【例文つき】病院見学の申し込みメールの書き方・返信のマナーを解説！よくある質問の回答あり

病院見学の申し込みメールは、一般的なビジネスメールと同じような構成で作成します。端的にわかりやすく用件を伝えることに加え、メールの送信時間にも気を配りましょう。

本記事では、病院見学の申し込みメールや返信メールの書き方を例文つきで解説。メール送信のタイミングや、病院見学のよくある質問にも答えます。これから病院見学のメールを作成する方は、ぜひ参考にしてみてください。

病院見学の申し込みメールの書き方のポイント

まずは、病院見学の申し込みメールを書くうえでのポイント、マナーを6つ紹介します。これらは病院見学以外の、ビジネス用のさまざまなメールに活用できるので、しっかり頭に入れておきましょう。

ポイント1．わかりやすく短い件名にする

メールを受け取った人が、届いたメールが病院見学の申し込みのためのメールだと一目でわかるよう、端的な件名をつけましょう。内容がわからない件名、そもそも件名を入れないのはNGです。

メールの受け取り手である病院の事務スタッフは、一日に何十件、何百件ものメールを受け取り、チェックしています。わかりやすく短い件名をつけることは彼らに対する配慮であると同時に、申し込みメールがほかのメールに埋もれ、見逃されることを防ぐためにも大切です。

ポイント2．宛先は所属と宛名を忘れずに記載する

病院見学の申し込みメールは見学担当者に送りますが、基本的には、一度事務スタッフがメールを受け取り宛先を確認することになります。病院によってはメール本文に記された宛先に基づき、メールを自動振り分けしていることもあるでしょう。

いずれにしても、宛先を正しく書かなければメールが担当者に届きません。宛名はもちろん、相手の所属も忘れず記載し、担当者に確実に届くメールを作りましょう。

ポイント3．挨拶は短く、用件は端的に記載する

病院見学をしたいとのメールを送る場合は、病院にお願いしている立場であるとのことを忘れず、「突然ご連絡失礼いたします」「お忙しいとは存じますが」といった挨拶、気遣いの言葉は必ず入れましょう。

もちろん、挨拶が長くなりすぎてはいけません。先述のとおり相手は忙しい中でメールの確認や対応をしています。挨拶はメール本文の頭に1～2行、末尾に1行程度に留めること、挨拶の後は端的に用件を伝えることが大切です。

具体的にどんな挨拶を書けばいいのかは、後述の例文を参考にしてください。

ポイント4．見学を希望している理由を伝える

用件を端的に伝えることも大切ですが、「病院見学を申し込みたい」だけではいけません。

「なぜ貴院を見学したいのか」との理由が明確にないと、相手は「ほかの病院でもいいのでは？」と思い、断られる可能性もあります。なぜその病院を見学したいと思ったのか、理由も添えて連絡しましょう。

ポイント5．希望日時を複数提示する

病院見学の希望日時はなるべく多く提示しましょう。相手はほかの仕事や用事の合間に見学の対応をしてくれます。希望日時が少ないと、都合が合わないかもしれません。

はじめからなるべく多くの希望日時を提示することで、「どの日程も埋まっており対応できません。ほかにご都合よろしいタイミングはございますか？」というやり取りを防ぎやすくなります。メールをやり取りする回数を少なくするための工夫も、相手への配慮です。

ポイント6．署名にはつながりやすい連絡先を記載する

自分の所属や連絡先を伝えるためにも、メール本文の末尾に「署名」を入れましょう。署名には自分の名前や住所、連絡先などを記載します。

署名に入れる連絡先にはなるべくつながりやすいものを選びましょう。特に電話番号は私用のスマホのもの、いつでも持ち歩いていてすぐに出られるものが適しています。電話がつながらないとなると、相手は何度も電話をかけ直すことになるので、特定の電話に出られない時間があるのであれば、記載しておくのも一案です。

関連記事：メールの署名を作る3つのポイント＆デザインテンプレート22選

病院見学の申し込みメールの例文

具体的に、どのようなメールを送ったらいいのか悩む人も多いのではないでしょうか。次に紹介する病院見学の申し込みメールの例文を参考に、文章を検討してみてください。

病院見学メールの返信するときのマナー

病院見学の申し込みメールに返信が来たときには、ビジネスメールの基本的なマナーを守って返信しましょう。次に、基本のマナーを3ポイントに分けて紹介します。

先述の申し込みメールの書き方と同じく、ほかのビジネスメールにも応用できる内容です。

件名を変更しない

メールへの返信をするときは件名の変更をしないようにしましょう。返信メールには自動的に「Re：〇〇（大元のメールの件名）」という件名がつきます。

返信であることが一目でわかるように「Re：」を消さない、「Re：」以降の部分を変えないのが一般的なルールです。

相手のメール本文を引用する（引用を消さない）

メールを返信する際、返信元のメールの本文が返信メール内に残ることがあります。これを「引用」といいます。

これまでやり取りしたメールの内容が確認できるため、メールの返信をするときはあえて消す必要はありません。別の担当者がメールを確認する可能性もあるので、過去の内容がすぐに確認できるように、引用を残しておきましょう。

