ビジネスシーンで頭を悩ませることのひとつに「仕事を断る」ことがあります。スケジュールや予算、抱えている仕事量など、さまざまな理由で断らざるを得ない状況が発生します。
断りのメールを入れる際に注意したいのは、自分も依頼主も気分よくやりとりをすることです。その場合の参考になるメールの書き方のポイントと使えるフレーズをご紹介します。
- ときには仕事を断ることも重要だと知っておく
- 断りのメールは相手への感謝の気持ちと配慮がポイント
- すぐに使える断りのメール構成とフレーズをご紹介
仕事は断ってもいいの？
仕事をお願いされたとき、どう断ればいいのか、そもそも断ってもいいのかわからず悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
仕事の断り方を間違えてしまうと、相手との人間関係が壊れてしまうことも。仕事を断る時には、相手との関係性を考えて丁寧に伝える必要があります。
フリーランスの場合、仕事を自分で選ぶことは全く問題ありませんが、会社員の場合は仕事を断りにくいですよね。仕事をやることが億劫に感じることが理由で仕事を断るのは好ましくありません。
しかし、他の仕事で手が空いていない場合や、体調が悪くできないと判断した時などは、仕事を断っても問題ありません。
仕事の依頼を断るメールを作成する7つのポイント
仕事の依頼を断るメールは非常に気を使います。大切なのは、相手に嫌な気持ちを抱かせずに、丁寧な姿勢を見せること。依頼主に迷惑をかけないことを第一優先に、メールを作成しましょう。その際に気を付けたい7つのポイントをご紹介します。
ポイント1．断るときには早めに伝える
仕事の依頼を断るメールを作成する際の1つ目のポイントは、断るときには早めに伝えることです。
依頼主は、依頼先に優先順位をつけて1人ずつ仕事依頼の連絡をしています。仕事の期限に間に合うように声を掛けてはいるものの、返事がこない期間が長くなればその分だけ作業をする時間が短くなってしまいます。自分以外の仕事を受けた方に皺寄せがいくのです。
そうした事態を防ぐためには、断る際の連絡は早めにすることが重要。依頼主に迷惑がかからないほか、判断が早い方は別の仕事依頼の声もかかりやすくなります。
ポイント2．関係性を悪くしないように表現に注意する
仕事の依頼を断るメールを作成する際の2つ目のポイントは、関係性を悪くしないように表現に注意することです。
仕事依頼を断るときには、スケジュール的に難しかったり、単価が基準を満たしていなかったりとさまざまな理由があります。どんな理由であれ、断る際の表現には注意が必要。
これからの関係性が悪くなってしまわないよう、依頼について感謝を述べつつ、今後タイミングがあえば依頼を受けられる旨を添えて返信しましょう。
ポイント3．依頼をしてもらった感謝を伝える
仕事の依頼を断るメールを作成する際の3つ目のポイントは、依頼をしてもらった感謝を伝えることです。
依頼主は数ある人のなかから依頼先を検討し、わざわざ連絡をしてきてくれています。断る前にまずはその労に対して、また自分を信頼して依頼をしてくれたことに対して感謝を伝えましょう。
文頭に一文、断りの文章のなかに一言添えるだけでも印象は異なります。
ポイント4．クッション言葉を入れて相手への配慮をする
仕事の依頼を断るメールを作成する際の4つ目のポイントは、クッション言葉を入れて相手への配慮をすることです。
仕事依頼を断る際、ダイレクトな表現は使わずクッション言葉を入れるとメール全体が柔らかい印象になります。例えば、以下のようなクッション言葉が有効です。
- お声掛けいただき大変嬉しいのですが
- 大変申し訳ありませんが
- せっかくのご厚意ですが
- 心苦しいのですが
- ご期待に添えず申し訳ありませんが
- 大変恐縮ではございますが
断りの文言の前に一言添えるだけでも、きつい印象が和らぎます。依頼は嬉しいけれど都合により受けられないのが申し訳ないという気持ちも伝えられるのがポイントです。
ポイント5．断る理由を伝える
仕事の依頼を断るメールを作成する際の5つ目のポイントは、断る理由を伝えることです。
