【例文あり】大学教授へのメールの書き方は？質問・アポ・お礼などのメール例を紹介

教授にメールを送る際や、教授からのメールに返信する際のマナーがわからない大学生も多いのではないでしょうか。

本記事では、大学の教授にメールを送るマナーやメールの基本構成、メールの例文などをご紹介します。

シーン別に8つのメール例文を紹介しているので、メールを書く際の参考にしてみてはいかがでしょうか。

大学の教授にメールを送る・返信するときの5つの基本的なマナー

LINEやSNSのDMなどのやり取りが増え、目上の人へメールでのやり取りをしたことがない人も多いでしょう。

大学の教授は、友達や家族など親しい間柄ではないため、マナーを守り、ビジネスメールの形式に沿ったメールを送る必要があります。

以下では、大学の教授にメールを送るときの5つのマナーをご紹介します。メールを送る際は、以下のポイントが守れているのか一度確認してから送るようにしましょう。

基本マナー1．大学のメールアドレスを利用する

大学の教授メールを送るときの1つ目のマナーは、大学のメールアドレスを利用することです。

大学のメールアドレスを利用することで、教授は自身の務める大学の生徒からの連絡であることが一目でわかります。

教授によっては、迷惑メール対策のために大学のメールアドレス以外を受け付けていない場合もあります。

メールが届いていないことで、トラブルに発展する可能性もあります。また、「重要なメールが届いていない」と教授が困惑する事態になる可能性があるので、大学のメールアドレスを使うように十分気をつけましょう。

大学のメールアドレスは重要なお知らせが来る可能性も高いので、普段使っているスマホを始めとする端末から確認できるような状態にしておくことが大切です。

基本マナー2．教授は友達ではないことを忘れない

大学の教授メールを送るときの2つ目のマナーは、教授は友達ではないことを忘れないことです。

授業をしてくれる教授を一方的に知っているので、なんとなく親近感を覚えている人もいるのではないでしょうか。しかし、教授からすると、学生は授業を受けている人のひとりです。

自分のことを知らない可能性も高いので、友達と話すように名乗らずにメールを送ることはしてはいけません。

特に一斉送信されているメールの場合は「学年・学籍番号・名前・受けている授業」など、教授が個人を認識できるような情報を記載するようにしましょう。

また、対面しているときにはカジュアルな口調の教授であっても、メールでは丁寧な言葉遣いを意識する必要があります。

「お願いいたします」のような使い慣れない言葉を使用するのは、照れくさく思う人もいるかもしれません。しかし、一般的なマナーとしてメールとして、書き言葉として、適切な文章で連絡をするようにしましょう。

基本マナー3．メールを送る時間帯に注意をする＆24時間以内に返信する

大学の教授メールを送るときの3つ目のマナーは、メールを送る時間帯に注意をしつつ、24時間以内に返信することです。

いつでも好きなタイミングで送れるメールですが、時間帯には注意が必要です。

大学の授業が終わったらメールを送ろうと思っていたら、知らないうちに夜中になってしまっていたことがある人もいるのではないでしょうか。しかし、夜中にメールを送るのはあまり好ましくはありません。できれば、常識的な時間帯に送るようにすることをおすすめします。

具体的には、教授の勤務時間である9時〜18時の間がふさわしい時間帯です。

「メールは電話と違っていつでも見れるからいいのではないか」と思う人もいるでしょうが、メールの受信音がプライベートな時間を邪魔する可能性もあります。

また、メールをもらったら、24時間以内に返信することも大切です。相手が返信を待っているのに、メールを返さないのは大変失礼なので気をつけましょう。メールを確認した段階でできるだけ早くに返信することがベストです。

大学生のうちからメールを見る習慣をつけておくと、社会人になってもメールを素早く返せるようになり信頼を獲得できたり、好印象を残せたりします。

基本マナー4．返信の際タイトルの「Re:」は消さない

大学の教授メールを送るときの4つ目のマナーは、返信の際には、タイトルの「Re:」は消さないことです。

メールをあまり使わず、「Re:」をよく知らない人もいるのではないでしょうか。「Re:」は「〜に関する」という意味を持つラテン語です。「Re:」があることで、社会人は「前送ったメールに関する返信メールなのだな」とメールを一目見るだけでわかります。

