【例文あり】お悔やみの言葉をメールで送る場合の5つのポイント・フレーズを紹介

友人や同僚、上司や取引先などから訃報の連絡があった場合、お悔やみの言葉をどのようにかけたらいいのか悩む人も多いのではないでしょうか。従来は電話でのやりとりが一般的でしたが、昨今ではお悔やみメールも失礼に当たらないことがほとんどです。

そこで本記事では、社会人として知っておきたい、お悔やみの言葉をメールで送る場合の5つのポイントを解説。役立つフレーズも併せてご紹介しています。

お悔やみをメールで送るか、電話するかどうかの判断基準とは？

訃報の連絡があったとき、お悔やみの気持ちをメールで送るのか、電話にするのか迷う方は多いのではないでしょうか。お悔やみメールを送るべき相手とそうではない相手の判断基準について解説します。

お悔やみメールを送るべき相手

普段から親しい間柄であれば、友人や同僚、上司など関係性に関係なくお悔やみメールを送っても問題ありません。訃報の連絡がメールでくればメールで、電話であれば電話口で対応するのが一般的なマナーです。

遺族の方はさまざまな手続きや各所連絡などで多忙なため、なるべく相手方に合わせた連絡方法でお悔やみの言葉を送るのが基本。しかし、長いお付き合いの間柄のため相手が心配で、メールでの連絡に対して電話で返したい場合は、なるべく簡潔にお悔やみの言葉を述べるよう意識しましょう。

お悔やみメールを送らないほうがよい相手

お悔やみメールを送ってもよいかどうかは、相手との関係性で判断しましょう。頻繁にやりとりをしている親しい間柄であれば、上司や取引先であってもお悔やみメールを送っても問題ありません。

そこまで頻繁にやりとりをしていなかったり、会ったこともほとんどなかったりする相手であれば、お悔やみメールは逆に負担になってしまいます。

お悔やみメールはいつ送る？

お悔やみメールは訃報を知ったあと、なるべく早く送るのがマナーです。遅くとも、初七日までには送るようにしましょう。

訃報を聞くのが遅くなった場合でも、できるだけ早くお悔やみの気持ちを伝えるのがポイント。日にちが経って訃報を知った際はすでに葬儀が執り行われていることも多いので、参列できなかったことに対するお詫びの言葉に加え、機会を作ってご焼香をしたいという気持ちも伝えましょう。

お悔やみメールを送るときの5つのポイント

お悔やみメールを送る際に気になるのは、マナー違反になっていないかや、相手に対して失礼になっていないかということです。社会人として知っておきたい、お悔やみメールを送るときの5つのポイントをご紹介します。

ポイント1．お悔やみメールだとわかる件名にする

お悔やみメールを送るときの1つ目のポイントは、お悔やみメールだとわかる件名にすることです。

「○○（名前や社名）より、お悔やみ申し上げます」とするのが一般的。親しい間柄であれば「お悔やみ申し上げます」としても問題ありません。

ポイント2．忌み言葉を使わないように注意する

お悔やみメールを送るときの2つ目のポイントは、忌み言葉を使わないように注意することです。

忌み言葉とは、葬儀で使うと縁起が悪いとされる言葉のことです。口にするとさらなる不幸を招くと考えられており、葬儀だけでなくお悔やみメールを送る際も使用は厳禁です。

• 大変
• 重ねて/重ね重ね
• 消える
• 落ちる
• またまた
• 次々
• いよいよ
• 再び
• また
• 続いて
• 引き続き

上記のような言葉に加えて、生死に関わる直接的な表現もお悔やみメールには適していません。「死ぬ」は「逝去」に、「急死」は「突然のこと」、「生前」は「お元気な頃」などに置き換えることを意識しましょう。

ポイント3．簡潔にまとめる

お悔やみメールを送るときの3つ目のポイントは、簡潔にまとめることです。

わかりやすい件名に加え、内容は伝えたいことがわかるよう簡潔にすることを心掛けましょう。基本的には、お悔やみの言葉と相手を気遣うような一文、そして最後に故人の「ご冥福をお祈りいたします」と添えるだけで問題ありません。

