【就活用の例文付き】OB・OG訪問のメールの書き方は？アポイントのとり方などを紹介

「OB・OGに送るメールの書き方がわからない」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。OB・OGは先輩とはいえ、就活の一貫としてビジネスメールの形式に沿ったメールの作成が求められます。

本記事では、OB・OGにメールをする際に知っておきたいポイントやマナー、書き方の例文などをご紹介します。

適切な言葉遣いやメールのマナーを守って、相手に好印象を与えられるようになりましょう。

OB・OG訪問の際にはビジネスメールのマナーを知っておく必要がある

OB・OG訪問は、先輩のご厚意で行ってもらうものです。

たとえ仲のよい先輩であっても、友達のように適当なメールを送っていると「本当に就活にやる気があるのかな？」「この人に時間を割きたくない……」のようにマイナスの印象を与えてしまうこともあります。

アポイントのメールからお礼のメールまで気を抜かず、社会人になる練習だと思ってメールの作成をしましょう。

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい7つのポイント

「ビジネスメールをあまり書いたことがないから、失礼のないメールの書き方がわからない！」という人も多いのではないでしょうか。

以下では、OB・OGへのメールをする際に知っておきたいポイントを7つご紹介します。

ポイントを守って、相手を尊重したいいメールが書けるようになりましょう。

ポイント1．内容が一目でわかる件名をつける

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい1つ目のポイントは、内容が一目でわかる件名をつけることです。

社会人は数十通から数百通のメールの返信をする必要があり、メールを読む優先順位を件名で判断している人もいます。

また、件名がないと「迷惑メール」と判断されることもあるので、確実にメールの件名はつけましょう。

OB・OG訪問のお願いをするメールの場合は【OB・OG訪問のお願い】と件名に書くと、わかりやすいメールになります。

ポイント2．連絡先を入手した経緯を説明する

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい2つ目のポイントは、連絡先を入手した経緯を説明することです。

突然あまり親しくない後輩や知らない後輩からメールが来ると、びっくりしてしまうもの。

「どうしてこの人は私のメールアドレスを知っているのだろう……？」と不信感を抱かせないためにも、連絡先をどこで入手したのか詳しく説明するようにしましょう。

ポイント3．熱意を伝える

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい3つ目のポイントは、熱意を伝えることです。

OB・OGも忙しいので「周りがやっているので、なんとなくOB・OG訪問をやってみようと思った」のような浅い考えの人に、わざわざ時間を作っては会いたいとは思わない可能性が高いです。

どうしてメールを送ったOB・OGじゃないとダメなのか、何に興味があるのかなどを詳しく伝えましょう。

何を知りたいのかを明白にするためにも、OB・OGの働いている業種や企業を詳しく調べていることをおすすめします。

企業研究のやり方がわからない人は「就活での業界研究のやり方は？5つの方法やおすすめの本7選、それぞれの業界の特徴などを紹介」を参考にしてみてはいかがでしょうか。

ポイント4．ビジネスメールの形式に沿ったメール文を作成する

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい4つ目のポイントは、ビジネスメールの形式に沿ったメール文を作成することです。

用件を急いで伝えようとしてしまい、ビジネスメールの形式を無視してメールを送ろうとしてしまっている人もいるのではないでしょうか。

しかし、用件だけ伝えるのはマナー違反なので、注意しましょう。

まずは、ビジネスメールの形式を知って、マナーを守ったメールを書けるようになることをおすすめします。ビジネスメールの書き方の構成要素は以下の通りです。

宛名を書く場合は、「〇〇株式会社　山田太郎様」のように丁寧に書きましょう。「様」と「さん」のどちらを使うか悩んだときは、「様」を使うほうが無難です。

また、挨拶はダラダラと長文を書くのではなく「いきなりのメールを失礼します。〇〇大学の〇〇と申します。」のように短く書きましょう。

用件を伝えるときも、簡潔に書くことを意識してください。

ポイント5．メールを送る時間帯に気をつける

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい5つ目のポイントは、メールを送る時間帯に気をつけることです。

「大学終わってから送ろう」と思っていたら、気づいたときには夜遅い時間になってしまったという人もいるのではないでしょうか。

夜遅くにメールを送ってしまうと、相手の迷惑になってしまう可能性があります。あまりにも遅い時間にメールを送るのではなく、9時から18時の常識的な時間帯に送るようにしましょう。

「どうしても、メールを送ろうと思ったら夜になってしまっている」という人もいるのではないでしょうか。

朝や昼の時間が取れない人は、時間指定でメールを送るのも一案です。忙しい人も工夫して、メールを送る時間帯に気をつけましょう。

ポイント6．署名を入れることを忘れない

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい6つ目のポイントは、署名を入れることを忘れないことです。

