面接のお礼メールは送る？書き方やマナー・そのまま使える例文を紹介

面接終了後に面接のお礼メールを送るべきか悩んでいる人も多いのではないでしょうか。お礼メールは、必ずしも必要ではないと言われていますが、送る場合にはどのような文面にしたらいいのでしょうか。

本記事では、面接のメールを送ることで好印象を与えたいという人のために、面接のお礼メールの必要性や、お礼メールを書くときの注意点などを紹介。そのまま使える面接のお礼メールの例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

面接の後に、お礼メールは必要？

「面接後のお礼メールは送るべき」という意見もあれば、「送らなくても大丈夫」と言っている意見もあり、困惑している人もいるのではないでしょうか。

結論から述べると、お礼メールは絶対に送らなければいけないものではありません。

しかし「好印象を与えるためにもメールを送りたい」と思っている人は、メールを送ることをおすすめします。以下では、メールに書くべきおすすめの内容をご紹介します。

時間と機会をいただいたことへの感謝を伝えるのがおすすめ

面接後のお礼メールには「時間と機会をいただいたことへの感謝」を伝えることをおすすめします。

面接官たちは忙しい時間の中、面接の時間を取っています。面接官はもちろん業務の一環として行っているため、必ずお礼を伝える必要はありませんが、自分との時間を取ってくれたことに対する感謝の気持ちを簡潔に伝えられると、好印象が残せます。

ただし、「お礼メールは送ったほうが採用につながる」というよこしまな理由で、コピーアンドペーストしたメールをそのまま送ることは危険です。感謝の気持ちが伝わらないだけではなく、「適当な対応をしている」と思われ、マイナスイメージになることもあるでしょう。

印象に残ることを目的にせず、純粋な感謝の気持ちを書き連ねることを意識すると好印象を与えられますよ。

伝えきれなかったことを簡単に補完するのも有効

面接が終わったあと「あれもこれも伝えられなかった……」と反省している人もいるのではないでしょうか。

お礼メールで面接時で伝えられなかった内容を補完することも一案です。

注意しておきたいことは、長文で言い訳をすること。あくまでお礼メールで送る内容は補いであって、自己アピールを猛烈にしたり、言い訳をしたりするものではありません。

言い訳メールを送ってしまうと、逆によくない印象をあたえてしまうため、お礼メールを送るときは冗長な内容になっていないか確認してから送りましょう。

好印象になる可能性もあるが、送らなかったからと採否に影響することはない

すでにご紹介したとおり、お礼メールは必ずしも送る必要があるものではありません。

お礼メールを送ったら好印象を与えられる可能性はありますが、逆に送らなかったからといって面接に落ちるわけではありません。

お礼メールの有無は採否に影響をおよぼすことはないため、「お礼メールを送るのを忘れていた……面接不合格かも」のように悩んでいる人は、安心してくださいね。

面接のお礼メールの書き方

相手がスムーズに読むメールの文面を作るためには、ビジネスメールの基本を知っておくことが非常に大切です。

まずは、ビジネスメールの形式や、件名、書き出しなどについて解説していきます。社会人になっても役に立つ知識なので、早めに身につけておきましょう。

基本はビジネスメールの形式に沿って書く

いくら感謝の気持ちを表した文章でも、LINEやInstagramに書くような短文を送るのはNG。お礼メールを送る際は、ビジネスマナーを守ったメールを書くことが何よりも大切です。

「ビジネスメールの書き方がわからず、英文をコピーアンドペーストしてしまう……」という人もいるのではないでしょうか。コピーアンドペーストでは、状況が少しでも変わってしまうと筋が通らない文章になってしまう恐れがあります。

ビジネスメールには型があるので、その型を把握し自分の状況に沿ったお礼メールをかけるようになることが大切です。

件名の書き方

面接担当者や採用担当者は、日々の業務に加え採用についての仕事を行っているため大変忙しいです。人によっては何十通から何百通のメールの対応をしている人もいるでしょう。

そのため、社会人はどのメールを優先して見るべきか「件名」で判断しています。

件名が「今日はありがとうございました」「面接について」のようなわかりにくいメールだと、優先順位を下げられてしまいます。ひどい場合だと、スパムだと思われ読まれないことも。

何に対してメールを送っているかを「件名」で具体的に示すことを意識しましょう。例えば「【面接のお礼】7月12日　山田大樹」のように、「面接のお礼メールであること」「日程」「名前」を取り入れることをおすすめします。