すべての理由をそのまま伝える必要はありません。例えば、スケジュールの場合であれば断られた際の理由として納得しやすいので、きちんと伝えるのがよいでしょう。
金額面でマッチしていない場合も同様です。今後同じ値段で依頼が来ても断ることになってしまうので、理想とする金額を提示しつつ、予算的に叶わないのであれば辞退させていただきますと添えましょう。
ポイント6．条件が合わない場合は代替案を提示する
仕事の依頼を断るメールを作成する際の6つ目のポイントは、条件が合わない場合は代替案を提示することです。
スケジュールや金額面が合わないけれど受けたい依頼の場合は、断りつつも代替案を提示するのがおすすめです。依頼主は、その提案をもとに依頼を再検討します。提示した条件での依頼が難しいと判断された場合には、向こうから仕事を白紙にしてほしいという連絡が来るはずです。
代替案を提示することで、仕事は受けたいけれど条件が合っていないから申し訳ないという姿勢を示すことができます。
ポイント7．曖昧に濁さずはっきりと返事をする
仕事の依頼を断るメールを作成する際の7つ目のポイントは、曖昧に濁さずはっきりと返事をすることです。
仕事の依頼を断る際、曖昧に濁してしまうと相手に迷惑がかかってしまいます。例えば、先のスケジュールが読めないから判断できないという場合でも、「何日までにはわかるはずですのでそこからお返事をしてもよいでしょうか」と伝えておくべきです。
すぐに仕事依頼を受けられるかわからないという場合には、現状を正直に伝えましょう。その情報をもとに、仕事の依頼をどうするかを依頼主が判断してくれます。
仕事の依頼を断るときのメールの構成とフレーズ例
仕事の依頼を断るときのメールを考える場合、大切なのは相手への感謝と申し訳ない気持ちが伝わる内容になっているかどうかです。なるべく柔和な表現を心掛け、断る理由は明確にすると好印象です。仕事の依頼を断るときのメールの構成とフレーズ例をご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
件名
仕事の依頼を断る際の件名は、通常のメールと同様に内容がわかることが大切。フレーズとしては以下の件名が一般的です。
- ご依頼いただいた○○の案件につきまして
- ご提案いただいた○○の件につきまして
- お仕事依頼のお礼とご回答
- ご依頼に関するお礼とお詫び
もしくは、新規メールとはせず、いただいたメールへの返信とするとよいでしょう。
冒頭の挨拶と感謝の言葉
メール本文にはまず、冒頭の挨拶と感謝の言葉を述べましょう。冒頭の挨拶は通常のビジネスメールと同様のもので構いません。
- いつもお世話になっております。
- 大変お世話になっております。
感謝の言葉は、複数のバリエーションを持たせるのがおすすめです。どの文言にするのかは、仕事依頼の文面に合わせるとよいでしょう。
- この度は、お仕事の依頼をいただき誠にありがとうございます。
- この度は、新規お取引のご依頼ありがとうございます。
- この度は、素敵な案件にお声掛けいただきありがとうございます。
- この度は、お声掛けいただき恐れ入ります。
お断りの言葉と理由
冒頭の挨拶と感謝の気持ちを述べたあとは、仕事の依頼を断る言葉と理由を述べましょう。理由はなるべく素直に、かつ配慮した表現で伝えることを意識してみてください。本当は受けたいけれど、スケジュールや条件面が合わないなどであれば、代替案を提示するのもひとつの手です。
- 誠に恐縮ではございますが、現在ほかの仕事の納期がいくつかあるため、いただいたスケジュールではお受けすることができません。もし調整が可能であれば、○月○日にてスケジュールを検討していただくことは可能でしょうか。
- お声掛けいただき非常に嬉しく思っておりますが、条件面での折り合いがつかないため、今回はお断りさせていただければと存じます。
- 大変心苦しいのですが、仕事の方向性を絞って依頼を引き受けさせていただいております。そのため、今回の依頼につきましてはお断りさせていただければと存じます。
お詫びの言葉や今後の関係性をフォローする言葉
