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【例文あり】就活のOB・OG訪問のお礼メールの書き方は?基本の要素と3つのポイントを紹介

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2021/07/15(最終更新日:2021/07/15)


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「OB・OG訪問後のお礼メールには何を書いたらいいのかな」と悩む人も多いのではないでしょうか。

本記事では、お礼メールの基本要素やお礼メールを作成するポイント、例文などを詳しくご紹介します。

時間を作ってくれたOB・OGに感謝の気持ちが伝わるようなお礼メールを書けるようになりましょう。

本記事の内容をざっくり説明
  • OB・OG訪問後にお礼を伝える連絡手段
  • OB・OG訪問後のお礼メールの基本要素
  • OB・OG訪問後のお礼メールを作成するときの3つのポイントや例文

 

OB・OG訪問の後にはお礼をすることが必須!

「OB・OG訪問の後にはお礼メールって送らなければいけないのかな」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

たとえ、OB・OGと別れる際に「ありがとうございました」とお礼を伝えていても、再度メールは送る必要があります。

貴重な時間を割いて質問や疑問に答えてくれたり、就活のアドバイスをくれたりしたOB・OGには、丁寧に感謝の気持ちを伝えましょう。

また、OB・OG訪問後すぐに送るお礼メールだけではなく、内定後にもお礼メールを送ると丁寧です。

細かな気遣いをすることで、好印象を与えられるようになるでしょう。

 

OB・OG訪問後にお礼を伝えるのはメール?お礼状?電話?

お礼を伝えるときには、どのような連絡手段で伝えるのが適切なのでしょうか。

以下では、メールや電話、お礼状、SNSやアプリなどの連絡手段が与える印象などを詳しくご紹介します。

 

お礼をする手段1.メール

お礼をする際の主流の手段は、「メール」です。ビジネス上のやり取りはメールでのやり取りが一般的。どの連絡手段を使おうか迷った場合はメールを使ってお礼を伝えましょう。

メールを書く際は、マナーや基本構成に沿って作成する必要があります。

本記事の下部では、お礼メールの基本構成や注意したいポイントをご紹介しているので、参考にしてください。

 

お礼をする手段2.電話

お礼をする手段の2つ目は、電話です。

話し方や声の大きさなどを工夫することによって、熱意や気持ちが伝わりやすいのが「電話」でお礼を伝えるメリットです。

しかし、電話を急にかけてしまうと、忙しい社会人にとっては迷惑になってしまうことがあります。どうしても、電話をかけてお礼を伝えたい場合は、メールで事前にアポイントを取ることをおすすめします。

また、電話をかける際は、言葉遣いにも注意して話すようにしましょう。

 

お礼をする手段3.お礼状・手紙

お礼をする手段の3つ目は、お礼状・手紙です。

お礼状や手紙でお礼を伝えると、丁寧な印象や「しっかりしている」という印象を与えられます

しかし、お礼状や手紙は届くまでに時間が要してしまうのがデメリットです。真心のこもったお礼状や手紙を送りたい人は、事前にメールでお礼を伝えておき、その上でお礼状を書くことをおすすめします。

お礼状を書く際は、マナーを守ったお礼状を書くように注意しましょう。

 

お礼をする手段4.LINEやSNSのDM

お礼をする手段の4つ目は、LINEやSNSのDMです。

OB・OGの中には、「気軽に連絡していいよ」とSNSの連絡先を教えてくれた人もいるのではないでしょうか。

SNSを教えてくれたOB・OGには、せっかくなのでメールや電話よりもSNSを通してお礼メールを送ることをおすすめします。

SNSだからといって、いつもと同じように短いメッセージを何度も送るのはおすすめできません。

メールと同様にマナーを守った文章を送るようにすることを意識しましょう。

 

OB・OG訪問後のお礼メールの基本要素

就活中には、まだまだビジネスメールの形式になれていない人も多いのではないでしょうか。

以下では、OB・OG訪問後のお礼メールの基本要素をご紹介します。要素一つひとつをしっかりと押さえてメールの文面を作成してみましょう。

 

1.件名

ビジネスメールでは「件名」をつけることが大切です。メールの内容を読まなくても何を伝えたい内容なのかがわかるように書く必要があります。

お礼メールの場合は、「ありがとうございました」と書くのではなく「OB訪問のお礼(伊藤りか)」のように、メールを開かなくても内容がわかるよう簡潔に書くことを心がけましょう。

お礼メールのメールに返信する場合は、件名を変える必要はありません。件名を変えてしまうと、話の流れがわかりにくくなったり、件名でメールの検索ができなくなったりしてしまいます。

話の流れが続く場合は件名を変えなくてもいいことを覚えておきましょう。

 

2.宛名

お礼メールの書き出しは「宛名」から始まります。

SNSではわざわざ相手の名前を書くケースは少ないですが、ビジネスメールでは書き始めに宛名として「〇〇株式会社 山田太郎様」のように社名と名前を書きます。

相手の役職がわかっている場合は「〇〇株式会社 人事部部長 山田太郎様」のように書いても大丈夫です。役職を書く際は、「山田太郎部長様」のように敬称を重ねないように注意しましょう。

