Googleスプレッドシートの条件付き書式の使い方｜コピー・日付・複数行、別シートの比較などのやり方を紹介

Googleスプレッドシートでは、条件を満たしたセルに対して色付けなどの設定が行える「条件付き書式」という機能が使えます。

本記事ではコピーや日付、複数行など基本的な使い方に加え、より便利に使える方法も解説。特に、ビジネスで数値管理を行う方は業務に取り入れると効率アップが狙える知識を紹介するのでぜひ参考にしてみてください。

Googleスプレッドシートの条件付き書式とは？

Googleスプレッドシートの条件付き書式とは、設定した条件が満たされたセルにのみ適用される機能のこと。例えば、「未完」の場合は背景色を黄色に、「済み」の場合は背景色をグレーにするなど、条件を満たしていれば自動で設定が反映されるので、作業の手間が軽減されます。

設定できるのは、背景色・文字色・太字・イタリックなど。比較的簡単に設定できるのもポイントです。大量のデータの見落としを防ぐ際にも活用できます。
データが多いシートなどで作業進捗を確認したり、数値を見やすくするには、Googleスプレッドシートの条件付き書式設定を活用しましょう。

Googleスプレッドシートの条件付き書式の使い方をステップに分けて紹介

条件対組織の設定方法は非常に簡単。Googleスプレッドシートの条件付き書式の使い方を5つのステップに分けてご紹介します。

STEP1．適用範囲を設定する

Googleスプレッドシートの条件付き書式の使い方ステップ1は、適用範囲の設定です。

条件付き書式を適用させたい範囲を選択したら、右クリックでメニューを表示。「セルでの他の操作項目を表示」>「条件付き書式」と進みます。

すると、右側に「条件付き書式設定ルール」の設定画面が表示されます。そのなかの「範囲に適用」という項目で、設定範囲のセルが合っているかを確認。

範囲を変更したい場合は、「範囲に適用」の入力欄右側にあるセルマークをクリック。「データ範囲の選択」というポップアップが表示されるので、反映させる範囲を変えましょう。「,」を使えば、選択している箇所以外にも複数設定が可能です。

STEP2．書式ルールを変更する

Googleスプレッドシートの条件付き書式の使い方ステップ2は、書式ルールの変更です。

初期の設定では、書式ルールの「セルの書式設定の条件」は、「空白ではない」が選択されています。この設定を変えなければ、文字が入力されている箇所すべてに条件付き書式設定ルールが適用されてしまいます。

設定を変えるには、「空白ではない」のプルダウンをクリック。書式設定の条件が一覧で表示されるので、使用したい条件を選択しましょう。今回は「次を含むテキスト」を条件とします。

すると、「次を含むテキスト」の下に「値または数式」の入力欄が現れます。ここに、条件付き書式設定ルールを適用させたい文字を入力すれば、書式ルールの変更は完了です。

STEP3．書式設定のスタイルを決める

Googleスプレッドシートの条件付き書式の使い方ステップ3は、書式設定のスタイルを決めることです。

書式設定のスタイルは、太字・イタリック・下線・斜線・文字色・背景色から選べます。スタイルは1つだけでなく、複数組み合わせることも可能です。

STEP4．カラースケールを適用させる

Googleスプレッドシートの条件付き書式の使い方ステップ4は、カラースケールの適用です。

「条件付き書式設定ルール」内のタブを、「単一色」から「カラースケール」に切り替えます。カラースケールは、例えばWebサイトのアクセス数を分析する際、どの時間帯が数値が多いかを色でわかりやすくしたい場合に便利な機能です。

カラースケールの書式ルールは、最小値・値・パーセント・パーセンタイルから選択できます。

STEP5．設定が反映されているかを確認する

Googleスプレッドシートの条件付き書式の使い方ステップ5は、設定が反映されているかの確認です。

設定が完了したらまずは再度、設定範囲のセルを選択し、ルールが適用されているかをチェックします。

その次に、設定ルールを満たすよう適用範囲内で作業を行い、書式設定のスタイルが反映されるかを確認しましょう。背景色や文字色が変わるなど、先ほど設定したルール通りの変化があれば、条件付き書式設定ルールがきちんと作動しています。

Googleスプレッドシートの条件付き書式を使って特定の日付だけ色をつける方法

Googleスプレッドシートの条件付き書式を使い、特定の日付だけに色を付ける方法をご紹介します。

まずは、条件付き書式設定ルールを適用させたい範囲を選択します。

「書式ルール」内に表示されているある「空白でない」のプルダウンをクリック。セルの書式設定の条件一覧から、「日付」を選びます。

すると、「日付」の下に新たなプルダウンが出現。デフォルトでは「本日」と表示されているので、クリックして設定を変更します。

特定の日付だけに適用させる場合は、「正確な日付」を選択。またその下に「値または数式」の記入欄が表示されるので、セル内の記載に合わせて例えば「2021年11月24日」など具体的な日付を入力しましょう。

右下に表示されている「完了」ボタンをクリック。そのあと、適用範囲内で設定した日付を入力し、条件付き書式設定ルールがきちんと反映されるかをチェックしてください。

Googleスプレッドシートの重複に条件付き書式を使う方法

条件付き書式設定は、Googleスプレッドシートの重複にも活用できます。データの多いGoogleスプレッドシートでは、目視で重複を見つけるのは困難ですし、時間もかかってしまいます。重複箇所をひと目でわかるようにするため、条件付き書式を使いましょう。

