タスクを登録し、進捗管理やメンバーへのタスクの割り振りができる「タスク管理ツール」。多くの企業が導入しており、通常業務に加えてプロジェクト業務、差し込み業務、さらにはDX推進にも活用されています。
本記事では、そんな「タスク管理ツール」について解説。導入するメリットや導入時のポイント、ツールの選び方についてもご紹介します。併せて、便利に活用するための7つのポイントも解説しているので、導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
- タスク管理ツールを導入するメリットとは
- タスク管理ツールを導入するべき企業の特徴
- 自社に合ったタスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールとは？
「タスク管理ツール」とは、各プロジェクトにおけるタスクを管理できるツールのことです。有名なものだと「Jooto（ジョートー）」や「Trello（トレロ）」「Notion（ノーション）」などがあります。
タスクの洗い出し・担当付け・タスク期日・振り返りなどをできるのがタスク管理ツールを使うメリット。個人タスクを個々で管理する他、タスクをプロジェクトメンバーやチームメンバーと共有するなどの使い方もできます。タスク管理ツールを導入することで進捗や達成度合いが一目でわかるうえ、タスクの漏れも防げます。
※Jootoを提供する株式会社PR TIMESはU-NOTEの運営会社です。
タスク管理ツールとプロジェクト管理ツールとの違い
タスク管理ツールとプロジェクト管理ツールに大きな違いはありませんが、タスク管理ツールはシンプルで感覚的に使えるデザインが採用されているのが一般的です。一つひとつのタスクが独立しており、1つ終えるごとにタスクを完了させながら使います。
一方、プロジェクト管理ツールはガントチャート形式で全体や各作業の進捗具合を確認するタイプが一般的。プロジェクトマネージャーが全体の動きを把握したり、作業の偏りをなくすためにタスクの割り振りに活用されます。
タスク管理ツールのなかには、プロジェクト管理機能が搭載されたサービスもあります。プロジェクトの進捗とタスクの管理を一度に行いたい方は、機能の有無もチェックして選んでみてください。
近年タスク管理ツールが注目されている理由
近年、テレワークの普及に伴いタスク管理ツールが注目されています。株式会社ヌーラボが行った「タスク管理」についての調査によると、調査対象800名のうち約6割がタスク管理・プロジェクト管理ツールの導入が必要だと考えていることがわかりました。
テレワーク環境でタスクの抜け漏れを防いだり、タスクの量を把握したりするためには、タスクを一覧で簡単に管理する工夫が必要です。また、マネージャーにおいては、テレワーク下で部下やチームメンバーのタスク量の把握がしにくく、それを解決するためにタスク管理ツールの導入が検討されています。
参考：【調査リリース】タスク管理に課題ありが6割以上！タスク管理ツール導入希望も6割超え
タスク管理ツールを活用するメリット
タスク管理ツールは、通常業務に加えてプロジェクト業務や差し込み業務が多い場合に導入すると便利に使えます。具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか。タスク管理ツールを活用するメリットをご紹介します。
メリット1．タスクの漏れを防げる
タスク管理ツールを活用する1つ目のメリットは、タスクの漏れを防げることです。
タスク管理ツールは、タスクを確実に実行するために便利なサービス。チームの会議を行う際にツールを開いておき、随時タスクを追加していくことで口頭での伝え漏れによるタスクの忘却を防げます。
メリット2．メンバーのタスクの進捗状況を把握できる
タスク管理ツールを活用する2つ目のメリットは、メンバーのタスクの進捗状況を把握できることです。
プロジェクトやチーム単位での業務は、お互いの作業量や作業の進捗が見えていることが大切です。タスク管理ツールで全体のタスク量と進捗状況を確認できれば、自分のタスクをいつまでに完了させる必要があるのかを判断しやすいうえ、手が空いた際に他のメンバーのタスクを受け取ることもできます。
プロジェクトリーダーやチームリーダーは、メンバー一人ひとりに対して進捗確認する手間が省けて、時間を効率的に活用できるようになります。
メリット3．タスクにかかった時間を計測できる
タスク管理ツールを活用する3つ目のメリットは、タスクにかかった時間を計測できることです。
タスク管理ツールには、タスクの開始日と終了日を入力する機能が搭載されています。タスク開始から終了まで、どの程度の日数が必要だったのかを簡単に振り返れるのがメリット。工数管理や作業の割り当てにも活用できます。
メリット4．タスクの優先順位が決めやすくなる
タスク管理ツールを活用する4つ目のメリットは、タスクの優先順位が決めやすくなることです。
プロジェクトを進めるのに必要なタスクを登録することで、タスクの一覧表を作成可能。前後の関係性を把握しやすくなるので、タスクの優先順位決めをスムーズに行えます。何から始めたら良いのかわからない場合には、一度タスク管理ツールを使って全てのタスクを書き出してみましょう。
