Wordの変更履歴とは？表示しない・印刷しない方法や削除する方法などを解説

何人かで1つのWord文書に手を加える際に重宝する「変更履歴」機能。デフォルトではオフになっているため、使用する際には最初は設定が必要です。

本記事では、基本的な使用方法に加え、表示させない設定や印刷時に変更履歴をオフにする方法なども解説します。

Wordの変更履歴とは？

Wordの変更履歴は、複数人で1つの文書を編集する際に便利な機能です。変更した内容に加え、変更した方の名前も表示させられるので、ファイルのやりとりをした際に誰がどんな作業をしたのかが一目瞭然。自身が作成した文書をほかの方に確認してもらうときや、逆にほかの方が書いた文章を校閲するときに活用できます。

設定や使用方法は非常にシンプル。変更作業の内容ごとに色を設定すれば、変更後の確認作業も効率よく行えます。覚えておいて損はないWordの機能のひとつです。

Wordで変更履歴を残すための設定方法

Wordで変更履歴を残すための設定方法は非常に簡単です。さっそく変更履歴を残すための設定方法を確認していきましょう。

まずは、タブを「校閲」に切り替えます。

次に「校閲」タブ内にある「変更履歴の記録」をオンに変更します。設定はこれで完了です。

Wordの変更履歴の色を変更する方法はある？

Wordでは、作業内容ごとに変更履歴の色を変更できます。

色を変更するにはまず、「校閲」タブに移動し「変更履歴とコメントのオプション」ボタンをクリックします。

一番下に「環境設定」のメニューがあるので選択してください。

すると「変更履歴の記録」というダイアログボックスが表示されます。「変更履歴とコメント」や「移動」、「表のセルの強調表示」などそれぞれの項目で色の変更を行えます。

選べる色は19種類。加えて、校閲者別に自動で色を振り分けられる設定もあります。特定の校閲者に対する色分けができない点には注意してください。

Wordの変更履歴を表示させる方法

Wordの変更履歴を表示させるには、いくつかの手順が必要です。

まずは「校閲」タブに切り替え、「変更履歴の記録」がオンになっていることを確認。その次に、「変更履歴/コメントなし」と表示されているプルダウンをクリックします。

4つの選択肢が表示されるので「すべての変更履歴/コメント」を選びます。

次に、その下に表示されている「変更履歴とコメントのオプション」のプルダウンをクリック。7つの選択肢のうち、コメント・インク・挿入と削除・書式設定にチェックを入れます。

これで変更履歴が表示されるようになりました。4つの変更履歴はすべてオンにしなくても1つずつでも表示させられるので、自身の作業内容の見やすさに合わせてカスタマイズしてみてください。

Wordの変更履歴を表示させない・非表示にする方法

変更が多い場合、履歴を全て表示させていると作業内容がわかりにくくなってしまいます。「変更履歴の記録」はオンにしたまま、変更履歴を非常にさせる方法も知っておくと便利です。

まずは、タブを「校閲」に切り替え、そのなかにある「すべての変更履歴/コメント」のプルダウンをクリックします。

4つの設定から「変更履歴/コメントなし」を選択してください。

これで「変更履歴の記録」はオンになったまま、変更した作業内容を非表示にすることができました。

Wordの変更履歴を削除する方法

変更を加えた箇所をその状態にしたまま履歴だけ削除する方法があります。

まずは、タブを「校閲」に切り替えます。削除したい変更履歴を選択したら、機能のなかに「承諾」というボタンがあるので、その右側の小さな三角マークをクリックします。

「変更して次へ進む」「この変更を反映する」「すべての変更を反映」「すべての変更を反映し、変更記録を停止」の4種類の選択肢が表示されます。

変更した箇所がわかる状態で履歴だけ消したい場合は「変更して次へ進む」を選びます。

変更箇所がわかる必要がない場合は「この変更を反映する」、すべての変更履歴を削除したい場合には「すべての変更を反映」を選択してください。

Wordの変更履歴を印刷しない方法

変更履歴を表示させたまま、文書のみ印刷する方法もあります。

まずは、上部のメニューから「ファイル」>「プリント」の順番に進みます。

「プリント」のダイアログボックスが表示されます。印刷プレビューでは、変更履歴も印刷される状態になっていることがわかります。

「印刷部数と印刷ページ」のプルダウンをクリック。上から2番目の「Microsoft Word」を選択してください。

「プリント」のダイアログボックスの内容に、また違う設定が表示されます。そのなかにある「変更とコメントの内容を含む文書」のプルダウンを選択。「文書」に変更したら「プリント」のボタンをクリックします。

これで変更履歴を表示させずに印刷することが可能です。

Wordの変更履歴をうまく活用しよう

一度覚えておくとさまざまな場面で活用できる変更履歴の機能。自分が作成した資料を誰かに確認してもらう際や、ほかの方から共有してもらった資料を編集する際など、ファイルのやりとりが多い場合に便利に使用できます。

本記事を参考に、変更履歴の設定方法や使用方法をマスターして、作業効率化のために活用してみてください。