【目的別】ヒアリングシートの作り方とテンプレート・項目作成に便利な4つのフレームワークも紹介

U-NOTE編集部

2023/10/05（最終更新日：2023/10/23）

商談や打ち合わせ、面接などで何を聞くのかをまとめた「ヒアリングシート」を活用することで、相手の現状や要望をより深く理解できます。

本記事ではヒアリングシートを活用するメリットや効果を高める使い方・作り方、ヒアリング項目や提案内容を考えるためのフレームワークを紹介します。目的別のテンプレート付きなので、各項目を書き換えて活用してください。

本記事の内容をざっくり説明

ヒアリングシートを活用するメリット
ヒアリングシートの効果的な活用法と、必要なヒアリング項目
目的別のヒアリングシートのテンプレート付き

ヒアリングシートとは？

ヒアリングシートとは商談や打ち合わせ、面接などで、取引先や被面接者などへの質問・確認事項がまとめられているシートです。ヒアリングシートを活用することで、営業活動や採用活動などをよりスムーズに進められるようになり、その後の業務の精度も高くなるでしょう。

ヒアリングシートを活用するメリット

ヒアリングシートは質問・確認のし忘れや業務の均一化に役立ちます。ヒアリングシートを活用する3つのメリットを紹介します。

要望や現状を漏れなく把握できる

ヒアリングシートを活用する1つ目のメリットは、「要望や現状を漏れなく把握できる」ことです。

詳しくは後述しますが、ヒアリングシートには商談先や取引先の要望や現状に関する項目を記載します。シートに沿ってヒアリングを進めていくことで、質問・確認すべきことを確実にヒアリングできます。

聞き忘れによる再確認はもちろん、確認不足により相手のニーズからずれた提案をしてしまうことも防げるでしょう。

顧客との認識を合わせやすくなる

ヒアリングシートを活用する2つ目のメリットは、「顧客との認識を合わせやすくなる」ことです。

担当者はヒアリングシートへの記入を通して、相手先の現状や要望をテキストに起こすことになります。相手先にシートを渡し、事前に記入しておいてもらうこともあります。

シートを見ながら現状や要望を再確認していくことで、自社と相手先で共通認識を持ちやすくなるでしょう。

特に事前にシートを記入しておいてもらう方法では、相手先の現状や要望を確認したうえで、商談や打ち合わせに臨めます。限られた時間でより深いヒアリングができるようになり、相手先の要望を正確に理解できるでしょう。

ヒアリング業務を均一化しやすくなる

ヒアリングシートを活用する3つ目のメリットは、「ヒアリング業務を均一化しやすくなる」ことです。

ヒアリングの項目が決まっていないと、営業担当者や打ち合わせ担当者ごとにヒアリングの項目・内容が変わってしまうでしょう。シートを活用することで誰が担当しても同じ内容、同じ質でヒアリングができるようになります。

記入したシートを社内で共有しておけば、情報の確認や引き継ぎもしやすくなります。担当者がいないときも、ほかのメンバーで対応できるようになるでしょう。

ヒアリングの効果を高めるシートの作り方・活用法

ヒアリングの効果を高めるシートの作り方、活用法を紹介します。担当者が誰でも同じ内容と品質でヒアリングができるよう、これらを意識してシートの作成・活用をしましょう。

ヒアリング対象の情報を集めておく

ヒアリングシートを作成する前に、ヒアリング対象の情報を集めておきましょう。

ヒアリング対象が企業なら、企業情報やその業界に関する情報を集め、必要に応じてヒアリングシートに記載します。過去にヒアリング対象との取引があるなら、社内のシステムや担当者から情報収集をすることもできるでしょう。

ヒアリング対象の課題とその改善策を想定しておく

事前の情報収集やヒアリング対象とのやりとりにより、ヒアリング対象の課題とその改善策を考えてみましょう。ヒアリング対象に事前にシートを渡し、記入しておいてもらえば、改善策の想定がしやすくなります。

課題と改善策を事前に想定しておくことで、商談や打ち合わせの限られた時間を有効活用できます。打ち合わせ中に改善策を提案することもできるでしょう。提案が受け入れられなくとも、課題解決や提案改善のためのフィードバックは得られるはずです。

メモのスペースを大きめに取る

ヒアリングシートにはメモのスペースを大きめに取りましょう。せっかくヒアリングをしても、スペースが足りずにヒアリングしたことが書ききれなくては意味がありません。シートにない項目についても書けるよう、大きめの自由記入欄も作っておきましょう。

ヒアリングシートに入れる項目

ヒアリングシートに入れるべき4つの項目を紹介します。これらはあくまでも基本の項目です。自社やヒアリング対象の業界・業種、ヒアリングの目的などに合わせて項目を足したり変えたりしましょう。

ヒアリング対象の現状と課題

面接用のシートを除き、ヒアリング対象の現状と課題はほぼ確実に必要となる項目です。ヒアリング対象の課題がわからなければ、それを解決するための提案はできません。相手先の現状を理解することで、より良い提案ができるようになるでしょう。

印象や疑問などの主観

ヒアリングを通して感じた印象や疑問など、担当者の主観をメモするスペースを作っておきましょう。担当者の主観が間違っていることもあります。ここにメモしたことを軸に、ヒアリング対象と認識のすり合わせを進めていくことが大切です。

予算感

商談や仕入れ・業務委託などに関する打ち合わせでは、相手の予算感を把握することも大切です。ヒアリングシートには予算や希望価格などの項目を設けておきましょう。

スケジュール

納期や進行の予定など、ヒアリングシートにはスケジュールに関する項目を設けておきましょう。納期やスケジュール感により、必要なリソースも変わってきます。無理のないスケジュールを提案するためにも、欠かせない項目です。

