リファレンスチェックとは？目的や方法、質問内容、実施の注意点をまとめて解説

中途採用における求職者の、経歴や人柄について第三者調査を行う「リファレンスチェック」を行う企業が増えています。

本記事ではリファレンスチェックとは何か、ほかの調査とはどう違うのかを解説。実施するメリットや流れ、質問内容、注意点などもまとめて紹介します。

リファレンスチェックとは？

リファレンスチェックとは、中途採用における求職者の調査のことです。英語で書くと「Reference Check」となり、日本語にすると「経歴照会」「身元照会」となります。

「照会」と付くように、求職者の履歴書に記載された内容や、面接で話した内容に偽りや齟齬がないか、前職の上司や同僚などに確認するのがリファレンスチェックです。

初対面の相手のことを履歴書や、長くとも1時間程度の面接だけで深く知るのは難しいです。

リファレンスチェックを行い、求職者の過去の経験や能力、人間関係などについて、実際に一緒に働いていた人から情報を収集したり確認したりすることで、客観的な事実と印象を確認することで、中途採用におけるミスマッチを防ぎやすくなります。

前職調査との違い

リファレンスチェックも前職調査も、求職者の前職について調べる調査です。しかし、両者は目的と調査内容が異なります。

先述の通り、リファレンスチェックでは前職の実績や働きぶりなどの「能力」「人柄」に関する調査です。一方、前職調査では主に経歴詐称や金銭的トラブルなどがないかを確認します。

リファレンスチェックが自社にマッチした人材を採用し、適切な配置をすることも目的とする一方、前職調査では問題のある人物の採用を防ぐことが目的といえます。

バックグラウンドチェックとの違い

求職者の履歴書に記載された内容に偽りや誤りがないかを確認するのはリファレンスチェックもバックグラウンドチェックも同じですが、両者はその目的が異なります。

バックグラウンドチェックはリスクヘッジが、リファレンスチェックは人材活用や組織力強化が目的です。

バックグラウンドチェックは日本語にすると「背景調査」となります。バックグラウンドチェックの目的は「その人物を採用することで自社が不利益を被らないか」を確かめる意味合いが強いです。

第三者機関に依頼し、求職者の学歴や職歴、これまでの仕事における勤務態度はどうだったのか、不祥事を起こしたことはないかといったことを調べてもらいます。

一方リファレンスチェックの目的は、自社によりマッチした人材を採用すること、その人材の能力をフルに活かすために適切な配置をすることです。

リファレンスチェックの目的・実施するメリット

リファレンスチェックを行うことで採用のミスマッチを防いだり、人材のポテンシャルを活かしたりできるようになるでしょう。その理由を、リファレンスチェックを行う4つのメリットと併せて紹介します。

リファレンスチェックの目的・実施するメリット

1. メリット1．採用のミスマッチを防ぐ
2. メリット2．適切な労働環境の提供や配置を行う
3. メリット3．書類や面接だけでは知りえないこともわかる
4. メリット4．第三者に事実確認が取れる

採用のミスマッチを防ぐ

リファレンスチェックを行う1つ目の目的・メリットは、採用のミスマッチを防ぐことです。

リファレンスチェックをすることで、求職者の適性や能力をより正確に把握できます。履歴書や面接だけではわかりにくい人柄やコミュニケーション能力なども、一緒に働いていた第三者からヒアリングできます。

求職者の特性をより深く知ることができ、自社の求める人物像にマッチしているか、自社で活躍できそうかの判断材料が増えるでしょう。

適切な労働環境の提供や配置を行う

リファレンスチェックを行う2つ目の目的・メリットは、適切な労働環境の提供や配置を行うことです。

先述の通り、リファレンスチェックを行うことで求職者の特性をより深く把握できます。どんな能力があるのか、チームではどんなポジションだと力を発揮できるのか、細かく指示をした方がいいのかある程度自由にやらせた方がいいのかなど、さまざまなことがわかるでしょう。

