【画像で解説】Googleスプレッドシートの共有方法｜解除や制限、編集できない場合の対処法などを紹介

Googleスプレッドシートは簡単に共有できることで知られていますが、初めて使う人にとってはどのように共有したらいいのか悩むことも多いでしょう。

本記事では、Googleスプレッドシートを共有する3つの方法を詳しくご紹介します。

Googleスプレッドシートの共有ができずに困っている人はぜひ参考にしてください。

Googleスプレッドシートを共有する3つの方法

Googleスプレッドシートには以下で紹介する3つの共有方法があります。

メールアドレスで共有する方法やURLで共有する方法など共有の仕方に多少の違いがありますが、共有できることに変わりはありません。

以下の3つの方法を参考にして、シーンにあわせて好きな方法で共有設定を行ってみてはいかがでしょうか。

共有方法1．メールで共有する

Googleスプレッドシートを共有する1つ目の方法は、メールでの共有です。共有したい相手のGmailアドレスを知っている場合は、この方法を用いると簡単に共有できます。

以下ではメールを使って共有する方法をご紹介します。

STEP1．共有ボタンを押す

まずは、右上にある共有ボタンを押しましょう。

STEP2．ドキュメントに名前をつける

ドキュメントに名前をつけていなかった場合は、上記の画像のようなメッセージが出てきます。

適当な名前をつけて「保存」ボタンを押しましょう。

STEP3．Gmailアドレスを追加する

追加したい人のGmailアドレスを赤枠で囲まれたところに入力します。

STEP4．「ユーザーを追加しました」表示の確認

正常に共有ができていると、上記の画像のように「ユーザーを追加しました」と通知が来ます。

共有方法2．URLで共有する

Googleスプレッドシートを共有する2つ目の方法は、スプレッドシートにアクセスできるURLで共有することです。

大勢の人に共有したい場合や、相手のメールアドレスを知らない場合は、URLで共有することがおすすめです。

URLで共有する方法は以下のとおりです。

STEP1．右上の共有ボタンを押す

まずは、メールで共有するときと同じように右上の共有ボタンを押します。

STEP2．リンクをコピーをクリック

「リンクを取得」とある部分にある「リンクをコピー」をクリックすると、共有したいGoogleスプレッドシートのリンクをコピーできます。取得したURLを、共有したい人にメールやSNSなどを通して送りましょう。

