メールで送れる添付ファイルの容量は？容量を小さくする5つの方法を解説

ビジネスシーンでは、取引相手や顧客にWordファイルやPDFなどの添付ファイルを送ることも多いものです。実は、あまりにもファイルの容量が大きいとメールでは送付できないケースがあります。

本記事では、メールで送信できる添付ファイルの容量の目安や、容量の大きい添付ファイルをメールしたい場合の5つの対処法をご紹介します。大きな容量のファイルを送る機会がある人は、ぜひ参考にしてください。

メールで送信できる添付ファイルの容量の目安は？

メールやファイルには「容量」があり、メールサービスで送ることができる容量には上限があります。また、あまりにも容量が大きすぎると、ダウンロードに時間がかかりすぎるため、ビジネスシーンで送ってもよいとされている目安についても知っておきたいところです。

まずは、メールサイズの意味や、ビジネスマナーを守った添付ファイルの容量についてご紹介します。

そもそもメールサイズとは

そもそもメールサイズとは、添付ファイルや画像などを含むメールの容量のことをいいます。

添付ファイルを送信する際、ファイルを符号化するためメールサイズは約1.3倍になります。そのため、25MBまで送れるメールサービスの場合、実際には約18MBの添付ファイルまでしか送れない点に注意しましょう。

ビジネスマナーでは2MB程度がよいとされている

ビジネスマナーでは、メールで送信する添付ファイルは「2MB程度」がよいとされています。「2MB」とは、送信した後の約1.3倍されたサイズではなく、送信する前のファイルのサイズのことです。

もちろん、2MB以上のファイルを送ることは可能ですが、あまりにも大きいファイルを送ると、相手が受け取る際にダウンロードの時間がかかってしまうため、避けたほうがよいとされています。

2MB以上のファイルを送る際は先方に確認しよう

ビジネスシーンでは、2MB以上のファイルを送る機会があることも多いのではないでしょうか。頻繁に大きなファイルを送っていて信頼関係を築けている場合を除き、2MB以上のファイルを送る際は先方に確認をしたり、容量が大きいことを伝えるほうが無難です。

「いちいちファイルの容量を確認するのはめんどくさい……」と思う人もいるかもしれませんが、このような小さな気遣いが相手との信頼関係を構築するための大切なポイントです。

主なメールサービスにおけるメールサイズの最大容量

メールサイズが最大容量を越えてしまうと、「メールを送れない」「相手に届いていない」などの問題が発生します。

以下でご紹介する、主なメールサービスにおけるメールサイズの最大容量を確認して、大きすぎるファイルを送らないようにしましょう。

なお、こちらは「メールサイズの最大容量」であって、「添付ファイルの最大容量」ではありません。メールの長さにもよりますが、メール全体の最大容量よりも添付できるファイルの最大容量が少なくなることに注意しておきましょう。

添付したいファイルの容量を確認する方法

「添付したいファイルの容量がわからない……」という方もいらっしゃるでしょう。ファイルの容量を確認する方法を解説します。

今回は、MacOSを使って、添付ファイルの容量を確認する方法を画像を使って紹介します。

STEP1．「情報を見る」をクリック

まずは、PC上でサイズを確認したいファイルの上で左クリックして「情報を見る」を開きましょう。

STEP2．サイズを確認する

ファイルサイズが表示されているので確認しましょう。この場合「2.3MB」であることがわかりました。

大きな容量の添付ファイルをメールで送るデメリット

「なぜ2MBまでしか送ったらだめなんだろう」と不思議に思っている人もいるのではないでしょうか。以下では、大きな容量の添付ファイルをメールで送るデメリットについてご紹介します。

メールのダウンロードに時間がかかる

大きな容量の添付ファイルをメールで送る1つ目のデメリットは、メールのダウンロードに時間がかかることです。

容量の大きいメールはダウンロードする際、時間がかかってしまうため相手のメールチェック時に負担となったり、すぐにメールが開かないストレスをかけたりしてしまいます。

ファイル容量の限界を超えてしまい、送信できない可能性がある

大きな容量の添付ファイルをメールで送る2つ目のデメリットは、ファイル容量の限界を超えてしまい、送信できない可能性があることです。

すでにご紹介したように、メールサービスによって送れるメールサイズ（ファイル容量の制限）があります。それを超えてしまうと、メールが送れなかったり、相手がメールを受け取れなかったりすることも。ファイル容量の制限を超えてしまうほど大きなファイルを送る際は、分割したり圧縮したりする工夫を行いましょう。

受信側の設定で、メールを受信できない可能性がある

大きな容量の添付ファイルをメールで送る3つ目のデメリットは、受信側の設定で、メールを受信できない可能性があることです。

メールを受信できるサイズに制限をかけている企業もあるため、大きな容量のメールを送ると受信拒否されてしまう可能性があります。受信側で受け取れるメールサイズが「20MB」の場合、ファイルサイズは「15MB」程度に留めましょう。

