ダブルチェックの7つのやり方とは？今すぐできる6つの見落としミス対策を紹介

U-NOTE編集部

2023/12/31（最終更新日：2023/12/31）

書類やデータを2回以上チェックする「ダブルチェック」を取り入れることで、書き間違いや計算ミスなどのヒューマンエラーを防ぎやすくなります。しかし、ダブルチェックをしたからといって、ミスをゼロにできるわけではありません。

本記事ではダブルチェックの7つのやり方と、それぞれどんなケースに適しているのかを解説。ダブルチェックで見落としが起こる原因や、チェック精度を高めるアイデアも紹介します。

本記事の内容をざっくり説明

ダブルチェックの7つのやり方と、それぞれのチェック精度
ダブルチェックで見落としが起こる6つの原因と防ぎ方
ダブルチェックの精度を高める3つのアイデア

ダブルチェックの原則とは

ダブルチェックの原則とは、医療現場や一般企業の伝票処理などで取り入れられている原則で、1つの作業を複数回・複数の担当者でチェックすることです。ダブルチェックの原則を貫くことでミスに気づきやすくなり、ミスによる被害を最小限に抑えられるようになります。

ダブルチェックの7つのやり方

ダブルチェックは作業にあたる人数や方法で、大きく7つのやり方に分けられます。

1人連続型

1人連続型は、1人で2回チェックをするダブルチェックです。本記事で紹介するダブルチェックの中で最もシンプルで、時間もかかりませんが、ほかの方法と比べて精度は低いです。そもそもミスが起こりづらい作業、ミスが起こっても影響・被害が小さい作業のダブルチェックに適しています。

1人時間差型

1人時間差型も1人で行うダブルチェックですが、1回目と2回目のチェックの間で時間をおきます。2人で行うダブルチェックよりは精度が低いものの、先述の1人連続型よりもミスを発見しやすくなるでしょう。

1人双方向型

1人双方向型は、1人が1回目と2回目で異なる方法で行うダブルチェックです。たとえば1回目は上から順にチェックしたなら、2回目は下から順にチェックしていきます。チェック精度は1人時間差型と同じくらいで、あまり時間をかけられないときに役立ちます。

2人連続型

2人連続型は2人で連続してチェックをする、最も一般的なダブルチェックです。人はそれぞれ視点も得意・不得意も異なるため、1人だけでは気づけなかったミスに気づく確率が高くなります。

2人連続双方向型

2人連続双方向型は、2人の人がそれぞれ違う方法でダブルチェックを行います。1人連続双方向型と同じように、1人目は上から、2人目は下からというようにチェックしていきます。

トリプルチェック

トリプルチェックでは3人でチェックを行います。チェックする人数が増えるという意味ではチェック精度は高くなりますが、担当者それぞれの責任感や意識は低くなりやすく、むしろミスを見逃しやすくなることもあります。

作業にあたる人数が増えるほど、「後の2人がしっかり見てくれているだろう」と思い、意識が低くなってしまうのが人間です。こうならないよう、トリプルチェックの担当者には責任感が強い人や細かい作業が得意な人を割り当てるといいかもしれません。

クロスチェック

クロスチェックも2人で行うダブルチェックですが、1回目と2回目で、それぞれ異なる視点をもつ人がチェックをします。たとえば医療現場なら医師と看護師や薬剤師、一般企業の事務作業なら現場担当者と経理部の担当者がそれぞれチェックをします。

ダブルチェックの見落とし対策

ダブルチェックはミス防止に有効ですが、見落としが起こることも意外と多いです。ダブルチェックで見落としが起こる原因と対策を紹介します。

チェックの回数よりも、確認にかける時間を増やす

ダブルチェックではチェックの回数よりも、確認にかける時間を増やすことを意識しましょう。チェックの回数を増やすほど、「さっきもチェックしたからもうミスはないはずだ」という意識が働きやすくなります。3回目以降のチェックはあまりアテにならないと思った方がいいかもしれません。

そのため回数ではなく、一度のチェックにかける時間が重要です。限られた時間で焦ってチェックをしても、細かいミスにはなかなか気づけません。

互いのチェックを過信しない

2人以上のダブルチェックでは、「前の人がチェックしているから大丈夫」「自分がミスを見逃しても、次の人が見つけてくれるはず」という意識が働きやすいです。互いのチェックを過信せず、自分ひとりでチェックしているつもりで作業にあたりましょう。

