会社の内線電話のかけ方は？マナーとトーク例を紹介【スマホ / 固定電話】

U-NOTE編集部

2022/12/06（最終更新日：2022/12/26）

目次: +会社の内線電話とは？; +会社の内線電話のかけ方; +内線をかけるときに知っておきたいマナー; +内線をかけたとき・受けたときのトーク例; +緊張せずに内線電話をかけられるようになろう

会社には「内線電話」というものが存在します。ビジネスフォンとも呼ばれており、回線を使用する外線電話とは違い、社内間での電話が可能なツールです。社会人となり企業に就職すると、必ず一度は内線電話を使うシーンが出てきます。

今回はそんな「内線電話」について解説。内線電話のかけ方や守るべきマナーに加えて、トーク例もご紹介します。固定電話からとスマホからでは内線電話のかけ方が異なるので、利用する機会が多い方はこの機会に扱い方を覚えておきましょう。

本記事の内容をざっくり説明

内線電話と一般的な電話はシステムに違いがある
固定電話・スマホ、内線電話をかける場合の違い
内線電話をかけるときに意識したいマナー

会社の内線電話とは？

内線電話が存在する企業も多いでしょう。公衆電話網を使用する一般的な電話とは違い、内線は社内の専用回線を使い、社内間での通話ができるのが特徴。そのほか、一般的な電話と内線電話の詳細な違いと、内線電話にかかる料金について解説します。

一般的な電話と内線電話の違い

一般的な電話は社外への発信・着信をする外線を指すのに対して、内線電話は社内間での通話を繋ぐことを指すのが一番の違いです。

通常オフィスに導入されるビジネスフォンは、外線と内線の両方の機能を備えています。ビジネスフォンは電話機単体ではなく、主装置と呼ばれるPBX（構内交換機）と専用電話機・卓上電話機・コードレス電話機など、複数の端末機で構成されており、内線電話のほかにも転送や保留などの機能を使うことが可能です。

また、一般的な電話である外線は電話機1台につき1つの電話番号しか使えないのに対して、内線電話は各電話機の番号をそれぞれのビジネスフォンで共有できます。

例えば、外部からの着信をAの電話機で受け取った場合でも、Bの電話機への保留・転送ができるため、電話を取り次いだり、電話をかわったりするのに席を立つ必要がなくなります。

ほとんどの企業で内線電話が使われているため、ビジネスパーソンであれば一般的な電話との違いは覚えておきましょう。

内線電話にかかる料金

内線電話は固定電話回線の電話網である公衆電話網を使用しないため、どれだけ利用しても料金はかかりません。

外線着信は、内線電話を利用するために必要な主装置・PBX（構内交換機）を通して、社内に設置されている端末機に伝わります。内線電話は社内の専用回線やPBXを使用する仕組みになっており、外線は使わないので、料金がかかりません。

会社の内線電話のかけ方

内線電話のかけ方は、携帯電話（iPhone）と固定電話の2種類があります。どのタイミングで内線を使った取り次ぎが必要になるかわかりません。どちらの方法もマスターしておきましょう。

携帯電話（iPhone）からかける方法

最近では、携帯電話（iPhone）から内線電話をかけることも増えてきました。外勤が多い方は、携帯電話から内線電話をかける方法を覚えておきましょう。

iPhoneから内線電話をかけるには、「代表電話番号＋一時停止（*長押し）＋内線電話番号」の順番でプッシュする必要があります。もし「*」を長押ししても「,」（コンマ）が入力されない場合は、電話番号の横に表示される三点マークから「一時停止」のメニューを追加しましょう。

固定電話と違いiPhoneから内線電話をかけるには操作方法に違いがあるので、この機会にぜひ覚えておきましょう。

固定電話からかける方法

会社の内線電話を固定電話からかける場合、使い方は非常に簡単。受話器を上げて内線ボタンを押したあと、かけたい内線電話番号をプッシュするだけです。

内線着信を受けた側の端末機には、内線用の着信音と共に発信側の内線番号が表示されます。着信側が番号を確認したうえで電話を取れば、内線通話が始まります。

内線をかけるときに知っておきたいマナー

内線電話をかけるときは、外線電話と同様にビジネスパーソンとしてのマナーを意識しましょう。特に大切なのは、必要な情報を伝えつつもなるべく短時間で終わるようにすること。内線電話をする前に伝えるべき内容をまとめておくことで、内線電話をスムーズに終えられます。

