パワーポイントを共有する方法は？スマホやパソコン、Zoomなどでの共有方法を紹介

パワーポイントを作成した後、他の人にファイルを共有する際には、どのように行ったらいいのでしょうか。

本記事では、パソコンやスマホからファイル自体を共有する方法や、ZoomやSkypeなどで画面を共有する方法を解説。また、共有する際や、共有されたパワーポイントにコメントを入れる方法についても紹介します。

パワーポイントのファイルを共有するメリット

パワーポイントのファイルは、ダウンロードをしてファイルを送付したり、オンライン上で他の人に共有したりすることが可能です。では、共有することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

以下では、パワーポイントのファイルを共有するメリットをご紹介します。

メリット1．共同で編集できる

パワーポイントのファイルを共有する1つ目のメリットは、共同で編集できることです。

同じパワーポイントファイルを協力して作成できるため、「あとからグループメンバーのパワーポイントをまとめる」のような二度手間を行う必要がなくなります。

また、オンライン上で共有した場合、同じ画面を見ながら作業ができるので、相手の進捗度も知ることもできます。

メリット2．コメントができる

パワーポイントのファイルを共有する2つ目のメリットは、コメントができることです。

例えば、「文字の大きさ」について自分が納得できないことがあれば、相手にコメントをして文字の大きさについて指摘することが可能です。

一緒にいなくてもそばで会話しているように編集できるのが魅力です。

パソコンでパワーポイントのファイル共有する方法

作成したパワーポイントは、メールやURLを使って共有しましょう。

以下では、パソコンでパワーポイントを共有する方法を画像を使ってご紹介します。

相手がパワポを持っていない人のためにGoogleドライブで共有する方法もご紹介するので、ぜひ参考にしてくださいね。

メールで共有する

相手のメールアドレスを知っていてパワーポイントを使用している場合はメールでファイルを共有することをおすすめします。

STEP1．「共有」>「共有」を開く

まずは、右上にある「共有」から「共有」を開きます。パワーポイントの画面は、バージョンによって異なる場合がありますが、操作自体はほとんど同じなので安心してくださいね。

STEP2．メールアドレスを入力する

「宛先、名前、グループまたはメール」と書かれた場所に、メールアドレスを入力します。

STEP3．相手が間違っていないか確認する

メールアドレスを入力すると、上記の画像のように相手の名前が表示されます。

STEP4．必要ならばメッセージを入力する

「メッセージ」と書かれた場所に、相手に送るメール内容を入力することが可能です。

上司や先輩などにパワーポイントを共有したい場合は、メッセージを入力すると丁寧でしょう。

STEP5．「送信」をクリック

メールアドレスを入力し、必要ならば「メッセージ」を入力したあとは「送信」を押しましょう。

「送信」を押すと、「リンクが送信されました」と表示されます。相手にメールが届いているのか確認してもらい、アクセスできるのかチェックしてもらいましょう。

URLで共有する

大勢に共有したい場合は、メールアドレスを一つずつ入力するのは大変なので、共有用のURLを発行することをおすすめします。

共有用のURLにアクセスすることで、パワーポイントのソフトを持っているユーザーは、編集したり、スライドを閲覧できたりします。

STEP1．「共有」>「共有」をクリック

共有用のURLを発行する方法は、「共有」>「共有」をクリック。

STEP2．「リンクのコピー」をクリック

リンクのコピーの「コピー」をクリックします。

STEP3．「リンクを知っていれば誰でも編集できます」をクリック

URLを知っている人がだれでも編集できることに問題がある場合は、権限を変更しましょう。

「リンクを知っていれば誰でも編集できます」ボタンをクリックすると、共有の設定が表示されます。

STEP4．「表示可能」に変更する

編集可能をクリックし、「表示可能」に変更します。表示可能では、パワーポイントの内容を変更できません。

人によって権限を変えたい場合は「メール」などを使用することをおすすめします。

STEP5．リンクをコピーして共有する

表示されているリンクをコピーして、URLを共有しましょう。

Googleドライブで共有する

パワーポイントを共有する相手がMacユーザーの場合、パワーポイントの共同編集が行えない可能性が高いです。また、相手がパワーポイントのソフトを持っていない場合も、共同編集することが難しいです。

その場合は、パワーポイントではなくGoogleドライブでダウンロードしたパワーポイントファイルを共有し、Googleドライブで共同編集を行えるようにすることをおすすめします。