URLを共有する相手のアクセス権限を変更したい場合は、赤枠で囲まれた「変更」ボタンをクリックします。

変更ボタンを押したあと、赤枠で囲まれた▽をクリックしましょう。

▽をクリックすると、共有するリンクを知っている人の権限を変えることが可能です。

権限を変更すると、上記の画像のように「権限を更新しました」と出てきます。

共有方法3．スマホアプリで共有する

Googleスプレッドシートを共有する3つ目の方法は、スマホアプリで共有することです。

パソコンからではなくスマホアプリからも同様に共有できます。以下ではスマホアプリから共有する方法をご紹介します。

まずは、アプリの右上にある「…」をタップしましょう。

次に「共有とエクスポート」をタップします。

共有とエクスポートの中にある「共有」をタップしましょう。

赤枠で囲まれたところにメールアドレスを追加したら共有ができます。

Googleドライブを使って複数のスプレッドシートを共有する方法

複数のスプレッドシートを使用するとき、一つひとつ共有していくのはめんどくさいと思う人も多いのではないでしょうか。

以下では、そんな手間を解決するGoogleドライブを使った、複数のスプレッドシートを一気に共有する方法をご紹介します。

まずは、Googleドライブを開きましょう。赤枠で囲まれた「ドライブ」をクリックします。

Googleドライブのマイドライブから、共有したいスプレッドシートを選択します。「command」を押しながらクリックすると複数選択が可能です。

共有したいファイルの選択が完了した後に右クリックをすると、上記の画像のような画面が出るので「共有」ボタンを押しましょう。

すでにご紹介した、共有画面が出てくるのでリンクやメールアドレスなどで共有を行いましょう。

このように複数選択したスプレッドシートが同時に共有できていることが確認できます。

Googleスプレッドシートの共同編集者を匿名にする方法

Googleスプレッドシートを共有した相手は名前が表示されるため、「共同編集者を匿名にしたい」という人もいるのではないでしょうか。

共同編集者を匿名にするためには、メールアドレスからの共有ではなく、リンクからの共有をする必要があります。

リンクから共有することで、ユーザーネームが「匿名〇〇」となるので試してみてはいかがでしょうか。

Googleスプレッドシートの共有を解除・削除する方法

間違って違う人を追加してしまった場合や、用事が終わった際に共有を解除したいこともあるのではないでしょうか。

以下ではGoogleスプレッドシートの共有を解除する方法をステップに分けてご紹介します。

STEP1．共有ボタンを押して、▽を押す

まずは、スプレッドシートの右上にある「共有」ボタンをおして、権限の横にある▽のボタンを押しましょう。

STEP2．削除をクリックする

権限の一番下にある「削除」をクリックしましょう。

STEP3．保存をクリックする

削除を押した状態では、まだ変更が保存されていないことに注意しましょう。

必ず「保存」ボタンを押して、保存を確定させることを忘れないでください。

STEP4．削除されたことを確認する

削除が完了すると、上記の画像のようにスプレッドシートの上部に「ユーザーを削除しました」と通知が来ます。

また、再度「共有」をクリックすることでも、対象の共有者が消えているのを確認できます。

大切なGoogleスプレッドシートを扱っている場合は、確実に削除されたのかどうかをしっかりと確認しましょう。

特定のシートやセルのみを編集できないように制限する方法

「対象のシートだけは変更されたら困る」「この部分だけは他の人に編集されたくない」と、編集してもらっても構わない場所と、触られてくない場所がある人も多いのではないでしょうか。

以下では、特定のシートやセルのみを編集できないように制限する方法について詳しくご紹介します。

STEP1．保護したいシートの▽ボタンを押す

まずは、保護したいシートの赤枠で囲まれた▽ボタンを押しましょう。

STEP2．シートを保護を選択

次に「シートの保護」をクリックします。

STEP3．保護の設定をする

次に右上に出てきた画面から保護の設定をしましょう。

説明を入力は記入してもしなくても問題ありませんが、「どうして保護しているのか」を知らせたい場合は記入することをおすすめします。

保護する対象がシートの全体の場合は、シートから選びます。

保護する対象が一部のセルの場合は、「範囲」をクリックしましょう。

このように範囲を選択したら、「OK」ボタンを押します。

STEP4．権限の範囲を決める

保護した範囲を自分だけ編集できるようにするのか、一部の人だけ権限を与えるのかなどを決めます。

カスタムを選ぶことで誰に権限を与えるのかを決められるので、「営業部だけは編集できるようにしよう」「部長以上の人は編集できるようにする」などのように権限を柔軟に取り決められます。

STEP5．保護ができているかの確認をする

無事に保護の設定ができると、上記の画像のように「シート3」の隣に鍵のマークが出現します。

また、右上に保護されている箇所を見ることができるので、大事なスプレッドシートを扱うときは確認しておくことをおすすめします。

Googleスプレッドシートで別のスプレッドシートを参照として共有する方法

別のGoogleスプレッドシートから、現在のスプレッドシートに情報を移したいときもあるのではないでしょうか。Googleスプレッドシートで別のスプレッドシートを参照として共有するためには、関数を使う必要があります。

まずは、セルに「=IMPORTRANGE」と打ち込みましょう。注意したいのが「=」は全角ではなく、半角で打つことです。全角で打つと正常に反応しないので気をつけましょう。

「=IMPORTRANGE」の後ろに半角の「()」を記入します。

「=IMPORTRANGE()」のカッコの中に、まずは参照したいGoogleスプレッドシートのURLを入れましょう。

「=IMPORTRANGE(https://docs.google.com/spreadsheets/d/1テスト用)」と入れた後に、半角のコンマ「,」を打ちます。

「=IMPORTRANGE(https://docs.google.com/spreadsheets/d/1テスト用,)」コンマの後に引用したいセルの範囲を書き入れましょう。

