証憑（しょうひょう）とは？種類や保存期間、電子保存の要件を解説

証憑（しょうひょう）とは、社内外で行われるあらゆる取引の成立を証明する書類です。証憑は売上・仕入れ・従業員にかかわるものと、それ以外のものの4種類に大別できます。

日常では使うことがない言葉のため、どのようなものなのかイメージしにくい人も多いのではないでしょうか。

本記事では、証憑とは何か、何のために発行・利用するのかを解説します。4種類の証憑の具体例や電子保存の要件、メリット・デメリットも紹介します。

証憑（しょうひょう）とは？

証憑（しょうひょう）とは、取引成立を証明するための書類のこと。「証憑書類」と呼ばれることもあります。

また、企業間の取引だけでなく、社内の取引を証明する書類も証憑だといわれます。金銭のやり取りの有無にかかわらず、あらゆる取引に関する書類が証憑にあたります。

証憑を発行・利用する目的

証憑を発行・利用する目的は、その取引が本当にあったことを証明するためです。取引が単なる口約束でないこと、かかわる人が互いに同意したことを証明し、証拠として残します。

4種類の証憑

取引した相手が社内と社外のどちらであるか、金銭のやり取りがあったかどうかにかかわらず、取引の証拠となる書類は証憑になると説明しました。

実は、証憑は次の4種類に分けることができます。

4種類の証憑

• 売上にかかわる証憑
• 仕入れにかかわる証憑
• 従業員にかかわる証憑
• その他の証憑

日頃から種類別に分けて整理しておくことで、その後の処理を効率よく行えます。では、それぞれの証憑の種類の詳細について確認していきましょう。

1．売上にかかわる証憑

「売上にかかわる証憑」には、主に社外との取引に関する書類があたります。具体的には次のような書類があり、これらをきちんと管理できていないと、経営や業績について把握できなくなってしまいます。

売上にかかわる証憑の例

• 契約書
• 請求書
• 領収書（自社が発行するもの）

2．仕入れにかかわる証憑

「仕入れにかかわる証憑」も、社外との取引に関する書類です。具体的には次のような書類があり、在庫や受発注をきちんと管理するために欠かせない書類です。

仕入れにかかわる証憑の例

• 納品書
• 発注書
• 受領表
• 領収書（自社宛のもの）
• クレジットカードやATMの利用明細書

3．従業員にかかわる証憑

「従業員にかかわる証憑」は、社内での取引（雇用契約）に関する書類です。具体的には次のような書類があり、個人情報の取り扱いに気をつけなければなりません。

従業員にかかわる証憑の例

• 雇用契約書
• 履歴書
• 退職届
• 給与明細
• タイムカード
• 賃金台帳

4．その他の証憑

「その他の証憑」はほか3つに含まれない、経営にかかわる書類です。具体的には次のような書類があり、契約変更や税務調査などで必要になることもあります。

その他の証憑の例

• 口座の利用明細
• クレジットカードの利用明細
• 事務所の賃貸借契約書
• 融資の返済予定表
• 社内外の会議にかかわる議事録
• 稟議書

法律ごとの証憑の保存期間

証憑には税法と会社法により、5～10年の保存期間が定められています。法律・証憑の種類により保存期間は異なるため、ミスの防止や管理負担の軽減を考えると、一律10年で保管しておくこともおすすめです。

税法では原則7年保存

税法での証憑の保存期間は原則7年、一部の書類で10年です。書類の種類が多く管理が難しいため、一律10年での保管がおすすめです。

税法で保存が書類

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 現金出納帳
• 売掛金元帳
• 買掛金元帳
• 固定資産台帳
• 売上帳
• 仕入帳
• 棚卸表
• 貸借対照表
• 損益計算書
• 決算に関して作成されたその他の書類
• 注文書
• 契約書
• 送り状
• 領収書
• 見積書
• 資産の譲渡、課税仕入れ、課税貨物の保税地域からの引取りに関する事項