これらの特性を知ることで、求職者一人ひとりのポテンシャルが発揮できる労働環境の提供や配置がしやすくなります。

書類や面接だけでは知りえないこともわかる

リファレンスチェックを行う3つ目の目的・メリットは、書類や面接だけでは知りえないこともわかることです。

求職者には、自覚していない長所や短所もあるでしょう。求職者の提出した書類や面接で話した内容には、客観的な観点が欠けているかもしれません。

リファレンスチェックを行うことで、求職者について客観的に知ることができます。

第三者に事実確認が取れる

リファレンスチェックを行う4つ目の目的・メリットは、第三者に事実確認が取れることです。

求職者は「この会社で働きたい！」と思って応募しているので、自分にとって不利になることは隠しておきたいと思うもの。自分をよく見せようと、少しくらいは「盛った話」をしてしまうこともあるかもしれません。

リファレンスチェックをすることで、書類や面接で話した内容に虚偽がないことはもちろん、話を盛っていないかも確かめられます。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックは次のような流れで行います。それぞれどのように進めていくのか確認していきましょう。

リファレンスチェックの流れ

1. 質問内容を決める
2. 求職者から同意を得る
3. リファレンス先を選ぶ
4. 連絡や実施の方法を決める
5. リファレンスチェックを実施する
6. 調査内容をまとめ、採用の参考にする

1．質問内容を決める

リファレンス先が決まってからは、できるだけスムーズに確認を進めたいものです。相手のスケジュールに十分に余裕がない場合、ゆっくりと時間を取れない可能性もあります。

まずは求職者についてどんなことを知りたいのか、リファレンス先へどんなことを確認したいのか、質問内容を決めておきましょう。質問することを決めておくことで、リファレンス先としてどのような人が適しているのかも決めやすくなります。

2．求職者から同意を得る

リファレンスチェックは求職者のプライバシーにかかわるものです。求職者に対してリファレンスチェックの説明をし、同意を得なければなりません。リファレンスチェックを行いたい場合は、求職者からの同意を得ることを忘れないようにしてください。

3．リファレンス先を選ぶ

求職者の同意を得たら、リファレンス先の選定をしましょう。一般的には求職者から紹介してもらいますが、企業側で探すこともあります。紹介してもらう場合は、「先輩」「同僚」「後輩」など、どのような関係の人を求めているのかなども伝えるとよいでしょう。

4．連絡や実施の方法を決める

リファレンス先は求職者の前職場であり、当然日々の仕事で忙しくしています。先方の迷惑にならないよう、連絡の取り方や実施の方法・タイミングを決めていきましょう。

希望している連絡方法や、直接会って・メールでなどの回答方法、回答の日時を伝えて、相手のスケジュールや希望に合わせて柔軟に調節するとよいでしょう。

5．リファレンスチェックを実施する

すべての準備が整ったら、あらかじめ準備した質問内容に基づいて、リファレンスチェックを実施します。質問の抜け漏れはないか気をつけるのはもちろん、ヒアリングの途中で深く聞きたいことができたら、忘れないうちに聞いておきましょう。

6．調査内容をまとめ、採用の参考にする

リファレンスチェック後は得られた情報をまとめ、採用の意思決定に役立てます。応募者の強みや課題、適性などを把握し、採用プロセスの参考にしましょう。

リファレンス先の探し方

リファレンス先を探す方法には「求職者から紹介してもらう」「採用側が探す」の2つがあります。

どちらの方法でも、まずは求職者に対して、リファレンスチェックの目的や方法について説明します。

求職者から紹介する場合

求職者からリファレンス先を紹介してもらう場合、まずは求職者にリファレンス先の同意を得てもらいます。リファレンス先の同意が得られたら連絡先を共有してもらい、その後は自社とリファレンス先でやり取りを進めていきます。

採用側が探す場合

採用側でリファレンス先を探す場合、求職者の提出した書類などからリファレンス先候補をピックアップします。候補企業の会社HPやSNSなどから辿っていき、調査に協力してくれそうな相手を探しましょう。