仕事の依頼を断るメールを送る際には、お詫びの言葉に加えて今後の関係性をフォローする言葉も入れておきたいところです。今後仕事のやりとりが発生するかどうかはわかりませんが、互いに嫌な思いをしないような配慮が大切です。
- せっかくのご依頼ですが、ご要望に沿うことができず誠に申し訳ございません。現在は状況的にお受けできかねますが、今後状況が変わってご依頼を受けられるようになりましたらこちらからご連絡させていただきます。
- 期待してお問い合わせいただいたのに、お引き受けできず申し訳ございません。同依頼であれば、ご希望のクオリティで仕事が可能な方を引き継ぐことも可能ですので、その際はお手数ですがお知らせくださいませ。
- この度はお役に立てず申し訳ございませんが、次回のご提案もお待ちしております。
【シーン別】仕事の依頼を断るメールの例文
仕事の依頼を断る場合、スケジュールや予算などさまざまな理由があります。新規依頼・継続依頼に関係なく、丁寧かつ真摯な対応を心掛けましょう。シーン別に仕事の依頼を断るメールの例文をご紹介するので、参考にしてみてください。
スケジュールの関係で仕事を断る場合
スケジュールの関係で仕事を断る場合は、提示した日程では厳しいことに加え、代替案を用意するのがおすすめです。代替案が通らなかった場合でも、依頼を引き受けるかどうかを前向きに検討したという姿勢を示せます。
- いつもお世話になっております。
この度は、お仕事のご依頼をいただき誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご提案いただいた日時ですと
スケジュールが合わないためお受けすることができません。
もし調整が可能であれば、○月○日以降であれば
お受けすることができますので、一度ご検討いただけますでしょうか。
予算の関係で仕事を断る場合
予算の関係で仕事を断る場合、よりマイルドな表現を心掛ける必要があります。金額面のみが問題で仕事自体は引き受けたい内容であれば、具体的な予算感を提示して検討を促すのもよいでしょう。
- 大変お世話になっております。
この度は、素敵な案件にお声掛けいただきありがとうございます。
内容、確認いたしました。
誠に恐縮ではございますが、ご提示いただいた条件では、
○○までの対応となってしまいます。
ほかの取引先様とは○○の金額にてお仕事をさせていただいているため
同条件でご検討いただくことは可能でしょうか。
新規の取引先からの仕事を断る場合
新規の取引先から仕事を断る場合は、ただ単に断るのではなくなぜ引き受けられないのかを明確にしましょう。ほかの仕事の納期が重なっている場合は、作業が中途半端になってしまう可能性があるため受けられないと添えると、真剣に検討した結果の答えだと受け取られやすく、断ったとしても好印象を与えられます。
- いつもお世話になっております。
この度は、新規お取引のご依頼ありがとうございます。
ぜひお引き受けしたいところですが、
あいにく他案件での納期が重なっている時期であり
現在は新規のご依頼をすべてお断りさせていただいております。
このような状況でお引き受けしまうと作業が中途半端に終わる可能性があり
かえってご迷惑をかけてしまいかねません。
せっかくのご依頼ですが、ご要望にお答えできず
誠に申し訳ございません。
既存の取引先からの仕事を断る場合
既存の取引先からの仕事を断る場合は、良好な関係性を壊さないために配慮したメールを作成することが重要です。今回は依頼を受けられないけれど、タイミングがあえば仕事をしたいのでまた声を掛けてほしいということを最後に伝えるのがポイントです。
- いつもお世話になっております。
新たなお仕事のご依頼をいただきまして誠にありがとうございます。
検討させていただきましたが、
誠に残念ながらスケジュール面での折り合いがつかず、
お引き受けすることができない状況です。
ご依頼をいただいたのにもかかわらず
お役に立てず申し訳ございません。
今後またこのような機会がございましたら
ぜひご協力させていただきたいので、
その際はお手数をおかけしますがご連絡をいただけますと幸いです。