タスク管理ツールを導入するべき企業の特徴
タスク管理ツールは全ての企業で便利に使えるのでしょうか。毎月コストがかかるので導入に慎重になる担当者は少なくありません。タスク管理ツールを導入することで業務効率化を期待できたり、業務の属人化を防げたりとさまざまなメリットが得られる企業の特徴を解説します。
チーム内でひとつの仕事を分担して作業している
チーム内でひとつの仕事を分担して作業している企業は、タスク管理ツールを導入することで各メンバーのタスク量が一目で把握できるようになります。メンバー全員でタスク管理ツールを使えば、各タスクの担当者をすぐに知ることができるのもメリットです。
全体の仕事の進み具合を把握できていない
全体の仕事の進み具合を把握できていない場合にも、タスク管理ツールの導入がおすすめです。タスク管理と同時に進捗管理も行えるので、一人ひとりに声を掛けて確認する手間を減らせます。メンバー一人ひとりが仕事の全体像を把握でき、業務への理解も深まります。
作業ごとの費用対効果を把握したい
タスク管理ツールは、作業ごとの費用対効果を把握したい場合にも活用できます。費用対効果とは、コストに対して得られた効果のことです。
作業ごとの費用対効果は通常は見えにくいものですが、タスク管理ツールを導入するとタスクにかかった時間が明確になるので、費用対効果を把握しやすくなります。削っても良いタスクや工数を軽減するべきタスクなどを洗い出すのに便利です。
タスク管理ツールの導入シーン・例
タスク管理ツールは、紙ベースでの情報共有からデジタルツールでの情報共有に移行したい場合、便利に使えます。
古い企業の中には、部署内でのやりとりから他部署との確認作業まで、全て紙の資料で回覧しているところがあります。紙ベースの情報共有は、他の資料と混ざってしまったり、置きっぱなしにしてしまったりと、さまざまなトラブルが起きやすいのが課題。タスク管理ツールであれば確認作業を“見える化”し、作業を確実に進められます。
また、属人化していた業務を標準化する場合にもタスク管理ツールは便利です。例えば、担当者が個別で管理していた案件も、ツールを使えばチームメンバー全員で案件数や内容を把握することができます。
タスク管理ツールは、スムーズな情報共有ができていない、情報共有の機会が少ないために業務が属人化してしまったなど、情報共有に関するさまざまな課題を解決する足掛かりになります。
タスク管理ツールを選ぶ際の3つのポイント
タスク管理ツールは種類が豊富なので、使うサービスを選ぶ際には選択基準を持っておきましょう。なかでも確認しておきたいのは、操作性・ツール連携・機能の種類の3つ。それぞれなぜ大切なのかを解説します。
タスク管理ツールを選ぶ際の3つのポイント
- ポイント1．操作方法が簡単で、誰でも使いやすいのか
- ポイント2．既存のツールと連携できるか
- ポイント3．使用したい機能があるか
ポイント1．操作方法が簡単で、誰でも使いやすいのか
タスク管理ツールを選ぶ際の1つ目のポイントは、操作方法が簡単で、誰でも使いやすいかどうかです。
プロジェクト管理をしないのであれば、なるべくシンプルなデザインでITに詳しくない方でも感覚的に使えるサービスがおすすめです。必要最低限の機能が搭載されていれば、十分にタスクを管理することができます。
多くのタスク管理ツールには無料版が用意されています。一度、メンバーに触ってもらって使いやすいかどうか意見をもらいながら、自社に適したツールを導入しましょう。
ポイント2．既存のツールと連携できるか
タスク管理ツールを選ぶ際の2つ目のポイントは、既存ツールと連携できるかどうかです。
タスク管理ツールのなかには、Google・Slack・Microsoft・Salesforceなど既存サービスと連携して使えるものがあります。10個以上のアプリと連携できるサービスも存在します。タスク管理ツールにタスクを追加したらカレンダーに自動で反映されたり、チャットで通知が届いたりと、より便利に使えるのがメリットです。
ポイント3．使用したい機能があるか
タスク管理ツールを選ぶ際の3つ目のポイントは、使用したい機能があるかどうかです。
タスク管理ツールは、サービスによって使える機能の種類や数が異なります。タスクのスケジュール管理に使いたい場合は、リマインド機能が搭載されていると便利。割り振りをする際は、担当者の登録機能があると作業漏れが起こりにくくなります。
複数デバイスで使えるタスク管理ツールは、日常的に移動が多い方におすすめ。PC・スマホ・タブレットなど使用する端末を問わず、管理している情報を確認できます。機能の種類や数、使い勝手を考慮してツールを選びましょう。
タスク管理ツールで使用できる主な機能
タスク管理ツールで使える主な機能は、タスクのステータス管理や担当者付け、作成したタスクカードへのコメントなどです。ほかにも、優先度を表すラベル付けや期限日や開始日の設定なども基本機能として備えています。
ガントチャート機能やSlack・Chatworkなど外部サービスとの連携機能などが使えるタスク管理ツールもありますが、やや上級者向け。タスク漏れを防いだり、タスクを見える化したりする程度の使い方であれば、基本機能を備えていれば十分便利に使えます。
