ビジネスメールの特徴といえば、本文の下に「署名」が入れられていること。自社の情報と自分の情報を記載する場所として、多くのビジネスパーソンが有効活用しています。
本記事は、そんな「署名」を作る際に意識したい3つのポイントを解説。基本的な項目から状況によって追加したい項目についてもご紹介しています。最後にはすぐに使えるデザインのテンプレートもラインナップしているので、自身の署名を考える際の参考にしてみてください。
- ビジネスメールの署名の基本的な扱い方
- ビジネスメールに入れたい基本項目・追加項目
- タイプ別に署名デザインをご紹介
ビジネスメールの署名を作成するときの3つのポイント
ビジネスメールにおける署名は、そのメールを作成・送信したのが自身であることを示すために用いられています。多くのソフトウェアでは署名を設定できる機能が存在するため、設定をオンにしておけば毎回自動でメールの最後に署名が追加されます。実はどんな署名にするのかは結構重要。機能する署名を作るための3つのポイントを解説します。
ポイント1．必要な項目を過不足なく入れる
ビジネスメールの署名を作成するときの1つ目のポイントは、必要な項目を過不足なく入れることです。
署名の文字数には明確なルールはありません。だからと言って情報を詰め込みすぎてしまうと、相手に自分のことがうまく伝わりません。
できるだけシンプルに、過不足ない情報量がベストです。氏名・社名・部署名に加えて、メールアドレスや社用携帯の番号など最低限の情報を記載するのがおすすめです。必要な項目の詳細は後ほど紹介します。
ポイント2．表示を確認する
ビジネスメールの署名を作成するときの2つ目のポイントは、表示を確認することです。
署名は自分ではなく、相手が見るものです。記号を使って署名をデザインした場合、文字化けする可能性があります。設定した後は必ずテスト送信を行い、どのように表示されるのかを確認しましょう。
パソコンだけでなく、スマホで見たときの表示もチェックしておくのがおすすめ。特にスマホで見た場合、一行に表示される文字数がパソコンに比べて極端に少なくなるので、レイアウトが崩れて表示されてしまう可能性があります。
テスト送信後は、パソコン・スマホの両方で見え方を確認しましょう。
ポイント3．常に最新の情報を入れる
ビジネスメールの署名を作成するときの3つ目のポイントは、常に最新の情報を入れることです。
署名は定期的に見直しをし、最新の情報になっているかを確認しましょう。人事異動で所属部署が変わっていたり、オフィスが移転していたりする場合、情報が更新されていないと連絡ミスやトラブルなどに繋がりかねません。
役職や肩書きが変わったなどあれば、すぐに署名を新しい内容に変更します。常に最新の情報になっている状態を維持しましょう。定期的にチェックできるよう、カレンダーに見直しの予定を定期的に入れておくのもおすすめです。
ビジネスメールの署名に入れる項目とは？
ビジネスメールの署名には、自身や所属する会社の情報を基本項目として記載するのが一般的。場合によっては、会社のお知らせを一時的に入れる必要もあります。知っておきたい基本の項目と、追加したほうが良いケースについてご紹介します。
基本の項目
ビジネスメールの署名には、基本の項目というものが存在します。基本の項目は、主に下記の情報です。調べたらわかるような会社の情報に加えて、実際にやりとりしたことがある方のみに公開している仕事用のアドレスや電話番号なども記載します。
- 会社名
- 住所
- 所属部署
- 役職
- 氏名
- 固定電話番号
- FAX番号
- 自身のメールアドレス
- 社用携帯の電話番号
- 自社サイトURL
必要に応じて追加したい項目
ビジネスメールの署名は、基本の項目以外に必要に応じて追加する項目があります。例えば、会社が移転した場合は住所の下に注意書きを追加します。来社される方は署名の情報を参考にすることもあるので、移転の注意書きは赤文字にしたり、太文字にしたりと工夫すると良いでしょう。
他にも、一時的なお知らせがある場合は署名に追加しても問題ありません。ただし、お知らせをずっと残しておくことはせず、期間を決めて追加するのがベストです。
ビジネスメールの署名テンプレート
ビジネスメールの署名は、自社や自分のことを知ってもらうための場所です。デザインに凝ってみたり、内容に凝ってみたりと人によって個性がでます。新規の顧客に営業メールを送る際には、製品プロモーションのバナーを貼ったり、SNSへの流入経路を作ったりとマーケティング手法のひとつとしても活用できます。さまざまな使い方があるので、まずはテンプレートをざっと把握しておきましょう。
シンプルなテンプレート
まずはシンプルな署名のテンプレートをご紹介します。どんなシーンでも使いやすい例なので、迷ったらまずはシンプルな署名を利用しましょう。
①基本的な項目をシンプルな線で囲った例
—————————————————
株式会社○○
○○部
氏名（ふりがな）
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○／FAX：○○
Mail：○○@co.jp
URL：自社サイト
—————————————————
②社名を目立たせるタイプの例
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
株式会社○○
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
○○部
氏名（ふりがな）
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○／FAX：○○
Mail：○○@co.jp
URL：自社サイト
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
③かしこまった印象の線を使ったシンプルな例
================================
株式会社○○
○○部
氏名（ふりがな）
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○／FAX：○○
Mail：○○@co.jp
URL：自社サイト
================================
お知らせを入れたテンプレート
署名は基本的な形のものの他に、いくつか準備をしておくと便利です。お知らせを入れた場合のテンプレートも考えておきましょう。お知らせは基本情報より目立たせたいため、太字にしたりお知らせのタイトルの色を変更したりするのがおすすめ。入れる場所は、社名や氏名などの情報の上だとより目立たせられます。
①イベント開催のお知らせを入れた例
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☆セミナー開催のお知らせ☆
○月○日に「○○」というセミナーを開催いたします。
参加をご希望の方は、下記URLよりご参加の申し込みをお願いいたします。
URL：
※締め切り：○月○日
※先着30名様
株式会社○○
○○部
氏名（ふりがな）