ポイント4．親しい仲でもくだけた表現にしすぎない

お悔やみメールを送るときの4つ目のポイントは、親しい仲でもくだけた表現にしすぎないことです。

親しい間柄であっても、お悔やみメールでは丁寧な表現をするのが一般的です。特に続柄の敬称には注意が必要です。

• お父さん→ご尊父・ご賢父様・お父様・お父上
• お母さん→ご母堂・ご賢母様・お母様・お母上
• 夫→ご主人・夫君様・旦那様
• 妻→ご令室様・奥様
• 息子→ご子息様・ご令息様
• 娘→ご令嬢様・ご息女様
• 兄弟→ご令兄様・ご令弟様
• 姉妹→ご令姉様・ご令妹様
• 祖父・祖母→ご祖父様・ご祖母様

聞き慣れない呼び方ではありますが、覚えておくとお悔やみメールを送る際に役立ちます。

ポイント5．返信に気を使わせないようにする

お悔やみメールを送るときの5つ目のポイントは、返信に気を使わせないようにすることです。

親族が亡くなった際、遺族は各方面に連絡をしたり葬儀のスケジュールを調整したりと非常に多忙です。それ以上負担をかけないために、お悔やみの返信メールは不要であることを伝えて配慮しましょう。「返信不要です」のほか、もう少し丁寧な「返信には及びません」「なお、返信は無用にございます」という伝え方もおすすめです。

お悔やみメールの件名はどうする？

お悔やみメールの件名は、簡潔でわかりやすい表現が適切です。個人として送る場合は個人名を、会社として送る場合は会社名を件名に入れましょう。

• ○○より、お悔やみを申し上げます。
• お悔やみを申し上げます。
• お悔やみ申し上げます。（○○）

お悔やみメールで使えるフレーズ

お悔やみメールでは、よく使われるようなフレーズをいくつか覚えておくと役に立ちます。

• この度はご愁傷さまです。
• 心よりお悔やみ申し上げます。
• ご冥福をお祈りします。
• 哀悼の意を表します。

忌み言葉を使用しないよう注意しながら、気持ちを表現できる言葉を使って簡潔にお悔やみを述べましょう。

【相手別】お悔やみメールの例文

お悔やみメールは、送る相手や相手との間柄によって文面を調整しましょう。友人や同僚であれば、無理をしていないかを心配するような一言を添え、部下であれば仕事の心配が不要であることを伝えるのが基本です。

故人との最後の時間を落ち着いて過ごせるよう、ほかの心配事は気にしないで大丈夫だということがわかる配慮された文面が適切です。

友人・友達へ送る場合

友人・友達にお悔やみメールを送る場合は、砕けた表現になりすぎないように注意が必要。なるべく丁寧にかつ、相手の心情を慮るよう配慮した内容にすることが重要です。

友人・友達だからこそ支えることもできるかもしれません。時間を取れるようになったら連絡をほしいと一言添えるのもよいでしょう。最後は、お悔やみの気持ちを伝えるフレーズで終わるのが基本的な形です。

親戚へ送る場合

親戚へお悔やみメールを送る場合は、それまでの関係性によって少々内容を変える必要があります。親しい場合は堅苦しい敬称を使うよりも、馴染みのある呼称を使うほうがよいでしょう。あまり付き合いがない親戚の場合は、一般的なお悔やみメールと同様の形式で問題ありません。

同僚へ送る場合

同僚へお悔やみメールを送る場合は、仕事に関する心配は不要であることを伝えましょう。大切な方との最後の時間を過ごせるよう、細やかな気遣いが伝わるメールであることが大切です。

上司へ送る場合

上司へお悔やみのメールを送る場合は、礼儀やマナーにそぐわない内容になっていないか細心の注意が必要です。故人の敬称にも気を付け、送信する前にはよく見直しましょう。

年配の方であれば、本来お悔やみは電話で伝えるべきものと考えている可能性もあります。電話ではなくメールとなってしまったことへのお詫びも一言添えておくと安心です。弔問や葬儀に参列できない場合のお詫びもきちんと入れておきましょう。

部下へ送る場合

部下へお悔やみメールを送る場合は、無理をしないようにと相手を気遣う一文を添えましょう。弔事とはいえ自身が抱えていた仕事を気にする方は多いので、仕事面のカバーは会社でするから問題ないことも伝えてあげてください。

お悔やみメールは相手への気遣いを忘れずに

お悔やみメールを送る際、内容が失礼に当たらないかばかりに意識がいってしまいがちです。お悔やみメールは本来、相手の心への負担を考えて送るもの。マナーや礼儀の正しさはもちろん重要ですが、相手を気遣うことも忘れないように注意しましょう。

簡潔な内容を心掛けながら、相手の心身を心配していることが伝わる文面を考えてみてください。

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