膨大な情報の中から欲しいデータを探し出すのは大変なもの。
Excelでは検索機能を使用することで、簡単に欲しいデータを見つけ出せます。
本記事では、Excelで検索する方法を画像を使って解説。また、Excelの検索機能を活用するためのポイントや抽出する方法なども併せて紹介します。
- Excelで文字やリンク、関数を検索する方法
- Excelの検索機能を活用するための3つのポイント
- 検索をして抽出をしたいなら「VLOOKUP関数」を使用しよう
Excelで文字やリンクを検索する方法
まだExcelに慣れていない人は、検索機能ひとつをとっても難しく感じる人も多いのではないでしょうか。
Excelの検索機能は使い慣れてしまえば、簡単に使用することが可能です。まずは、基本的な文字やリンクを検索する方法をご紹介します。
文字を検索する方法
まずは特定の文字を検索する方法を確認していきましょう。
最初に、「ホーム」>「検索と置換」をクリック。
上記の画像のように、検索窓が出てくるので検索したい文字列を入力しましょう。文字列や数字、数式もどうように検索することが可能です。
「次を検索」「すべて検索」の2つの検索方法があります。以下では両者の違いを画像を使って解説します。
「次を検索」機能
検索する文字列に「い」と入力し、「次を検索」をクリックすると、シート上の「い」の枠が緑になります。
もう一度「次を検索」をクリックすると、シート上の別の「い」に移動します。
このように、シート上で特定の文字を探したいときに便利なのが「次を検索」機能です。
「すべて検索」機能
同様に、検索する文字列に「い」を入力し、全て検索をクリックしてみます。
上記の画像のように、「検索結果が見つかりました」と表示され、どのシートのどのセルに調べた値があるのかが表示されます。
「Sheet1 A17 い」と書かれた場所をクリックすると、自動的に目的のセルに移動してくれる機能もあります。
すべてのセルをより詳細に見たい場合は「すべて検索」を活用しましょう。
リンクを検索する方法
リンクを検索する際は「https」や「.xl」などのリンクに含まれているものを文字列にして検索しましょう。
Excelの検索機能を活用するための3つのポイント
Excelの検索機能の使い方の基本をご紹介しました。検索機能をさらに活用したい人のためにも、以下ではExcelの検索機能の優れた機能をご紹介します。
ポイント1．検索のオプションを最大限活用しよう
Excelの検索機能を活用するための1つ目のポイントは、検索のオプションを最大限活用することです。
検索窓の下に「検索のオプション」があります。
「検索オプション」をクリックしてみると、上記の画像のように、様々なオプションが出てきます。
これらのオプションはExcelのバージョンによって異なるので、上記の画像にないものがある人もいれば画像にあるものが表示されていない人もいるでしょう。
以下では、「大文字と小文字を区別する」「セル内容が完全に同一であるものを検索する」機能について簡単にご紹介します。
「大文字と小文字を区別する」機能
オプションを追加していないとExcelは「A」と「a」を同じものとして認識してしまいます。
オプションの「大文字と小文字を区別する」をチェックし、「すべて検索」または「次を検索」をクリックします。オプションが反映されて、「a」のみが検索結果として表示されるようになりました。
管理番号を「AAA」「Aaa」のように大文字小文字を使用している人は、ぜひオプションを活用してくださいね。
「セル内容が完全に同一であるものを検索する」機能
オプションを使用しないExcelの検索では「あいう」と検索する文字列を打つと、「あいうえお」「あいう」が検索結果として提示されます。
つまり、実用的な例で考えると「山田花」さんの顧客情報を調べたいとき、関係のない「山田花子」さんまで出てくることになります。
「セル内容が完全に同一であるものを検索する」機能を使用すると、完全一致したもののみが表示されるようになります。
つまり、検索キーワードを含むものを調べたい場合はオプションを付けずに検索をする必要があります。「絶対にシートに書いているはずなのに検索しても出てこない」と困惑している場合は、オプションにチェックが入っていないか確認してみましょう。
ポイント2．あいまい検索（ワイルドカード）を活用しよう
Excelの検索機能を活用するための2つ目のポイントは、あいまい検索（ワイルドカード）を活用することです。
調べたい文字列がはっきりしないときに使用したいのが「ワイルドカード」。ワイルドカードとは、「山田◯子」の「◯」の部分のように、曖昧で思い出せないときに使用できるトランプのジョーカーのようなものです。
ワイルドカードには「*（アスタリスク）」「？」の二種類があります。
「*（アスタリスク）」は任意の文字列を置き換えられるワイルドカードです。
一方「？」は、任意の1文字を置き換えられるワイルドカードです。「？」を使用するときは、必ず半角で使用することを覚えておきましょう。
では、「？」や「*」を検索したい場合は、どうすればいいのでしょうか。
単純に「？」を検索しようとしても、ワイルドカードであると認識されて「一致する結果が見つかりません」と表示されます。
「？」や「*」を検索する場合は「~（チルダ）」を使用します。上記の画像のように「~?」と入力すると、ワイルドカードが帳消しされて文字として検索することが可能です。
「？」や「*」を検索することは少ないかもしれませんが、ワイルドカードとして使用できることや、文字として調べるときは「~」が必要なことを覚えておくと便利ですよ。
ポイント3．ショートカットキーを覚えよう
Excelの検索機能を活用するための3つ目のポイントは、ショートカットキーを覚えることです。
Windowsのショートカットキー「Ctrlキー」+「Fキー」、Macのショートカットキーは「Command」+「Fキー」です。
検索機能は高頻度で使用するものなので、ショートカットキーを覚えておくといいでしょう。
検索をして抽出をしたいなら「VLOOKUP関数」を使用しよう
検索して抽出したい場合は、検索機能だけではなく「VLOOKUP関数」などの関数を使用する必要があります。
VLOOKUP関数は、四則演算のように簡単な関数ではなく「＝VLOOKUP(検索キー, 範囲, 指数, [並べ替え済み])」と使用します。
少々複雑な関数なので苦手意識を持つ人も多いでしょう。しかし、必要な要素と何を入力すればいいか把握することで簡単に使いこなせるようになります。
VLOOKUP関数の使い方を知りたい人は「VLOOKUP関数の使い方とは？準備から基本の式の作り方を解説」を参考にしてみてはいかがでしょうか。
Excelで検索する方法をマスターしよう
- 「すべて検索」「次を検索」の違いを理解して使い分けよう
- ワイルドカードやオプションを使いこなそう
- Excelで検索のショートカットキーを覚えよう
本記事では、Excelで検索する方法や、検索機能を活用するためのポイントなどをご紹介しました。
検索する機能は使用頻度が高いので、「Ctrlキー」+「Fキー」または「Command」+「Fキー」のショートカットキーを覚えておくとスムーズに検索できますよ。
本記事を参考に、検索機能を使いこなす方法を身につけてみてはいかがでしょうか。
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