Wordの校閲機能の基本的な使い方｜表示削除・解除方法、変更履歴の確認方法などを紹介

複数人で1つの資料を確認・編集する際に便利な「校閲」機能。変更履歴を表示させられるため、誰がどこにどんな変更を加えたかが一目瞭然です。

今回は、校閲の基本的な使い方に加え、表示・削除の方法を画像付きでご紹介。校閲機能について詳しく知りたい方はぜひ参考にしてみてください。

Wordの校閲機能でできることとは？

 Wordの校閲機能は、すでに作成されている文章に対してコメントを入れたり、変更履歴を表示したりする機能のことです。

一人で作業するときに「ここに参考文献を入れる」「後で見直す」などのメモを入れたり、複数人で作業するときに申し送り事項を入れられたりと便利な機能ですよ。

校閲機能は「校閲タブ」から利用します。「音声読み上げ」や「翻訳」などの機能も「校閲タブ」から利用可能。日本語以外の言語を使用する場合は、自動的にスペルチェックも行われます。

てにをはなどの助詞が抜けていたり、誤用していたりする場合に便利な「自動文章校正」も利用できます。自身で読み直した際に見落としていた箇所を機械が発見してくれるので、短時間で簡易的な校正を行いたい場合に重宝します。

Wordの校閲機能でのスペルや文章校正の方法

クオリティの高い原稿を作成するために力を貸してくれるWordの校閲機能ですが、どのように利用したらいいのでしょうか。

Wordの校閲機能でスペルチェックや自動文章校正の機能を使うには、まず設定を行う必要があります。

上部のメニューバーで「Word」を選択し、「環境設定」のメニューをクリックします。

「Word環境設定」のダイアログボックスが現れるので、「文章校正」を選びましょう。

ダイアログボックスでスペルチェックと文章校正の設定ができるようになります。スペルチェックでは「自動スペルチェック」のチェックをオンにし、文章校正では「自動文章校正」のチェックをオンに。

これで文章を入力するごとに操作を行わなくても、自動でスペルチェック・文章校正ができて便利。細かく見直しをする必要がないので、スピーディーに資料を作成できます。

Wordの校閲機能の表示を削除・解除する方法

校閲機能は便利である反面、表示が多いと余計な確認が発生してしまい作業に時間がかかってしまうこともあります。すべての変更箇所を確認し終わっている場合は、表示を削除したり解除したりする方法を知っておくと便利です。

校閲機能による変更箇所の履歴は、「校閲」タブのリボンメニュー内にある「承諾」ボタンで1つずつ削除・解除することができます。

「承諾」ボタンの右側に表示されている三角マークをクリックすると、「承諾」のメニューが表示されるので、「この変更を反映する」を選びましょう。

これで変更履歴は削除・解除され、手を加えた箇所がわかる状態で本文内に反映されました。

Wordの校閲機能での変更履歴を確認する方法

Wordの校閲機能を使い、数人で1つのファイルを編集した場合、変更履歴を確認することで誰がどこに手を加えたのかがわかります。

まずは、「校閲」タブに切り替え、リボンメニュー内にある「変更履歴とコメントのオプション」ボタンをクリックします。

変更履歴として表示させる作業内容を選びましょう。コメント・インク・挿入と削除にチェックを入れます。

次に、変更履歴を表示させます。同じく「校閲」タブを選び、リボンメニュー内にある「変更履歴/コメントなし」のプルダウンをクリックしてください。
 

「すべての変更履歴/コメント」を選択します。

これで本文内に変更履歴を表示させることができました。

Wordの校閲を無視した後も再チェックする方法

Wordの校閲機能のひとつである「自動文章校正」。誤った表現や助詞の連続などを指摘するため非常に便利ですが、表示が多いと文章に誤りが多く発生しているように見えてしまうので、論文やレポートなど長文の資料を作成する場合は一度無視し、再チェックするのがおすすめです。

まずは一度、校正機能による提案を解除しましょう。提案されている箇所をクリックし、吹き出しが表示されたら「…」のボタンを選択し、「これをチェックしない」と進みます。

次に、再度校正を行います。上部のメニューバーから「ツール」>「スペルチェックと文章校正」>「無視した単語と文章校正をリセット」の順番に進みます。

すると、Wordからポップアップが表示されます。「はい」を選択しましょう。

これで文章全体の再チェックが完了し、校正の提案が再度表示されました。最初の校正段階で無視した箇所も提案されるため、見逃しや漏れを少なくすることができます。

Wordの校閲機能を使いこなしてより精度の高い原稿を作成しよう

スペルミスや、漢字の変換ミスなどは読み返しても自分では気が付きにくいもの。校閲機能を使って、機械的に判断してもらうことでミスに気が付きやすくなります。文章作成後には、校閲機能を使って確認する癖をつけるとよいでしょう。

また、1つのWordファイルを複数人でやりとりする場合は、校閲機能を便利に活用しましょう。変更履歴を記録・表示させれば誰がどこにどんな変更を加えたのかがわかって便利です。

校閲機能の基本的な使い方は非常に簡単です。校閲機能を使いこなして、より精度の高い原稿を作成してみてください。