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【例文あり】インターンシップのお礼メール・お礼状は必要?書き方の3つのポイントを紹介

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2021/06/17(最終更新日:2021/06/17)


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「インターンシップに行ったけれど、お礼メールを送ったほうがいいのかな?」と悩んでいる就活生もいるのではないでしょうか。また、お礼メールを送りたいけれど、マナーや言葉遣いがわからない人もいるでしょう。

本記事では、インターンシップのお礼メールの必要性やお礼をするタイミング、お礼をするときのポイントなどを詳しくご紹介します。

本記事の内容をざっくり説明
  • インターンシップのお礼をするときの3つのポイント
  • インターンシップのお礼メールの基本構成・例文
  • お礼状(手紙)を書くときに知っておきたい3つのこと

 

インターンシップが終わったら、お礼メールやお礼状は必要?

インターンシップが終わって「お礼メールをお送ったほうがいいのかな」と困っている人もいるでしょう。

インターンシップのお礼メールやお礼状は、必要です

インターンを担当してくれた人は、就活生のために忙しい時間を割いてくれて、自分を成長させてくれたのではないでしょうか。自分のために時間を作ってくれたことに対して感謝をするのは当然のことといえます。

たとえインターンシップが終わった後に直接「ありがとうございます」と言っていたとしても、お礼メールやお礼状を送りましょう。

また、インターンを担当してくれた人は「採用担当者」を兼任している可能性が高いです。お礼メールを送ることで、自分のことを印象に残してもらいやすくなります。

学んだことを具体的に書くことで、インターンシップに対する熱意が伝わり、就活のアピールにもつながります。

お礼メールを書くことにはメリットもたくさんあるので、お礼メールを書いてみてはいかがでしょうか。

 

インターンシップ後にお礼をするタイミング

インターンシップ後にお礼メールを送る大切さはわかったけれど、どのタイミングでお礼メールを送ったらいいのかなと思っている人もいるのではないでしょうか。

インターンシップ後にお礼メールを送るタイミングは、「インターンが終わった日もしくは翌日」です。

お礼や感謝の気持ちを伝えるのは、なるべく早く行うことが基本です。できるならインターンが終わった当日にメールを送れると、「疲れているはずなのにお礼メールを送ってくれるぐらい感謝してくれているのだな」と気持ちが伝わりやすくなるでしょう。

「もうインターンが終わってしばらく立ってしまっているけれど、お礼メールを送るのを諦めたほうがいいかな」という人もいるでしょう。

しかし、お礼メールを送ることを辞める必要はありません。お礼メールが遅れてしまったことに対して謝罪をして、感謝の気持ちを伝えましょう。

注意したいのが、遅れてしまった理由をダラダラと書くことです。「授業が忙しくなってしまって……」「バイトが詰まっていて……」などと書くと、言い訳がましく思われる可能性があります。

「諸事情により、お礼の気持ちを伝えるのが遅くなってしまい、申し訳ありません」のように、理由は深堀りせずに伝えるといいでしょう。

 

インターンシップのお礼をする相手(宛名)は?複数人に送りたいときはどうする?

インターンシップのお礼をする際に、宛名の書き方は重要です。以下では、マナーを守った宛名の書き方をご紹介します。

お礼をする相手が個人である場合は「株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様」と書きましょう。

株式会社は一般に(株)と略されますが、相手の会社を勝手に略式で書くのは失礼な行為に当たります。相手の会社名を書く場合は、必ず正式名称で書くことを覚えておきましょう。

また、「田中太郎人事部長様」のように敬称を重ねるのは間違いです。「田中太郎様」「田中太郎人事部長」のどちらかを書くようにしましょう。

複数人にメールを送りたい場合は、「各位」や「御中」という言葉を使います。「各位」という言葉自体が敬語なので、「各位様」と使うのは間違いです。

例えば「株式会社◯◯ 人事部各位」のように使って、メールを送りましょう。

 

インターンシップのお礼をするときの3つのポイント

インターンシップのお礼メールやお礼状は、ビジネスマナーを守った文体で書きたいもの。

以下では、インターンシップのお礼をするときの3つのポイントをご紹介します。

ポイントを意識して、相手にアピールできるお礼メールやお礼状を書きましょう。

 

ポイント1.ビジネスメールの基本の型に沿って書く

インターンシップのお礼をするときの1つ目のポイントは、ビジネスメールの基本の型に沿って書くことです。

ビジネスメールに慣れていない人も多いのではないでしょうか。

まだ学生だから許されるだろうと、自己流でメールを作成するのは得策ではありません。

まずは、ビジネスルメールの基本の型を知り、それに沿ってお礼メールを作成しましょう。

本記事の後半でご紹介する、お礼の基本構成や例文をを参考にして書いてみてはいかがでしょうか。

 

