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委任状の書き方は?基礎知識や注意したいポイント、フォーマット例などを紹介

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2021/11/16(最終更新日:2021/11/16)


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特別なことがない限り書く機会がない「委任状」。書くためには何が必要なのか、書くときの注意点などがわからない人も多いでしょう。

本記事では、委任状の意味や役割、知っておくべき基礎知識、フォーマットなどを詳しくご紹介します。

初めて委任状を書く人でもわかりやすく説明するので、ぜひ参考にしてください。

本記事の内容をざっくり説明
  • そもそも委任状とは?委任者や代理人とは?
  • 委任状の書き方で注意したい5つのポイント
  • 自動車・銀行・住民票・の手続きをする際の委任状の例

 

そもそも委任状とは?委任者や代理人とは?

そもそも「委任状」とはどういったものなのか、よくわかっていない人もいるのではないでしょうか。

以下では、委任状の役割について簡単にご紹介します。

また、委任状を書く際に「委任者」「代理人」という言葉が出てきます。それらの言葉も合わせて押さえておきましょう。

 

委任状の役割

委任状とは、何らかの理由により本人が直接出向けない場合や申請ができない場合、第三者に代わりに任せることを記入した文書のことをいいます。

本人確認が必要になる転入届け・住民票の写し・自動車や銀行の続きなどで使われることが多いです。

委任状は書き方を間違えてしまうと効力がないものになってしまう可能性があります。必ず正しい書き方で、必要な情報を過不足なく書くことを覚えておきましょう。

 

委任者とは

委任状には「委任者」「代理人」という言葉が使用されています。自分が委任者なのか代理人なのか間違えないために意味を正しく把握しておきましょう。

委任者とは、委任をする人、つまり本来なら手続きをしなければいけなかった本人のことをいいます。委任届を書くのは代理人ではなく「委任者」が書く必要があります。

 

代理人とは

「代理人」とは、委任者の代わりに必要な手続きを行う人のことをいいます。

代理人は、委任状を書くことは基本的にはできません。代理人が委任状を書く場合は、委任者が書けない状況である説明が必要になることを覚えておきましょう。

 

委任状について知っておきたい基礎知識

委任状を初めて書く人は、何から手を付ければいいのか悩んでしまいますよね。

以下では、委任状を書く前に知っておきたい基礎知識をご紹介します。

 

委任状は必ず本人が書く必要がある

委任状は多くの場合、本人が全ての情報を書かなければいけないことがほとんどです。

例えば、代理人の住所や名前も委任者が書く必要があります。

不正に委任状を書いた場合は、刑罰が与えられることもあるので十分に注意しておきましょう。

 

任状を渡す代理人は、本人確認が必要

委任状を持った代理人が手続きをする際は、代理人の本人確認が必要になることを覚えておきましょう。

本人確認に必要な書類は一般的に以下のようなものです。

本人確認に必要なもの
  • 運転免許証
  • 日本国パスポート
  • マイナンバーカード
  • 健康保険証
  • 年金手帳

運転免許証やマイナンバーカードなどの写真がついている本人確認書類は、どれかひとつを所持しておくと本人確認ができます。しかし、健康保険証や、年金手帳だけでは本人確認ができないことがほとんどです。健康保険証と年金手帳のように2つ以上必要になることが多いことを覚えておきましょう。

どのような本人確認書類が必要なのかは、手続きをする機関によっても異なります。訪問前に、公式ホームページや電話などで確認することをおすすめします。

 

作成から3ヵ月以内が効力の目安

委任状は、使用できる期間(効力)が定められていることがほとんどです。

一般的な委任状の有効期限は3ヵ月です。

手続きが必要になるあまりにも前に作成しすぎると、いざ使いたときには効力がなくなっている可能性もあるため注意してください。

 

フォーマットやテンプレートが提供されているところも多い

委任状は白紙から自分で作るものではなく、フォーマットやテンプレートを使用して使うことがほとんどです。フォーマットやテンプレートを使用することで、必要な情報を漏れなく記入できることがポイントです。

必要なフォーマットやテンプレートは公式サイトに載っていることが多いため、印刷して使用しましょう。

コピー機が家にない人はコンビニでコピーをしたり、役所や銀行などの書類を出す機関にもらいに行ったりすることをおすすめします。

 

委任状を書く際に必要になるもの

委任者が委任状を書くときに必要になるものは以下のとおりです。

任状を書くときに必要になるもの
  • 黒または青のボールペン
  • はんこ(ゴム印・シャチハタ印はNG)
  • 代理人の住所や名前

特に鉛筆やシャーペンで記入すると委任状の効力がなくなってしまうので気をつけてください。

また、はんこを押す際は、朱肉を使用する印鑑を使用しましょう。はんこを普段あまり使用しない人は上手にはんこが押せない可能性があります。まずは別の紙ではんこを押す練習をしてから、書類にはんこを押すことをおすすめします。

印鑑を上手に押せなかった場合は「【押し直しはOK?】書類に印鑑を押すのを失敗してしまったときの対処法」を参考にしてくださいね。
 

委任状の基本的なフォーマット・項目

基本的にどのような委任状でも記入するべき内容は同じです。

以下では、委任状の基本的なフォーマット・項目をご紹介します。

委任状の基本的なフォーマット・項目
  • 1.代理人の住所・氏名・生年月日
  • 2.委任する内容
  • 3.委任者の住所・氏名・連絡先
  • 4.記入日
  • 5.委任者の印鑑

これらの情報は、本人確認に利用する情報と一致しておく必要があります。相違があると手続きできない可能性があるので、委任状作成の前に必ず間違いがないか確認しておくようにしてください。

