Wordで段落・段落番号を追加設定する方法｜段落がずれる場合、段落の間隔の取り方などを解説

長文を見やすくするために活用される「段落」。マニュアルなどの資料作成の際に活用される機能です。通常の段落だけでも便利に使用できますが、段落番号などを追加すればより資料がわかりやすくなります。

本記事では、段落の基本設定方法をはじめ、段落の間隔を開ける方法などを解説。併せて段落がずれる際の対処法もご紹介しています。気になる段落と改行の違いもこの機会に改めて確認してみてください。

Wordでの段落の作成方法

Wordで長文のテキストを入力する際、段落を作成する方法を知っておくと資料を見やすくできて便利です。

まずは、段落を作成したい文章を選択します。このとき、文末が「shift＋Enter」ではなく、Enterで改行されているかチェックしましょう。

次に、「ホーム」タブに切り替え、「段落番号」のボタンをクリックします。

すると、選択していた段落の文頭に数字が表示されました。これで段落作成は完了です。

Wordで段落の最初を字下げする方法

Wordで複数の段落を用意する場合に便利なのが「字下げ」という機能。文字通り設定した文字数分だけ字を下げられるため、段落の始まりがわかりやすくなります。

まずは、字下げしたい段落をいくつか選択します。

選択を行ったまま、選択された範囲のどこかで右クリック。コンテキストメニューを呼び出します。表示されたメニューのうち「段落」を選びましょう。

すると、「段落」のダイアログボックスが現れます。「インデントと行間隔」のタブに切り替え。「インデント」設定内の「最初の行」を「字下げ」に設定します。

最初の行を「字下げ」にしたら、「間隔」で何文字下げるのかを入力。設定が完了したら「OK」ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じましょう。

先ほど選択した範囲の段落の最初が、1文字目だけ字下げされました。

Wordで段落の間隔を開ける方法

段落を見やすく分ける方法のひとつとして、段落の間隔を開けるのも非常に有効。1ページ分のテキスト量が少なく余白ができてしまう場合は、段落の間隔を調整して綺麗に見せることを検討してみてください。

最初に、段落の間隔を開けたい箇所を選択します。

選択した状態のまま、選択範囲内で右クリック。コンテキストメニューを呼び出し「段落」を選びます。

「段落」のダイアログボックスが表示されます。タブを「インデントと行間隔」に切り替え、「間隔」の設定欄で「段落前」もしくは「段落後」の行数を設定。テキストの量に合わせて、広くしたり狭くしたりできます。行数を入力したら「OK」ボタンをクリックして、ダイアログボックスを閉じましょう。

Word本文に戻ると、段落間の間隔が広く変更されていました。これで設定は完了です。

Wordで段落番号を追加する方法

Wordでは、連続する段落に連番で番号を振れるのはもちろん、離れた段落にも連続する番号を振ることができます。

commandボタンを押しながら、カーソルで離れた段落を選択していきます。

選択が終わったら、「ホーム」タブ>「段落番号」ボタンの順番にクリックしてください。

これで離れた場所にある段落にも連続する番号を振ることができました。この操作方法を活用すれば、自由に段落番号を追加することが可能です。

Wordで段落がずれる場合の対処法

空白でレイアウトを整えていたり、文頭に括弧が入っていたりすると段落を作成した際に文頭がずれてしまうことがあります。いくつかの対処法を解説するので、段落がずれてしまった際の参考にしてみてください。

対処法1．インデントを行う

Wordで段落がずれる場合の1つ目の対処法は、インデントを行うことです。インデントはぶら下げともいわれており、文頭の最初の文字を何文字下げるかを設定できます。

インデントを行っていない状態で段落番号を振ってみると、少しずつずれていることがわかります。

インデントを適用させる範囲を最初に選択します。

選択した状態のまま、選択範囲内で右クリック。コンテキストメニューを呼び出し「インデント」のボタンを選びます。

Word本文に戻ったら、一度段落番号の表示をオフに。段落の文頭がすべて綺麗に揃いました。

対処法2．行頭を1/2に設定する

Wordで段落がずれる場合の2つ目の対処法は、行頭を1/2に設定することです。

行頭に全角の括弧が入っていると、微妙に段落ずれが起こります。解消したい段落をまずは選択しましょう。

選択したら、その状態のまま選択範囲内で右クリックをし、コンテキストメニューを呼び出します。メニュー内の「段落」をクリックしてください。

「段落」のダイアログボックスが表示されます。「体裁」タブに切り替え「行頭の記号を1/2の幅にする」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリック。ダイアログボックスを閉じましょう。

行頭の括弧が半角になり、段落ずれが解消されました。

Wordでの段落と改行の違い

段落とは、長い文章をいくつかに分けた区切りのことを指しています。その段落ひとつずつを作るために行うのが改行です。つまり、段落が長い文章の一塊を示すのに対し、改行は行為そのものを指しています。Wordで段落と改行の違いを確認する方法を解説しましょう。

文書を用意して説明します。まず、「ホーム」タブに切り替え「編集記号の表示/非表示」のボタンをクリックします。

次に、すべてのテキストを選択してください。

その状態のまま、「ホーム」タブ>「段落記号」ボタン横の三角をクリック。「番号ライブラリ」が表示されるので、どれかひとつ選びます。

すると、Enterキーで改段落を行った箇所に数字が振られました。このひとつひとつが段落だということがわかります。

改行は、段落の末尾に付いている記号で判断できます。このように「↓」の記号が表示されていれば、それは「shift＋Enter」で改行が行われていることになります。

Wordの段落設定を行って見やすい原稿を作成しよう

Wordでは、改行と段落の作成は異なります。

段落を作成したい場合は、「shift＋Enter」ではなく「Enter」で改行するようにしましょう。

Wordでは段落を字下げしたり、間隔を開けたりと細かな設定も可能です。本記事を参考に、段落を整え見やすい原稿を作成してみてはいかがでしょうか。