OB・OG訪問を通して、仲が良くなった場合は「山田太郎さん」のように「様」を「さん」に変えても問題ありません。

 

3.挨拶と自分の名前

宛名を書いた後は、挨拶と自分の名前を伝えましょう。

「お世話になっています。〇〇大学〇〇学部の伊藤りかです。」のように簡単に自分が誰か伝えましょう。

OB・OGに会ってからしばらくしてメールを送る場合は「7月12日にOB・OG訪問をさせていただいた伊藤りかです」のように相手に思い出してもらえるように伝えると丁寧です。

 

4.本文

名前を名乗った後は、本文に移ります。お礼メールでいちばん大切なのが「本文」です。

OB・OG訪問後のお礼メールの本文は、ただ単に「ありがとうございました」と伝えるのではなく、具体的に学んだことを伝えることが大切です。

「〇〇についての話はとてもためになりました」や「たくさんの質問に答えてくださり、大変感謝しています」などを伝えられるといいお礼メールになるでしょう。

 

5.署名

最後に署名をつけるのがビジネスメールのマナーです。

署名には、大学名・学部・学年や、名前、電話番号、メールアドレスを載せましょう。

住所は、個人情報の観念から必ず載せなければいけないものではありません。

OB・OG訪問の待ち合わせを決めたり、就活で住所が必要になったりする場合だけ、住所を載せるようにしましょう。

メールを送信するごとに署名を作成するのは手間がかかるので、メールソフトの設定で自動的に署名が入るように設定しておくとよいでしょう。

 

OB・OG訪問後のお礼メールを作成するときの3つのポイント

これまでメールの基本構成について詳しくご紹介しました。

メールの基本構成に沿ってメールを作成するだけで、ビジネスメールのマナーを守ったメールを作成できます。

基本構成に加えて、OB・OG訪問後にお礼メールを作成するときに知っておいてほしいポイントをご紹介します。

 

ポイント1.メールを送る時間帯に注意する

OB・OG訪問後のお礼メールを作成するときの1つ目のポイントは、メールを送る時間帯に注意することです。

お礼メールは、なるべく早く送る必要があります。しかし、早く送ることに囚われすぎて、夜中にメールを送るのはNGです。

メールを送るのは、常識的な時間帯にしましょう。具体的には、朝の9時から18時程度に送ることをおすすめします。

 

ポイント2.印象に残った内容や、自分の中の変化や抱負など自分の言葉で伝える

OB・OG訪問後のお礼メールを作成するときの2つ目のポイントは、印象に残った内容や、自分の中の変化や抱負など自分の言葉で伝えることです。

すでにご紹介したように、お礼メールを送る際は、本文をなるべく具体的に書くことが大切です。

「〇〇さんに教えてもらった話は非常に興味深く、ますます〇〇業界に興味を持つようになりました」のような一般的な文章では、何に興味を持ったのかがわかりません。

実際に話を聞いた自分だからこそ書ける文章を作ることを意識しましょう。

例えば「〇〇さんのおっしゃっていた自己PRはありがちなエピソードではなく、実体験を重視して書くことを大切にしようと思いました。今から自己PRを一から考えてみます。アドバイスをしていただきありがとうございました」のように具体的に書けるといいお礼メールになります。

また、「就活では〇〇を意識してがんばります!」のように抱負を伝えるのもいいでしょう。

本文を工夫して、自分にしか書けないお礼メールを作成することをおすすめします。

 

ポイント3.就活用のアドレスから送信する

OB・OG訪問後のお礼メールを作成するときの3つ目のポイントは、就活用のアドレスから送信することです。

メールアドレスが「kanigasuki@xxxx.jp」などプライベートなもの、就活でふさわしくないものを使っている人もいるのではないでしょうか。

メールアドレスは自分が思っているよりも見られていることに注意してください。

メールアドレスが就活にふさわしくないものの場合は、就活用にメールアドレスを新たに作成することがおすすめです。

就活用のメールアドレスを作っておくと、他の関係のないメールと混ざることがなくなります。読み落とすことも少なくなるので、就活用のメールアドレスの作成を検討してみてはいかがでしょうか。

 

OB・OG訪問後のお礼メールの例文

お礼メールの基本構成やポイントを守ったメールの例文を見てみたいという人もいるのではないでしょうか。

以下では、OB・OG訪問後のお礼メールの例文をご紹介します。例文を参考にして、自分だけのお礼メールを作ってみてはいかがでしょうか。

OB・OG訪問後のお礼メールの例文
  • 【OB訪問のお礼】〇〇大学 田中太郎

    〇〇株式会社
    人事部
    山田隼人様

    お世話になっています。昨日OB訪問をさせていただいた〇〇大学〇〇学部の田中太郎です。

    お忙しい中、たくさんの質問に答えてくださりありがとうございました。

    人事業務の内容だけでなく、面接で面接官が注目している点など、就活に直結するアドバイスをいただき、とても参考になりました。

    特に面接の時の目の動かし方や、話し方を意識して練習しようと思います。

    また、業界について詳しく紹介してくれたので、知識を深められました。人材業界の今後のことを考える機会をいただいたと思い、自分でも考えを深めたいと思います。

    また、ごちそうになったクリームパスタも美味しかったです。

    繰り返しとなりますが、昨日は本当にありがとうございました。今後とも何卒よろしくお願いします。

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    田中太郎(たなかたろう)
    〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
    電話番号:090-0000-0000
    メールアドレス:taro-tanaka@xxxxx.jp
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