適切な相手が見つかったら自社から連絡し、リファレンスチェックの依頼をします。

リファレンスチェックの質問例

リファレンスチェックでは次のような質問をします。

• 在籍期間や職歴について

• 勤務態度

• 職場での人間関係

• 長所と短所

• 仕事への姿勢や考え方

• 具体的なスキルや知識

• 成長意欲や学習能力　など

以下のような聞き方で質問すると、求める回答が得られやすくなるでしょう。

• 応募者の業務能力や専門知識についてどのように評価しますか？

• 応募者のコミュニケーション能力やチームワークについて教えてください。

• 応募者の強みや成果について具体的な例を教えてください。

• 応募者が困難な状況に直面した場合、どのように対処しますか？

• 応募者の成長意欲や学習能力についてどのように評価しますか？

リファレンスチェックの注意点

リファレンスチェックは求職者の個人情報を扱うものです。そのため、採用側が勝手に行ってはいけませんし、質問内容にもある程度の制限があります。

適切に行わないと個人情報保護法に抵触する恐れもあるので、リファレンスチェックの4つの注意点を把握し、正しく実施しましょう。

求職者の同意が必要

リファレンスチェックの1つ目の注意点は、「求職者の同意が必要」なことです。

リファレンスチェックは個人情報保護法の「個人データの第三者提供」にあたります。リファレンスチェックにおいてはリファレンス先が「第三者」にあたり、求職者本人の同意がなければ、リファレンス先は求職者の個人情報を提供してはいけません。

リファレンス先から拒否されることもある

リファレンスチェックの2つ目の注意点は、「リファレンス先から拒否されることもある」ことです。

リファレンスチェックは求職者の前職の上司や同僚などに依頼します。相手は仕事の合間にヒアリングに応じることになるため、時間が取れずに断られるかもしれません。断られたときのために、複数のリファレンス先候補をピックアップしておくといいでしょう。

また、電話やビデオ通話、対面などの方法は相手にとっての負担が大きく、拒否される可能性が高いです。メールやオンラインアンケートなど、相手にとって負担が少ない方法も用意しておきましょう。

リファレンスチェックで聞いてはいけないこともある

リファレンスチェックの3つ目の注意点は、「リファレンスチェックで聞いてはいけないこともある」ことです。

「本人に責任がない事項」「本来自由であるべき事項」を参考に採用を決めることは公正でないと、厚生労働省が呼びかけています。

リファレンスチェックに限らず、次のようなことは面接で聞いたり、書類に記載させたりすることはできません。

（３）採用選考時に配慮すべき事項

次のaやbのような適性と能力に関係がない事項を応募用紙等に記載させたり面接で尋ねて把握することや、cを実施することは、就職差別につながるおそれがあります。

＜a．本人に責任のない事項の把握＞

・本籍・出生地に関すること （注：「戸籍謄(抄)本」や本籍が記載された「住民票(写し)」を提出させることはこれに該当します）

・家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など）(注：家族の仕事の有無・職種・勤務先などや家族構成はこれに該当します）

・住宅状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近郊の施設など）

・生活環境・家庭環境などに関すること

＜b．本来自由であるべき事項（思想信条にかかわること)の把握＞

・宗教に関すること

・支持政党に関すること

・人生観、生活信条に関すること

・尊敬する人物に関すること

・思想に関すること

・労働組合に関する情報（加入状況や活動歴など）、学生運動など社会運動に関すること

・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

＜c．採用選考の方法＞

・身元調査などの実施 （注：「現住所の略図」は生活環境などを把握したり身元調査につながる可能性があります）

・合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施

引用：公正な採用選考の基本｜厚生労働省

リファレンスチェックは内定前に実施しよう

リファレンスチェックの4つ目の注意点は、「リファレンスチェックは内定前に実施する」ことです。

リファレンスチェックにより求職者の提示した情報に詐称があった場合や、思っていたのと大きくかけ離れた人物であった場合、採用するかどうかを見直すこともあるでしょう。余計なトラブルを防ぐために、リファレンスチェックは内定前に実施すべきです。

内定通知後は「余程のことがあれば採用内定を取り消せる労働契約」が成立したとみなされます。内定取り消しができるのは、内定当時に知ることができないような事実が発覚した場合です。

内定取り消しを「解約権の濫用」にあたるとした判例もあり、不用意な内定取り消しは法的なトラブルにまで発展することもあります。

リファレンスチェックはルールに則り進めること、採用後に活かすことが大切

リファレンスチェックを行うことで、求職者の人柄や能力などを客観的に把握できます。これは採用のミスマッチを防ぐだけでなく、採用後の配置や仕事の割り振りなどにも活かせるでしょう。

ただ、リファレンスチェックにはいくつかのルール・注意点があります。必ず本人から実際の承諾を得ること、面接同様、聞いてはいけないことまで聞いてしまわないよう気をつけることが大切です。

本記事を参考に、リファレンスチェックの実施を検討してみてはいかがでしょうか。

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