メールの送信取り消し方｜iPhoneやGmail・Outlookなどシーン別の方法を画像を使って紹介

「メールの送信先を間違えた！」「ファイルを添付するのを忘れていた……」などメールで失敗することもあるのではないでしょうか。

本記事では、iPhoneやGmail・Outlookなどのメールの送信取り消し方法を画像を使って紹介します。また、メールの送信取り消しができなかった場合の対処法も紹介しているので、送信取り消しが間に合わなかった際はぜひ参考にしてください。

iPhoneのメールの送信を取り消し方法

まずは、iPhoneから送信したメールの送信を取り消し方法をご紹介します。

メールの送信ボタンをタップした後は、自動的にメールフォルダに戻ります。

その際、メールフォルダの下部にある「送信を取り消す」をタップしましょう。10秒以内にタップすると、メールの送信が取り消されます。

Gmailのメールの送信取り消し方法

次に、Gmailのメールの送信取り消し方法についてご紹介します。

パソコンでの取り消し方

パソコンの場合、メールの送信ボタンをクリックすると、以下の画像のような通知が画面左側に表示されます。

「元に戻す」をクリックすると、送信取り消しが完了します。

送信取り消し可能時間が過ぎてしまうと「元に戻す」は消えてしまいます。送信取り消し可能時間はGmailの場合、5〜30秒まで設定可能です。設定の変更方法は、本記事下部でご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

スマホでの取り消し方

Gmailアプリからメールを送信すると、以下の画像のような通知が画面下部に表示されます。

送信取り消しをしたい場合は「元に戻す」をタップしましょう。

Outlookメールの送信取り消しをする方法と条件

GmailやiPhoneのメールとは異なり、Outlookメールの送信取り消しは、時間以外の条件があります。

まず、法人向けMicrosoft 365を使用していることが大前提であり、相手も同じ組織内のユーザーである必要があります。つまり、取引先や顧客などにOutlookメールの送信取り消しをすることはできません。

また、送信取り消しをするためには、相手がメールを開封していないことも条件です。

送信取り消し方法は、以下のとおりです。

Yahoo!メールの送信取り消しをする方法

Yahoo!メールでは、残念ながら送信取り消し機能はありません。取り消しをしなければいけないメールを送ってしまった場合は、以下の対処法を参考にしてください。

メールの送信取り消しができなかった場合の対処法

メールの送信取り消しができなかった場合の対処法をご紹介します。

誤ったメールを送ってしまったことを責任者に伝える

メールの送信取り消しができなかった場合、まずは誤ったメールを送ってしまったことを責任者に伝えましょう。

誤送信をしてしまうと焦ってしまう気持ちもわかりますが、まずは落ち着いて上司に報告します。上司に報告をする際は「5W1H」を意識して、いつ誰にどのような内容を送ってしまったのかを伝えて、指示をもらってからお詫びの連絡を行いましょう。

特に、名前や社名を間違って別の取引先の名前にしてしまった場合や、誤った添付ファイルの送付など、コンプライアンスに関わる内容は、大きなトラブルに発展する可能性があります。一人で対応しようとせず、上司へのエスカレーションを行いましょう。

相手に誤送信したことのお詫びの連絡をする

メールの送信取り消しができなかった場合には、相手に誤送信したことのお詫びの連絡を行います。

相手がまだメールを読んでいない場合、迅速に連絡をすることで削除してもらえる可能性もあります。電話をした上で、繋がらなかった場合は、メールでお詫びの連絡を送りましょう。

同じミスが起こらないように、再発防止策を決める

ビジネスシーンでのメールの誤送信は、場合によっては致命的なミスになりかねません。次の5つの対策方法を参考に、同じミスが起こらないように、再発防止策を決めておきましょう。

メールの送信ミスを起こさないための5つの対策方法

メールの送信ミスを何度もしてしまう人は、対策をすることをおすすめします。以下では、メールの送信ミスを起こさないための5つの対策方法を紹介。自分にあった方法を見つける参考にしてください。

送信前にメールアドレスや宛名などをチェックする

メールの送信ミスを起こさないための1つ目の対策方法は、送信前にメールアドレスや宛名などをチェックすることです。

メールを書き終えるとすぐに送りたくなる気持ちはわかりますが、ぐっと抑えて、メールアドレスや宛名をチェックする癖をつけましょう。チェックを忘れがちな人は、デスクトップに「メールの宛名チェック」などを書いた付箋を貼るのも一案です。

送信前にWチェックを行う

メールの送信ミスを起こさないための2つ目の対策方法は、送信前にWチェックを行うことです。

例えば、まだメール作成に慣れていない新入社員のメールは、必ず先輩社員が確認をするなどと会社全体でルールを決めるといいでしょう。

しかし、すべてのメールにWチェックを行うのはかなり手間がかかってしまいます。「入社後ヶ月まで」「3連続修正なしになるまで」などと期間を決めてWチェックを行う体制を導入することをおすすめします。

時間指定でメールを送信する

メールの送信ミスを起こさないための3つ目の対策方法は、時間指定でメールを送信することです。

メールの間違いを送ってすぐに気がついたことがある人も多いのではないでしょうか。すぐに気がつくミスをしてしまう人は、時間指定でメールを送信することをおすすめします。

Gmailの場合、作成したメールは「送信日時を設定」できます。誤送信してしまいがちな人は、この方法を試してみてはいかがでしょうか。

送信取り消し可能時間を変更する

メールの送信ミスを起こさないための4つ目の対策方法は、送信取り消し可能時間を変更することです。Gmailを使った場合の、送信取り消し可能時間の変更方法を紹介します。

STEP1．「すべての設定を表示」をクリック

まずは、Gmailを開き、画面右上にある赤枠で囲まれたボタンを押し「すべての設定を表示」をクリックしましょう。

STEP2．「送信取り消し」の取り消せる時間を変更する

「送信取り消し」の取り消せる時間を変更しましょう。「5〜30」秒まで変更できます。

STEP3．「変更を保存」する

画面下部に移動し「変更を保存」します。これで送信取り消しできる時間を変更できました。

誤送信対策機能を導入する

メールの送信ミスを起こさないための5つ目の対策方法は、誤送信対策機能を導入することです。

誤送信により多大な損害が生まれる企業の場合、誤送信対策機能を導入することも一案です。一時保留や第三者チェックを義務付けることができるようになります。少なくないランニングコストがかかってしまうので、まずは、メールのWチェックから始めることをおすすめします。

メールの送信取り消しをしない環境づくりが大切

本記事では、メールの送信取り消し方について詳しくご紹介しました。メールの送信取り消しは、iPhoneやGmailでは取り消し時間が過ぎていなければ、相手が誰であろうと取り消すことが可能です。Outlookの場合細かい条件があるので、注意しましょう。

メールの送信取り消しができなかった場合は、上司に判断を仰ぎ、メールの誤送信を謝罪します。

ビジネスシーンでは、名前の誤りや、誤った添付ファイル送付などは、場合によっては大きなトラブルに発展しかねません。本記事を参考に、メールの送信取り消しをしないですむ環境を作っていきましょう。

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