2人以上でダブルチェックをするなら、「2人連続双方向型」や「クロスチェック」など、異なる方法や視点からチェックをするやり方が効果的です。

チェック担当者の経験とスキルを考慮する

ダブルチェックの担当者は、チェック対象の業務に詳しい人材が適しています。たとえば発注書や請求書をチェックするなら、普段その書類を作っている人や、経理担当者などがいいでしょう。

自分が普段携わっていない業務では、チェックをしてもそれがミスなのかどうかの判断がつきません。

単純な確認は一人でやる

誤字脱字や計算ミスなどのチェックは一人でやりましょう。このような単純な確認作業を2人以上でやる意義はあまりありません。「もう1人が見つけてくれるはず」という意識が働くことを考えると、1人でチェックした方が見逃しが起こりづらくなることもあります。

「慣れ」に気をつける

ダブルチェックで最も怖いのは「慣れ」です。同じようなチェック作業を何度も続け、慣れてくると、「どうせ今回も大丈夫だろう」と気が緩んでしまうでしょう。ダブルチェックの担当者、一人ひとりの担当作業を定期的に入れ替えることで、慣れや気の緩みを防ぎやすくなります。

適度に休憩を取り、集中力を保つ

ダブルチェックに限らず、どんな作業もずっと続けていると疲れてきます。特にダブルチェックは目を酷使すること、長時間同じ姿勢でいることもあり、疲れが溜まりやすいです。

疲労が溜まれば集中力も落ち、見逃しも起こりやすくなります。集中力を保てるよう、適度に休憩を取りながらダブルチェックを進めていきましょう。

ダブルチェックの精度を高める方法

どんなに気をつけてダブルチェックをしていても、見逃しやミスは必ず起こります。ミスを防ぐには、「ミスは必ず起こるもの」という前提でいることが大切です。

そのうえで、ダブルチェックの精度を高めるために何ができるか、3つの方法を紹介します。

ツールを活用する

ツールを活用することで、ダブルチェックの精度と効率を高められるでしょう。

たとえばWordやExcelなどのチェックでは、「Ctrl+F」の検索機能が役立ちます。誤字脱字や数字の間違いを一箇所見つけたら、ほかの場所で同じ間違いをしていないか検索をかけてみましょう。目視で確認するよりも早く、確実に同じミスを見つけられます。

文章のチェックなどの場合は、AIをはじめ、校正ツールなどを利用するのも一案です。

RPAを活用して作業を自動化し、そもそもミスが起こらないようにするのもおすすめです。

ダブルチェックのルールを決める

ダブルチェックのやり方が毎回違うと、チェック精度がばらついてしまうでしょう。ダブルチェックのルールを決め、徹底することで、ミスを防ぎやすくなります。具体的には次のようなルールが考えられます。

どの作業を誰がチェックするか決める
ダブルチェックのタイミングを決める
チェックする順番や項目を決める
指差し確認や声出しなど、チェック時の動作を決める　など

ミスが起きたら原因を突き止める

ダブルチェックでミスや見落としが起きたら、その原因を突き止め、対策を考えましょう。たとえば次のような原因・対策が考えられます。

時間が限られていて焦ってチェックをしてしまった
→ダブルチェックのためだけの時間を確保する
数字の桁数を見間違えてしまった
→「1000」ではなく「1,000」のように、数字にコンマを入れる
担当者の変更と同時にミスが起きた
→前任者からの引継ぎやアドバイスのための時間を設ける、前任者のノウハウをナレッジ化する　など

疲れと慣れはダブルチェックの大敵！ルール作り・ツール活用でミスを防ごう

本記事のまとめ

チェック精度を重視するなら「2人連続双方向型」「クロスチェック」がおすすめ
単純な確認作業には1人でのダブルチェックがおすすめ
ダブルチェックのルールの策定・改善により、チェック精度を高めよう

ダブルチェックにはいくつかのやり方があり、チェックの対象や内容により適した方法は異なります。単純な確認作業なら1人での、チェック精度を重視するなら2人のダブルチェックがおすすめです。

ミスを防ぐためのルールを決めること、それでもミスが起きたときは原因を突き止め、再発防止の対策を取ることが大切です。指差し確認や声出し、チェックのタイミングなどはもちろん、休憩や担当者の入れ替えなどの「疲れと慣れを防ぐためのルール」も設けましょう。

その他、AIやツールの活用なども取り入れながら、ミスのない仕事ができる仕組みを作成してみてはいかがでしょうか。

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