【初心者向け】Wordの基本的な使い方｜インストールから原稿の保存まで

パソコンで資料を作成する際に便利な「Word」。Windows版・Mac版の両方が提供されているため、使用するパソコンのOSの種類を問わず、インストールすればすぐに利用できます。

Wordの購入を検討している初心者に向けて、基本的な使い方をご紹介します。インストール方法から、新規作成したファイルの保存方法・印刷方法なども併せて解説します。

Wordとは？どのようなことができるの？

Wordとは、Microsoft社が開発・提供している文書作成ソフトのことです。Microsoft社というと、Windowsのイメージがある人も多く、MacOSでは利用できないように思っている人もいるかもしれませんが、WordはWindows版・Mac版が提供されており、パソコンのOSの種類を問わず使用できます。 

文書作成で役立つさまざまな機能を搭載しており、完成した資料はPDF化したり印刷したりすることが可能です。

Wordの基本的な使い方はテキストを入力すること。そのほかに、画像・図形・表などを挿入できるため、テキストメインではなく、ビジュアルメインの資料も作成できます。例えば、大学生であればレポートや論文を作成する際に便利。表紙や目次を付ける機能も備えられており、授業ごとに指定されているフォーマットの資料を作りやすいのがメリットです。社会人の場合、議事録を取ったり、資料作成をしたりする際に活用されています。

文字だけの文章だけでなく、挿入機能を活用すれば、チラシや雑誌風、新聞風のレイアウトも可能。一度作ったデザインはテンプレートとして登録しておけば、一から準備しなくても同じクオリティの資料を作成できます。

元から用意されているテンプレートを利用するのもおすすめ。基本的な使い方をマスターしておけば、さまざまな資料作成に役立てられるのがWordです。

Wordの使い方STEP1．Wordをインストールする

WordはWindows版・Mac版と用意されていますが、それぞれ使用する際はパソコンにインストールする必要があります。

インストールは「Microsoft Word」から行います。Word単体、もしくはWordやExcel、PowerPointなどのオフィスでよく利用されるソフトが使えるMicrosoft 365の2種類が存在します。単体での購入とMicrosoft 365の購入では、ライセンスを使用できる期間や料金形態、インストール可能な台数が異なります。

単体での購入は永続ライセンスと呼ばれ、支払いも一度で完了します。ただし、インストールは2台と限りがあるため、使用する人数が多い場合は適していません。

一方、Microsoft 365はサブスクリプションサービスであるため、毎月支払いが発生します。そのため契約をやめればWordは使用できなくなってしまいます。インストール制限は設けられておらず、一度に複数台のパソコンにWordをインストールしたい場合に適しています。

使用する頻度や予算、必要なライセンス数などを考慮した上で、どちらを購入するか検討してみてください。

Wordの使い方STEP2．Wordを起動して原稿を新規作成する

パソコンにWordをインストールしたら、Wordを起動して原稿を新規作成しましょう。

Wordを開いたら、テンプレート一覧のなかに「白紙の文書」というファイルがあるので、クリックして開きます。

白紙の状態の文書が現れたら、新規作成は完了。この原稿にテキストを打ち込んだり画像を挿入したりと、さまざまな機能を利用して文書を作成できます。

Wordの使い方STEP3．Wordで作成した原稿を保存する

作成したWordファイルは、パソコン本体に保存して管理する必要があります。新規作成したファイルの保存方法に加えて、ファイルを上書きする方法や印刷する方法なども解説します。

ファイルを保存する方法

新規作成したファイルは、メニューバーの「ファイル」>「名前を付けて保存」の順番にクリックして保存しましょう。

「名前を付けて保存」を選択すると、保存するファイル名や保存場所などを設定するダイアログボックスが現れます。各種設定が終わったら「保存」ボタンを押してダイアログボックスを閉じれば、自分のパソコン上にファイルが保存されます。

ちなみにMac版では「↑＋command＋S」のショートカットキーで、「名前を付けて保存」のダイアログボックスを表示させられます。作業を素早く行いたい方はショートカットキーを覚えておくと便利です。

ファイルを上書きする方法

既存のファイルを開いて作業する場合は、細かく上書き保存しておくのがおすすめ。突然パソコンが動かなくなったり、Wordに不具合があったりしても慌てなくてすみます。

上書き保存は、メニューバーから「ファイル」>「保存」の順番にクリックすれば操作完了。Mac版Wordの場合「command＋S」のショートカットキーでも上書き保存可能です。

ファイルを印刷する方法

完成したファイルはオンライン上で共有する以外に、資料として印刷して使用する場合があります。保存する方法も併せて覚えておきましょう。

ファイルをプリントするには、メニューバーから「ファイル」>「プリント」の順番に移動します。Mac版Wordの場合、ショートカットキーは「command＋P」です。

すると「プリント」のダイアログボックスが表示されます。プリンターやプリセット、印刷部数と印刷ページなど各種設定を終わらせたら、「プリント」のボタンをクリック。これで接続されているプリンターから印刷が開始されます。

Wordの使い方STEP4．少しずつ機能を覚えていく

Wordの基本的な使い方は、新規ファイルを立ち上げ、テキストや画像などを挿入し、保存。その後、必要に応じてプリントしたり、ファイルをオンライン上で共有したりするなどの作業が行われます。

ほかにも、Windows版の場合は原稿用紙設定を適用できたり、参照設定を使って論文やレポート作成時に必要な引用文献をまとめて挿入できたりと、非常に便利な機能が搭載されています。

一気にマスターしようとすると混乱してしまうので、資料を作成する際にひとつずつ覚えて行くのがおすすめ。なかにはショートカットキーによりスムーズに作業を進められる機能もあるため、使用頻度の高い機能はキーボード上での操作方法も覚えておくとよいでしょう。

Wordの使い方をひとつずつマスターしていこう

基本的なWordの使い方は非常に簡単です。通常の資料作成程度なら、テキストを打ち込んだり、画像や図などを挿入したりする機能で十分。より質の高い資料を作る場合は、そのほかの機能を少しずつ覚えていきましょう。

Wordの使い方をひとつずつマスターし、理想の資料作成を行ってみてください。