ポイント2.定型文の感想ではなく、具体的に学んだ内容を書く

インターンシップのお礼をするときの2つ目のポイントは、定型文の感想ではなく、具体的に学んだ内容を書くことです。

上記では、ビジネスメールの基本の型に沿って書くべきであるとご紹介したので、矛盾しているように感じる人もいるのではないでしょうか。

ビジネスメールの基本の型とは、文章の構成や流れのことであり、文章の内容のことではありません。

例えば「貴社のインターンに参加させていただきました、〇〇大学の〇〇です」のような機械的な定型文は基本に沿っても大丈夫です。

しかし、自分の熱意や感謝の気持ちを伝えるための大切な文章は、定型文を使用するのは避けておくほうが賢明です

インターンに参加しなくても書けるような文章では、採用担当者の心を動かすことはできません。

相手に感謝の気持ちを伝えるためにも、心のこもった、自分にしか書けない文章を書きましょう。

 

ポイント3.入社意欲が高いことをアピールする

インターンシップのお礼をするときの3つ目のポイントは、入社意欲が高いことをアピールすることです。

企業は「この会社だからこそ入りたい!」と思ってくれている就活生に入社してほしいと思っています。

そのため、入社意欲をアピールすることは、企業に自分をアピールすることに繋がります。

自分のことを印象に残すためにも、インターンを通してさらに入社意欲が高まったことを伝えましょう。

 

インターンシップのお礼の基本構成

インターンシップのお礼をする際には、お礼メールやお礼状の基本的な構成を知っておきましょう。以下ではお礼メールの基本構成をご紹介します。

お礼メールの基本構成
  • 件名
  • 相手の会社名・部署・名前
  • はじめの挨拶と自分の名前
  • 具体的に感謝している内容や成長した内容
  • 結びの挨拶
  • 署名

件名を考える際は、メールを開かなくても内容がわかるような件名をつける必要があります。お礼メールの場合は「インターンシップ参加のお礼(〇〇大学山田太郎)」「インターンシップのお礼 〇〇大学山田太郎」のように書くことをおすすめします。

はじめの挨拶は簡単に「お世話になっております」で大丈夫です。

自分の名前を書く際には「〇〇大学〇〇学部〇〇学科山田太郎」のように、できれば学科まで書くことをおすすめします。しっかりと所属を書くことで、同名や似ている名前の人と間違えられるのを防ぎ、メールを送っているのは自分だとアピールできます。

次は、お礼状の基本的な構成をご紹介します。

お礼状の基本構成
  • 頭語
  • 挨拶と自己紹介
  • 具体的に感謝している内容や成長した内容
  • 結語
  • 日付
  • 署名
  • 宛先

メールと違ってお礼状の場合は、宛先や自分の名前は最後になることに注意しましょう。

また、メールは自動的に送った日付がわかるようになっていますが、お礼状では送ってから届くまでに時間がかかります。いつ自分がお礼状を送ったのかわかりやすくするためにも日付を書くことを忘れないようにしましょう。

 

インターンシップのお礼メールの例文

実際にどのようにお礼メールを書けばいいのか知りたい人も多いのではないでしょうか。

以下では、インターンシップのお礼メールの例文をご紹介します。

メールの基本的な流れを確認して、自分だけの感想を考えた特別なお礼メールを書いてみてはいかがでしょうか。

インターンシップのお礼メールの例文
  • 件名:インターンシップ参加のお礼(〇〇大学山田太郎)
    株式会社〇〇
    人事部 田中花子様

    お世話になっております。7月12日の1dayインターンシップに参加させていただきました、〇〇大学〇〇学部〇〇学科山田太郎です。

    インターンシップでは貴重なお話をお聞かせいただいて大変感謝しております。

    特に、貴社の教育システムやクリエイティブな視線には感銘を受けました。

    また「情けは人の為ならず」という精神で仕事をしているという田中さんの話が、とても印象深かったです。
    田中さんのように、人のために仕事ができる人間になりたいと思いました。

    面接練習では、丁寧に自分の改善点を指摘していただいたので、必ず本場の面接で活かしたいと思いました。

    今日教えていただいたことをしっかりと身につけ、貴社で活躍できればと思っております。

    末筆ながら貴社のますますのご発展と皆様のご多幸を心からお祈り申し上げます。

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    〇〇大学〇〇学部〇〇学科
    山田太郎
    電話番号:090-xxxx-xxxx
    メールアドレス:xxxxxx@u-note.com
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