相手のメールボックスの容量を圧迫する

大きな容量の添付ファイルをメールで送る4つ目のデメリットは、相手のメールボックスの容量を圧迫してしまうことです。

メールボックスの容量は、各メールサービスによって異なりますが、基本的には制限があります。相手や自分のメールボックスの最大容量を確認しておきましょう。

容量の大きい添付ファイルをメールしたい場合の5つの対処法

「容量の大きい添付ファイルをメールしたいときはどうすればいいの？」と困っている人もいるのではないでしょうか。

以下では、容量の大きい添付ファイルをメールしたい場合の5つの対処法をご紹介します。

1．ファイルを圧縮する

容量の大きい添付ファイルをメールしたい場合の1つ目の対処法は、ファイルを圧縮することです。例えば、「Zip形式」を使用することで、メールを大幅に圧縮できます。

しかし、企業によっては圧縮ファイルの受信を拒否している可能性があるので、相手とコミュニケーションを取った上で使用しましょう。

ファイルを圧縮する方法

具体的に、ファイルを圧縮する方法をご紹介します。（今回は、MacOSを利用している場合の方法を紹介します。）

まずは、圧縮したいファイルの上で左クリックをしましょう。「（ファイル名）を圧縮」と書かれた箇所をクリック。

これでZip形式に変更できました。送信する場合には、こちらのZipファイルを添付するようにしてください。

2．ファイルに含まれる画像の解像度を下げる

容量の大きい添付ファイルをメールしたい場合の2つ目の対処法は、ファイルに含まれる画像の解像度を下げることです。

そもそも、画像とは「小さなドット」が集まってできたものです。ドットが小さければ小さいほど、たくさんのドットが必要になるため画像の容量が大きくなります。解像度を下げることで、ドットを大きくすることができ、画像の容量を小さくすることが可能です。

しかし、画像の解像度を下げることで、画質が悪くなることに注意しておきましょう。

画像の解像度を下げる方法

MacOSで、画像の解像度を下げる方法をご紹介します。

解像度を下げたい画像を開きましょう。

「マークアップ」をクリックし、赤枠で囲まれたボタンをクリックしましょう。

解像度を小さくすればするほど、画像の容量は小さくなります。画質と画像サイズのバランスを取りながら、解像度を変更しましょう。

3．複数回に分けて送信する

容量の大きい添付ファイルをメールしたい場合の3つ目の対処法は、複数回に分けて送信することです。

複数回に分けて送信する方法は単純明確ですが、手間がかかってしまいます。

また、相手からすると「なぜ何度もメールを送ってきたのだろうか」と不安になったり、見落としてしまうことも。そのため、小さなファイルに分けて複数回メールを送る方法は、相手に何通のメールを送るのか伝えるようにすると確実です。

4．ファイル転送サービスを活用する

容量の大きい添付ファイルをメールしたい場合の4つ目の対処法は、ファイル転送サービスを活用することです。

GigaFile(ギガファイル)便やデータ便などのファイル転送サービスは、無料からも利用でき、低コストで運用できるだけではなく、セキュリティレベルが高い点がポイントです。サイズの大きいファイルを頻繁に使用する企業は、ファイル転送サービスを活用することを視野に入れてもいいでしょう。

5．GoogleドライブやOneDriveなどのクラウドストレージを活用する

容量の大きい添付ファイルをメールしたい場合の5つ目の対処法は、GoogleドライブやOneDriveなどのクラウドストレージを活用することです。

クラウドストレージを使用するメリット

クラウドストレージを使用するメリットは、主に以下の3つです。

GoogleドライブやOneDriveなどは無料で使用できるため、誰でも使いやすい点が特徴です。また、クラウドストレージであるため、同じアカウントでログインすれば、複数のデバイスでサクサクとデータを確認できます。

クラウドストレージを使用する際の注意点

クラウドストレージを使用する際の注意点として、使用する際はインターネットが必要になること、安全性に問題がある可能性があることなどが挙げられます。

有料のファイル転送サービスとは異なり、無料のクラウドストレージの場合、セキュリティが脆弱なことも。また、ファイル転送サービスでは保存したファイルごとにURLが作成され共有されますが、クラウドストレージの場合同じ場所にファイルが保存されます。そのため、仮に漏洩が起こった場合の損失も大きいでしょう。

本記事でご紹介した容量の大きい添付ファイルをメールしたい場合の5つの対処法は、それぞれ一長一短あるため、自分にあったファイルの送り方を見つけて活用してみてはいかがでしょうか。

メールで送ってもいい添付ファイルの容量の目安を覚えておこう

本記事では、メールで許容されている添付ファイルの容量や、添付ファイルの容量を小さくする方法などをご紹介しました。

添付ファイルの容量は「2MB」を目安にすると、相手が受け取れない可能性やダウンロード時のストレスを減らせます。また、添付ファイルの容量を小さくする対処法を身につけておくと、メール業務が効率化されますよ。

本記事を参考に、メールを送るときには容量に気を配ってみてはいかがでしょうか。

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