メールに署名がないと、どこの誰から送られてきたのかをメールの本文で確認しなければいけなくなり、時間がかかってしまうこともあります。

すぐに自分のプロフィールを確認してもらうためにも、忘れずに署名を書き入れましょう。

署名は、大学名・名前・電話番号・メールアドレスなどを乗せることが一般的です。

ポイント7．返信する場合はタイトルを変えない

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい7つ目のポイントは、返信する場合はタイトルを変えないことです。

タイトルを変えてしまうと、メールの流れがわからなくなったり、メールの検索がしにくくなったりします。

また、返信メールの件名をわかりやすくするために「〇〇についての返信」のように変える必要はありません。

「Re：」の表示があると、返信メールだとわかるのでタイトルは変えないようにしましょう。

OB訪問をお願いする・アポイントを取るメールの書き方・例文

メールの書き方のポイントをご紹介しました。

以下では、書き方のポイントを守ったメールの例文をご紹介します。

自分で一から作るのは難しい人は、例文を参考にしながらメールを作成してみてはいかがでしょうか。

メールを送る際のメールアドレスにも気をつける必要があります。大学のメールアドレスや就活用のメールアドレスを使うことをおすすめします。

例えば「amaimonogasuki@xxxx.jp」「okanegasuki@xxx.jp」のように、プライベート用のメールアドレスを使うのはNG。

メールアドレスは意外と見られていると思って、気を配りましょう。

OB訪問の日程を調整するメールの書き方・例文

候補はなるべく複数個出すことを覚えておきましょう。例えば「17日（土）13時〜18時」のみ書いていると、「自分がそっちの予定に合わせないといけないのか」と相手を不快にさせてしまう可能性があります。

どうしても一日しか予定が空いてない場合は、その旨を丁寧に伝えることをおすすめします。

また、署名に住所を書いていると、会う場所を決めてもらう参考になるでしょう。すべてのメールに住所を乗せるのは不安という人は、必要なときだけ住所を載せた署名を使い分けることをおすすめします。

OB訪問の前日に送りたいリマインドメールの書き方・例文

OB訪問の日が近づいてきたら、リマインドメールを送りましょう。

リマインドのメールを送る際は、「明日覚えていますか？」と直接的に聞くと失礼になってしまいます。

「〇日の◯時に〇〇カフェでお待ちしております」と間接的に伝えることを心がけましょう。

また、チェーン店のように似た店がある場合は、地図や具体的な住所を使って間違いがないようにすることを心がけてください。

OB訪問のお礼メールの書き方・例文

OB訪問が終わった後は、お礼のメールを送ることを忘れないようにしましょう。

就活先が決まった際にOB・OGに送るお礼メールの書き方・例文

OB・OG訪問をしてくれた相手は、就職先がどこに決まったのか気にかけてくれていることも多いものです。

進路が決まったら、改めて連絡することで、今後もよい関係性を築けるでしょう。

OB・OG訪問をする際は、質問内容や質問リストを事前に考えておくことがおすすめ

OB・OG訪問をする際は、質問内容や質問リストを考えておくことをおすすめします。

考えずに行ってしまうと、しどろもどろな質問をしたり、相手に気を使ってもらわないといけなくなったりします。

OB・OG訪問は受動的に相手の話を聞くものではなく、能動的に質問をすることを意識しましょう。

何を質問すればいいのかわからない人は「OB・OG訪問で聞きたい質問内容例42選！気をつけたい5つのポイントを紹介」を参考にしてみてはいかがでしょうか。

OB・OGにメールを送る際は熱意が伝わるように丁寧に文章を作成しよう

本記事では、OB・OG訪問についてのメールを送る際に知っておきたいポイントや例文などをご紹介しました。

ビジネスメールの形式を知らないと、就活中のメールの作成方法に困ってしまうので、早めに覚えておくことをおすすめします。

本記事を参考に、丁寧にメールを書く習慣をつけて、相手に好印象を与えられるようになりましょう。

【関連記事】

就活でのOB・OG訪問のメリットや探し方は？やり方・流れ・注意点などを紹介

「OB・OG訪問をしたほうがいいのかな」と悩んでいる就活生もいるのではないでしょうか。 本記事では、OB・OG訪問をするメリットや相手の探し方、流れなどを詳しくご紹介します。 OB・...

OB・OG訪問で聞きたい質問内容例42選！気をつけたい5つのポイントを紹介

「OB・OG訪問でどのような質問をすればいいのかな」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。 本記事では、質問をする際に注意したいポイントやおすすめの質問を42個紹介。さらに、OB・OG...

就活の自己分析で使えるモチベーショングラフの作り方と5つのポイントを紹介

就活の自己分析のために「モチベーショングラフ」を使ってみたいと思っている人もいるのではないでしょうか。 本記事では、モチベーショングラフを活用するメリットや書き方、注意点などをご紹介してい...