予約メールに必須の項目は？そのまま使える例文も紹介

「予約メールを送りたいけれど何を書けばいいのだろう」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

本記事では、予約メールに必須の内容や、飲食店・美容院・ホテルなどのシーン別にメールの例文をご紹介します。予約メールの内容を考えている人はぜひ参考にしてください。

予約メールに必須の内容

予約メールを送るときに何を記載するのか悩む人もいるでしょう。

一度で確実に予約をするためにも、予約メールに「必須の内容」を不足なく記入するのは大切です。記載漏れがあると、メールを何往復もしてしまうことになり、余計な時間が取られてしまうことも。

まずは、予約をスムーズに取るために、初めての連絡で含めておきたい内容についてご紹介します。

すでに日程が確定されている場合を除き、日時は第2〜3希望まで書くことをおすすめします。

第1希望だけを書いてしまうと、その日の予約がいっぱいだった場合、何度も連絡をしなければいけません。初めから希望を複数書くことで、第1希望がダメだった場合、何度もメールを送るわずらわしさを避けるだけではなく、第2希望の日にちが埋まってしまうリスクも減らすことができます。

予約するときのメールの例文

飲食店や、美容院などメールを送る先によって、予約メールは微妙に違うもの。

以下では、シーン別の予約するときに送るメールの例文をご紹介します。店によって必須の内容がある場合もあるので、臨機応変に対応してくださいね。

飲食店

飲食店の予約をする場合、特定の日時がいいことも多いのではないでしょうか。その場合は、日時を第1希望のみ書いても問題ありません。

席を準備する関係から、子供の人数・大人の人数などを知っておきたい飲食店も多いです。人数を書く際は、大人が何人・子供が何人なのか伝えれるとGOOD。

また、必要であれば「禁煙席」「喫煙席」のどちらがいいのか書きましょう。

また、相手にわかりやすいように箇条書きを活用するのも一案です。箇条書きの例文を以下に示します。

美容院・サロン

美容院やサロンを予約する場合は、カルテの都合で、店側の対応が変わる可能性があるため「新規」なのか「再来」なのかわかるように書くことをおすすめします。

また、担当者の希望や、メニュー内容を忘れずに記入しましょう。

ホテルの宿泊

ホテルを予約するときは、「チェックインの時間」「車を止める場所」「ベットの大きさ」「人数」などを忘れずに書きましょう。

商品の予約

商品の予約をするときは、何の商品をいくつほしいのか明確に記入しましょう。商品番号やURLなどを貼って、相手にわかりやすく伝えられると良いメールが書けますよ。

予約を確認するときのメールの例文

「予約が無事できているか不安……」となることもあるのではないでしょうか。特に電話で予約した場合、予約確認メールが来ないため、確認しておきたいという人も多いでしょう。

以下では、予約ができているか確認するためのメールの書き方をご紹介します。

お店の予約をキャンセルするときのメールの例文

急用が入ってどうしてもお店にいけなくなることもあるのではないでしょうか。

メールを送るのを億劫に感じるかも知れませんが、無断キャンセルは絶対にNG。お店の予約をキャンセルするメールの例文を確認しながら、丁寧に予約をキャンセルしましょう。

予約メールでは必要な項目を抜けもれなく記載しよう

本記事では、予約メールに必須の内容や、予約するときのメールの例文などをご紹介しました。

項目が複数ある場合は箇条書きを使用し、確実にもれなく相手に情報を伝えることを意識してみてください。

本記事を参考に、予約するときのメールを作成してみてはいかがでしょうか。

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