議事録に何を書けばいいのか、また、どうすればわかりやすい議事録が書けるのか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
本記事では、議事録を取る目的や形式、書くべき内容を紹介。議事録を書く際の6つのコツやシーン別の議事録の文例なども合わせて紹介しているのでぜひ参考にしてくださいね。
- 議事録で書くべき6つの内容
- 議事録を書く際の6つのポイント・コツ
- 議事録の文例・見本
そもそも議事録とは？
そもそも議事録とは、会議で話された内容や決定事項などを記録し、後日確認したり会議に参加していない第三者に共有したりするためのものです。
そのため、会議に参加していない人でも、その会議で何があったのか・出席者や場所はどこかなどがわかるように詳細に書くことが求められています。
議事録というと、上司に提出するための会社内の資料だと思っている人も多いのではないでしょうか。しかし、取締役会議や委員会などのクライアント・関係者のための議事録も存在します。自分が誰のために、何のために議事録を作るのか把握し、目的にあった議事録を作ることを意識しましょう。
議事録を取る目的
「議事録をわざわざ取る必要はあるのかな」と思っている人もいるのではないでしょうか。
自分の行動の目的がわからないと、やる気が出ないもの。以下では、議事録を取る目的について簡単にご紹介します。
目的1．会議の内容を共有する
議事録を取る目的のひとつは、会議の内容を記録し共有することです。
議事録は会議の内容を詳細に記録しているので、会議に参加できなかった人や会議の内容をもう一度振り返りたい人などに役に立ちます。
また、「言った言わない」などの問題が起こったとき、「◯月◯日の会議でこういう流れでこのような発言があった」と具体的に伝えることで、証拠となる可能性もあります。
目的2．ネクストアクションの内容・担当者・期限を周知させる
議事録を共有することで、会議で決定した内容や次の行動、担当者、期限などを周知させることもできます。
議事録には、その会議で話した内容が全て詰まっているので、議事録を読みさえすれば期限や担当者などの大切な情報を読み取れます。
議事録を多くの人に共有することで、全体の行動や流れが伝わるようになり、仕事もスムーズに進むようになるでしょう。
議事録の主な2つの形式
議事録には大きく分けて「会話形式」「要約形式」のふたつの形式があります。
どちらの形式で議事録を書くべきかどうかは、会社のテンプレートや伝統などを考慮に入れて選ぶことをおすすめします。
以下では、議事録の主な2つの形式のメリットやデメリットなどを簡単にご紹介します。
1．会話形式
議事録の主な形式の1つ目は会話形式です。
会話形式とは、その名の通り会議の内容をそのまま会話として文章に残す形式のことをいいます。
会話の流れが文章になっているので、文脈がわかったり、切り取られていないありのままの文章が読めたりすることがメリットです。
しかし会話特有の「えーー」「あっ」などを書いてしまうと読みにくくなってしまうので注意する必要があります。また、議事録自体が長くなってしまい要点が押さえにくくなるのもデメリットです。
会話形式で議事録を書くときは、文型を整えたり、会話形式の議事録を作った後に別紙に要点をまとめたりすることをおすすめします。
2．要約形式
議事録の主な形式の2つ目は要約形式です。多くの企業では、要約形式の議事録が使用されています。
要約形式の議事録は、会議での重要な内容をまとめてわかりやすくしたものをいいます。
内容がスムーズに伝わるので、時間短縮になり読みやすいところが要約形式のメリットです。
要約形式は、「何が重要か」を考えながら書く必要があり、書き手によってクオリティに影響が出るところが注意点です。
クオリティの高い議事録を書くためには、議事録に書くべき内容やコツを掴んでから書くことをおすすめします。
議事録で書くべき6つの内容
議事録に何を書けばいいのか・議事録の内容を書く際にはどのような点に注意すればいいのかなどがわからない人もいるのではないでしょうか。
以下では、議事録で書くべき6つの内容について詳しくご紹介します。
議事録の内容1．会議の目的
議事録で書くべき内容の1つ目は、会議の目的です。
まずは、会議がどのようなことを目的として開かれたものなのかを簡単に書きます。
例えば「新製品開発について」「今年度の予算について」などと簡潔に書くことを意識しましょう。
議事録の内容2．場所や日時、出席者・参加者などの基本情報
議事録で書くべき内容の2つ目は、場所や日時、出席者・参加者などの基本情報です。
基本情報は、正確性を意識して書くことをおすすめします。
例えば、会議を行った場所を明記する場合は「第二会議室」のように詳細に書かないのはNG。「株式会社〇〇 3階第二会議室」のようにひとつに特定できるように書きましょう。
日時も同様に、「2022年2月5日 13時30分〜14時45分」のように、西暦や時間を正確に書くことを意識することをおすすめします。
出席者・参加者を書く際は、どこの会社の誰なのかがわかるように書きましょう。漢字を間違うと相手に失礼になるので十分気をつけて書くことをおすすめします。
議事録の内容3．会議の内容・決定事項のまとめ
