インターンシップを辞退するメールの書き方｜キャンセルの例文やマナーなどを紹介

「インターンシップに参加が決まっていたのに、どうしても参加できない事情ができてしまった」という人もいるのではないでしょうか。

本記事では、インターンシップを辞退するメールの書き方や、キャンセルするための例文、マナーなどを詳しくご紹介します。印象良くインターンシップをキャンセルしたい人は参考にしてくださいね。

インターンシップの応募や面接を辞退する連絡はメール？電話？

インターンシップの応募や面接をどうしてもキャンセルしなければいけない事情ができた人もいるのではないでしょうか。

キャンセルするときに気になるのが「連絡手段」。以下ではインターンシップの応募や面接を辞退するときにどのような連絡手段を使うべきかご紹介します。

基本的には電話に加えメールを送ったほうがいい

インターンシップを辞退するときは、「電話」をかけるだけではなく「メール」も併せて送ることが基本です。

電話が苦手だという人も多いかもしれませんが、電話のほうがより詳しく状況を説明でき、コミュニケーションでの誤解が生じにくいメリットがあります。

また、メールも併せて送ることで採用担当者が後で確認でき、辞退したい旨を誤解なく伝えることが可能です。

特に、当日や前日などのインターンシップが差し迫ったときに辞退する場合は、素早く伝えられる「電話」をするようにしてください。

事情がある場合は、メールだけでも可

「採用担当者に電話をしたが繋がらなかった」「メールアドレスしか知らない」などの事情がある場合は、メールでの連絡だけでも大丈夫です。

しかし、相手からメールのレスポンスがなければ、確実に辞退をすることを伝えるためにも会社に電話で連絡を行いましょう。

インターンシップを辞退するときの3つのマナー

辞退する連絡をするときには、どのようなことに注意したらいいのでしょうか。

辞退をすることで悪い印象を与えてしまわないためにも、インターンシップを辞退するときの3つのマナーについてご紹介します。

マナー1．なるべく早く辞退する連絡を入れる

インターンシップを辞退するときの1つ目のマナーは、辞退せざるをえなくなったことがわかった時点で、なるべく早く辞退する連絡を入れることです。

インターンシップ先の企業は、当日のために様々な準備をしています。少しでも早く伝えることで、準備の労力を軽減させたり、カバーできたりするものです。

インターンシップの前日や当日など急にインターンシップにいけないことになった場合は、電話ができる時間帯の場合は電話をかけましょう。電話ができない時間帯の場合は、まずはメールを送り、先方の就労時間になってから電話を改めてかけることをおすすめします。

インターンシップの辞退を決めた際には、インターンシップ選考の進み具合によらず、なるべく早く電話やメールでインターンシップ先に連絡することを忘れないでおきましょう。

マナー2．謝罪と理由を伝える

インターンシップを辞退するときの2つ目のマナーは、謝罪と理由を伝えることです。

電話をかけるときには、第一声に何から始めたらいいのかわからず困る人も多いでしょう。
電話をかえていきなり「インターンシップには参加できません」と伝えても、大勢いるインターンシップ生の誰なのかわからずに困ってしまいます。

インターンシップを辞退するときは、まずは「名前と大学」「参加するはずだったインターンシップの日時」を伝えましょう。その後に「インターンシップを辞退する旨」と「謝罪の言葉」を伝えます。

辞退の理由が「他のインターンシップと重なった」「行くのが面倒くさくなってしまった」などの場合は正直に伝えるのは避けておくほうが賢明です。「諸事情でいけなくなってしまいました」のように曖昧に伝え、インターンシップにいけないことへの謝罪を述べましょう。

マナー3．代替案がある場合は提案する

インターンシップを辞退するときの3つ目のマナーは、代替案がある場合は提案することです。

インターンシップが複数日で開催される場合や、面接の日程を変えてもらいたい場合などは念の為に提案してみましょう。

すでに他の日程も埋まっている可能性も高いですが、もしキャンセル以外の方法があるのであれば提示することで、インターンシップに参加する意欲があることを示せます。

インターンシップを辞退するときのメール例文

メールのマナーに自信がない人は、例文を参考にしてメールを作成したいと思っている人も多いでしょう。

以下では、インターンシップを辞退するときのメール例文をご紹介します。「応募を辞退するメール」「面接を辞退するメール」「説明会を辞退するメール」など状況に合わせてご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

