Googleスプレッドシートでプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）を作る方法｜複数選択や空白、色の変更などを紹介

Googleスプレッドシートの「プルダウンリスト」を使って、複数の項目の中から選択できる仕組みを作りたい人も多いのではないでしょうか。

本記事ではプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）を作成する方法や複数選択・連動させる方法などを画像を使って詳しくご紹介します。

本記事を参考に目的を満たしたプルダウンリストを作ってみてはいかがでしょうか。

プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）とは

そもそもプルダウンリストがどのようなものなのか、あまり理解していない人もいるのではないでしょうか。

プルダウンリストとは、上記の例のようにすでに決まっている値や内容を選択肢にして選べるようにしたものです。

特に何度も打ち込む必要があることをプルダウンリストにすると、業務を効率化できます。

スプレッドシートでプルダウンリストを直接指定して作成する方法

Googleスプレッドシートでプルダウンリストを作る方法はとても簡単です。

以下では、スプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法を画像を使ってわかりやすくご紹介します。

STEP1．データの入力規則を選択

まずは、メニューバーから「データ」をクリックしましょう。次に、「データの入力規則」を選択します。

STEP2．データの入力規則画面の確認

データの入力規則をクリックすると、上記のような画面が出てきます。

STEP3．リストを直接指定

今回はリストを直接書き込む形式を取るので、「リストを直接指定」を選択しましょう。

STEP4．リストを入力

次に、自分がプルダウンリストに入れたい選択肢を赤枠で囲まれたところに書き入れます。

このときに、どの部分にプルダウンリストを作りたいのか範囲を選択することも忘れないようにしてください。

複数選択肢のプルダウンリストを作る際は、選択肢と選択肢の間は半角の「,」を打つ必要があることを覚えておきましょう。

STEP5．プルダウンリストの完成

保存ボタンを押すと、上記の画像のようにプルダウンリストが完成します。

Googleスプレッドシートでプルダウンリストをセルで指定して作成する方法

選択肢が複数ある場合、わざわざ「,」を使ってかき並べるのは億劫に思う人も多いのではないでしょうか。

以下では、簡単に複数の選択肢を作ったプルダウンリストの作り方をご紹介します。

STEP1．シートを別に作る

左下のプラスボタンを作って、選択肢を書くシートを作ることをおすすめします。

もちろんプルダウンリストを作るシートと同じシートに選択肢を書いても問題ありません。しかし、選択肢を書いている場所を使用したいときに邪魔になったり、見た目的にも美しくなかったりします。

プルダウンリストの選択肢を別のシートに書くことで、情報を整理しながらプルダウンリストを作成することがおすすめです。

STEP2．範囲または数式を入力

別のシートに選択肢を書いた後は、「範囲または数式を入力」をクリックしましょう。

STEP3．データ範囲の選択

データの範囲を選択する画面が出てくるので、選択肢にしたいデータをドラッグしましょう。

STEP4．データ範囲を選択できているか確認

最後にデータがしっかりと選択できているのか、上記の画像の赤い枠を確認します。

STEP5．プルダウンリストの完成

保存をクリックすることで、プルダウンが完成します。

スプレッドシートでプルダウンリストを自動で追加する方法

「プルダウンリストの内容を追加したい」となることもあるのではないでしょうか。

プルダウンリストの内容を追加したり変えたりすることを簡単にできます。

以下では、スプレッドシートでプルダウンリストを自動で追加する方法をご紹介します。

自動で追加するためには、データ範囲の設定の際に工夫が必要です。

一部のデータをドラッグで選ぶのではなく、「A」と書かれたボタンをクリックしてみましょう。

データの範囲がA行全てになっているので、「静岡県」を足してみるとプルダウンリストに静岡県が追加されます。

データ範囲の選択で工夫することで、プルダウンリストのセレクトボックスの内容を追加・削除したいときに便利に使用できますよ。

スプレッドシートでプルダウンリストをショートカットで表示する方法

プルダウンリストを選択するとき、小さな「▽」を押す必要があります。そのため、別の場所をクリックして上手に開けずにストレスが溜まっている人もいるのではないでしょうか。

以下では、スプレッドシートでプルダウンリストをショートカットで表示する方法をご紹介します。

まずは、プルダウンリストを表示したいところをクリックして選択しましょう。

次にキーボードの「F2」ボタンを押すと、上記の画像のようにプルダウンリストのセレクトボックスが表示されますよ。　
スプレッドシートでプルダウンリストの空白を追加できる？

