可能な範囲で伝えるべきです。また、後任者の紹介や連絡先、変更となる日程の共有も漏れなく行う必要があります。
本記事を参考に、相手側の気持ちを考えて、安心して取引を続けられると感じてもらえるメールを送りましょう。
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