ビジネスシーンでの「ボトルネック」の意味とは？5つの原因と対策方法・解消するためのTOCフローを紹介

ビジネスシーンで思うような成果が出なかった際に使われる「ボトルネック」。各業界のさまざまな業務でボトルネックが発生します。作業効率化・生産性向上を目指すには、ボトルネックを放置せず、必ず解消することが大切です。

本記事では、そんなビジネスシーンでの「ボトルネック」について解説。ボトルネックが生じる5つの原因とその対策に加えて、ボトルネックを解消するためのTOCフローもご紹介します。

ビジネスシーンでの「ボトルネック」の意味とは

ボトルネック（bottleneck）は日本語で「瓶の首」と訳される言葉です。ビジネスシーンでボトルネックとは、プロジェクトや業務プロセスのなかにおいて進行を妨げている部分や制約などのことを指す際に使われます。略して「ネック」と呼称する方もいます。

ビジネスシーンで比較的使われやすい単語なので、ビジネスパーソンは覚えておきましょう。

ボトルネックへの対処をしないリスク

ボトルネックとなっている部分が明確になっているならば、すぐに対処しましょう。ボトルネックを放置しておくとさまざまな問題が引き起こされます。

まず、生産性が低下します。例えば、一連の業務の流れのなかで一部遅延が発生すると、ボトルネックとなっている部分にあわせて全体の作業スピードを調整しなければならなくなります。目標を達成するのも難しくなるでしょう。

ボトルネックは時間やお金などの浪費にも繋がります。生産性が低下した部分をカバーするために増員や機材の購入が必要となり、本来であれば必要のなかった無駄な経費が発生します。

ボトルネックはビジネスシーンにおいてメリットをもたらしません。ボトルネックとなっている部分が明白なのであれば、早急に対応することが大切です。

ボトルネックになりえるもの・なりがちなものの例

製造業・IT業界など、ボトルネックは各業界で発生します。

例えば製造業では、生産工程のうち作業スピードが遅く、全体の生産性低下に繋がっている箇所のことをボトルネックと呼びます。ほかにも、設備の故障や必要な部品の納品が遅れるなどもボトルネックとなりえます。製造業は作業の順番がきちんと決まっているため、一部が遅れると全体の生産に影響を与えます。

IT業界では、システムや通信の処理速度を招く要因のことをボトルネックと呼びます。システム障害は社内の業務を止めるだけでなく、システムを利用しているユーザーにも影響を及ぼします。

仕事でボトルネックが生じてしまう原因と対策方法

仕事でボトルネックが生じてしまう原因は複数あります。1つずつ解消していき、業務の効率化を図りましょう。考え得る原因と対策方法をご紹介します。

原因1．業務の属人化・ブラックボックス化

仕事でボトルネックが生じてしまう1つ目の原因として、業務の属人化・ブラックボックス化が挙げられます。

属人化とは、特定の業務に関する作業工程や状況を担当者以外に共有されていない状態のことを指します。ブラックボックス化はシステムや装置の利用者が内部の構造や動作原理を理解していない状態のことです。

業務のなかに属人化・ブラックボックス化している部分があると、ボトルネックとして作業の停滞を引き起こす原因となります。業務を分散したり、マニュアルを作成したりして属人化・ブラックボックス化が起こらないように対策しましょう。

原因2．アナログな方法での業務遂行

仕事でボトルネックが生じてしまう2つ目の原因として、アナログな方法での業務遂行が挙げられます。

代表的なアナログ業務のひとつが紙の資料でのやり取りです。確認時に資料を手渡ししなければならないうえ、情報の検索や更新にも手間がかかるため、ボトルネックになりやすいと言われています。

なかでも多いのが各種申請を紙で行うケースです。承認者や決裁者がオフィスにいなければ業務が進行できず、停滞や遅延が発生してしまい、ボトルネックになってしまいます。入力漏れがあった場合には資料を修正し、再度印刷して承認に回すので非常に手間がかかります。

アナログ業務を減らす方法は、デジタルツールの導入や業務プロセスのデジタル化などがあります。短期的に見ればランニングコストがかかり、従業員も新たな方法に慣れる必要があるので負荷が高いように思えますが、ボトルネックの解消や業務効率化など長期的に見れば大きなメリットがあります。

原因3．非効率な承認フロー

仕事でボトルネックが生じてしまう3つ目の原因として、非効率な承認フローが挙げられます。

非効率な承認フローとは、承認プロセスが多く、時間がかかるフローのことです。意思決定の速度が非常に遅いため、施策進行が停滞します。ボトルネックとなり当初計画していたスケジュールを押してしまう可能性があります。