仕事の継続を断る場合
仕事の継続を断る場合は理由を明確にしすぎずに濁したような文章を意識しましょう。
例えば、条件面は別によいけれど、関係性を継続したいとは思えないクライアントの場合、条件が合っていないと伝えたあとに好条件を提示されてしまう可能性があります。そうなると断る理由がなくなり、仕事を継続せざるを得なくなってしまいます。
仕事の継続を断ることは自身の都合であるため、勝手な判断で申し訳ないことも同時に伝えましょう。業界での悪い噂はすぐに広まってしまうものです。今後も同じ業界で仕事をしていくことを考え、相手への配慮と尊敬の気持ちを表すような文面を考えてみてください。
さらに、契約書を確認し、継続を断るタイミングも検討しましょう。場合によっては契約破棄や不履行となり違約金や損害賠償などが発生する可能性もあります。
- いつもお世話になっております。
お仕事継続のご依頼ありがとうございます。
突然のお話で誠に恐縮ではございますが、
実は自身の仕事の仕方を見直すため、
受けさせていただく仕事の方向性を絞りたいと考えております。
○○様からいただいている案件は学べる部分が多く、
とても楽しくお仕事をさせていただいているのですが、
上記の理由により、現在のお仕事が完了したタイミングで
継続を終了させていただきたく存じます。
誠に勝手なお願いで申し訳ございませんが、
ご理解いただけますと幸いです。
ビジネスにおいて仕事を断ることも重要
仕事をするときに陥りがちなのが、依頼されたすべての仕事を引き受けてしまうことです。
互いに無理のない金額感やスケジュール感で心地よく仕事をするには、ときには依頼を断ることも重要です。まずは、仕事を断るメリットについて認識しておきましょう。
無理に仕事を受けてもいい結果に結びつかない
「仕事がなくなることが不安」「依頼された仕事はできるだけ売上につなげたい」との気持ちで、仕事を断ることなく受けている方もいらっしゃるかもしれません。金額面がマッチしていなかったり、スケジュールに余裕がなかったりしても仕事を受けてしまう方はたくさんいます。
しかし、無理に仕事を受けてもよい結果に結びつかないことがあります。理想とする金額をもらっていないのに業務量が多くて辛いと感じたり、スケジュールに余裕がないから納品物のクオリティをあげられなかったりと、納得のいく仕事ができる可能性が低いからです。
成果物に不備があれば、継続して仕事を続けることも難しくなります。予算やスケジュール、依頼側の理念やビジョンなど、違和感を覚えることがあれば引き受けないという判断もときには必要です。
断る=縁がなくなるわけではなく、関係性の良好化に繋がるきっかけにすることも可能
今後、仕事の依頼がなくなるのではと不安を覚え、なかには仕事を断ることを躊躇する方もいます。しかし、自身が万全の体制ではないときに仕事を引き受けてしまうよりは、万全なときに仕事を受けたほうが、お互いに納得のいく成果物が完成する可能性があがります。
無理して引き受けてしまうと、金額感やスケジュール感の変更が今後難しくなるため、自身の首を締める可能性も。金額面が合っていないから、スケジュールが厳しいからなど理由を伝えて断ることは、関係性の良好化に繋がるきっかけになります。
無理なくビジネスを続けるには、仕事を断ることもときには重要だということを覚えておきましょう。
仕事を断るメールは感謝と気遣いを忘れずに
- メール本文には、感謝と断りの理由、お詫びの言葉が必要
- 可能であれば代替案も提示する
- きつい表現になっていないかに注意し、クッション言葉は必ず入れる
仕事を断るメールは、感謝と気遣いを忘れないように意識しましょう。今回は一緒に仕事はできなくても、断りのメールが好印象であれば、別の仕事の機会が訪れる可能性があがります。断った側も断られた側も心地よくやりとりをするためには、柔和かつ丁寧なメールの構成がポイントです。
本記事でご紹介した例を参考に、今後も良好な関係性を築けるような断りのメールを送りましょう。
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