宛名の書き方

ビジネスメールでは書き出しに相手の宛名を書くことが一般的です。

宛名を書く際は、正式名称で「企業名」「部署名」「担当者の名前」を分かる範囲で書く必要があります。

企業名を書く際は、省略するのはNG。また、「株式会社」を「（株）」と書くのも無礼な行為と捉えられます。

「株式会社◯◯」や「◯◯株式会社」のように、前と後ろのどちらに「株式会社」がつくかも確認しておきましょう。

会社名の確認の仕方は、公式サイトを確認することをおすすめします。正式名称は「会社概要」に書かれていることが多いので、チェックしてみてくださいね。

部署名や担当者名がわかっている場合は「〇〇株式会社　人事部　佐藤健様」と書きます。「佐藤健様　御中」のように「様」と「御中」を重ねるのは、二重敬語というルール違反。

丁寧にしようと、余計な敬語を使用しないように注意しましょう。

書き出しの書き方

宛名を書いたあとは、自己紹介を書きます。

自己紹介を書く際は、「山田太郎です」などフルネームで書きましょう。

よくある名字の場合同じ名字の人がいる可能性が高く、混同される恐れがあります。フルネームでも誰かと間違われる可能性が高い場合は、「〇〇大学〇〇学部の山田太郎です」と説明するのも一案です。

本文の書き方

当たり前ですが、メールを書く上で本文が最も大切であり、難易度が高いポイントです。

本文を書く際は「シンプルに」「言い訳を行わない」ことを意識することをおすすめします。

本文で自分にしかかけない文章を書くことで初めて、相手へ気持ちを伝えることができるといえるでしょう。

以下では、おすすめの感謝の気持ちを伝える本文の書き方を紹介します。

また、感謝の気持ちを書いたあと面接を通して感じたことや自分の変化を書くことをおすすめします。

「〇〇様のお話をうかがい、〜〜だと感じました」「本日の面接を通して、〜〜するイメージができました」のような形式で、具体的に書けるとより好印象を与えられますよ。

締めの言葉の書き方

宛名や自己紹介、本文を書き終えたら、締めの言葉を書きましょう。

締めの言葉は、「取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます」「取り急ぎ、面接のお礼を伝えたく、メールいたしました」などが一般的です。

また、ビジネスメールでも頻繁に使用される「貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」などを組み合わせるのもおすすめです。

相手の多忙を配慮して「なお、ご多忙と存じますので、ご返信には及びません」「ご多忙かと存じますので、返信は不要です」と書くと好印象を残せるでしょう。

面接のお礼メールの送付先は？複数人いる場合はどうする？

面接のお礼メールの送付先に悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

相手の名前や部署名がわかっている場合は「〇〇株式会社　人事部　佐藤健様」のように書けば問題ありません。

以下では、面接官の名前がわからない場合や、複数人いた場合などの特殊なケースについて解説していきます。

面接官が不明の場合

部署名や担当者名がわからない場合は「〇〇株式会社御中」「〇〇株式会社　人事部御中」と書きます。

個人名を無理に書く必要はありませんが、「〇〇株式会社　人事部　ご担当者様」と書いても問題ありません。

複数人いた場合は連名でもOK

「面接官が複数人いたけど、全員にお礼メールを送らないといけないのかな」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

お礼メールは採用担当者宛に送るのが一般的。必ずしも面接に関わってくれた人全員に送らなければいけないものではないことを押さえておきましょう。

どうしても複数人に送りたい場合は、連名でメールを送っても問題ありません。

例えば「〇〇株式会社　人事部　佐藤様、鈴木様、高橋様」と書きます。連名の場合、役職が高い順に書くことを覚えておきましょう。

4人以上の面接官や採用担当者にメールを送る場合は「〇〇株式会社　人事部御中」と書き、名前を連ねないように注意してくださいね。

お礼メールに盛り込みたい3つの内容

「本文の内容が思いつかない…」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

本文の内容はメールの肝。以下では、お礼メールに盛り込みたい内容をご紹介します。自分流にアレンジして使用すると、さらに好感度があがるメールを書けるようになるでしょう。

1．時間と機会をいただいたことに関するお礼

お礼メールに盛り込みたい内容の1つ目は、時間と機会をいただいたことに関するお礼です。

まずは、すでにご紹介したフレーズ「本日はご多忙のなか、面接の機会をいただき、ありがとうございました。」などの感謝の言葉を書くことをおすすめします。

「ありがとうございました」をさらに丁寧に言い換えたい場合は「御礼申し上げます」「心より感謝申し上げます」などを使ってもOK。

2．面接で印象的だったこと

お礼メールに盛り込みたい内容の2つ目は、面接で印象的だったことです。

面接を通して伺った話や教訓、質問してわかったことなど、自分だけしか知り得ない実体験を通して印象深かったことを書きましょう。

例えば「面接中に伺った、〇〇事業部のプランが興味深く、貴社に入社して意欲がより高まりました」などと素直に感情を表現してみることをおすすめします。

3．面接を通じて改めて感じた想いや熱意

お礼メールに盛り込みたい内容の3つ目は、面接を通じて改めて感じた想いや熱意です。

面接官の心を動かす文章を書くためには、自分に生じた変化にスポットライトを当てることを意識することが大切です。

例えば「ますます貴社の一員になりたいと思いました」のように、入社意欲があることをアピールするのも一案です。

面接のお礼メールを出すタイミング

面接のお礼メールを出すタイミングは、できるだけ早いほうがいいと言われています。

できれば当日中に、遅くても次の日にはお礼メールを送ることを徹底しましょう。

例えば面接をして1週間を過ぎた頃に「貴社の一員になりたいという気持ちがますます強くなりました」と言われても説得力がありません。また「仕事が遅い人」「ルーズな人」という残念な印象を与えてしまい、逆効果になることも。