【目的別】ヒアリングシートのテンプレート

ヒアリングシートにはどんな項目を入れればいいのか、目的別のテンプレートを紹介します。自社とヒアリング対象の業界・業種に応じて書き換えながら活用してください。

制作用のテンプレート

Web制作や広告制作などの打ち合わせで使えるテンプレートです。何を制作するのか、クライアントの要望は何なのかなどにより、項目を調整して活用してください。

制作の目的
ターゲット
コンテンツの種類や内容、量
現状のWebサイトや施策の情報
予算
デザインの要望、イメージ
コーディングやシステムの仕様

商談用のテンプレート

商談でのヒアリングや提案に使えるテンプレートです。業界・業種や相手先の担当者、商材などにより、項目を調整して活用してください。

具体的な事業内容
解決したい課題や欲求
現状の問題点
利用中の類似・関連サービス
商品やサービスに関する疑問
予算や希望価格
希望納期
決裁権や稟議フロー
他社の検討状況
比較・検討で重視するポイント

面接用のテンプレート

面接に使えるテンプレートです。質問項目だけでなく、面接官の印象もメモできるようにしておきましょう。業界・業種や職種、どんな人材を求めているのかなどにより、項目を調整して活用してください。

第一印象
身だしなみや話し方、態度などの基本的なマナー
面接官の質問に対する理解力
長所や短所
具体的なスキルや実務経験
キャリアプラン
自社の雰囲気やビジョンに合っているか
評価項目の基準を満たしているか

ヒアリングシートの項目作成にも使える4つのフレームワーク

ヒアリングシートの項目や相手への提案内容を考えるために使えるフレームワークを4つ紹介します。ヒアリングの目的に合ったフレームワークを活用し、より精度の高いヒアリングシートを作りましょう。

SPIN

SPINは主に商談で使われるフレームワークで、次の4つの項目を軸に、相手の潜在ニーズを引き出していきます。

S：Situation Questions（状況質問）	現状を把握するための質問。社内の環境や目標などをヒアリングし、相手の状況を正しく認識する。
P：Problem Questions（問題質問）	相手にどんな問題が起こっているのかを把握するための質問。課題を正しく認識することで、相手に合った解決策を提示したり、そのための質問をしたりできる。
I：Implication Questions（示唆質問）	その問題による影響について質問する。問題による影響を理解することで、問題についてより深く洞察できる。この質問は、相手に対して問題解決の重要性を示唆することにもつながる。
N：Need-Payoff Questions（解決質問）	ここまでの質問や対話を通して、問題解決のための提案をする。これにより、問題解決により得られるメリットが伝わり、提案が受け入れられやすくなる。

BANT

BANTは営業活動でよく使われるフレームワークです。商談はもちろん、テレアポでの決裁確認にも使われることが多いです。次の4つの項目について確認することで、より具体的な提案ができるようになります。

B：Budget（予算）	予算や希望価格の確認。
A：Authority（決裁権）	決裁権の確認。必要に応じて、相手先の担当者ではいくらまでの決裁が可能なのか、稟議の必要性やフローなども確認する。
N：Needs（必要性）	相手にどんな課題や要望があるのか、具体的なニーズを確認する。
T：Timeframe（導入時期）	導入時期の確認。「いつ頃導入しますか？」ではなく、「来月の導入でよろしいですか？」のように、導入時期の目安を提案することもある。

4W2H

4W2Hは問題解決のためのフレームワークです。次の6つの項目を確認することで、問題解決やそのための提案に必要な情報を集めます。

What（何）	解決したい課題や要望は何なのか、商品やサービスの導入目的は何か。
Who（誰）	誰が決裁権・決定権を持っているのか。
When（いつ）	いつ導入するのか、いつからいつまで施策を行うのか。
Where（どこで）	どこで必要なのか、どこで使うのか。
How（どのように）	その商品やサービスを何のために、どのように活用するのか。
How much（いくら）	いくらで購入・販売したいのか、予算はいくらなのか。

3C分析

3C分析は市場調査や戦略策定のためのフレームワークで、マーケティングの分野でよく使われます。次の3つの項目から市場の状況や自社（ヒアリング対象）の置かれた状況を把握します。

Company（自社）	自社の強みや弱み、活用できるアセット。競合との差別化やUSP（自社独自の強み）を考えるうえで必要。
Customer（顧客）	顧客のニーズやインサイト。市場にどんな顧客がいるのかセグメンテーション（分類）し、どの層をターゲットにするのかを考える。
Competitor（競合）	競合する企業や商品・サービス。競合について理解し、自社と比較することで、自社の優位性や差別化すべき部分が明確になる。

ヒアリングシートは目的別にテンプレートを用意し、業務の効率化と均一化を図ろう

本記事のまとめ

ヒアリングシートを活用することで、限られた時間の中で必要な情報を引き出せる
相手に事前にヒアリングシートを記入してもらうことで、ヒアリングの精度を高められる
目的別にヒアリングシートのテンプレートを作り、ブラッシュアップしていこう

ヒアリングシートを活用することで、担当者が誰であっても同じ内容のヒアリングができるようになります。ヒアリング対象に事前にシートを記入してもらうことで、課題や改善策の想定がしやすくなり、ヒアリングの精度がさらに高まるでしょう。

打ち合わせや商談の直前に慌てることがないよう、ヒアリングシートは目的別にテンプレートを用意しておくことをおすすめします。必要に応じて項目の追加や変更をすること、シートの内容を定期的に見直し改善することで、より良い提案ができるようになるでしょう。

本記事を参考に、ぜひ自社の業務にあったヒアリングシートを作成してみてはいかがでしょうか。

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