プルダウンリストに空白のセレクトボックスを作りたいと思っている人もいるのではないでしょうか。

しかし、残念ながらGoogleスプレッドシートでは、プルダウンリストに空白を追加することはできません。

そのため空白の代わりに「なし」「未入力」「ーー」などを使うことをおすすめします。

スプレッドシートでプルダウンリストで色を変更する方法

Googleスプレッドシートのプルダウンリストに色を付けることで、視覚的に選択できるので、業務の効率化にも繋がります。

以下では、スプレッドシートでプルダウンリストで色を変更する方法を画像を使って紹介。プルダウンリストに色を付けてさらに便利なリストを作ってみてはいかがでしょうか。

STEP1．データからデータの入力規則を開き、範囲を選択する

まずは、プルダウンリストをすでにご紹介した方法で作りましょう。上記の画像では、リストを範囲で指定したものですが、リストを直接指定したプルダウンリストでも同様に色を付けることが可能です。

「セルにプルダウンリストを表示」にクリックがついていることを確認して保存しましょう。

STEP2．表示形式から条件付き書式を選択

次は、作ったプルダウンリストに色を付けるために、メニューバーにある表示形式から条件付き書式を選択します。

STEP3．条件付き書式設定ルールの画面の確認

条件書式をクリックすると、上記の画像のような画面が出てきます。

色を変えたいプルダウンリストがある場所が条件付き書式設定ルールの範囲に書かれているか確認しましょう。

STEP4．セルの書式設定条件を選択

セルの書式設定条件から、条件を設定していきます。今回は「次を含むテキスト」を使って設定しますが、「完全一致するテキスト」を選んでも問題ありません。

STEP5．テキストを記入する

プルダウンリストに入れている選択肢をそのまま赤枠の部分に書き入れます。

ここで、誤字をしてしまうと色がつかなくなってしまうので誤字がないように気をつけましょう。

STEP6．色を選択する

ペンキのマークをクリックして、好きな色を選択しましょう。

色の濃さを揃えると見た目にも美しいプルダウンリストになりますよ。

STEP7．条件付き書式設定をリスト全てに行う

プルダウンリストの選択肢一つひとつに同じように設定を行います。上記の画像のように、どのような条件付き書式のルールを設定したのかを一度に確認できます。
プルダウンリストに色がつかない場合は、この画面で間違いがないのか確認してみましょう。

STEP8．プルダウンリストに色がついているか確認

最後に、実際にプルダウンリストをクリックしてみて色がついているか確認してみましょう。

上記の画像のように、色を付けるとひと目でどのような状況にあるのか確認できますね。

スプレッドシートでプルダウンリストを連動させる方法

Googleスプレッドシートでプルダウンを使用する応用編がプルダウンリストの「連動」です。

例えば、日本国内にある取引先のプルダウンリストから、北海道にある取引先のA社を選択するとします。連動を使用しなければ、たくさんの取引先からプルダウンリストを使用して選ばなければいけません。

しかし、まず北海道を選択すると、北海道にある取引先だけを選択できると工程は楽になります。

以下では、Googleスプレッドシートでプルダウンリストを連動させる方法をステップに分けてご紹介します。関数を使用するので、難しいかもしれませんが一つひとつのステップを丁寧に行っていきましょう。

STEP1．何と何を連動させるか決める

まずは、どのような情報を連動させるか決めます。

今回の場合は、都道府県・取引先の名前を連動させることにします。11月26日と書かれたセルの隣に、都道府県のプルダウンリストを設定し、隣に連動した取引先の名前のプルダウンリストを作るのがゴールです。

STEP2．プルダウンリストを連動させる用のシートを作る

今回は説明をわかりやすくするために、連動用のシートを別に作りました。実際に使用するときも、連動用のシートを別に作るとプルダウンリストを使用する際の邪魔にならないのでおすすめです。

別のシートを作る方法は、左下にある「+」マークをクリックするだけです。シートの名前は、「シート◯」と書かれているところでダブルクリックをすると変えられますよ。

STEP3．優先度の高いプルダウンリストを作る

まずは、優先度が高いプルダウンリストを作ります。「優先度が高い」とは、北海道を選んだら、会社A・会社B・会社C・会社Dのように、先に選ぶほうをいいます。今回の場合は、都道府県が優先度が高いです。

まずは、データからデータの入力規則をクリックしましょう。

データの入力規則で、都道府県を範囲で指定し、セルにプルダウンリストを表示にクリックを行います。

最後に保存を押すと1つ目のプルダウンリストが完成です。

STEP4．連動に必要なデータを別シートに作る前の前知識を理解する

関数の知識を持っていないと、少しでも今回説明した画像のものからずれてしまうと、自分ひとりでは作れなくなってしまう可能性があります。

まずは、連動に必要なデータを別シートに作る前に、関数の知識を入れておきましょう。

連動に使う関数は、IFERROR関数・VLOOKUP関数です。

IFERROR関数とは、エラーない場合はそのまま値を表示して、エラーである場合は決めた値を返す関数です。「=IFERROR(値A,”値B”)」のように記入し、エラーじゃなければ値Aが、エラーであれば値BがGoogleスプレッドシートに記入されます。