議事録で書くべき内容の3つ目は、会議の内容・決定事項のまとめです。
会議の内容を詳細に書く前に、まずは会議内容の要旨を書きます。
要旨とは、会議で話したことを簡潔にまとめたことや会議での決定事項などのことをいいます。
要旨を書くときは、具体的に決定した数字・方法・締め切りなど重要なことを間違えずに書くことを意識しましょう。
議事録の内容4．会議内容の詳細
議事録で書くべき内容の4つ目は、会議内容の詳細です。
会議の内容や決定事項のまとめを書いた後は、それらの詳細な説明を書きます。
誰の意見によってその数字を決定したのかを書いたり、会議の内容を深堀りしたりして、会議の内容が第三者にもわかることを心がけながらわかりやすく書きましょう。
議事録の内容5．補足説明
議事録で書くべき内容の5つ目は、補足説明です。
特に、顧客や株主など会社内部の人ではない第三者が読む議事録の場合は、専門用語や事前知識を知らない可能性が高いです。
専門用語や略語などで解説したほうがいい言葉がある場合は、補足で説明してもいいでしょう。
「議事録を誰が読むのか」を意識して書くと、読みやすくわかりやすい議事録になりますよ。
議事録の内容6．次回の会議の内容・日時
議事録で書くべき内容の6つ目は、次回の会議の内容・日時です。
議事録を読んで会議に興味を持った人が参加をしやすいようにするためにも、次回の会議の情報を忘れずに書きましょう。
次回の会議の時間や場所を詳細に書くことで、会議に参加するつもりの人が確認しやすくなる効果もあります。
また、次回までに行うタスクがある場合はその旨も記載しておくとよいですね。
議事録を書く際の6つのポイント・コツ
議事録を書きなれていない場合、どのようなポイントに注目して書けばいいのかわからない人も多いのではないでしょうか。
以下では、議事録を書く際の6つのポイントをご紹介します。会議の段階から以下のポイントを意識して、議事録を書く準備をしてみてはいかがでしょうか。
ポイント1．社内の決まったフォーマットを用いる
議事録を書く際の1つ目のポイントは、社内の決まったフォーマットを用いることです。
「自分の書きたいように書きたい」と思っている人もいるのではないでしょうか。「このように書くほうがわかりやすい」とフォーマットを勝手に変えてしまうのはNGです。
議事録は、自分のためではなく議事録を読む第三者のために書いているものです。
急にフォーマットが変わってしまうと、情報の位置も変わってしまい読み手を困惑させてしまいます。
特別な理由がない限り、フォーマットは社内の決まったものを使用することをおすすめします。
ポイント2．簡潔にわかりやすく、読み手のことを考えて書く
議事録を書く際の2つ目のポイントは、簡潔にわかりやすく、読み手のことを考えて書くことです。
「何が大事なポイントかわからないから、とりあえず会議の内容全体を書いておこう」のような考えで、ダラダラと議事録を書いてしまうのはNGです。
要点がわからない文章になってしまわないように、簡潔にまとめることを意識しましょう。
大事なポイントを選ぶときは、「相手が何を知りたいのか」を意識して書くといい文章になりますよ。
ポイント3．発言者と内容は明確にする
議事録を書く際の3つ目のポイントは、発言者と内容は明確にすることです。
発言者を明確にしなければ、個人の意見なのか・会議全体の総意なのかがわからず議事録を読む人を困惑させてしまいます。そのためどのような形式で議事録を書いても、誰がどの内容を言ったのかはとても大切です。
要約形式の場合「〜であると考えた（〇〇部長）」のように、最後に発言者を書くとわかりやすいでしょう。
ポイント4．24時間以内に完成させる
議事録を書く際の4つ目のポイントは、24時間以内に完成させることです。
文章を書くのが苦手な人や、議事録に苦手意識を持っている人は、議事録に着手せずに後回しにしてしまう人も多いのではないでしょうか。
議事録を書くことを後回しにしてしまうと、会議の内容をメモだけを頼りに書かなければいけなくなってしまいます。正確な議事録を書けないと議事録の本来の意味を果たせません。さらに議事録に苦手意識を持ってしまう負のループに至ってしまうことも。
議事録を書くときは、記憶が薄れないうちに素早く書き始めることをおすすめします。
ポイント5．5W2Hを意識しながらメモをとる
議事録を書く際の5つ目のポイントは、5W2Hを意識しながらメモをとることです。
5W2Hとは、以下の英語の頭文字をとった情報を論理的に伝える方法のひとつです。
- When(いつ？)
- Where(どこで？)
- Who(誰が？)
- What(何を？)
- Why(なぜ？)
- How(どうやって？)
- How much(いくらで？）
会議中のメモは5W2Hを意識し、議事録が完成した後は5W2Hの情報が満たせているか確認してみてはいかがでしょうか。
ポイント6．メモが間に合わない場合は、レコーダーを使用する
議事録を書く際の6つ目のポイントは、メモが間に合わない場合は、レコーダーを使用することです。
「書いているメモや記憶だけでは議事録が書けない」という人もいるのではないでしょうか。
議事録のメモが間に合わない場合は、レコーダーを使用したり音声入力を使ったりして工夫をすることをおすすめします。
