ガントチャートとは？作り方や管理の注意点、おすすめのツールとテンプレートを紹介

U-NOTE編集部

2024/02/06（最終更新日：2024/02/06）

ガントチャートはプロジェクト全体の流れを管理・把握するための工程表です。各タスクの期限や進める順番、依存関係などを俯瞰できます。

本記事ではガントチャートとは何か、活用することでプロジェクト管理がどう変わるのかを解説。ガントチャートの作り方や管理の注意点も画像付きで紹介するので、わかりやすいでしょう。

本記事の内容をざっくり説明

ガントチャートと何か、WBSとの違いは？
ガントチャートの作り方と注意点
ガントチャートの作成・管理に使えるツールとテンプレート

ガントチャートとは

ガントチャートとはプロジェクトの進行を管理するための工程表・スケジュール表のことです。縦軸にタスクや担当者を、横軸に日付を入れ、棒グラフ形式でプロジェクトを進めるために必要なタスクを管理します。

ガントチャートは中長期のプロジェクトやタスクと関わる人員の数が多いプロジェクトの管理に適しています。ガントチャートを見ればどのタスクをいつ始めればいいのか、いつまでに完遂すればいいのかが一目でわかるからです。

WBSとの違い

WBSは「Work Breakdown Structure」を略したもので、日本語にすると「作業分解構成図」となります。WBSはプロジェクトを進めるうえで必要なタスクを「親タスク」「子タスク」に分けて洗い出し、タスク同士の関係性を見える化するためのものです。

たとえばオウンドメディアの立ち上げなら、親タスクには「CMSの構築」「メディアのデザイン」「コンテンツの作成」などが挙げられます。「コンテンツの作成」の子タスクには、「記事の執筆」「記事の編集」「CMSへの入稿・公開設定」などを設定することになるでしょう。

大規模なプロジェクトではWBSでタスクの洗い出しと関係性の明確化をしたうえで、これらをガントチャートに反映させることが多いです。これにより、タスクの抜け漏れを防ぎ、タスクを進める手順が明確になります。

ガントチャートを作る3つのメリット

ガントチャートで進捗管理をすることで、スケジュールどおりにプロジェクトを進めやすくなるでしょう。その理由を、ガントチャートを作る3つのメリットと併せて解説します。

メリット1．プロジェクトの進捗を管理しやすくなる

ガントチャートを作る1つ目のメリットは、「プロジェクトの進捗を管理しやすくなる」ことです。

ガントチャートはプロジェクトの進捗を棒グラフ形式で見える化します。いつからいつまでの間に、どのタスクに取り組めばいいのか、ガントチャートを一目見るだけですぐに把握できます。カレンダー形式やカンバン形式よりも、全体の流れを俯瞰できるでしょう。

最近ではクラウド型のプロジェクト管理ツールが増え、ガントチャート上のタスクがどこまで進んでいるのか、計画と実際の進捗に差異があるのかを自動でガントチャートに反映できるようになりました。

このようなツールを活用することで、ガントチャートを見るだけでプロジェクトの状況を確認できるようになり、タスク担当者と連絡や情報共有をする手間を減らせるでしょう。

メリット2．スケジュール遅れに対応しやすくなる

ガントチャートを作る2つ目のメリットは、「スケジュール遅れに対応しやすくなる」ことです。

ガントチャートではタスク同士を矢印でつなぎ、タスクの関係性、進める順番を明確にします。「タスク1が終わってからでないとタスク2に着手できない」のようなことを視覚的に把握できるのです。遅れるとスケジュールに大きな影響が出るタスクと、そうでないタスクがわかるようになり、タスクの優先順位がわかるようになります。

このような、遅れるとスケジュールに大きな影響が出る一連のタスクを「クリティカルパス」と呼びます。スケジュールが遅れているとき、その原因となっているクリティカルパスを把握しやすくなり、そこに含まれるタスクを優先して進めることで遅れを取り戻せるでしょう。

メリット3．情報を共有しやすくなる

ガントチャートを作る3つ目のメリットは、「情報を共有しやすくなる」ことです。

ガントチャートはプロジェクト進行に必要なタスクと、各タスクの担当者や期日を1枚のシートにまとめたものです。先述のとおり、タスクを進める順番や遅れているクリティカルパスなども一目で把握できます。

ガントチャートを関係者と共有することで、プロジェクト全体の流れや進捗状態を簡単に共有できるでしょう。メンバーは自分の担当ではないタスク、自分のタスクと前工程・後工程を把握しやすくなり、担当者や管理者に確認を取る手間がなくなります。

ガントチャートの作り方5ステップ

ガントチャートは全体のスケジュール感を把握する役割を果たすため、なんとなくで作成すると不具合が生じることもあります。タスクやそれにかかる時間や作業順を正しく把握し、作成することが重要です。

次に、ガントチャートの作り方を5つのステップに分けて紹介します。

ガントチャートの作り方5ステップ

STEP1．タスクを洗い出す
STEP2．タスクにかかる時間を見積もる
STEP3．タスク同士の関係を明確にする
STEP4．各タスクの担当者を決める
STEP5．ガントチャートへの記入・共有

STEP1．タスクを洗い出す

まずはプロジェクトを進めるうえで必要なタスクを洗い出しましょう。WBSを活用し、「親タスク→子タスク」の順に洗い出していくことで、タスクの抜け漏れを防ぎやすくなります。

STEP2．タスクにかかる時間を見積もる

タスクの洗い出しができたら、各タスクにかかる時間を見積もりましょう。まずはタスクを1日で終わるものとそうでないものに分け、1日で終わらないものには必要な日数、そのタスクに着手する日付と完了予定・完了しなければならない日付を決めます。