部署名と名前を伝える

内線電話をかけるとき、相手が受話器を上げたらまず自分が所属している部署の名前と、自分の名前を伝えるのがマナーです。

内線電話番号は社内に複数存在し、部署ごとに番号を振り分けていることがほとんど。例えば、営業部は「123」、管理部は「756」などです。その部署に設置されている端末からかけた内線電話はすべて同一の内線番号で表示されるため、着信があった側は誰がかけているのかわかりません。

また、すべての社員が内線番号を把握しているわけではありません。内線電話をかけたあとはまず部署名と名前を伝えることで、スムーズな取り次ぎを行えます。

電話を受けた人を確認する

部署名と名前を伝えたあとは、電話を受けた人を確認しましょう。「お疲れ様です。◯◯部の▲▲です。××さんはいらっしゃいますか？」と尋ねます。

電話を取った人が××さん本人であればそのまま要件を伝え、それ以外の方であれば××さんに取り次いでもらうよう説明します。

要件を簡潔に伝える

内線電話をしている間は自分の業務も相手の業務も止めてしまいます。相手が電話を取ったら要件を簡潔に伝えるようにしましょう。

「今お時間よろしいでしょうか？」などと、通話可能か確認してから話始めるようにしてください。

電話の取り次ぎであれば、企業名と電話先の相手の名前、そして今回の電話の要件を簡単に説明します。内線電話をする前に伝えるべき内容をメモにまとめておくのがおすすめです。

挨拶をして静かに受話器を置く

話すべき内容が終わったら、一言挨拶をして静かに受話器を置きます。勢いよく電話を置くと騒音になりかねないので、注意してください。

外線電話では、先方が電話を切るのを待ってから受話器を置くというビジネスマナーがありますが、内線電話はそこまで堅苦しいマナーはありません。

特に電話を取り次ぐ場合は、相手を待たせずになるべく早く電話を替わる必要があります。「それでは、失礼いたします」や「それではよろしくお願いいたします。失礼いたします」と一言伝えて、自ら電話を切る機転の良さも求められます。

内線をかけたとき・受けたときのトーク例

内線電話は自分からかける場合もあれば、逆に内線電話がかかってくる場合もあります。どんな場合でも対応できるよう、受け答えの想定をしておくのがおすすめです。

▼自分から内線電話をかけた場合
自分：お疲れ様です。◯◯部の◯◯です。◯◯株式会社の◯◯さん宛にお電話がありましたが、◯◯さんはいらっしゃいますか？

相手：お疲れ様です。◯◯さんですね。替わります。

◯◯さん：お疲れ様です。◯◯です。

自分：お疲れ様です。◯◯部の◯◯です。◯◯株式会社の◯◯さんからお電話がかかってきています。××の件についてご相談があるとのことですが、取り次いでもよろしいでしょうか。

◯◯さん：承知しました。内線電話は何番ですか？

自分：内線3番になります。よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。

もし内線電話した際に取次ぎ相手が席を外している場合は、わかる範囲で良いので電話を取った方にいつ頃席に戻るかを確認しましょう。外線電話の相手には、席を外している旨と電話が繋がりやすい時間帯を伝えます。加えて、折り返しの不必要も確認しましょう。

▼自分が内線電話を受けたときの場合
相手：お疲れ様です。◯◯部の◯◯です。◯◯さんはいらっしゃいますか？

自分：お疲れ様です。◯◯さんはいま席を外しておりまして、17時頃には戻ってくるかと思います。折り返しいたしますので、先方のお名前と電話番号を教えていただけますでしょうか。

相手：承知しました。◯◯株式会社の◯◯さんです。電話番号は××-××××-××××です。

自分：◯◯株式会社の◯◯さんですね。ありがとうございます。では、◯◯が戻りましたら折り返しする旨をお伝えいただけますでしょうか。

相手：承知しました。それでは、失礼いたします。

自分宛の内線電話であれば先方の名前と要件を聞き、自分以外の方宛の内線電話であれば内線番号を聞いて取り次ぎを行います。席を外している場合も少なくないので、その際は折り返し電話ができるように先方の電話番号も聞いておきましょう。

緊張せずに内線電話をかけられるようになろう

本記事のまとめ

内線電話は社内間の通話ができるシステム
内線電話にも最低限のルールがある
内線電話をかける場合と、内線電話を受けた場合の受け答えを想定しておく

内線電話は、情報の過不足なくスピーディーに情報共有するのが主な目的です。電話をかけている間は、自分の業務も相手の業務も止まってしまうので、結論から話すよう心掛けましょう。とはいえ、内線は社外の方ではなく、社内間の電話です。緊張しすぎず、まずはきちんと内容を伝えることを第一に考え、回数をこなして内線電話に慣れていきましょう。

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