OB・OG訪問の際にごちそうになった際には、ごちそういただいたことにも感謝すると丁寧です。

また、男性の先輩の場合は「OB訪問」女性の場合は「OG訪問」になります。細かいですが、先輩が女性の場合は「OG訪問のお礼」と件名を変えることを忘れないようにしましょう。

 

OBやOGを紹介してもらった場合のお礼メールの例文

OB・OGを紹介してもらった人もいるのではないでしょうか。以下では、OBやOGを紹介してもらった人に対するお礼メールの例文をご紹介します。

OBやOGを紹介してもらった場合のお礼メールの例文
  • 【OGご紹介のお礼】〇〇大学 田中太郎

    〇〇株式会社
    人事部
    山田はなこ様

    お世話になっています。昨日OGを紹介していただいた〇〇大学〇〇学部の田中太郎です。

    山田様にご紹介いただいた加藤様と無事連絡を取ることができました。

    また、7月26日に加藤様にお会いしてお話を聞かせていただく運びとなりました。

    お繋ぎいただきまして、ありがとうございました。
    今後ともどうぞ、よろしくお願いいたします。

    (署名)

 

内定後のお礼メールの例文

OB・OGは、就活生の就活の結果を気にしてくれていることもあります。そのため、内定後にも内定が確定した旨を知らせるメールを送ることをおすすめします。

以下では、内定後のお礼メールの例文を紹介するので、参考にしてみてはいかがでしょうか。

内定後のお礼メールの例文
  • 【就職活動のご報告】〇〇大学 田中太郎

    〇〇株式会社
    人事部
    山田隼人様

    お世話になっています。昨年の8月14日にOB訪問をさせていただいた、〇〇大学〇〇学部の田中太郎です。

    その節は貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました。

    この度は、〇〇企業から内定をいただき、就職活動を終了することになりました。

    山田様と話をすることで、自分が本当にやりたいことを見つめ直す機会になり、無事希望の業種に内定をいただけました。

    お忙しい中、時間をいただき大変感謝しております。ありがとうございました。

    山田様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

    (署名)

 

OB・OG訪問の依頼を断られた場合のお礼メールの例文

OB・OG訪問の依頼をしたけれど、残念ながらスケジュールが合わずに面会はできないということもあるでしょう。

たとえ、OB・OG訪問を断られても、時間を作ってメールをくれたことにお礼をする必要があります。

以下では、OB・OG訪問の依頼を断られた場合のお礼メールの例文をご紹介します。

OB・OG訪問の依頼を断られた場合のお礼メールの例文
  • Re:Re:【OB訪問のお願い】〇〇大学 田中太郎

    〇〇株式会社
    人事部
    山田隼人様

    お世話になっております。〇〇大学〇〇学科3年の田中太郎です。
    お忙しい中、早速のご返信をありがとうございます。

    スケジュールの調節が難しいとのこと、承知いたしました。
    この度は突然のお願いにも関わらず、丁寧にご対応いただきましてありがとうございました。

    またの機会がありましたら、その際はどうぞよろしくお願いいたします。

    (署名)

 

お礼メールの返信にはメールを返したほうがいいの?

お礼メールを送った後、返信をもらった場合、再度返信するようにしましょう。メールの返信の基本は、自分で送ったメールは自分で終わらすことです。

お礼メールの返信は、忙しい中返信をくれたことに感謝するメールを送りましょう。

以下では、お礼メールの返信メールをご紹介します。

お礼メールの返信メール
  • Re:Re:【OB訪問のお礼】〇〇大学 田中太郎

    〇〇株式会社
    人事部
    山田隼人様

    お世話になっています。〇〇大学〇〇学部の田中太郎です。

    お忙しい中、メールをいただきありがとうございます。

    山田様にいただいた言葉は、一層励みになりました。

    最後まで就活をやりきり、また報告させていただければと存じます。

    この度は、本当にありがとうございました。

    (署名)

 

お礼メールを送るまでがOB・OG訪問だと心得よう

本記事のまとめ
  • お礼メールは、ビジネスメールの基本に沿って書く必要がある
  • メールを送る時間帯に配慮する
  • 印象に残った内容や励みになったことを具体的に書く

本記事では、OB・OG訪問のお礼メールの基本構成やポイントなどを詳しくご紹介しました。

お礼メールを送らなければいけないからメールを送るのではなく、感謝の気持ちを込めてメールを書くことを意識しましょう。

本記事を参考にビジネスメールの基本に沿ったお礼メールを書いてみてはいかがでしょうか。

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