STEP3．タスク同士の関係を明確にする

タスクにかかる時間と併せて、タスク同士の関係も明確にしましょう。「タスク1→タスク2→タスク3」のようにタスクを進める順番を整理し、クリティカルパスを設定します。クリティカルパスと、どのクリティカルパスにも含まれない、いつ進めても構わないタスクを分けておくことも大切です。

STEP4．各タスクの担当者を決める

タスクの整理が済んだら、誰がどのタスクを実行するのか担当者を決めます。ここでは各担当者のスキルや適正はもちろん、クリティカルパスも意識するといいでしょう。

クリティカルパスに含まれるタスクにスキルの高い担当者や作業の早い担当者を配置することで、スケジュールに遅れが出づらくなります。関連性の高いタスクを相性のいい担当者でつなぐことで、意思疎通や連携がスムーズになり、作業の効率や品質を高められるでしょう。

STEP5．ガントチャートへの記入・共有

タスクの整理と担当者決めがすべて終わったら、ガントチャートにタスクを記入し、関係者と共有します。

ガントチャートには「ある程度の時間がかかるタスク」「クリティカルパスに含まれるタスク」を記入しましょう。1日で終わる細かなタスクをすべて書き入れてしまうと、ガントチャートが見づらくなり、管理が煩雑になります。

たとえばオウンドメディアの立ち上げで「記事を執筆する」というタスクが100個あったとして、100記事すべてをガントチャートに記入したらどうなるでしょうか。「11/1～11/15に25記事目まで」「11/16～11/30で50記事目まで」というように、ガントチャートでは大枠で管理しましょう。

このような細かなタスクはガントチャートよりも、カンバン式のタスク管理が適しています。

ガントチャートを作るときの注意点

機能するガントチャートを作成するためには、「タスクを詰め込みすぎない」「優先順位や依存関係を明確にする」ことがポイントです。次に、ガントチャートを作るときの3つの注意点について、詳細を紹介します。

タスクの詰め込み過ぎにならないよう配慮する

ガントチャートにタスクを詰め込み過ぎないように配慮しましょう。細かなタスクをすべて記入してしまうと、ガントチャートが見づらくなります。1日で終わるようなタスクや細かな事務作業などは、カンバン式で管理するのがおすすめです。

スケジュール面での詰め込みすぎも良くありません。プロジェクト進行は往々にして計画どおりに進まないものです。ギリギリのスケジュールを組むと遅れが出やすくなり、その度にガントチャートを修正しなければなりません。

これでは手間がかかるうえ、「遅れが出ている」という意識が管理者のプレッシャーを高め、メンバーのモチベーションを下げてしまいます。

タスクの優先順位や依存関係を確認する

タスクの優先順位や依存関係を確認し、それがわかるようにガントチャートを作りましょう。クリティカルパスに含まれるタスクを矢印でつないだり、関係性の高いもの同士でタスクを色分けしたりすると、見やすいガントチャートが作れます。

タスクの優先順位と進める手順を確認し、遅れてはいけないタスクを明確にすることで、余裕のあるスケジュールを組めるでしょう。

作成や修正に時間がかかることを認識する

ガントチャートの作成や修正には時間がかかります。作成には早めに着手すること、なるべく修正しなくていいよう、余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。管理者がガントチャートの修正に追われ、ほかの重要業務に手が回らなくなってしまっては本末転倒です。

ガントチャートを作成するメリットを鑑みて、そもそもガントチャートを作成する必要があがあるのか検討しましょう。また、ツールを活用し、作成や修正の時間を短縮することもおすすめです。

ガントチャートの作成・管理に使えるツール

ガントチャートの作成・管理は、ツールを使うことが効率的です。簡単に見やすいガントチャートが作成できるだけではなく、オンライン上で同時に編集・共有できるため、チーム内への展開もしやすくなります。

次に、ガントチャートの作成や管理に使えるツールを3つ紹介します。

Excel・Googleスプレッドシート

ExcelやGoogleスプレッドシートのような表計算シートはガントチャートの作成に適しています。特に無料で使えてブラウザから閲覧・共有できるGoogleスプレッドシートなら、費用と手間をかけずにガントチャートの作成・管理ができるでしょう。

これらの表計算シートでガントチャートを作るときは、横軸を「データの入力規則→有効な日付」に設定し、マウス操作で日付を入力できるようにすると便利です。グラフは「セルの塗りつぶし」で作ります。

ガントチャート用とは別に、細かなタスクを管理するためのシートを作るのもいいでしょう。タスク名の隣のセルにチェックボックスを挿入して完了・未完了を管理したり、関数を使って完了率を自動計算したりすることもできます。

完了率を自動計算するには、画像のようにチェックボックスを2列に入れます。左側には完了・未完了にかかわらずタスクが入っているならチェックを、右側にはタスクが完了したらチェックを入れましょう。

関数は左側が「=COUNTIF(B9:B1000,true)」、右側が「=COUNTIF(C9:C1000,true)」です。進捗率の計算には「=C8/B8」の関数を使います。

Jooto

U-NOTE運営会社のPR TIMESが運営し、40万人以上が利用しているJootoは、タスクとプロジェクトをわかりやすく管理できる、シンプルさが特徴のツールです。ガントチャートとカンバン式の両方に対応し、開始日・完了日や担当者などのタスク情報を変更すると、ガントチャートにも自動反映されます。

親タスク内に子タスクを設定したり、タスクカード内でコメントをつけてやりとりしたりすることもできます。タスク同士の関係が明確になり、タスクに関係のあるコメントをすぐに確認できるため、管理しやすくなるでしょう。

「ビジネスチャットでタスクに関するやりとりをしていて、自分に関係のあるメッセージを見つけるのが大変」というケースでは、タスクカード内のコメント機能が特に役立ちます。

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