自分の印象が薄れる前にできるだけ早くお礼メールを送ることをおすすめします。

そのまま使える面接のお礼メールの例文

面接のお礼メールを初めから自分で考えるのを難しいと感じる人も多いのではないでしょうか。

以下では、そのまま使える面接のお礼メールを紹介します。以下の例文に自分の実体験を加えたり、日にちや名前を変えたりなどを行って、お礼メールを作成してみてはいかがでしょうか。

一次面接が終わったときの例文

まずは一次面接が終わったときの例文をご紹介します。

最終面接が終わったときの例文

「最終面接まで行けば合格するに違いない」と、気を抜いている人もいるのではないでしょうか。

最終面接で不合格になる可能性もあるので、最後まで気を抜かず丁寧な対応をするように意識しましょう。

面接を通過したときの例文

面接を通過したあとにお礼メールを送るのも一案です。

お礼メールを書くときの3つの注意点

お礼メールの文面を検討するときには、ビジネスメールの形式に沿って書くことが基本です。また、忘れがちな注意点もあるので、以下で紹介する3つの注意点をチェックしてみましょう。

注意点1．カジュアルな面接であってもビジネスマナーを守ってお礼をする

お礼メールを書くときの1つ目の注意点は、カジュアルな面接であってもビジネスマナーを守ってお礼をすることです。

面接がフレンドリーな感じだったからといって、メールでも気を抜いていいわけではありません。些細な言葉遣いや、丁寧な言い回しを意識してメールを作成しましょう。

誤字があると「丁寧な仕事ができない人」という印象を与えてしまう可能性があります。

特に書き言葉である「貴社」と、話し言葉である「御社」と書き間違えないように注意してください。メールを書いたあとは声に出して読んでみると間違いを発見しやすいですよ。

注意点2．連絡に使用しているアドレスから送付する

お礼メールを書くときの2つ目の注意点は、連絡に使用しているアドレスから送付することです。

普段遣いしているメールアドレスは就活にふさわしくない場合があります。例えば「yakiniku1126@xxx.jp」のような好きな食べ物や好きなアイドルなどを取り込んだメールアドレスは、就活には不向きでしょう。

就活で使用するメールアドレスと普段遣いしているメールアドレスを分け、連絡に使用するアドレスに一貫性を持ちましょう。

就活専用のメールアドレスを作ると、大事なメールを見過ごしづらくなります。

注意点3．面接に関する内容を長文でフォローしすぎない

お礼メールを書くときの3つ目の注意点は、面接に関する内容を長文でフォローしすぎないことです。

「面接がうまくいかなかった……」と落ち込む気持ちはよくわかりますが、長文でフォローするのは逆効果。メールを読んだ相手は、言い訳がましく感じてしまい印象が悪くなってしまいます。フォローはあくまでも簡潔に行いましょう。

うまくいかなかった面接のお礼メールでは言い訳をすることなく、「お礼を伝えること」をより意識して送りましょう。

お礼メールとお礼状はどちらがいいの？

「お礼状とお礼メールどっちで送ればいいの？」と困惑している人もいるのではないでしょうか。

結論から言うと、感謝の気持が伝わりさえすればお礼メールでもお礼状でも問題ないです。

業界の雰囲気や今までの採用担当者との連絡方法などを総合的に考え、どちらの方法で送るべきか決めましょう。

お礼状のメリットは、より丁寧な印象を与えられることや、気持ちが伝わりやすいことなどがあります。しかし、メールと比べて届くのに時間がかかってしまうことが欠点です。

一次面接で「この会社に入社したい！」という気持ちが湧き出てお礼状を送ったけれど、二次面接の時期に届いてしまったという事態が起こってしまうことも。

なるべく早く気持ちを伝えたい場合はメールでお礼を伝えることをおすすめします。

面接のお礼メールは、終わった当日中に出すのが正解

本記事では、面接のお礼メールの書き方や、お礼メールの例文などをご紹介しました。

お礼メールはビジネスマナーを守って丁寧に書くことを意識しましょう。宛名や締めの言葉などの段階に分けて書くと、初めてメールを書く人でも書きやすいですよ。

好印象を残すためにも、気持ちのこもったお礼メールを書いてみてはいかがでしょうか。
 

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