逆に「Re:」を消してしまうと、メールの流れがわからず困惑してしまうことになるでしょう。

そのため、返信の際にタイトルに自動的に挿入される「Re:」は消さないようにすることをおすすめします。

一方、返信が何度も続き「Re:」の量が増えすぎると、件名が見えず、内容が把握しにくくなります。増えすぎた場合は適度に削除するとよいでしょう。

基本マナー5．ビジネスメールの基本構成を守って作成する

大学の教授メールを送るときの4つ目のマナーは、ビジネスメールの基本構成を守って作成することです。

メールに慣れていないと、どのようにメールを書き始めて、終わればいいのかわからない人もいるのではないでしょうか。

ビジネスメールには「基本構成」があり、鉄板の挨拶やよく使われる言葉があります。

ビジネスメールとしての型を守って連絡することで、相手も内容を把握しやすくなるでしょう。

教授相手だけではなく、就活の際や、就職してからもビジネスメールの形式に沿ってメールを書くことになります。在学中に少しでも慣れておくことで、スムーズにメール対応ができるようになるでしょう。

初めて教授へのメールを送る人が知っておきたい「メールの基本構成」と「書き方」

「ビジネスメールの基本構成を知りたい！」と思う人も多いのではないでしょうか。以下では、ビジネスメールの基本構成と書き方をご紹介します。

基本の構成を把握しておくと、テンプレートを確認することなく自分でメールを作成することが可能です。

以上の6つの構成を覚えておくようにしましょう。一つずつの詳細を紹介します。

1．件名

メールは「件名」をつけることが必須です。件名を見て、メールの内容を把握したり、対応する優先順位をつける人も多いです。

さらに、大人数での講義の場合、教授は一人ひとりの名前を把握していない可能性もあります。

相手は自分のことを知らない可能性もあり、複数の授業を担当していると認識したうえで件名をつけるとよいでしょう。

例えば、「【◯日4限の◯◯講義の質問】2回生山田太郎」のように、内容＋名前を入れるとわかりやすくなります。

2．宛名

件名を入れた後は、メールの本文に移ります。本文ではまず「宛名」を書きましょう。宛名があることで、自分向けのメールだと把握できます。

教授にメールを送る際は「〇〇教授様」「〇〇先生様」のように敬称を重ねるのはNGです。「〇〇教授」「〇〇先生」だけで問題なく、「様」をつけないように注意しましょう。

メールを送る先生が、教授・准教授のどちらか判断ができない場合は、「先生」を使うほうが無難です。

3．挨拶

宛先を書いた後は、「挨拶」を書きましょう。

挨拶というと、「入梅の候」「新春の候」などの時候の挨拶をイメージしている人もいるのではないでしょうか。時候の挨拶をするとさらに丁寧になりますが、教授に送るメールでは簡単な挨拶のほうが自然です。

例えば「お世話になっております。生命倫理学を受講している2回生（学籍番号）の山田太郎です。」のように挨拶をしましょう。

初めてメールを送る場合は「はじめまして。」や、急にメールを送る際は「お忙しいところ失礼いたします。」のような挨拶をするのも一案です。

4．メールの本文

宛名と挨拶を書いた後は、メールの要旨に移りましょう。

メールの要旨を伝える際は、「わかりやすく」伝えることが大切です。質問をする場合は、「〜について質問です。」と書いてから具体的な質問内容を書きましょう。

もし質問が複数ある場合は「〜についての質問が3つあります。」と質問の数を伝えると丁寧です。

メールの要旨が相手に伝わらないと、相手から質問の内容を確認してもらう必要が出てしまい、メールの回数が増えてしまいます。忙しい教授に迷惑をかけないためにも、わかりやすいメール本文を作成しましょう。