※青色申告所を提出し、欠損金が生じた事業年度などは10年保存（2018年4月1日前に開始した事業年度の場合は9年）

参考：国税庁

会社法では5年または10年保存

会社法での証憑の保存期間は5年または10年です。株主や債権者などの閲覧や謄写の請求に対応するための「備置き」は5年、保存のための期間は10年です。

会社法で5年保存の書類

• 計算書類（備置きのため）
• 事業報告
• 監査報告
• 会計監査報告

会社法で10年保存の書類

• 計算書類（保存のため）
• 会計帳簿及び事業に関する重要な資料

参考：J-NET21

保存期間を守らなかった場合

証憑の保存期間を守らなかった場合には、次のような罰則・リスクがあります。

• 青色申告の取り消し
• 消費税の仕入れ税額控除が適用できない
• 欠損金の繰越ができない
• 税務署の推計により課税される
• 100万円以下の科料（会社法第976条）

参考：e-GOV法令検索

経営をするにあたって不利益が出るため、保存をすることを忘れないように注意しておきましょう。オンラインで管理している場合は、バックアップをこまめに取ったり、クラウドに入れて保管したりなど、リスク管理も忘れずに行ってください。

管理・省スペースのために、証憑は電子保存するのがおすすめ

証憑の保存期間は5～10年ですが、罰則や自社にとって不利な課税がされるリスクを考えると、一律10年で保存するのが安心です。

しかし、証憑を保存するには棚や部屋などが必要です。これらを用意するにはコストもかかりますし、紛失のリスクもあります。コストカットのためにも、紛失を防ぐためにも、証憑は電子保存するのがおすすめです。

電子保存の要件

証憑を電子保存するには、e-文書法と電子帳簿保存法の要件を満たさなければなりません。

e-文書法は書類を電子データで保存することを認める法律で、電子帳簿保存法は電子計算機を使った書類の作成・保存に関する法律です。それぞれ、次の要件があります。

e-文書法の要件

• 見読性：PCやディスプレイなどで、明瞭な状態で閲覧できる
• 完全性：データの改ざんを防ぎ、改ざんや消去の有無を確認できる
• 検索性：必要なデータをすぐに見つけるために検索ができる
• 機密性：不要な閲覧やサイバー攻撃を防ぐための対策がされている

電子帳簿保存法の要件

• 真実性の確保：訂正・削除履歴の確認、関係する書類や記録との関連性の確認、閲覧や保存に必要なマニュアルの確認ができる
• 可視性の確保：保存機器と同じ場所に電子データを閲覧・出力するための機器や説明書がある。取引年月日・勘定科目・取引金額について、範囲や条件を組み合わせて検索できる

参考：国税庁「電子帳簿保存時の要件」

電子保存のメリット

証憑を電子保存することには、次のようなメリットがあります。

• 保存スペースの削減
• 印刷、紙にかかる費用の削減
• 紛失や劣化の防止
• 検索性の向上
• リモートワークへの対応

リモートワークが進み、様々な手続きの電子化が進んでいる中、これからは電子帳簿保存がより一層進んでいくとされています。スペースや印刷などの経費削減にも繋がるため、電子保存にするのか悩んでいる方は、ぜひ検討をしてみてはいかがでしょうか。

電子保存のデメリット

証憑の電子保存は様々なメリットがありますが、次のようなデメリットもあります。

• 導入費用がかかる
• 月額利用料がかかる
• スキャンの過程で視認性が下がるリスクがある
• 不正アクセスや端末紛失などによる情報漏えいのリスクがある

特に、ITツールや、インターネットに慣れていない場合は、最初の手続きに悩むことも多いでしょう。大切な書類のため、不安な場合は専門家に相談するなどして、確実に実行していくことがおすすめです。

ツールを使って証憑を正しく管理、保存しよう

証憑は社内外で行われるあらゆる取引を証明する書類です。自社の経営状況を把握するためにも、青色申告取り消しや科料などのリスクを避けるためにも、期間を守ってきちんと保存しましょう。リスクヘッジとして、すべての証憑を10年保存するのがおすすめです。

あらゆる書類を10年保存するとなると、それなりの保存スペースが必要になります。そのための費用を削減するためにも、管理しやすくするためにも、電子保存するのがおすすめです。

本記事を参考に、証憑の管理方法について検討してみてはいかがでしょうか。