今回の場合、VLOOKUP関数を値Aに使用します。また、今回はエラーの場合は空白にするので「=IFERROR(VLOOKUP（VLOOKUPの内容）,””)」と使用しましょう。

VLOOKUP関数は、「=VLOOKUP（検索値, 範囲, 列番号, 検索の型）」という型を持っています。

次は、初めてVLOOKUP関数を使う人のために詳しくVLOOKUP関数の説明をするので参考にしてください。

VLOOKUP関数とは、赤いセルに「あ」と打ったら、赤い枠で囲まれたセルを自動的に参照して黄色い枠に「1」と入力してくれる機能を持っています。

VLOOKUP関数は、「=VLOOKUP（検索値, 範囲, 列番号, 検索の型）」という型を持っています。
赤いセルをもとに情報を探すので、今回の場合の検索値は赤いセルです。

範囲とは、今回の場合は赤い枠で囲まれたセルのことをいいます。範囲を選ぶ際は、検索値の対象が一番左に来るように選ぶ必要があります。

列番号とは、範囲の中の何行目を選択するのかを決めるものです。今回の場合は、「2」を使用します。

検索の型は、「TRUE」または「FALSE」を使用します。「FALSE」は、完全に一致する値を使用するときに使います。基本的にFALSEを使用すると覚えているだけで十分です。

黄色のセルに「=VLOOKUP(A2,A7:B11,2,FALSE)」と入力すると、エラーが出ているのがわかります。これは、赤いセルに何も入っていないことが原因です。

見た目にも良くないので、IFERROR関数を使ってきれいに整えられるのが一般的です。

「あ」と記入すると、上記の画像のように自動で「1」が記入されます。

VLOOKUP関数・IFERROR関数がわかったところで、プルダウンリストを連動させるためのデータ作成に取り掛かりましょう。

STEP5．プルダウンリストのセルを参照する

上記の画像のように、すでにプルダウンリストを作ったセルを参照します。

連動用プルダウンリストに参照した後、シート1で北海道を選んでみます。

北海道をシート1で選ぶと、連動用プルダウンシートでは、自動的に「北海道」と記入されます。

参照のやり方がわからない人もいるのではないでしょうか。参照は「=」を打った後に、参照したいところをクリックするだけです。今回の場合シート移動があるので少し複雑なので、以下の画像を参考にしてください。

上記の画像のように半角で「=」を記入します。

シートを移動して、参照したいところをクリック。連動用シートに戻ってエンターを押すと参照できます。

STEP6．IFERROR関数・VLOOKUP関数を入力する

上記の例のように関数を入力しましょう。

会社Bや会社Cは、会社Aを示しているセルの関数の列番号をひとつずらすだけです。

同様にB列にも関数を入力します。IFERROR関数のために白くなっていますが、セルには関数が入っていることがわかります。

これで下準備は完成です。

STEP7．プルダウンリストを作成する

次は、連動したプルダウンリストを作成します。まずは、赤枠をクリックして通常通りデータからデータの入力規則に飛びましょう。

データの範囲は、赤枠で囲まれたところです。何をプルダウンリストに入れるのかを考えながらデータの範囲を決めましょう。

STEP8．プルダウンリストの連動の完成

関数を使うことで、上記の例のようにプルダウンリストを分けられます。
スプレッドシートのプルダウンリストを解除する方法

Googleスプレッドシートのプルダウンリストは「delete」を押すだけでは消えません。

以下では、Googleスプレッドシートのプルダウンリストを解除する方法をご紹介します。

プルダウンリストを入れたセルをクリックして、データからデータの入力規則をクリックします。

データの入力規則の画面に写ったら、「入力規則を削除」をクリックすると、プルダウンリストが削除されます。

スマホからスプレッドシートでプルダウンリストは作成できる？

残念ながら、iPhoneからGoogleスプレッドシートにプルダウンリストを作ることはできません。

しかし、Androidスマホの場合は、Googleスプレッドシートでプルダウンリストを作れるので使用してみてはいかがでしょうか。

スプレッドシートのプルダウンリストを活用して効率化しよう

本記事ではGoogleスプレッドシートのプルダウンリストの作り方や活用方法などを詳しくご紹介しました。

プルダウンリストは、データからデータの入力規則をクリックするだけで簡単に作れます。

業務の効率化を図るためにもプルダウンリストの作り方をマスターしてみてはいかがでしょうか。

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