タスク管理ツールを活用するときの7つのポイント
どんなサービスにも言えることですが、ツールは導入がゴールではありません。運用ルールを考え、実際に運用し、ベストな運用方法を見つける作業が必要です。その前提として押さえておきたい、タスク管理ツールを活用するときの7つのポイントを解説します。
タスク管理ツールを活用するときの7つのポイント
- ポイント1．プロジェクトごとにわけて管理をする
- ポイント2．タスク作成・依頼のルールを決める
- ポイント3．タスクの内容について基本の記載項目を決めておく
- ポイント4．ステータスの管理を行う
- ポイント5．期限を入力する
- ポイント6．担当者を入力する
- ポイント7．ツールの活用について振り返りを行う
ポイント1．プロジェクトごとにわけて管理をする
タスク管理ツールを活用するときの1つ目のポイントは、プロジェクトごとにわけて管理をすることです。
多くのタスク管理ツールは複数のボード作成に対応しています。情報共有が円滑にできるように、チームや部門、プロジェクトなどでボードは分けて作成し、それぞれタスクを管理するのがおすすめです。
プロジェクトごとに分けて管理すれば、該当するメンバーだけを招待して情報共有をすることが可能。関係者以外への情報漏れも防げます。
ポイント2．タスク作成・依頼のルールを決める
タスク管理ツールを活用するときの2つ目のポイントは、タスク作成・依頼のルールを決めることです。
複数のメンバーでプロジェクトボードを管理する際、各自が自由にタスクを作成してしまうことがあります。タスクが重複したり、不要な情報が入ってしまったりするので、タスク作成ルールは必要です。タスクの更新・移動・完了も含めて、チームメンバーの誰が管理ツール上の作業を行えるのかを決めておきましょう。
タスクの担当を依頼するルールも必須。週に1度のミーティングで担当者付けを行うことをルール化しておくと、タスクの割り振り漏れを防げます。
ポイント3．タスクの内容について基本の記載項目を決めておく
タスク管理ツールを活用するときの3つ目のポイントは、タスクの内容について基本の記載項目を決めておくことです。
運用ルールのひとつとして考えておきたいのが、タスク作成時の記載項目です。タスクの内容に加えて、納期・優先度・進め方・納品物の形式など、作業を行ううえで必要とされる情報は漏れなく記載しましょう。
ポイント4．ステータスの管理を行う
タスク管理ツールを活用するときの4つ目のポイントは、ステータスの管理を行うことです。
タスクにおけるステータスとは、作業の進行具合のことを指します。未着手・着手中・差し戻し・修正対応中・最終チェック・完了などが代表的なステータスです。タスク管理ツールでは、タスクを登録するだけでなく、進捗も確認することができます。ステータスの確認と更新は定期的に行いましょう。
ポイント5．期限を入力する
タスク管理ツールを活用するときの5つ目のポイントは、期限を入力することです。
タスク管理ツールを使ってメンバーにタスクを割り振るときは、必ず期限も入力しましょう。納期がわからないとタスク担当者が確認する手間が増えてしまいます。加えて、優先度をつけられないため作業が後回しにされやすく、プロジェクト全体のスケジュールに影響します。
全ての作業を滞りなく納期通りに行うためにも、タスクの期限は必ず設定するようにしましょう。
ポイント6．担当者を入力する
タスク管理ツールを活用するときの6つ目のポイントは、担当者を入力することです。
タスク管理ツールを使ううえで忘れられやすいのが担当者の入力です。タスクの担当者名が抜けてしまうと作業が手付かずになり、プロジェクト全体が遅延する可能性があります。
1つのタスクカードにつき、最低1人は担当者を付けることをルール化して、業務の割り振り漏れを防ぎましょう。
ポイント7．ツールの活用について振り返りを行う
タスク管理ツールを活用するときの7つ目のポイントは、ツールの活用について振り返りを行うことです。
タスク管理ツールは、使い方によって便利に感じられたり不便に感じられたりします。ベストな活用方法を見出すために、ツールの活用については必ず振り返りを行いましょう。
もしかすると、ツールの導入自体不要だったと判断される可能性もあります。プロジェクトにもよりますが最低2週間〜1カ月は利用し、チームメンバー一人ひとりから意見を聞きましょう。
使い勝手が良いタスク管理ツールを見つけよう
- タスク管理ツールでタスクの抜け漏れを防ぎ、プロジェクトをスムーズに進行しよう
- タスク管理ツールを導入したらまず運用ルールを決めよう
- DX推進や工数削減などにもタスク管理ツールが便利
利用するメンバーの数やITリテラシーの有無によって、便利に使えるタスク管理ツールは異なります。まずは、メンバーが困っていることをヒアリング。課題を解決できる機能を備えたサービスを洗い出しましょう。その後、無料で使用してみて使い勝手を確かめます。必要な機能を備え、誰もがスムーズに使える使い勝手の良いタスク管理ツールを見つけましょう。
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