【例文あり】活動報告書の書き方は？テンプレートや書く際の8つのポイント、5つの項目を紹介

活動報告書に何を書けばいいのか、どのように書けばわかりやすいのか知りたい人も多いのではないでしょうか。

本記事では、活動報告書の書くべき内容や8つのポイントなどを紹介。テンプレートも紹介しているので、これから活動報告書を書く人は、ぜひ参考にしてみてください。

活動報告書とは？

活動報告書とは、第三者に自分や団体の行った活動を報告するためのものです。例えば、大学の推薦入試や就職活動、ビジネスなどに活動報告書が使われることが多いです。

特に社会人の活動報告書の場合、第三者が読むことがほとんどなので、文章をわかりやすく客観的に書くことが求められています。

活動報告書は書き慣れていないと主観的で日記のような文章になるので、書く際は読み手にとってにわかりやすく書けているかを常に意識することが大切です。

活動報告書に書くべき内容・項目と例文を紹介

活動報告書に何を書けばいいのかわからない人も多いのではないでしょうか。

以下では、活動報告書に書くべき内容と項目をご紹介します。

活動報告書の項目1．活動内容

活動報告書に書くべき項目の1つ目は、活動内容です。

まずは、相手にどのような活動をしたのかを伝えるために、活動の内容を事細かに書きましょう。

初めに目に入る「活動名」を考える際は、活動の内容がひと目でイメージできる活動名にすることをおすすめします。

例えば、会社全体の行事として地域の清掃活動を行ったとすると、「〇〇地域の清掃活動に関する活動報告書」と記載することで、内容をイメージしやすく、スムーズに理解してもらえるようになります。

活動報告書の項目2．活動の理由・目的

活動報告書に書くべき項目の2つ目は、活動の理由・目的です。

活動の理由は「どうしてその活動をすることになったのか」目的は「その活動を通して何を得たかったのか」を詳しく記入します。

「会社の行事で強制参加だったから」のような個人としての活動の理由を書くのはNG。あくまで客観的に活動自体の理由や目的を書きましょう。

例えば「SDGs（持続可能な開発目標）のために、環境に対して優しい会社・環境を考えられる人材を増やすため」のように、客観的に書くことを意識することをおすすめします。

活動報告書の項目3．活動の規模・参加者数

活動報告書に書くべき項目の3つ目は、活動の規模・参加者数です。

活動の規模や参加者数がわからなければ、個人での活動なのか、複数人での活動なのかなどの規模感が伝わってきません。例えば3人で行った活動で「3kgのゴミを集めました」と書いても、15人程度の活動と考えている読み手がいた場合、「集めた量が少ないのでは？」と過小評価されることもあります。

正当な評価が与えられなくなる可能性があるので、活動の規模や参加者数は必ず書くようにしましょう。

また、参加者数を「15人」と書くだけではなく、詳細な説明を加えることも一案です。例えば「人事部◯人・営業部◯人」などと書くと、どのような人が参加したかわかりやすくなります。

また、活動内容によっては部署単位ではなく、必要に応じて役職や、年齢、性別などで説明を加えてもいいでしょう。

活動報告書の項目4．活動の成果

活動報告書に書くべき項目の4つ目は、活動の成果です。

社会人になると過程だけではなく結果も求められます。活動をした結果、どのような成果が得られたのか・その活動に意味があったのかなどを相手に伝える必要があります。

清掃活動の例の場合、「清掃をした結果きれいになった」のような主観的な目線で成果を書くのは避けておきましょう。

そのため、誰が読んでもわかるように、具体的な数字を使って書くことが必須。また、変化をわかりやすくするために必要であれば写真や図を添えるのも一案です。

「海岸沿いにあったゴミを◯kg集めた」「プラスチックゴミが◯kg・鉄製ゴミが◯kgあった」のように詳細に書くことを意識しましょう。

活動報告書の項目5．今後の活動について

活動報告書に書くべき項目の5つ目は、今後の活動についてです。

いつ次の活動をするのか・今日の活動を通しての改善点をどう今後の活動に活かしていくのかなどを書きます。

次の活動日が決まっている場合は「2022年2月3日」のように書いておくと、活動に興味を持った人が参加してくれる可能性があります。

また、今回の活動の改善点を見つけ、それを活かすことで今後の活動がよりいいものに変わっていくでしょう。

さらに活動をいいものにするためにも、自分や周りの人が何をできるのか・どうするべきなのかを書いてみることをおすすめします。

活動報告書を書く際の8つのポイント

活動報告書の書くべき内容をご紹介しました。ただ必要内容を羅列するだけでは、いい活動報告書にはなりません。

以下では、活動報告書を書く際の8つのポイントをご紹介します。ポイントを意識した相手に伝わる活動報告書を書いてみてはいかがでしょうか。

ポイント1．活動を始めた理由・背景・目的を簡単に記述する

活動報告書を書く際の1つ目のポイントは、活動を始めた理由・背景・目的を簡単に記述することです。

活動の理由や背景、目的などは、活動報告書の初めのほうに書くものです。読み初めの文章がだらだらと長いと、活動報告書を読む人の興味が引けなくなってしまう可能性があります。