Googleドキュメントの音声入力方法を知りたい人は「【画像で紹介】Googleドキュメントで音声入力をする方法｜入力できない・入力が止まるなどの対処法も紹介」を参考にしてみてはいかがでしょうか。
議事録のテンプレート
自社に議事録のテンプレートがある場合は、テンプレートを使用することをおすすめします。
違うテンプレートを使ってしまうと、「いつもと使用が違う」「読みにくい」という印象を与えてしまいます。
議事録は、読む人にとって読みやすいことが大切なので、相手が読みやすいいつものテンプレートを使うようにしましょう。
テンプレートが特に決まっていない場合は、「文例書式テンプレート集」の議事録のテンプレートを使用してはいかがでしょうか。
また、Microsoftの議事録テンプレートは、記入例が書かれているので議事録を初めて書く人にもおすすめです。
議事録の文例・見本
「書くべき内容やコツだけではなく、具体例を見て参考にしたい」という人もいるのではないでしょうか。
以下では、シーン別に議事録の書き方・文例をご紹介します。自社のテンプレートを考慮に入れつつ、以下の書き方を参考にしてみてはいかがでしょうか。
質疑応答をした会議の議事録の書き方・文例
質疑応答が中心の会議を行うこともあるのではないでしょうか。
以下では、質疑応答をした会議の議事録の文例をご紹介します。議事録を書く際の参考にしてください。
- 質問内容：今季の売上が、結果的に◯%減少したのは、XXによる原因が大きいと考えてもいいのか。（〇〇さん）
回答：XXがメインの原因だとは考えれるが、他の原因も考えるべき（〇〇部長）
<
打ち合わせの議事録の書き方・文例
打ち合わせを行った会議の議事録では、何を決定したのか・問題は何かなどを明確に表す必要があります。
以下では、打ち合わせの議事録の文例をご紹介します。
- 内容要旨：①12月4日のお披露目会の場所を「XXホテルに」決定②同会の参加者規模について③会場の規模と値段について
①参加者の規模や値段などを考慮に入れた上で、柔軟に対応できるXXホテルに決定した（〇〇部長）
②具体的な参加者数を決定する必要がある（〇〇課長）
③参加費や会社からの費用などを具体的に計算するべき（〇〇さん）
総会の議事録の書き方・文例
総会の議事録の書き方は「中小企業等協同組合法第53条の4」に明確に記載されています。
静岡県中小企業団体中央会によると議事録記載事項は以下のとおりです。
(1)
総会の種類（通常総会、臨時総会）
(2)
招集年月日
(3)
開催日時及び場所
(4)
組合員数、出席者数及び出席の方法
(5)
理事・監事の数、出席理事・監事の数及び出席の方法
(6)
出席理事の氏名
(7)
出席監事の氏名
(8)
議長の氏名
(9)
議事録の作成に係る職務を行った理事の氏名
(10)
議長選任の経過
(11)
議事の経過の要領及び議案別の議決の結果（可決・否決の別、賛成もしくは反対、棄権の議決権数）
(12)
監事が、総会において監事の選任、解任若しくは辞任について述べた意見、総会提出資料に法令、定款違反若しくは、著しく不当な事項があるとして総会に報告した調査の結果又は総会において述べた監事の報酬等についての意見の内容の概要
(13)
監事が報告した会計に関する議案又は決算関係書類に関する調査の結果の内容の概要引用：静岡県中小企業団体中央会
議事録を書いた後は、上記を参考に書くべき内容が満たされているのか確認してみましょう。
過不足ない情報を記入した議事録を作成できるようになろう
- 議事録は会議に参加していない第三者が読んでもわかるように書く
- 書くべき内容がもれなく書けているか確認する
- 議事録は後回しにせずなるべく早く書き上げる
本記事では、議事録の書くべき内容やポイントなどを詳しくご紹介しました。
自社の使用しているテンプレートがある場合は、読み手がその形式で読み慣れていることが多いので、テンプレートに則って書くことをおすすめします。
テンプレートがない場合は、本記事を参考にしてテンプレートを作成してみてはいかがでしょうか。
常に読み手のことを意識して、わかりやすい議事録を書けるようになりましょう。
【関連記事】
「ご自愛ください」の意味や使い方は？例文や言い換え、メールでの文面や返信方法などを紹介
「時節柄ご自愛ください」「ご自愛のほどお祈り申し上げます」のように使用される「ご自愛ください」。正しい使用方法や言い換え方に迷う人も多いのではないでしょうか。 本記事では、「ご自愛ください...
家でできる仕事とは？在宅で始められる副業・おすすめの仕事20選紹介
家でできる副業や、在宅でできる仕事を探している人も多いのではないでしょうか。 本記事では、家でできる仕事の種類や、パソコンを使う仕事や内職の仕事などのおすすめの仕事を20個紹介。 在...
自己PRでも使える強み「傾聴力」とは？身につけるための5つのコツや本などを紹介
ビジネスシーンだけでなく私生活でも、コミュニケーションをする際に活躍する「傾聴力」。 本記事では、傾聴力とは何かについて紹介。傾聴力が身につくメリットや傾聴力を身につけるコツ、注意点などを...
はてブU-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう