HOMEビジネス 【就活用の例文付き】OB・OG訪問のメールの書き方は?アポイントのとり方などを紹介

【就活用の例文付き】OB・OG訪問のメールの書き方は?アポイントのとり方などを紹介

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2021/07/22(最終更新日:2021/07/22)


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「OB・OGに送るメールの書き方がわからない」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。OB・OGは先輩とはいえ、就活の一貫としてビジネスメールの形式に沿ったメールの作成が求められます。

本記事では、OB・OGにメールをする際に知っておきたいポイントやマナー、書き方の例文などをご紹介します。

適切な言葉遣いやメールのマナーを守って、相手に好印象を与えられるようになりましょう。

本記事の内容をざっくり説明
  • OB・OG訪問の際にはビジネスメールのマナーを知っておく必要がある
  • OB・OGへのメールをする際に知っておきたい7つのポイント
  • OB訪問に関するメールの書き方・例文

 

OB・OG訪問の際にはビジネスメールのマナーを知っておく必要がある

OB・OG訪問は、先輩のご厚意で行ってもらうものです。

たとえ仲のよい先輩であっても、友達のように適当なメールを送っていると「本当に就活にやる気があるのかな?」「この人に時間を割きたくない……」のようにマイナスの印象を与えてしまうこともあります。

アポイントのメールからお礼のメールまで気を抜かず、社会人になる練習だと思ってメールの作成をしましょう。

 

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい7つのポイント

「ビジネスメールをあまり書いたことがないから、失礼のないメールの書き方がわからない!」という人も多いのではないでしょうか。

以下では、OB・OGへのメールをする際に知っておきたいポイントを7つご紹介します。

ポイントを守って、相手を尊重したいいメールが書けるようになりましょう。

 

ポイント1.内容が一目でわかる件名をつける

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい1つ目のポイントは、内容が一目でわかる件名をつけることです。

社会人は数十通から数百通のメールの返信をする必要があり、メールを読む優先順位を件名で判断している人もいます。

また、件名がないと「迷惑メール」と判断されることもあるので、確実にメールの件名はつけましょう。

OB・OG訪問のお願いをするメールの場合は【OB・OG訪問のお願い】と件名に書くと、わかりやすいメールになります。

 

ポイント2.連絡先を入手した経緯を説明する

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい2つ目のポイントは、連絡先を入手した経緯を説明することです。

突然あまり親しくない後輩や知らない後輩からメールが来ると、びっくりしてしまうもの。

「どうしてこの人は私のメールアドレスを知っているのだろう……?」と不信感を抱かせないためにも、連絡先をどこで入手したのか詳しく説明するようにしましょう。

 

ポイント3.熱意を伝える

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい3つ目のポイントは、熱意を伝えることです。

OB・OGも忙しいので「周りがやっているので、なんとなくOB・OG訪問をやってみようと思った」のような浅い考えの人に、わざわざ時間を作っては会いたいとは思わない可能性が高いです。

どうしてメールを送ったOB・OGじゃないとダメなのか、何に興味があるのかなどを詳しく伝えましょう。

何を知りたいのかを明白にするためにも、OB・OGの働いている業種や企業を詳しく調べていることをおすすめします。

企業研究のやり方がわからない人は「就活での業界研究のやり方は?5つの方法やおすすめの本7選、それぞれの業界の特徴などを紹介」を参考にしてみてはいかがでしょうか。

 

ポイント4.ビジネスメールの形式に沿ったメール文を作成する

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい4つ目のポイントは、ビジネスメールの形式に沿ったメール文を作成することです。

用件を急いで伝えようとしてしまい、ビジネスメールの形式を無視してメールを送ろうとしてしまっている人もいるのではないでしょうか。

しかし、用件だけ伝えるのはマナー違反なので、注意しましょう。

まずは、ビジネスメールの形式を知って、マナーを守ったメールを書けるようになることをおすすめします。ビジネスメールの書き方の構成要素は以下の通りです。

ビジネスメールの書き方の構成要素
  • 宛名
  • 挨拶・名前
  • 用件
  • 結びの挨拶
  • 署名

宛名を書く場合は、「〇〇株式会社 山田太郎様」のように丁寧に書きましょう。「様」と「さん」のどちらを使うか悩んだときは、「様」を使うほうが無難です。

また、挨拶はダラダラと長文を書くのではなく「いきなりのメールを失礼します。〇〇大学の〇〇と申します。」のように短く書きましょう。

用件を伝えるときも、簡潔に書くことを意識してください。

 

ポイント5.メールを送る時間帯に気をつける

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい5つ目のポイントは、メールを送る時間帯に気をつけることです。

「大学終わってから送ろう」と思っていたら、気づいたときには夜遅い時間になってしまったという人もいるのではないでしょうか。

夜遅くにメールを送ってしまうと、相手の迷惑になってしまう可能性があります。あまりにも遅い時間にメールを送るのではなく、9時から18時の常識的な時間帯に送るようにしましょう。

「どうしても、メールを送ろうと思ったら夜になってしまっている」という人もいるのではないでしょうか。

朝や昼の時間が取れない人は、時間指定でメールを送るのも一案です。忙しい人も工夫して、メールを送る時間帯に気をつけましょう。

 

ポイント6.署名を入れることを忘れない

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい6つ目のポイントは、署名を入れることを忘れないことです。

メールに署名がないと、どこの誰から送られてきたのかをメールの本文で確認しなければいけなくなり、時間がかかってしまうこともあります。

すぐに自分のプロフィールを確認してもらうためにも、忘れずに署名を書き入れましょう。

署名は、大学名・名前・電話番号・メールアドレスなどを乗せることが一般的です。

 

ポイント7.返信する場合はタイトルを変えない

OB・OGへのメールをする際に知っておきたい7つ目のポイントは、返信する場合はタイトルを変えないことです。

タイトルを変えてしまうと、メールの流れがわからなくなったり、メールの検索がしにくくなったりします。

また、返信メールの件名をわかりやすくするために「〇〇についての返信」のように変える必要はありません。

Re:」の表示があると、返信メールだとわかるのでタイトルは変えないようにしましょう。

 

OB訪問をお願いする・アポイントを取るメールの書き方・例文

メールの書き方のポイントをご紹介しました。

以下では、書き方のポイントを守ったメールの例文をご紹介します。

自分で一から作るのは難しい人は、例文を参考にしながらメールを作成してみてはいかがでしょうか。

OB訪問をお願いする・アポイントを取るメールの書き方・例文
  • 【OB・OG訪問のお願い】〇〇大学山田太郎

    〇〇株式会社
    山口勇気様

    突然のメール失礼いたします。〇〇大学〇〇学部3年の山田太郎と申します。

    〇〇大学のキャリアセンターを通して山口様の連絡先を知り、メールを送らせていただきました。

    業界研究を重ねるうちに、〇〇株式会社に魅力を感じるようになりました。

    (具体的に魅力に感じたことを詳しく書く)

    ぜひ、山口様とお会いしてお話を聞かせていただきたいです。

    お忙しいところお手数ですが、返信をいただけると嬉しいです。

    ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    山田太郎(やまだたろう)
    〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
    携帯電話:090-xxxx-xxxx
    メールアドレス:taro.yamada@xxxxx.ac.jp
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

メールを送る際のメールアドレスにも気をつける必要があります。大学のメールアドレスや就活用のメールアドレスを使うことをおすすめします。

例えば「amaimonogasuki@xxxx.jp」「okanegasuki@xxx.jp」のように、プライベート用のメールアドレスを使うのはNG。

メールアドレスは意外と見られていると思って、気を配りましょう。

 

OB訪問の日程を調整するメールの書き方・例文

OB訪問の日程を調整するメールの書き方・例文
  • 【OB・OG訪問の日程調節について】〇〇大学山田太郎

    〇〇株式会社
    山口勇気様

    お忙しい中、早速のご対応感謝いたします。〇〇大学〇〇学部3年の山田太郎です。

    早速ですが下記の日程で、ご都合がよい時間をご指定いただけますと幸いです。

    17日(土)13時〜18時
    18日(日)9時〜12時
    19日(月)18時〜20時

    上記で叶いません場合、22日以降でご指定いただけますと幸いです。

    お会いする場所は、お手数ですが山口様にご指定してもらえると嬉しいです。

    お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いします。

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    山田太郎(やまだたろう)
    〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
    携帯電話:090-xxxx-xxxx
    メールアドレス:taro.yamada@xxxxx.ac.jp
    住所:東京都葛飾区xxxxx
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

候補はなるべく複数個出すことを覚えておきましょう。例えば「17日(土)13時〜18時」のみ書いていると、「自分がそっちの予定に合わせないといけないのか」と相手を不快にさせてしまう可能性があります。

どうしても一日しか予定が空いてない場合は、その旨を丁寧に伝えることをおすすめします。

また、署名に住所を書いていると、会う場所を決めてもらう参考になるでしょう。すべてのメールに住所を乗せるのは不安という人は、必要なときだけ住所を載せた署名を使い分けることをおすすめします。

 

OB訪問の前日に送りたいリマインドメールの書き方・例文

OB訪問の日が近づいてきたら、リマインドメールを送りましょう。

OB訪問の前日に送りたいリマインドメールの書き方・例文
  • 【17日のOB訪問について】〇〇大学山田太郎

    〇〇株式会社
    山口勇気様

    お世話になっています。〇〇大学の山田太郎です。

    忙しい中、OB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございます。

    明日の17日、13時に〇〇カフェでお待ちしております。

    どうぞよろしくお願いいたします。

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    山田太郎(やまだたろう)
    〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
    携帯電話:090-xxxx-xxxx
    メールアドレス:taro.yamada@xxxxx.ac.jp
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

リマインドのメールを送る際は、「明日覚えていますか?」と直接的に聞くと失礼になってしまいます。

「〇日の◯時に〇〇カフェでお待ちしております」と間接的に伝えることを心がけましょう。

また、チェーン店のように似た店がある場合は、地図や具体的な住所を使って間違いがないようにすることを心がけてください。

 

OB訪問のお礼メールの書き方・例文

OB訪問が終わった後は、お礼のメールを送ることを忘れないようにしましょう。

OB訪問のお礼メールの書き方・例文
  • 【OB訪問のお礼】〇〇大学山田太郎

    〇〇株式会社 山口勇気様

    お世話になっています。〇〇大学の山田太郎です。

    昨日は、お忙しい中たくさんの質問に答えていただきありがとうございました。

    山口さんのお話を聞いて、◯◯なところにさらに魅力を感じ、〇〇株式会社に入社したいという気持ちがさらに強くなりました。

    また、就活についてたくさんのアドバイスをいただき、大変感謝しております。

    特に、◯◯◯のアドバイスを参考にして就活で結果を残したいと思っています。

    また、〇〇さんおすすめのホットケーキはとても美味しかったです。

    お忙しい中、時間を作っていただき、ありがとうございました。

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    山田太郎(やまだたろう)
    〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
    携帯電話:090-xxxx-xxxx
    メールアドレス:taro.yamada@xxxxx.ac.jp
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

就活先が決まった際にOB・OGに送るお礼メールの書き方・例文

OB・OG訪問をしてくれた相手は、就職先がどこに決まったのか気にかけてくれていることも多いものです。

進路が決まったら、改めて連絡することで、今後もよい関係性を築けるでしょう。

就活先が決まった際にOB・OGに送るお礼メールの書き方・例文
  • 【内定のご報告】〇〇大学山田太郎

    〇〇株式会社
    山口勇気様

    突然のメール失礼します。昨年◯月◯日にOB訪問をさせていただいた〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。

    山口さんにたくさんのアドバイスをいただいたおかげで、無事〇〇企業の内定をいただき、就職活動を終了したことを報告させていただきます。

    自分の選択が本当に合っているのか不安になりながら、就職活動をしていましたが、
    山口さんの「本当にやりたいことをやれるように今が踏ん張り時」という言葉を胸に就職活動を最後まで頑張りました。

    山口さんのおかげで、悔いのない就活になりました。心から感謝申し上げます。

    また、何かの機会がありましたら、お会いできると嬉しいです。

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    山田太郎(やまだたろう)
    〇〇大学〇〇学部〇〇学科
    携帯電話:090-xxxx-xxxx
    メールアドレス:taro.yamada@xxxxx.ac.jp
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

OB・OG訪問をする際は、質問内容や質問リストを事前に考えておくことがおすすめ

OB・OG訪問をする際は、質問内容や質問リストを考えておくことをおすすめします。

考えずに行ってしまうと、しどろもどろな質問をしたり、相手に気を使ってもらわないといけなくなったりします。

OB・OG訪問は受動的に相手の話を聞くものではなく、能動的に質問をすることを意識しましょう。

何を質問すればいいのかわからない人は「OB・OG訪問で聞きたい質問内容例42選!気をつけたい5つのポイントを紹介」を参考にしてみてはいかがでしょうか。

 

OB・OGにメールを送る際は熱意が伝わるように丁寧に文章を作成しよう

本記事のまとめ
  • メールを開かなくてもメールの内容がわかる件名をつける
  • 連絡先を入手した経緯を詳しくメールに書くことを忘れない
  • ビジネスメールの形式に沿ったメールを書く

本記事では、OB・OG訪問についてのメールを送る際に知っておきたいポイントや例文などをご紹介しました。

ビジネスメールの形式を知らないと、就活中のメールの作成方法に困ってしまうので、早めに覚えておくことをおすすめします。

本記事を参考に、丁寧にメールを書く習慣をつけて、相手に好印象を与えられるようになりましょう。

 

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