非効率な承認フローを解消するには、承認プロセスを減らすことが必要です。プロセスの削減が難しい場合は、承認の状態を可視化できるようにワークフローシステムを導入しましょう。

原因4．人手不足での処理能力の低下

仕事でボトルネックが生じてしまう4つ目の原因として、人手不足での処理能力の低下が挙げられます。

慢性的な人手不足に陥っている企業では、ボトルネックが発生しやすいと言われています。人材が不足していると1人あたりの業務量が増えるため、作業が遅延しやすくなります。なかには手を付けられず未完了のまま時間が経過してしまう業務も生まれてしまい、全体の業務進行を妨げるボトルネックとなりかねません。

人手不足によるボトルネックの発生を少なくするには、積極的な採用活動や業務を切り出して一部を外部委託にするなどの対策が必要です。今後、日本は超少子高齢化社会を迎え、労働力となる現役世代が徐々に減少すると言われています。限られた人材を確保しボトルネックの発生を軽減するには、社内の教育制度を整えるのもひとつの方法です。

原因5．コミュニケーション不足

仕事でボトルネックが生じてしまう5つ目の原因として、コミュニケーション不足が挙げられます。

業務マニュアルが整備されており、十分な人材がいるにもかかわらずボトルネックが生じてしまっている場合は、部署間やチーム内のコミュニケーションが不足している可能性があります。

情報が正しく共有されていないと、業務の停滞や遅延が発生します。この問題を解決するには、プロジェクト管理ツールやチャットツールの導入、定期的な進捗共有の場を設けることなどが挙げられます。

特にリモート勤務の場合はコミュニケーションが不足しがちなので、ツールを使ったり業務フローを構築したりして対策しましょう。

仕事でのボトルネックを解消するTOCフロー

ボトルネックを解消するフローのひとつに「TOCフロー」があります。「Theory of Constraints」の頭文字を取ってTOCと呼ばれており、日本語では「制約条件の理論」と直訳されます。

TOCフローは、ボトルネックとなっている箇所を集中的に管理し、改善に取り組むことで業務の全体最適化を図る際に活用されます。どのような流れでボトルネックを解消するのかTOCフローについて解説します。

STEP1．ボトルネックを特定する

仕事でのボトルネックを解消するための最初のステップは、ボトルネックとなっているポイントを特定することです。

ボトルネック以外の部分で業務効率化を図り、一時的に改善が見られたとしても、ボトルネック自体を解消しなければ全体の作業スピードの改善には至りません。業務を行う度にボトルネックが発生し、対処する手間が発生します。

まずは業務を洗い出し、一連の流れを整理します。その後、各工程を分析してボトルネックを特定します。

STEP2．ボトルネックを活用する方法を検討する

ボトルネックを特定した次に行うのは、ボトルネックを活用する方法の検討です。

ここで注意したいのが、ボトルネックを解消するために人員を増加したり、機材を追加したりしてコストをかけた対策はまだしないこと。まずは、新たなリソースを投入しない状態でボトルネックとなっている箇所の改善を試みます。

STEP3．ボトルネックに合わせた方法を検討する

ボトルネックそのものの解消が難しい場合は、ボトルネックに合わせた方法を検討しましょう。ボトルネック以外の工程を効率化し、作業が遅延している箇所をカバーします。

例えば、作業A・作業B・作業Cのうち、作業Bの部分がボトルネックとなっている場合、作業Aと作業Cの稼働時間を短くします。こうすることで余剰生産を防ぐことが可能です。

人員削減や配置転換なども積極的に検討しましょう。

STEP4．ボトルネックを改善・強化する

STEP2、STEP3で現状の状態でできる対策をした結果ボトルネックが改善されなかった場合は、コストをかけてボトルネックの改善・強化を行います。

新たなシステムやツール、設備を導入することで、ボトルネックの改善が期待できます。外部から優秀な人材を採用し、業務に関わってもらうことで効率化を図るのもひとつの方法です。

STEP5．新たに生じたボトルネックに対応する

1つのボトルネックを解消した後は、次なるボトルネックが生じる可能性があります。その際は、またSTEP1〜STEP4までの順番でボトルネックの改善作業を行います。

可能であればTOCフローは継続的に実施しましょう。そうすることで、ボトルネックの発生を未然に防げるほか、ボトルネック発生時には迅速な対応が可能になります。

ボトルネックの解消で、生産性をあげよう

ボトルネックは業務のスムーズな進行を妨げ、様々なリスクを生む要因のひとつです。ボトルネック発見後、迅速に対策を行うことで生産性の低下やコストの浪費などを防げます。

業務工程を最適化するには「TOCフロー」の活用がおすすめ。本記事を参考にボトルネックを解消して、業務の生産性の向上を目指しましょう。

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