活動報告書は長い文章であればあるほどいいというものではありません。簡潔にまとめられるところは、簡潔にまとめて書くことを意識しましょう。

ポイント2．活動の結果何を得られたのか書く

活動報告書を書く際の2つ目のポイントは、活動の結果何を得られたのか書くことです。

活動報告書を読む人にとって活動の結果は最も大事な部分になります。数字や固有名詞、単位などに気を配りながら、結果をなるべく詳しく、定量的に書きましょう。

特に得られたことがなかった場合でも「成果はありません」とだけ書くのはNG。どうして成果が出なかったのか・成果を出すために何をすればよかったのかなどを書くことをおすすめします。

ポイント3．活動の感想は事実と主観を分けて書く

活動報告書を書く際の3つ目のポイントは、活動の感想は事実と主観を分けて書くことです。

活動報告書は所感として、自分の思った感想や気持ちを書くこともあります。

自分の思った希望的観測が「事実」だと思わせてしまうと、思わぬミスや失敗につながることがあります。

自分の意見を書くときは、「私は〇〇だと考えました」のように「誰が」考えた意見なのかを書きましょう。

ポイント4．活動をした人にしかわからない視点を大切にする

活動報告書を書く際の4つ目のポイントは、活動をした人にしかわからない視点を大切にすることです。

活動をしてもしなくても何となくわかるような内容を書いても、その活動報告書から得られるものはありません。

活動を実際に経験した人にしかわからない内容を書くことで、相手を感動させたり活動に惹きつけたりすることが可能です。

例えば、「活動をする前の自分の考え・活動をした後の自分の考えがどのように変わったのか」「活動を通して得られた気付き」などを書くといいですね。

ポイント5．誤字脱字がないように読み返す

活動報告書を書く際の5つ目のポイントは、誤字脱字がないように読み返すことです。

活動報告書を書いた後は、必ず活動報告書を読み直しましょう。

自分で書いた報告書であるため「なんとなく大丈夫な気がする」と読み飛ばすのではなく、声に出して1文ずつ丁寧に読むことを意識することをおすすめします。

また、数字や単位、結論などに誤りがないのか確認することも大切です。例えば「お客様の意見としては〜〜と、反対されていませんでした」「賛成していました」のような最終的な結論に間違いがないのかを特に注意しましょう。

ポイント6．文体を途中で変えないように気をつける

活動報告書を書く際の6つ目のポイントは、文体を途中で変えないように気をつけることです。

「ですます調」「である調」のどちらで書けばいいのか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

基本的にはどちらの文体でも問題ありません。しかし、自分の務めている会社でのルールがある場合は、規則に従いましょう。

注意したいのが、「ですます調」「である調」を混ぜて使用することです。文体が異なる文章が混ざっていると、読みにくくなってしまうだけではなく全体感が揃わないので、読み返すときに直すようにしましょう。

ポイント7．必要であれば箇条書きを使用する

活動報告書を書く際の7つ目のポイントは、必要であれば箇条書きを使用することです。

例えば、「プラスチックごみが◯kg・金属製のゴミが◯kg・紙ゴミが◯kg・ダンボールが◯kg」のようにつらつらと書き並べられるとわかりにくくなります。

上記の例のように、具体例的な数字を使ったものを複数個書くときは、箇条書きを使うときれいに見えます。

ポイント8．苦労したことやその解決方法などを詳細に書く

活動報告書を書く際の8つ目のポイントは、苦労したことやその解決方法などを詳細に書くことです。

実際に経験してみなければ、現場がどのような点で苦労しているのか・辛いのかなどがわかりません。そのため、現場で活動をしている人としていない人との間に不満や軋轢が生じてしまいます。

実際に活動をした結果、どのような点で苦労したのか・それを直すためにどうすればいいのかなどを書くことで、上の立場の人に伝わり改善されるかもしれません。

活動報告書はただ活動を報告するものではなく、これからの活動を良いものに変えていくものと捉えることをおすすめします。

活動報告書のおすすめテンプレート

活動報告書は、会社によってすでにテンプレートが決まっている場合があります。

まずは、先輩や上司にテンプレートがないか聞いてみたり、過去の活動報告書を参考にしたりして作ることをおすすめします。

規定のテンプレートがない人は「活動報告書の様式フォーム・フォーマット」を参考にしてみてはいかがでしょうか。

内容が把握しやすい活動報告書の書き方には型がある

本記事では、活動報告書の書き方を詳しくご紹介しました。

活動報告書は、第三者が読むものなので、誰が読んでも同じようにわかる文章を書くことを意識しましょう。

事実を書く場合は、数字や単位に気をつけ、誤字や意味の違いが起こらないようにすることをおすすめします。

本記事を参考に内容が把握しやすい活動報告書を書いてみてはいかがでしょうか。

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