Googleスプレッドシートの使い方は？基本的な7つの使用方法を画像付きで初心者向けに紹介

Googleが提供しているサービスのひとつである「Googleスプレッドシート」。無料ながら多機能が揃っており、個人・法人とさまざまなシーンで使用できます。

Googleスプレッドシート初心者に向けて、基本的な使い方を解説。画像付きなので、自身で操作しながら使用方法をマスターしてみてください。

Googleスプレッドシートとは？

Googleスプレッドシートとは、Googleが提供している表計算ソフトのこと。Googleアカウントを所持している方なら利用でき、基本的には費用もかからないのが特徴です。個人・法人とさまざまな方が使用しており、ダウンロードやインストールをせず、ブラウザ上から使えます。

業務を効率化するための機能が充実しており、アドオンも使用可能。スマホ向けアプリも開発されているので、1つのGoogleアカウントでログインすれば、PC・スマホのどちらからでもGoogleスプレッドシートを編集できます。

Googleスプレッドシートの基本的な使用方法7選

Googleスプレッドシートの使い方は非常に簡単。ただし、エクセルと少し機能が違うので、初めは戸惑ってしまうことも。Googleスプレッドシートの基本的な使用方法7選をご紹介します。これさえ知っておけば、簡単なシート作成が可能になります。

使い方1．新規のスプレッドシートを作成する

基本的な使い方の1つ目は、新規スプレッドシートの作成です。

Googleアカウントにログインし、スプレッドシート画面に移動。「新しいスプレッドシートを作成」の欄にある「空白」をクリックすることで、新規のシートを作成できます。

使い方2．共同編集・共有する

基本的な使い方の2つ目は、共同編集・共有することです。

スプレッドシートを開いたら、右上にある「共有」をクリック。リンクを取得の下にある「変更」に進みます。

リンクを知っている全員に対し、閲覧者と編集者の2つの権限が表示されます。このうち「編集者」をクリックすれば、共同編集の設定は完了。

その状態のまま、「ユーザーやグループと共有」にスプレッドシートのリンクを教えたい相手のメールアドレスを入力。右下の「完了」ボタンを押せば、相手にメールが送信されます。

使い方3．Googleスプレッドシートにコメントする

基本的な使い方の3つ目は、Googleスプレッドシートにコメントすることです。

まずは、コメントを入力したいセルを選択。そのままの状態で、上部のツールバーの右側にある「コメントを挿入」をクリックします。

ポップアップが表示されるので、書き込みを行い「コメント」をクリックすれば、コメントは完了です。

使い方4．編集履歴を確認する

基本的な使い方の4つ目は、編集履歴の確認です。

操作は非常に簡単。スプレッドシートの上部にある「最終編集：◯分前」をクリックするだけです。編集をした方のアカウント名と、編集した箇所、時間が一覧で表示されます。

使い方5．初歩的な関数を覚える

基本的な使い方の5つ目は、初歩的な関数を覚えることです。スプレッドシートではエクセル同様、関数が使えます。

使用できる関数の一覧は、ツールバーの右から5番目にあるボタンで閲覧可能。使用頻度の高い日付や数字などの関数は使いながら覚えていきましょう。

使い方6．$を使用する

基本的な使い方の6つ目は、$を使用することです。$は、複数のセルに対し、1つのセルを参照元として数値を入力したい際に使います。

少し難解ですが、設定は非常に簡単。参照元にしたいセルの番号を、反映させたいセルに入力する際、数字の前に「$」を付けるだけです。

使い方7．Googleスプレッドシートを保存する

基本的な使い方の7つ目は、Googleスプレッドシートを保存することです。スプレッドシートは、自動保存機能により随時上書きされているのが基本。ただし、スプレッドシートをPDFやエクセルなどの形式に変換し保存するには、少し作業が必要です。

ツールバーの左側にある「ファイル」をクリックし、表示されるメニュー内の「ダウンロード」を選択します。すると右側に変換可能なファイル形式が一覧で出てきます。どれかを選択すると画面が遷移し、保存する際のサイズやページ数などの設定が可能です。

Googleスプレッドシートの拡張機能の追加方法

Googleスプレッドシートには拡張機能が使えます。標準にはない機能を追加でき業務効率に繋がるので、覚えておきましょう。

上部に表示されているメニューのなかから「拡張機能」を選択。「アドオン」、「アドオンを取得と続きます。

すると、Googleスプレッドシートと連携できるアドオンの一覧が表示されます。

あとは、このなかから使用したいアドオンを選び、「インストール」ボタンをクリックするだけ。追加された機能は、初めに開いた「拡張機能」のポップアップのなかから選択できます。
スマホでGoogleスプレッドシートを使用する方法
Googleスプレッドシートは、PC以外にスマホでも使用できます。

スマホから利用するには、アプリのダウンロードが必須。App Storeで「Google スプレッドシート」と検索すると、Googleが公式で出しているアプリが見つかります。無料で使えるので、スマホでもGoogleスプレッドシートを使用したい方は、この機会にダウンロードしておきましょう。

Googleスプレッドシートの使い方を体系的に学ぶおすすめの本

Googleスプレッドシートの使い方を体系的に学ぶなら、書籍を選びましょう。まだあまり操作したことがない方向けの本に加え、すでに仕事で使っていてより効率的な方法を知りたい方向けの本をご紹介します。

はじめてのGoogle スプレッドシートの教科書2021 Google アプリの教科書シリーズ2021年版 

『はじめてのGoogle スプレッドシートの教科書2021 Google アプリの教科書シリーズ2021年版』は、Googleスプレッドシートの基本的な使い方を学べる電子書籍。2021年7月4日に発売されているので、それまでに更新された機能を一通り学習できます。

Googleアカウントの作成やGoogleドライブの使い方など、初歩的な操作方法も掲載されているのがポイント。マスターしておきたい基本的な関数・数式・フィルタ・ピボットテーブルなども網羅しています。

特に、エクセルを使っていたけれど新しい職場ではGoogleスプレッドシートの使用が推奨されており、すぐに覚えたい方にピッタリ。フルカラーの電子書籍で、実際に操作しながら基本を身に付けられます。

ブラウザだけで学べる Googleスプレッドシート プログラミング入門

『ブラウザだけで学べる Googleスプレッドシート プログラミング入門』は、すでにある程度Googleスプレッドシートを使っており、業務を効率化させたい方向けの書籍。

マクロの使い方をはじめ、外部サービスとの連携方法、さらにはWebサイトでGoogleスプレッドシートの活用方法も解説しています。プログラミング言語である「Google Apps Script」をゼロから学びたい方におすすめ。

Chapter 1〜Chapter 10まであり、大ボリューム。1日にChapterは1つまでなど、少しずつ勉強して知識を身に付けましょう。

Googleスプレッドシートの基本的な使い方に慣れたら応用していこう

Googleスプレッドシートは様々な機能が提供されているため、初めて使うときには難しく感じてしまうかもしれません。しかし、基本的な使い方さえわかれば、さまざまなシーンで活用できます。特に、マクロ・関数・ピポットテーブルなどは、基本をマスターしたあとに使っていきたい機能です。

アドオンを使えば、Gmailをはじめとするほかのサービスとの連携も可能。Googleスプレッドシートを応用し、業務効率化をしていきましょう。