STEP1．「新規」をクリック

まずは、グーグルドライブを開き「新規」をクリック。

STEP2．「ファイルのアップロード」をクリック

「ファイルのアップロード」をクリック。

STEP3．アップロードしたいファイルを選ぶ

アップロードしたいファイルを選びます。

STEP4．アップロードされたファイルを開く

ファイルをアップロードできると、上記の画像のように右下にファイルが表示されます。

PPTXファイルをGoogleスライドで共有できました。

スマホでパワーポイントを共有する方法

スマートフォンでパワーポイントを使っている人もいるのではないでしょうか。スマホとパソコンで共有し合えば、スキマ時間を使ってスライドを作成できます。

以下では、スマホでパワーポイントを共有する方法をご紹介します。

STEP1．「共有」ボタンをクリック

まずは、画面上部にある「共有」ボタンをクリックします。

STEP2．クラウドに保存する

共有する前は必ずクラウドに保存する必要があります。必要ならばプレゼンテーションの名前を変更し「保存」ボタンを押しましょう。

STEP3．共有方法を選ぶ

上記の画像に示されている通り、共有方法は複数あります。どの方法で共有するか選びましょう。

STEP4．メールアドレスで共有する

メールアドレスで共有する場合は、「ユーザーの招待」をタップ。名前またはメールアドレスを入力し、編集権限を与えるか決めましょう。送信ボタンをクリックすると、簡単に共有可能です。

STEP5．「リンクのコピー」で共有する

リンクのコピーで共有したい場合は、「表示のみ」「表示と編集」のどちらの権限を相手に付与するか決める必要があります。

どちらかのボタンをタップすると、自動的にリンクがコピーされるので、共有したい相手にリンクを共有しましょう。

STEP6．「コピーを送信」をタップコピーを送信をクリックすると、LINEやメールなどで共有が可能です。また、PDFとして保存することもできます。

このように複数の共有の仕方があるので、自分にあったものを共有することをおすすめします。

Zoomでパワーポイントを画面共有する方法

Zoomを使っている際に、パワーポイントを画面共有し、相手に見せながら会議をすることもできます。

以下では、Zoomでパワーポイントを共有する方法をご紹介します。

STEP1．「画面の共有」をクリック

下画面にある「画面の共有」をクリックします。

STEP2．共有したい画面を選ぶ

開いている画面がいくつか表示されるので、その中でも共有したい画面を選択しましょう。

STEP3．共有を停止する

画面共有ができると、上記の画像のように「画面を共有しています」と緑文字で表示されます。

画面上部に表示されている赤色の「共有の停止」をクリックすると、共有の停止が終了します。

Skypeでパワーポイントを画面共有する方法

次に、Skypeの利用中にパワーポイントを画面共有する方法をご紹介します。

STEP1．「画面を共有」をクリック

右下にある「画面を共有」をクリックします。

STEP2．「共有を開始」をクリック

どの画面を共有するかを選択し、「共有を開始」をクリック。この2つの手順で簡単に画面共有可能です。

共有する・されたパワーポイントにコメントをする方法

共有する・共有されたパワーポイントにはコメントを入力できます。コメントを入力することで、明確に場所を指定しながら修正点や気になる部分などを相手に伝えられるので、とても便利です。

以下では、パワーポイントにコメントをする方法をご紹介します。

STEP1．コメントしたい場所を選択する

まずは、コメントしたいスライド、または文字などを選択します。

STEP2．「コメント」>「新しいコメント」をクリック

「コメント」>「新しいコメント」をクリック。

STEP3．コメントを入力する

コメントを入力し送信ボタンを押します。

STEP4．コメントを確認する

コメントが正しく送信されている場合は、上記の画像のように、コメントをした場所に色が付きます。

このようにして、どこにコメントがされたかどうかを確認できるので、コメントを活用しながらスライド作成を行ってみてはいかがでしょうか。

パワーポイントを共有できない場合の対処法

パワーポイントを共有できずに困っている人もいるのではないでしょうか。

Officeソフトを共有する際は「オンライン」でなければできません。ネットワークに繋がっていることを確認した上でもう一度共有する作業を行いましょう。

パワーポイントを共有して活用しよう

本記事では、パワーポイントの共有方法をご紹介しました。

パワーポイントに不慣れなうちは、どうやって共有すればいいのかわからず困ってしまうでしょう。しかし、本記事でご紹介したとおり、パワーポイントに表示されているボタン通りに操作を行えば簡単に共有できます。相手がパワーポイントを持っていてオンラインで共有したい場合は、メールやリンクで共有することをおすすめします。また、相手がパワーポイントを持っていない場合は、ファイルをダウンロード後Googleドライブで共有するといいでしょう。

本記事を参考に、パワーポイントを共有して活用してみてはいかがでしょうか。

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