Googleスプレッドシートとは？Excelとの違いやアプリ、パソコンなどでの始め方を紹介

Googleスプレッドシートを初めて使う人の中には、Googleスプレッドシートってなんだろうと困っている人もいるのではないでしょうか。

本記事ではGoogleスプレッドシートの特徴や注意点、始め方などをご紹介します。

初めてGoogleスプレッドシートを使う人でも画像を使ってわかりやすく説明しているので、ぜひ参考にしてください。

Googleスプレッドシートとは？

普段Excelを使っている人や、パソコン初心者の人はGoogleスプレッドシートと言われても、ピンとこない人が多いでしょう。

Googleスプレッドシートとは、誰でも簡単に使用できる表計算ソフトのことをいいます。

表計算ソフトとは、入力した数字を足し合わせたり、収入や支出などを記録したりすることなど様々なことに使用されるものです。

Googleスプレッドシートは「スプレッドシート」や「スプシ」などと略されて呼ばれることもあります。

Googleスプレッドシートの5つの特徴

近年ではGoogleスプレッドシートを使用する企業も増えてきました。

ではGoogleスプレッドシートが普及した理由とはどのようなものなのでしょうか。以下ではGoogleスプレッドシートが広く愛される理由・特徴をご紹介します。

特徴1．同時編集できる

Googleスプレッドシートの1つ目の特徴は、同時編集できることです。

同時編集とは、同じGoogleスプレッドシートを複数人が編集・閲覧できることをいいます。ひとつの作業を手分けして行えるので、業務の効率化にも繋がります。

同時編集をするための方法は、メールアドレスやURLの共有など様々な方法がありますがどれも簡単にできることがポイントです。

Googleスプレッドシートを共有して使用したい人は「【画像で解説】Googleスプレッドシートの共有方法｜解除や制限、編集できない場合の対処法などを紹介」を参考にしてくださいね。

特徴2．自動保存してくれる

Googleスプレッドシートの2つ目の特徴は、自動保存してくれることです。

「せっかくデータ入力をしたのに保存をし忘れた」という経験をした人もいるのではないでしょうか。

Googleスプレッドシートは、なにか変更があると自動で保存をしてくれます。そのため、「データを初めから入力し直さなければいけない」という事態はおこりません。

また、自動で保存されても「変更履歴」を使用することで、過去の状態に戻すことも可能です。

特徴3．共有・公開が容易にできる

Googleスプレッドシートの3つ目の特徴は、共有・公開が容易にできることです。

Googleスプレッドシートは、GmailアドレスやURLを使用することで簡単に共有できます。

また、上記の画像のように、Googleスプレッドシートを共有する際には、編集・閲覧者・コメントができる閲覧者のように相手の権限を自由に変更できます。

「相手に見てほしいが勝手にGoogleスプレッドシートの内容を変えてほしくない」という場合は閲覧者やコメントができる閲覧者を選びましょう。

特徴4．無料で使用できる

Googleスプレッドシートの4つ目の特徴は、無料で使用できることです。

Office製品は使用するために費用がかかってしまう場合がほとんどですが、Googleスプレッドシートは基本的には無料で使用できます。

Googleスプレッドシートには、有料版の有料版のGoogle Workspaceはありますが、無料のGoogleスプレッドシートと、有料版のGoogle Workspaceの違いは、セキュリティやデータ容量などの違いのみです。

スプレッドシートの使用できる機能は全く同じなので無料バージョンを使用している人が多いです。

特徴5．スマホやパソコンなどの複数端末で作成・編集できる

Googleスプレッドシートの5つ目の特徴は、スマホやパソコンなどの複数端末で作成・編集できることです。

「スマホしか持っていない」「パソコンではなくタブレット派」という人もいるのではないでしょうか。

Googleスプレッドシートは、スマホやパソコン、タブレットなど様々な端末で使用できます。そのため、パソコンを持っていなくても同じスプレッドシートを共同で編集したり、新しいスプレッドシートを作ったりできます。

また、「今はパソコンを持っていないけれど少し確認したいことがある」というときに、スマホやタブレットでスマートに確認できることもポイント。重たいパソコンを持ち歩かないですむようになるので、通勤も楽になるでしょう。

Googleスプレッドシートを使用する際の注意点・Excelとの違い

GoogleスプレッドシートとExcelのどちらを使えばいいのか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

以下では、Googleスプレッドシートを使用する際の注意点やExcelとの違いをご紹介します。どちらを使うべきか悩んでいる人はぜひ参考にしてくださいね。

注意点1．Excelのほうが処理速度が早い

Googleスプレッドシートを使用する際の注意点の1つ目は、Excelのほうが処理速度が早いことです。

個人で使用する程度の処理や計算などの処理速度はExcelとGoogleスプレッドシートではほとんど変わりません。

しかし、企業が大規模なデータを処理したい場合は、Excelのほうが処理速度が早い可能性が高いことに注意しておきましょう。

注意点2．Googleスプレッドシートの使用にはインターネット接続が必須

Googleスプレッドシートを使用する際の注意点の2つ目は、Googleスプレッドシートの使用にはインターネット接続が必須なことです。

Googleスプレッドシートはインターネットを介して使用するものなので、インターネット接続がなければGoogleスプレッドシートを開くこともできません。

しかし、上記の画像のように、事前にGoogleスプレッドシートを開いておくと、オフラインでも使用できます。

インターネット環境がない場所に行く前に予め備えていくと安心ですね。

注意点3．Googleアカウントの作成が必要

Googleスプレッドシートを使用する際の注意点の3つ目は、Googleアカウントの作成が必要なことです。

まだGoogleアカウントを持っていない人は新しくGoogleアカウントを作る必要があるので、初めて使う人は少し手間がかかってしまうことも。

一度Googleアカウントを作ったら自動的にログインしてくれて、面倒なアカウント登録をする必要がなくなるので、Googleスプレッドシートを使おうと思っている人はGoogleアカウントを作成することをおすすめします。

Googleスプレッドシートを使用するためのGoogleアカウントの作成方法

「Googleアカウントの作り方がわからない」という人もいるのではないでしょうか。

以下では、Googleスプレッドシートを使用するためのGoogleアカウントの作成方法を画像を使ってご紹介します。

以下の手順に沿って進めていき、Googleアカウントを作りましょう。

まずは、「Google アカウントの作成」をクリックして、必要な情報を入力しましょう。

ユーザー名やパスワードは自由に決められます。ユーザー名は、これから使うGmailアドレスになるので、人に見られても問題ない名前にすることをおすすめします。

必要な情報を入力できたら次へを押しましょう。

生年月日や性別を入力し、必要であればメールアドレスや電話番号も書き次へボタンを押します。

プライバシーポリシーと利用規約を読み、問題なければスクロールして同意をしましょう。

同意をすればGoogleアカウントが作成できます。

Googleスプレッドシートの使い方を覚えて活用しよう

本記事では、Googleスプレッドシートの特徴や注意点、Googleアカウントの作り方などをご紹介しました。

まだ、Googleアカウントを持っていない人は本記事を参考にGoogleアカウントを作成して、スプレッドシートを使ってみましょう。

スプレッドシートには便利な機能がたくさんあるので、使いこなせるように練習してみてはいかがでしょうか。

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