24時間以内・なるべく早めに返信する

メールへの返信はなるべく早く、できれば24時間以内に送りましょう。返信が遅くなると相手からの印象が悪くなったり、「メールに気づいていないのかな？」と不安にさせたりしてしまいます。

なお、メールを夜遅くに送ってもよいのか悩む人も多いでしょう。基本的には相手側の就業時間（病院の営業時間）を過ぎてからの送信は避けた方がよいです。どうしても夜のうちに送らなければならない場合は「夜分に失礼いたします」「ご出勤後、ご確認いただけると幸いです」といったお詫びの言葉を添えましょう。

職場で受信するメールは私用のメールやLINEのように、プライベートのスマホに通知が出ることは基本的にありません。しかし、相手の勤務時間外にメールを送るのが基本的なマナーであると認知されているうえ、相手に無理を強いている印象を与える恐れもあります。気遣いの一言を添えるようにしてください。

病院見学メールの返信の例文

次に、病院見学の申し込みに対する返信メールにどう返せばいいのか、見学OKと見学NGの場合に分けて例文を紹介します。

見学OKの場合

見学NGの場合

病院見学や申し込みに関するよくある質問

病院見学やその申し込みに関するよくある質問にまとめて答えます。申し込みメールの書き方と併せて確認し、見学に向けて準備を整えましょう。

いつ頃までにメールで申し込みをしたらいいの？

病院見学の申し込みは、希望日の1～2ヵ月前にするのがおすすめです。

あまりにも先の予定の場合は、相手もスケジュールがわからない可能性もありますし、直近すぎるとすでに予定が入っている可能性が高いです。相手側がスケジュールを調整しやすいよう、1〜2ヵ月前に連絡するようにしましょう。

電話で申し込む場合は？

病院見学を電話で申し込む場合、病院が忙しい時間を避けることを意識しましょう。具体的には10時代、14～16時の間がおすすめです。

メモを用意すること、電波のいい静かな場所でかけることも忘れてはいけません。なるべく多くの希望日時を箇条書きしたメモを手元に用意しておくとスムーズです。

電話の回数をなるべく減らせるよう、問い合わせの際に当日必要な持ち物や服装について確認しておくことをおすすめします。

メールの返信がこないときは？

メールの返信がなかなかこないときは、メールの見落としが考えられます。1週間待っても返信がこないなら、メールが届いているのか確認のメールを送ってみましょう。

病院見学の服装・持ち物は？

病院見学ではスーツを着るのが一般的です。私服で構わないといわれた場合も、色味を抑えたオフィスカジュアル（ビジネスカジュアル）スタイルが無難です。

関連記事：インターンシップの服装は？服装指定なしの場合・私服の場合は何を着ていったらいいの？

持ち物は筆記用具と白いマスク、腕時計などの一般的なアイテムに加え、白衣が必要になることもあります。ほかにも書類の折れ曲がりや汚れを防ぐためのクリアファイル、音が出づらい白いスニーカーなどがあると便利でしょう。

お礼のメールは送るべき？

病院見学が終わったら、お礼のメールを送りましょう。お礼のメールは基本的にその日のうちに送ります。

お礼のメールを送り忘れてしまった場合、気づいた時点で送りましょう。この場合、「ご連絡が遅れてしまい、大変失礼いたしました」と一言謝罪を添えることをおすすめします。

病院見学の申し込みメールはマナーを押さえて端的に！相手の手間を考えることが大切

病院見学の申し込みメールを送るときは件名や内容をわかりやすく端的にまとめること、相手の勤務時間内にメールを送ることなど、基本のマナーをしっかり守れているか確認しましょう。これらのマナーは忙しい中対応してくれる相手に対する、最低限の配慮です。

メールの返信が来たら、なるべくその日のうちに返しましょう。見学後のお礼メールも同様です。

基本のマナーと相手への配慮をきちんと押さえることで、お互いに気持ちよくやり取りができるでしょう。本記事を参考に、病院見学の申し込みメールを作成してみてください。

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