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○／FAX：○○
Mail：○○@co.jp
URL：自社サイト
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
②オフィス移転のお知らせを入れたシンプルな例
================================
株式会社○○
○○部
氏名（ふりがな）
〒○○○-○○○○
東京都〜
※○月○日にオフィスを移転いたします。
TEL：○○／FAX：○○
Mail：○○@co.jp
URL：自社サイト
================================
③夏季休業・冬季休業のお知らせを入れた例
—————————————————
株式会社○○
○○部
氏名（ふりがな）
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○／FAX：○○
Mail：○○@co.jp
URL：自社サイト
◇◆夏季休業のお知らせ◆◇
○月○日（○曜日）〜○月○日（○曜日）
恐れ入りますが、上記期間中は弊社は夏季休業となります。
期間中のご連絡に関しては、○月○日より順次対応させていただきます。
ご迷惑をおかけしまして大変恐れ入りますが、
何卒ご理解いただけますと幸いです。
—————————————————
おしゃれなテンプレート
①シンプルかつおしゃれなテンプレートの例
───・───・───・───・───・───・───・───
株式会社○○
○○部
氏名（ふりがな）
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○／FAX：○○
Mail：○○@co.jp
URL：自社サイト
───・───・───・───・───・───・───・───
②名詞のようなデザインのテンプレート
┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
株式会社○○ ○○部
氏名（ふりがな）
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○／FAX：○○
Mail：○○@co.jp
URL：自社サイト
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛
③記号と線を使ったおしゃれなテンプレートの例
□□ーーーーーーーーーーーーーーー■■
株式会社○○ ○○部
氏名（ローマ字）
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○／FAX：○○
Mail：○○@co.jp
URL：自社サイト
■■ーーーーーーーーーーーーーーー□□
かわいい系のテンプレート
会社の雰囲気や取引先との関係性に問題がなければ、さまざまな記号を使ったかわいいテンプレートもおすすめです。記号を使いすぎると主張が強くなってしまうので、バランスを見ながらかわいい署名を完成させましょう。
①プラスの記号を使ったシンプルでかわいい例
.・＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋・.
株式会社○○ ○○部
氏名（ローマ字）
〒○○○-○○○○
東京都〜
URL：自社サイト
TEL：○○○ / FAX：○○○
MAIL：○○@co.jp .
・＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋・
②波線を使った柔らかい雰囲気の例
*〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜*
株式会社○○ ○○部
氏名（ふりがな）
〒○○○-○○○○
東京都〜
URL：自社サイト
TEL：○○○ / FAX：○○○
MAIL：○○@co.jp
*〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜*
③ナチュラルでかわいいテンプレートの例
*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:
□株式会社○○ ○○部
□氏名（ローマ字）
□〒○○○-○○○○
□東京都〜
□URL：自社サイト
□TEL：○○○ / FAX：○○○
□MAIL：○○@co.jp
*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:
個性的なテンプレート
より強く相手に印象を残したいと考える方は、個性的なデザインのテンプレートを用意しましょう。職種にもよりますが、クリエイティブ関連の事業を展開する企業であれば、華やかだったり尖っていたりする署名デザインでも違和感はありません。
①罫線をうまく活用したスタイリッシュなデザインの例
┏━株式会社○○ ○○部━━━━━━━━━
┃ 氏名（ふりがな）
┃ 〒○○○-○○○○
┃ 東京都〜
┃ TEL：○○
┃ FAX：○○
┃ MAIL：○○
┃ URL：自社URL
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
②他人と差をつけられるインパクト大の例
＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/＿/
＿/＿/＿/＿/＿/＿/
＿/＿/＿/＿/ 株式会社○○ ○○部
＿/＿/ 〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○ / FAX：○○
MAIL：○○
＿＿/＿＿/＿＿/
URL：自社URL ＿＿/＿＿/＿＿/＿＿/
＿＿/＿＿/＿＿/＿＿/＿＿/
＿＿/＿＿/＿＿/＿＿/＿＿/＿＿/＿＿/＿＿/＿＿/＿＿/＿＿/
③簡単に作れる個性的なテンプレの例
■□■□■□■□■□■□■株式会社○○■□■□■□■□■□■□■□
氏名／ふりがな
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○ / FAX：○○
MAIL：○○
URL：自社URL
■□■□■□■□■□■□■■□■□■□■□■□■□■■□■□■□■□■□
カジュアルなテンプレート
シンプルすぎると物足りなく、個性的なものだと派手すぎると感じてしまう方は、中間のカジュアルなテイストの署名を使いましょう。ちょうど良く目立たせられるので便利です。すぐに使える、カジュアルなテンプレートの例をご紹介します。
①感嘆符を入れて少し目立たせる例
!!--------------------------------------------------
株式会社○○
氏名／ローマ字
URL：自社URL
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○ / FAX：○○
MAIL：○○
--------------------------------------------------!!