まずは、適用させたい範囲を選択。右クリックで「条件付き書式設定ルール」を表示させましょう。

「セルの書式設定の条件」のなかから、一番下にある「カスタム数式を選択します。

値の記入欄が表示されるので、そこに以下のcountif関数を入力しましょう。

=COUNTIF(A:A,A:A)>1

括弧内には、選択しているセルの列のアルファベットを記入。今回の場合はB列なので、以下のようにcountif関数を入力しています。

=COUNTIF(B:B,B:B)>1

入力が終わったら「完了」ボタンをクリック。これで、Googleスプレッドシートの重複に条件付き書式を設定完了です。

Googleスプレッドシートのカスタム数式を使って隣のセルや複数行条件付き書式を行う方法

Googleスプレッドシートのカスタム数式を使えば、隣のセルや複数行条件付き書式を行うことも可能です。まずは、隣のセルを連動させる設定について解説します。

例えば、上記のGoogleスプレッドシートで、科目の欄に数学が選択されている場合、課題欄の文字を太文字に、背景色を黄色に設定するとします。

まずは、科目のセルに連動させたい隣のセルを選択します。

「セルの書式設定の条件」から「カスタム数式」を選択。下の記入欄に、以下の関数を入力します。

=$D5="完了"

適用されていることを確認したら、完了ボタンをクリック。これで、隣のセルを連動させた条件付き書式設定は完了です。

次に、複数行条件付き書式の設定方法を解説します。例えば、プルダウンで「完了」が選択された場合に行をすべてグレーアウトしたい際に活用可能です。

まずは、複数行条件付き書式の設定範囲を定めます。今回は、5行から下がすべて適用範囲となるので、大きく選択します。

「セルの書式設定の条件」から「カスタム数式」を選び、下に表示されている「値や数値」の記入欄に以下の関数を入力します。

=($D5="完了")

D5のプルダウンを「完了」に変更したところ、行全体がグレーアウトしました。これで条件付き書式設定ルールが反映されていることを確認。設定は完了です。

Googleスプレッドシートの別シートと比較する条件付き書式の使い方

数値などを管理している場合、別シートと内容を比較して色付けを行いたいと思うことがあるはずです。条件付き書式を活用すれば、2つのシートの差分もわかりやすく表示させられます。

比較したい箇所を選択し、右クリックで「条件付き書式設定ルール」を呼び出します。

もしくは、「表示形式」> 「条件付き書式」として条件付き組織のページを開くことも可能です。

「セルの書式設定の条件」を「カスタム書式」にし、下に表示される入力欄に以下の内容を記載します。

=A1<>INDIRECT("科目!"&CELL("address", A1))

「完了」ボタンを押して適用させれば設定は終了。今回、「科目」と入れた部分には、比較したいシートの名前を入れてください。あとは、差分にきちんと設定内容が反映されているかを確認しましょう。

Googleスプレッドシートの条件付き書式のコピーのやり方

Googleスプレッドシートの条件付き書式のコピーは非常に簡単です。

最初に、コピーしたい条件付き書式を設定している箇所を「Ctrl＋C」でコピーします。

貼り付けたい場所を選び、「Ctrl＋V」で貼り付け。これで、条件付き書式設定のコピーは完了です。条件付き書式の範囲が変更されていることも確認しておきましょう。

Googleスプレッドシートの条件付き書式が反映されないときに確認するポイント

きちんと条件付き書式をしたのに、なぜか反映されないトラブルが発生することがあります。その際は、3つの確認ポイントをチェック。複数の原因が重なっている可能性もあるので、1つずつ確認してください。

確認ポイント1．条件付き書式が複数ある場合、上位のものが優先されていないか

Googleスプレッドシートの条件付き書式が反映されないときの確認ポイント1つ目は、条件付き書式が複数ある場合、上位のものが優先されていないかです。

特定の条件付き書式が反映されていない場合、「条件付き書式設定ルール」を表示させましょう。先に追加されたルールが優先される仕様なので、一度順番を入れ替えてみるのがおすすめです。

移動させたい条件付き書式設定ルールにカーソルをあてると、左側に三点マークが表示されます。そこをクリックし、設定が反映される箇所に移動しましょう。

確認ポイント2．数式が間違っていないか

Googleスプレッドシートの条件付き書式が反映されないときの確認ポイント2つ目は、数式間違っていないかです。

カスタム書式をしようしている場合、誤った数式を入力している可能性があります。設定している条件付き書式設定ルールを1つずつ確認し、赤いエラーが表示されていないかチェックしてみてください。

確認ポイント3．選択している範囲外になっていないか

Googleスプレッドシートの条件付き書式が反映されないときの確認ポイント3つ目は、選択している範囲外になっていないかです。

なかには、選択範囲が誤っている可能性もあります。まずはセルを選択した際に、設定した条件付き書式設定ルールが右側にきちんと表示されるかを確認してください。

適用範囲を複数設定している場合は、設定を開いて内容までチェックしましょう。

Googleスプレッドシートの条件付き書式の様々な使い方をマスターしよう

Googleスプレッドシートの条件付き書式をマスターすれば、さまざまなシーンで活用可能。見た目もわかりやすくなり、作業工程を減らすことができるので、業務の効率化にも繋がります。

カスタム数式を使用すると多少扱いの難易度があがるものの、簡単な内容であれば数式を使わなくても設定可能です。1つの選択範囲に対して複数設定すれば、より便利に使えるようになるでしょう。

本記事を参考に、まずは基本的から取り入れていき、少しずつ使い方をマスターしていきましょう。
 

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