ピボットテーブルの使い方とは？初心者向けに基本を画像で解説

データの分析や集計などに使用される「ピボットテーブル」。使いこなせれば便利な機能がたくさんありますが、初めて使用する人には難しいでしょう。

本記事では、ExcelやGoogleスプレッドシートのピボットテーブルの使い方を初心者向けに画像を使って解説。ピボットテーブルを使ってみたいという人はぜひ参考にしてくださいね。

ピボットテーブルとは？

「ピボットテーブル」という言葉を聞いたことがあっても、使い方を知らない人も多いのではないでしょうか。

ピボットテーブルとは、大量のデータから必要なデータを抽出するために使われます。大量のデータを使って分析をする必要がある人は、ピボットテーブルの使い方をマスターしましょう。

ピボットテーブルを使うためのデータの下準備

ピボットテーブルを使うためには、データを正しく過不足なく入力しておく必要があります。

以下では、ピボットテーブルを使うためのデータの下準備を紹介。ピボットテーブルを使う前に、データが以下の要素を満たしているか確認しましょう。

タイトルを必ずつける

タイトルを付けずに表を作っている人もいるのではないでしょうか。

ピボットテーブルを使用する際は、必ずタイトルを付ける必要があります。

上記の画像のように、簡単に行のタイトルを付けるようにしましょう。

空白行を作らない

上記の画像のように、空白行を作ってしまうと、ピボットテーブルを正しく使用できません。なるべくデータを埋めてからピボットテーブルを作るようにしましょう。

データに関係ないセルは消す

上記の画像のように、データに隣接する場所にデータに関係ないセルがある場合も、ピボットテーブルがうまくいかなくなる可能性があります。

データから離れた場所に入力すると、ピボットテーブルに影響を与えません。

もしくは、ピボットテーブルを作成する際の「データ範囲」を直すことでも解決できます。

上記の画像では自動的に「'シート1'!A1:D8」になっています。

データがあるのはD7までなので、「'シート1'!A1:D7」と範囲を変更しましょう。

Excelでのピボットテーブルの使い方

Excelでのピボットテーブルの使い方をステップに分けてご紹介します。

ExcelとGoogleスプレッドシートは使い勝手が異なります。Googleスプレッドシートを使用している人は、後ほど紹介する「Googleスプレッドシートでのピボットテーブルの使い方」を参考にしてくださいね。

STEP1．ピボットテーブルを作る

まずは、ピボットテーブルを作ってみましょう。「挿入」をクリックし、「ピボットテーブル」を選択。

データの範囲が正しいことを確認し、「OK」をクリック。データの一部分を選択しておくと、自動的にデータ範囲を読み取ってくれますよ。

「Sheet2」にピボットテーブルが開かれました。

シートをクリックすると、ピボットテーブルフィールドが隠れてしまいます。

「ピボットテーブル1」と書かれた場所をクリックすると、「ピボットテーブルフィールド」が再度表示されるので、安心してくださいね。

STEP2．ピボットテーブルフィールドを編集する

ピボットテーブルフィールドを編集することで、必要なデータを抜き出したり、分析したりできます。

「行」「列」「値」を選択し、ピボットテーブルを作っていきます。今回は「商品名」を列に追加します。商品名にカーソルを合わせ、「∧」をクリックしましょう。「行に追加」を選択します。