②小なり・大なりで作るカジュアルなテンプレートの例
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>><<<
>>>株式会社○○
>>>氏名／ローマ字
>>>URL：自社URL
>>>〒○○○-○○○○
>>>東京都〜
>>>TEL：○○ / FAX：○○
>>>MAIL：○○
>>><<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<
③最低限の装飾でわかりやすくまとめた例
□□ーーーーーーーーーーーーーーーーー
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
■株式会社○○
氏名／ローマ字
MAIL：○○
■〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○ / FAX：○○
URL：自社URL
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ーーーーーーーーーーーーーーーーー□□
一工夫あるテンプレート
最後に、お知らせなどを入れた一工夫あるテンプレートを紹介します。
①会社のロゴを入れる
記号や文字ではない方法で署名を目立たせたい場合は、会社のロゴを入れるのもひとつの手です。あまり大きなサイズだとメールの容量を圧迫してしまうので、小さなサイズのものを使いましょう。
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
株式会社○○
氏名／ローマ字
MAIL：○○
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○ / FAX：○○
URL：自社URL
【自社のロゴを入れる】
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
②会社のSNSを設置する
自社のことを知ってもらう場所として、署名をより活用していく場合、会社のSNSを設置することも検討してみてください。流入経路を自然と増やせるので、メールマーケティングの手法としてもよく活用されています。
—————————————————
株式会社○○
○○部
氏名（ふりがな）
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○／FAX：○○
Mail：○○@co.jp
URL：自社サイト
【SNSのアイコンを羅列する。併せて各SNSのIDも記載しておくとベスト】
Instagram@〜
Twitter＠〜
Facebook＠〜
Youtube＠〜
—————————————————
③最新リリースを追加する
頻繁に更新する手間がかかるものの、自社製品やサービスのリリースが出たら署名にプラスするというのも取り入れたい工夫のひとつです。難しい場合は、自社リリースの情報がまとまっている一覧ページへのURLを貼るのでも良いでしょう。
*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:
□株式会社○○ ○○部
□氏名（ローマ字）
□〒○○○-○○○○
□東京都〜
□自社サイトURL
□リリース一覧URL：
□TEL：○○○ / FAX：○○○
□MAIL：○○@co.jp
*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:*:.:
④プロモーションバナーを設置する
営業メールを送るときに効果的なのが、署名へのプロモーションバナーの設置です。視覚的に目に入りやすいうえ、クリックされやすいというメリットがあります。ただし、営業メールではない既存顧客とのやりとりではあまり良い印象をもたれない可能性が高いので、営業メール専用の署名として設定するのがおすすめです。
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
株式会社○○
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
○○部
氏名（ふりがな）
〒○○○-○○○○
東京都〜
TEL：○○／FAX：○○
Mail：○○@co.jp
URL：自社サイト
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
【ここにプロモーションバナーを設置する】
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
ビジネスメールの署名を作成したら、自動挿入の設定を行おう
ビジネスメールの署名を作成した後は、必ず使っているソフトウェアに搭載されている自動挿入の設定を行いましょう。この設定が漏れていると毎回手動で署名を入れる手間が発生してしまいます。
多くの企業で使われているGmailやMicrosoftのOutlookには、署名の作成及び自動挿入機能が搭載されています。設定方法は各ソフトウェアの公式ページの説明を参考にしてみてください。
参考：Google Workspace「署名の設定」
参考：Microsoftサポート「署名を作成してメッセージに追加する」
自分らしく目的にあった署名を作成しよう
- 適切な情報量とわかりやすく記載された署名がもっとも良い
- 署名デザインは連絡を送り先やシーンに併せて使う
- 署名は自社や自社製品を知ってもらう場所としても活用できる
署名は、学生から新社会人になったり、新しい職場で働き始めたりしたタイミングで作成するものです。最初こそ先輩や上司、取引先の相手の署名から見よう見まねで作ることも多いかもしれませんが、慣れてくると自分らしく目的にあった署名を作成するのもおすすめです。
自分にあった運用方法も見極めて、自分らしく署名を活用していきましょう。
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