5．結び・締めの言葉

メールの要旨を書いたら結びの言葉を書き入れます。

結びの言葉を書くことによって、メールが間違いなく終わることを示します。

6．署名

メールの最後には、必ず「署名」を入れましょう。

署名には、名前や学年、学籍番号、メールアドレスなどを乗せるのが一般的です。

住所や電話番号を載せても問題ありませんが、個人情報なので取り扱いには気をつけましょう。必要に応じて、署名に載せる情報を足し引きすることをおすすめします。

また、署名はメールごとに書くのはめんどくさいと思う人も多いでしょう。

メールの設定で署名が自動的に入るようにできるので、設定をしてみることをおすすめします。

【シーン別】大学の教授に送るメールの例文

これまでメールの基本構成をご紹介しました。ただ、メールの基本構成を知っても、どのように書いたらいいのか悩む人も多いでしょう。

例文を参考にしてメールの書き方に慣れることで、自分でメールを作成できるようになりましょう。

以下では、シーン別に大学の教授に送るメールの例文をご紹介します。

お礼メール

教授に何かお世話になった場合は、対面で感謝の意を伝えていてもメールでもう一度伝えると丁寧です。

以下では、お礼メールの例文をご紹介します。

お礼メールを書く際は、何に対して感謝しているのかを詳しく書くことをおすすめします。

貴重な時間を自分に割いてくれたからこそ、何を学んだのかを書くと教授は「熱心な学生」「やる気がある」とプラスの印象を受け取ってくれるでしょう。

また、自分の大学の教授に大学名を名乗る必要があるのかと不思議に思う人もいるのではないでしょうか。教授によっては、他の大学でも教鞭をとっている可能性があるので、大学名を伝えることをおすすめします。

お礼メールへのメール返信

お礼メールを送った場合、教授からメールの返信をいただけることもあるのではないでしょうか。

教授からもらったお礼メールの返信には、必ず返信をくれたことに対するお礼の返信をしましょう。

以下ではお礼メールの返信メールに返信する例文をご紹介します。

アポを取るメール

研究室研究や面談などで教授にアポを取る機会もあるのではないでしょうか。

アポを取る場合のメールの例文は以下のとおりです。

アポイントを取る際は、日程の候補を複数提示するのが基本です。

候補日をひとつしか挙げないと、教授に自分の予定に合わせて欲しいという傲慢な印象を持たれる可能性があります。相手に対して失礼なので、必ず候補日は複数書きましょう。

欠席メール

次に、講義を欠席する際のメール例を確認しましょう。

通常の授業の場合は、欠席の連絡を入れる必要はほとんどありません。しかし、ゼミや研究室の集まりの場合は、出席しているか否かが重要になるため、欠席のメールを送ることをおすすめします。

自分がいないことで誰かに迷惑がかかるときや、出席が必須なものは、欠席が決定した時点でなるべく早くメールを送りましょう。

また、熱があり休む場合でも、授業の前に連絡を入れるのが基本です。

どうしても気持ち悪くてメールを書けなかった場合は、「午前中は起き上がるのも苦しく連絡が遅くなって申し訳ありません」と体調が回復してからメールで謝罪しましょう。

相談メール

アポを取って質問するほどではないけど、メールで気になることを相談したいこともあるのではないでしょうか。

以下では、教授に送る相談メールの例文をご紹介します。

お願い・依頼メール

休んでいたときのレジュメやプリントなどを教授にもらいたいという時もあるのではないでしょうか。

以下では、教授にお願い・依頼する際のメールの例文をご紹介します。

レポートを提出する際のメール

レポートをメールで提出する際は、ファイルだけ送るのではなく、お礼や授業の感想を付け加えると丁寧です。

教授の指示でファイルだけ送っても問題ないこともありますが、何も指示がない場合でも必ずメールの基本構成を守って書きましょう。

レポートの提出をする際「単位をください」と言ってしまいがちな人もいるのではないでしょうか。

先生によっては不愉快な気持ちになり、逆効果になる可能性も高いです。直接的に単位を望むのではなく、授業を真面目に受けていたことがわかる内容を伝えられると高評価を得られる可能性があります。

具体的な内容を示して、授業を楽しんでいたことを伝えましょう。

論文の添削をお願いするメール

論文のアドバイスへのお礼メール

飲み会後のお礼メール

卒業する際のお礼メール

英語で書くメール

最後に英語で書くメールのマナーについてご紹介します。

宛名を書く際は、先生が教授なら「Professor」准教授の場合は「Associate professor」といいます。

「Mr」や「Ms」は失礼になることもあるので、使用は避けておくほうが賢明です。

以下では、英語の授業を欠席する際の例文をご紹介します。

教授にはマナーを守ったメールを書いて好印象を持ってもらおう

本記事では、大学の教授にメールを送る際のマナーや例文などを詳しくご紹介しました。

メール独特の言葉遣いにまだ慣れない人もいるのではないでしょうか。最初はビジネスメールの形式に沿ったメールの作成に時間がかかっていても、使っていると慣れてきます。就活時や社会人になってからの練習だと思って、臆せず意識的に使うようにしましょう。

本記事を参考に、教授にマナーを守ったメールを作成してみてはいかがでしょうか。

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