 

委任状の書き方で注意したい5つのポイント

委任状の基本的なフォーマットや代理人の本人確認の必要性などを詳しくご紹介しました。

委任状は他にも注意したいポイントがいくつか存在します。以下では、委任状の書き方で注意したいポイントを5つご紹介します。

以下のポイントを押さえて、効力がある委任状を完成させましょう。

 

ポイント1.ボールペンを使用する

委任状の書き方で注意したい1つ目のポイントは、ボールペンを使用することです。

すでにご紹介したように、委任状を書く際は鉛筆やシャーペンなどの改ざんができてしまう筆記用具で書くのは許されていません。

また、消えるタイプのボールペンは、時間が経ったり擦れたりすることで消えてしまう可能性もあります。水性のボールペンだと雨や水分でにじむ可能性もあるため、油性のボールペンを使って書くと安心です。

 

ポイント2.必要な情報を漏れなく書く

委任状の書き方で注意したい2つ目のポイントは、必要な情報を漏れなく書くことです。

委任状を委任者が記入して代理人がいざ手続きを行いに行くと「書類に不備があるので手続きできません」といわれてしまうのは避けておきたいことでしょう。

たとえ記入日の漏れであっても、代理人が記入できない厳格なルールがあることがほとんどです。

委任状を書いた後は必ず必要な情報がすべて書かれているか・漢字の間違いがないか確認しましょう。

 

ポイント3.手書きではない場合無効になる場合がある

委任状の書き方で注意したい3つ目のポイントは、手書きではない場合無効になる場合があることです。

フォーマットやテンプレートが公式サイトにあり、PDFだけではなくWordでもダウンロードできます。

Wordでダウンロードしたからといって必要な情報をパソコンで入力してしまうと、本人が書いた筆跡がないので誰でも作れてしまう書類になってしまいます。

そのため、パソコンで書いた書類は無効になり、手書きで書かれた委任状のみ許可されている場合が多いです。どうしてもパソコンで作成したい場合は、手続き先に確認した上で記入しましょう。

 

ポイント4.内容を変更されないように押印や白紙の委任状の作成はしない

委任状の書き方で注意したい4つ目のポイントは、内容を変更されないように押印や白紙の委任状の作成はしないことです。

代理人をどれだけ信用していても、委任内容が白紙の委任状は作成してはいけません。

「有事の際に委任内容だけ代理人に書いてもらえてすぐに手続きができるから」といって委任内容が白紙の委任状を作成しておくと、内容を変更され悪用されることもあります。

また、委任内容だけでも代理人が書くのはNGです。刑罰の対象になる恐れがあるので、絶対に辞めておきましょう。

 

ポイント5.念のためにコピーを取っておくと安心

委任状の書き方で注意したい5つ目のポイントは、念のためにコピーを取っておくと安心なことです。

信頼できる代理人であっても、紛失をしたり、悪用されたりする可能性はゼロとは言い切れません。そのため、委任状のコピーを取っておくと、自分にとって不利益な行為をされたときの証拠になります。

自分を守るためにも、念の為コピーを取っておくと安心ですね。

 

自動車の手続きをする際の委任状の例

自動車の手続きをする際の委任状の場合、以下のような項目を書く必要があります。

自動車の手続きをする際の委任状の例
  • 委任者の名前・住所・印鑑
  • 代理人の名前・住所
  • 移転登録や変更登録などの申請内容
  • 自動車登録番号や車体番号

必要な委任状の内容は、役所や機関によって異なるので公式のホームページを参考にしてくださいね。

 

銀行の振り込みや名義変更をする際の委任状の例

銀行の振り込みや名義変更をする際の委任状の場合、以下のような項目を書く必要があります。

銀行の振り込みや名義変更をする際の委任状の例
  • 委任者の名前・住所・印鑑
  • 代理人の名前・住所
  • 通帳やカードの再発行・貯金の払い戻しなどの委任内容
  • 証書番号や個別番号
  • 金額

特に銀行の振り込みや払い戻しなどの、お金が絡む内容の委任状は特にトラブルが起きやすい内容のため、必ずコピーを取っておきましょう。

各銀行によってフォーマットが異なるので、ホームページを参考にして記入してみてはいかがでしょうか。

 

住民票の委任状の例

住民票の委任状の場合、以下のような項目を書く必要があります。

住民票を移す際の委任状の例
  • 委任者の名前・住所・連絡先・印鑑
  • 代理人の名前・住所
  • 委任者との関係
  • 住民票の写し・戸籍関係などの委任事項

住民票の写しはマイナンバーカードがあれば、コンビニでも交付されています。マイナンバーカードがある人は、コンビニで発行するのも一案です。

また、詳しい委任状は住んでいる地域によって違うので、必要な手続きを行う場所の委任状のフォーマットを使用するとよいでしょう。

 

委任状は必要な項目を抜け漏れなく書くことが必須

本記事のまとめ
  • 委任状を渡す代理人は、本人確認書類が必要
  • 委任状の効力は、3ヵ月程度であることが多い
  • フォーマットやテンプレートを利用して必要な情報を漏れなく記載する

本記事では、委任状の書き方や必要な内容などをご紹介しました。

委任状は油性ボールペンで手書きで記入し、情報の間違いやはんこの押し忘れがないようにすることを覚えておきましょう。また、何度か委任状の内容を確認した上で、代理人に委任状を渡すことをおすすめします。

本記事を参考に、必要事項が漏れなく書かれた委任状を用意してください。

 

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