同様の操作をドラッグアンドドロップで行うことも可能です。「商品名」を長押しし、「行」の空白部分に持っていきましょう。

「商品名」を「行」に追加すると、上記の画像のように「商品名」のみが表示されます。

同様に、「値」に「総売上金額」をドラッグアンドドロップすると、上記の画像のように、「商品名」の隣に「総売上金額」が表示されます。

このように、作成した表の好きなところを切り取って比較できるのが「ピボットテーブル」のメリットです。

STEP3．グラフを利用する

視覚的にわかりやすくするために「グラフ」を挿入してみましょう。

「挿入」をクリックし、グラフの中から好きなグラフを選びます。今回は、「円」グラフを選びました。

上記の画像のように、総計の円グラフが表示されました。このグラフはピボットテーブルと連動しています。

STEP4．「昇順」「降順」機能を使用する

ピボットテーブルは「昇順」「降順」が簡単に変えられるのが魅力です。

「商品名」の横にある「∧」をクリックし、「値で並び替え」を選択します。

上記の画像のように「小さい順」「大きい順」を選択する画面がでてきます。今回は「小さい順」を選択し、「OK」をクリック。

「総売上金額」が降順になり、グラフにも変更が反映されました。

STEP5．フィルター機能を使用する

「A」と「B」だけを取り出して調べたいときに便利なのが「フィルター機能」。

フィルター機能を使用するためには、「商品名」の隣りにある「∧」をクリックし、一番下にある「フィルター」を選択します。

表示させたい内容だけにチェックマークをつけます。必要のない内容がある場合はチェックを外しましょう。今回は「ボールペン」と「鉛筆」のみを表示させます。

上記の画像のように、「鉛筆」と「ボールペン」の必要な値のみを取り出せました。

このように、ピボットテーブルにはたくさんの機能があります。初めからすべてを使いこなすのは難しいので、一つひとつの動作に慣れていきましょう。

Googleスプレッドシートでのピボットテーブルの使い方

Googleスプレッドシートでのピボットテーブルの使い方をステップに分けてご紹介します。

STEP1．ピボットテーブルを作る

表を完成させたら、「挿入」>「ピボットテーブル」をクリックします。

データ範囲を確認して、正しければ「作成」をクリックしましょう。データの一部分をクリックしておくと自動でデータ範囲を入力してくれるので、データの一部分を選択しておくことをおすすめします。

「作成」をクリックすると、上記の画像のように「ピボットテーブル」のシートが新しくでき、「ピボットテーブルエディタ」が表示されます。

セルをクリックすると、ピボットテーブルエディタが隠れてしまいます。

データをクリックすると「ピボットテーブルエディタ」が表示されるので、安心してくださいね。

STEP2．ピボットテーブルエディタを編集する

まずは、「行」の隣りにある「追加」を押し、どの項目を表示させるか決めましょう。今回は「商品名」を選択しました。

「商品名」が行に追加されたことが確認できます。

同様に、「値」に「総売上金額」を表示しました。もとの表と比べて、必要なデータだけ見れるピボットテーブルになりました。

STEP3．グラフを利用する

グラフを利用して視覚的にわかりやすいように、データを管理してみましょう。

「挿入」>「グラフ」を選択し、グラフをピボットテーブルに作ります。

上記の画像のように、「総計」までグラフに入ってしまい正しいグラフが表示できていません。

「統計を表示」のチェックを外すと、上記の画像のように正しいグラフが簡単に表示されます。

STEP4．「昇順」「降順」機能を使用する

「昇順や降順に並び替えたい」と思うときもあるでしょう。ピボットテーブルを使うことで、簡単に並び替えられます。

まずは、「行」の下にある「並び替え」をクリック。何で並び替えるかを選びましょう。

昇順で並び替えると、ピボットテーブルの表が昇順になり、挿入した表も昇順に変わりました。

STEP5．フィルタ機能を使用する

「A」と「B」のデータだけを比べたいと思うこともあるのではないでしょうか。「フィルタ機能」を利用すると、簡単に特定のデータを抽出できます。

画面右下にある「フィルタ」の「追加」をクリック。どの項目で絞りたいのかを選びましょう。

「すべての項目を表示しています」の隣にある「▼」をクリック。

表示させたいデータにチェックを付けて、「OK」を選択しましょう。

上記の画像のように、「ボールペン」と「鉛筆」のみのデータやグラフが表示されます。

ピボットテーブルの基本の使い方をまずはマスターしよう

本記事では、ピボットテーブルの基本の使い方をご紹介しました。

初めてピボットテーブルを使うと、エディタの意味がわからず困惑してしまう人も多いでしょう。しかし、一つひとつの操作は簡単なので、どのようなことができるのか少しずつ把握していきましょう。

本記事を参考に、ピボットテーブルを使ってデータの分析を行ってみてはいかがでしょうか。

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