Googleスプレッドシートの共有に関するよくある質問

Googleスプレッドシートに関して知りたいことや質問がたくさんある人もいるのではないでしょうか。

以下では、Googleスプレッドシートの共有に関するよくある質問をご紹介します。

Googleスプレッドシートの共有はgmail以外のアドレスにもできる？

Googleスプレッドシートをメールアドレスで共有する際に、「Gmailアドレス以外のアドレスの人と共有したい」と思っている人もいるのではないでしょうか。

残念ながらメールを使った共有方法では、Gmail以外のアドレスに対してGoogleスプレッドシートを共有することはできません。

Gmailを持っていない相手にGoogleスプレッドシートを共有する場合は、URLで共有するようにしましょう。

Googleスプレッドシートの特定のシートのみを共有できる？

「Googleスプレッドシートの特定のシートのみを共有できるのか」と疑問に思う人もいるのではないでしょうか。

すでにご紹介したように、保護を使用することで特定のシートのみを共有できます。ただし、保護をしても編集ができないようになるだけで内容は見えてしまいます。

特定のシートのみを共有したい場合は、共有する用のシートを別に作成してから共有するようにしてください。

保護をする方法は、本記事上部を参考にしてくださいね。

Googleスプレッドシートの共有を変更するには権限が必要？

「Googleスプレッドシートの共有を変更したいけれど、なぜかできない」という人もいるのではないでしょうか。

Googleスプレッドシートの共有を変更するには、オーナー権限または編集権限を持っておく必要があります。

自分の権限を確認して、権限を持っていない場合はオーナー権限を持っている人に権限の変更を依頼しましょう。

権限は、スプレッドシート上部の「共有」を押し、ユーザーの右側に出てくる権限ステータスから確認できます。

Googleスプレッドシートの共有をしたら通知はされる？

「Googleスプレッドシートの共有をしたら通知はされるのか」疑問に思う人もいるのではないでしょうか。

メールアドレスでGoogleスプレッドシートを共有した際は、上記の画像のようなメールが相手に届きます。

リンクで共有した場合は、メールはいかないので「通知させたくない」という人はリンクで共有することをおすすめします。

共有されたしてもらったGoogleスプレッドシートを開く方法・使い方

メールでGoogleスプレッドシートを共有してもらった場合は、赤枠で囲まれた「開く」ボタンをクリックするだけでスムーズにスプレッドシートを開けます。

「開くを押してもGoogleスプレッドシートを開けない」という人は、ネット環境が整っているのかを確認しましょう。Googleスプレッドシートはネット環境がないと開けません。

またURLで共有してもらった場合は、URLをクリックするだけで開けます。

共有されたGoogleスプレッドシートが編集できない場合の対処法

「スプレッドシートを共有されたけれど、なぜか編集できない」という場合は、以下の3つの方法を試してみてください。

対処法1．共有後の設定が保存されているか確認してもらう

共有されたGoogleスプレッドシートが編集できない場合の対処法の1つ目は、共有後の設定が保存されているか確認してもらうことです。

編集権限がないと、シートは見れたとしても編集することができません。「権限の設定をしたと思ったのに、保存されていなかった」なんてことはよくあることです。

権限を持っている人に、共有後の設定が保存されているか再度確認してもらうように連絡を入れることをおすすめします。

対処法2．ログインしているアカウントが正しいか確認する

共有されたGoogleスプレッドシートが編集できない場合の対処法の2つ目は、ログインしているアカウントが正しいか確認することです。

「なぜかGoogleスプレッドシートを見ることができない」と思っている人は、ログインしているアカウントと、共有の際に使用されたアカウントが異なる可能性があります。

複数Googleアカウントがある人は、アカウントを間違っていないか確認してみましょう。

対処法3．Googleスプレッドシートをリロードする

共有されたGoogleスプレッドシートが編集できない場合の対処法の3つ目は、スプレッドシートをリロードすることです。

権限の変更が保存される前にスプレッドシートを開いていると、権限が正常に付与されないことも。

まずは、開いているGoogleスプレッドシートをリロードして、もう一度編集できないか確認してみましょう。

Googleスプレッドシートの共有の仕方を覚えて、共同編集できるようになろう

本記事ではGoogleスプレッドシートの共有の仕方や、セルの保護の仕方などをご紹介しました。

Googleスプレッドシートの共有の仕方は一度覚えてしまえばとても簡単です。積極的に使って、共有方法を覚えておきましょう。

本記事を参考に、Googleスプレッドシートを共有して共同編集してみてはいかがでしょうか。

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