バイトの面接の日程調整・変更や返信のマナーとは？そのまま使える例文を紹介

最近ではメールでバイトの面接日程を調整する機会も多くなってきました。学生の場合、メールでやりとりする機会がほとんどないため、どのようなメールを書けばよいのか不安に思う方は多いはず。

バイトの面接日程を調整する場合や決定後に変更したい場合、返信する場合のマナーを解説。そのまま使える例文もいくつかご紹介しているので、迷っている方はぜひ参考にしてみてください。

バイトの面接のためにメールをするときのポイント

バイトの面接のためにメールをする際、気をつけたいポイントが複数あります。基本的にはビジネスメールの形式で書き、内容は簡潔にまとめましょう。一度のメールで複数のことを伝える場合は、冒頭部分で「何について書いているメールなのか」を記載すると丁寧です。

最後まで完成したら見直しをして、誤字脱字がないかをよく確認します。特に、先方の企業名や採用担当者の氏名、そして自身の基本情報は漢字の変換ミスがないか要チェック。素早く連絡するのはもちろん大切ですが、メールでのやりとりでは丁寧さが伝わる内容になっているかも重視したいポイントです。

詳細は「バイト応募のメールに必要な項目・ポイント・そのまま使えるメールを紹介」の記事にてご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

バイトの面接で日程調整をするときのメールの書き方

バイトの面接の日程調整の連絡は、なるべく早くするのが基本。採用担当者はほかにもさまざまな業務を抱えているため、素早く日程を確定しないとどんどん後倒しになってしまいます。先方に好印象を与えるメールの書き方とポイントを解説します。

自分から提案するときには希望の日程を記載する場合

バイトの面接日時の調整をする際、自分から提案する場合には希望の日程を記載しましょう。希望日程はひとつではなく、複数あげるのが基本。一週間の日程ではなく、週をまたいだ日程を伝えても問題ありません。

ポイントは、日程と曜日があっているか、余裕を持って面接場所に行ける時間指定になっているかを確認すること。希望日程の情報に誤りがあると先方が混乱してしまいます。落ち着いてスケジュールをチェックし、無理のない範囲の希望日程を伝えましょう。

相手から提案があった日程を承諾する場合

相手から提案があった場合、日程承諾の旨を必ず伝えます。ポイントは、返信の本文内にも提示された面接日時を記載すること。日程があっているか不安になった際にメールを遡って確認ができるほか、お互いの認識違いが起きてしまうことを避けられます。

相手からの提案から別の日に変更したい場合

相手から提案された日程が難しい場合は、別の日に変更したい旨を伝えましょう。必ずお詫びの文章を記載し、変更したい理由に関しては素直に伝えたほうが好印象です。あわせて、変更可能な日程を複数提案します。

日程決定後にスケジュールを調整したいときのメールの書き方

日程決定後、何らかの理由でスケジュールを変更したい場合は、素早く先方に再調整のお願いをしましょう。日程そのものが難しい場合は別日を提案し、時間のみ調整したい場合は決定した面接日で可能な時間帯を複数提案します。加えて、別の希望日程も複数案出しましょう。

バイトの面接の日程調整メールの返信方法

応募メールに対して選考の連絡がきたら、次は面接の日程調整です。返信の回数や面接メールに返信する場合の例文をご紹介します。

返信は何回までする方がいいの？

バイトの面接の日程調整メールへの返信は、なるべく少ない回数で終わらせるのがベター。先方から候補日をあげてほしいといわれた場合でも、先方からの候補日に返答する場合でも、2往復程度におさめましょう。

バイトの面接メールに返信する場合の例文

バイトの面接メールへの返信には2パターンあります。ひとつ目が、先方から候補日をあげてほしいといわれた場合。ふたつ目は、先方から提案された候補日に対して返答する場合です。

バイトの面接前のメールの例文

バイトの面接前には、面接場所や服装、荷物など確認したいことがいくつかあります。前日に慌てて連絡するのではなく、余裕を持って確認をし、当日に向けてきちんと準備を行いましょう。聞きたい内容・伝えたい内容別にメールのポイントと例文をご紹介します。

服装について確かめる場合

バイトの面接時に関して不安がある場合、メールにて確認しましょう。その際「何を着ていけばいいか」を聞くのではなく、「この服装でも問題ないか」を尋ねます。件名には、メール本文の内容がわかりやすいタイトルを付けましょう。

質問がある場合

当日の面接について質問がある場合、事前に確認しておきましょう。例えば、場所や持ち物などがあります。採用担当者はほかの業務の合間をぬって面接日時を調整しています。面接を受ける側も移動時間や履歴書の準備など時間がかかっているので、不備がないよう面接が進むかを考え、当日までに確認と準備を終わらせましょう。

メールに気づかず、返信が遅れた場合

SNSでのやりとりに慣れていると、メールでの連絡に気づかない場合があります。メールが届いてから24時間以上経過していても必ず返信を行い、その際はお詫びの一言を添えましょう。

面接を辞退・キャンセルする場合

いくつかのバイトに並行して応募している場合、面接を辞退したりキャンセルしたりしなくてはならないことがあります。連絡はなるべく早めにしましょう。基本的にはメールで問題ありませんが、気になる場合はメールの後に電話でフォローするのもおすすめです。

辞退・キャンセルの理由は、「一身上の都合」「家庭の事情」などとしても問題ありません。もし採用担当者から理由を尋ねられた場合は、正直に辞退の理由を伝えましょう。

バイトの面接の日程調整中に返信がこないときの対処法

採用担当者はほかの業務と兼務しているケースが多いので、場合によっては日程調整の連絡が遅くなることがあります。数日経っても返信がきていない場合は3つのステップで確認しましょう。

迷惑メールフォルダに入っていないか確認する

バイトの面接の日程調整中に返信がこない場合、まずは迷惑メールフォルダに入っていないかを確認しましょう。

使用しているメールソフトによっては、やりとりしているメールが自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう場合があります。メインの受信フォルダ以外に迷惑メールフォルダでも、応募先のアドレスや宛名、件名で検索をかけ、返信が届いていないかを確認しましょう。

メールでリマインドをする

迷惑メールフォルダに返信がなかった場合は、メールでリマインドを送りましょう。件名は忘れずに付け、どの応募者からの連絡なのかをわかるように情報を記載するのがポイントです。

電話で確認をする

メールでリマインドを送っても返信がこない場合は、店舗やオフィスに直接電話をかけて応募メールが届いているかを確認しましょう。

電話をするタイミングは、店舗なら営業時間内。忙しい時間帯は避けて連絡しましょう。

オフィスの場合は、席を外している確率の高い、お昼の時間以外に電話をかけるのがおすすめ。担当者が不在であれば、何時頃なら繋がりやすいかを確認し、再度連絡をするか、要件を伝えてもらうようにしてください。

バイトの面接前のメールで好印象をつかもう

メールは文字だけのやりとりになるため、丁寧さや返信の素早さが大切です。このふたつを意識するだけで好印象を与えられます。

また、連絡をするときには自身の希望を伝えるだけでなく、相手が時間を割いて面接の機会を作ってくれていることに対する感謝もきちんと伝えることがポイントです。

本記事で紹介したメールマナーを意識して、面接前から好印象をつかみましょう。

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