インターンシップの応募を辞退するときのメール

まずは、インターンシップの応募を辞退するときのメールをご紹介します。応募の段階といえども、辞退メールを送ることを忘れないようにしましょう。

インターンシップの面接を辞退するときのメール

次は、インターンシップの面接を辞退するときのメールをご紹介します。

インターンシップの面接を受ける意志がある場合は、面接を別日に移せないかどうか聞いてみることをおすすめします。

インターンシップの説明会を辞退するときのメール

最後に、インターンシップの説明会を辞退するときのメールをご紹介します。

相手がインターンシップの説明会のために長い時間をかけて準備をしてくださったことを忘れず、謝罪をすることを忘れないようにしましょう。

インターンシップを辞退する旨のメールに返信がない場合の対処法

「メールでインターンシップの辞退の旨を伝えたのに反応がない」と不安になっている人もいるのではないでしょうか。

以下では、インターンシップを辞退する旨のメールに返信がない場合の対処法をご紹介します。焦らずに一つひとつ丁寧に試して解決していきましょう。

対処法1．迷惑メールに入っていないか確認する

インターンシップを辞退する旨のメールに返信がない場合の1つ目の対処法は、迷惑メールに入っていないか確認することです。

まずは、メールが届いてはいるけれど確認できてない可能性を消すために、迷惑メールを入念にチェックしましょう。メールを送った日から見返してみると、返信が見つかるかもしれません。

また、メールアドレスを複数持っている人は、見ているメールボックスが送ったメールアドレスと同じアカウントかどうかも確認しましょう。

対処法2．直接担当者に電話してみる

インターンシップを辞退する旨のメールに返信がない場合の2つ目の対処法は、直接担当者に電話してみることです。

相手からメールが届いていないことをチェックした上で、採用担当者に「◯月◯日にインターンシップを辞退する旨のメールを遅らせていただいた〇〇です。」と電話をかけましょう。

電話では、もう一度丁寧にインターンシップに参加できない理由や時間を使っていただいた感謝を述べるようにすることをおすすめします。

対処法3．もう一度メールを送る

インターンシップを辞退する旨のメールに返信がない場合の3つ目の対処法は、もう一度メールを送ることです。

採用担当者に電話が繋がらない場合や、どうしても電話ができない事情がある場合は、もう一度メールを送りましょう。

再送メールを送る際は「どうして返信をくれないのか」と怒っているような内容を書かないことに注意しましょう。「こちらの不手際で相手にメールが届いていなかったのかもしれない」という気持ちを持って、丁寧にメールを書くことをおすすめします。

インターンシップを辞退したときには選考に影響はあるの？

「インターンシップを辞退すると選考に影響があるのだろうか」と不安な気持ちになるのも無理はありません。

インターンシップの辞退の仕方によっては選考に影響がでることもあります。特に、無断でインターンシップをキャンセルしたり、社会人としてのマナーが感じられないメールを送ったりした場合はマイナスの印象を与えることも。

どうしてもインターンシップに行けない場合は、マナーを守って丁寧に辞退することで悪い印象を与えないように注意しましょう。

また、インターンシップには参加しておいたほうが選考に有利になる可能性は高いです。「なんとなく行きたくない」と思ってキャンセルしようとしている人は、ぜひインターンシップに参加してみることがおすすめです。

インターンシップを辞退するときはなるべく早く連絡しよう

本記事では、インターンシップを辞退するメールの書き方や、マナーなどをご紹介しました。

インターンシップを辞退することが決まったらすぐに、電話やメールをし先方に迷惑をかけないように務めることが重要です。

選考に大きな悪い影響を与えないためにも、本記事を参考に連絡の仕方やマナーに注意をして連絡してみてはいかがでしょうか。
 

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