お礼状(手紙)を書くときに知っておきたい3つのこと

お礼をメールではなく、直筆の手紙やお礼状を作成したいという人もいるでしょう。お礼状はメールより手間がかかる分、相手に印象づけることもできます。

以下では、お礼状を書くときに知っておきたい3つのことをご紹介します。

 

1.お礼状に使う便箋・封筒

お礼状(手紙)を書くときに知っておきたい1つ目のことは、お礼状に使う便箋・封筒です。

お礼状に使う便箋も封筒も「白色」のものにしましょう。封筒にはいろいろな色がありますが、一番フォーマルなのが白色の封筒です。白色も明度によって色々あるので、便箋と封筒はセットで売られているものを買うことをおすすめします。

また、個人情報を書いているお礼状は、なるべく透けない封筒で送るのが得策です。絶対に透けさせたくないという人は「二重封筒」を使ってみてもいいでしょう。

 

2.頭言葉と結語を入れる

お礼状(手紙)を書くときに知っておきたい2つ目のことは、頭言葉と結語を入れることです。

お礼状には、頭語や結語のように手紙独特の文化があります。

頭語と結語は結びつきがあるので、適当に合わせて使うことはできません。基本的に使われるのは「拝啓」「敬具」であることをセットで覚えておきましょう。

 

3.お礼状はコピーを残しておく

お礼状(手紙)を書くときに知っておきたい3つ目のことは、お礼状はコピーを残しておくことです。

お礼状は、メールと違って手元に残りません。お礼状をコピーしておくと、面接のときに再度インターンシップの話を聞かれた際に、矛盾のない回答ができます。

また、面談の直前にインターンシップのことを振り返るためにも、お礼状はコピーしておくことをおすすめします。

 

インターンシップのお礼状の例文

インターンシップのお礼状の例文を見てみたい人もいるのではないでしょうか。

以下では、インターンシップのお礼状の例文をご紹介します。

自分のお礼状を書くための参考にしてみてはいかがでしょうか。

インターンシップのお礼状の例文
  • 拝啓
    時下、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
    ◯月◯日から◯月△日までの貴社のインターンに参加させていただきました〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。

    ◯日間という短い間でしたが、大変勉強になりました。貴重なお時間をいただきありがとうございました。

    (感謝していることや感動したことなどを具体的に書く)

    末筆ながら貴社のますますのご発展と皆様のご健康を心からお祈り申し上げます。

    敬具

    令和◯年◯月◯日
    東京都葛飾区xxx
    〇〇大学〇〇学部〇〇学科 山田太郎

    株式会社〇〇
    人事部 田中花子様


お礼状では、時候の挨拶を書く必要があります。時候の挨拶は季節によって変わる挨拶ですが、上記で使用した「時下」はオールシーズン使える便利な時候の挨拶であることを覚えておくと便利です。

また、手紙に書く日付は「手紙を書いた日」を書くのが一般的です。

お礼状を縦書きで書くか横書きで書くか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

封筒の宛名を縦書きで書く場合は、文面も縦書きにします。横書きの場合も同様です。封筒の大きさや形によって、どちらの方法で書くか決めることをおすすめします。

 

インターンシップのお礼メールへ返信が来たときはどうする?

企業からお礼メールへの返信をもらうこともあるでしょう。

ビジネスメールでは、自分が送ったメールは自分で終わらせるのが基本です。「返信不要」と書いていない限り、お礼メールの返信に対してもう一度メールを送る必要があります。

「お礼メールで感謝の気持ちを書いたから、もう書くことないよ」と思う人もいるのではないでしょうか。

お礼メールの返信にメールを返す際には、「忙しいのにお礼メールに返信をくださったこと」に対する感謝の気持ちを書くことをおすすめします。

お礼メール以外のメールをどこまで返信するかに悩む人は「就活メールはどこまで返信する?遅れたときは?メールの返信時のお悩みを解決【例文あり】」を参考にしてみてはいかがでしょうか。

 

インターンシップの参加後すぐにお礼をすることを忘れずに

本記事のまとめ
  • インターンシップが終わったら、お礼メールやお礼状を送る必要がある
  • インターンシップが終わった当日もしくは翌日には送る
  • インターンに参加した自分にしか書けない、具体的に学んだ感想を書く

本記事では、インターンシップに参加した後に出しておきたい、お礼メールやお礼状の書き方について詳しくご紹介しました。

お礼メールやお礼状は、自己流ではなく、ビジネスメールの文章の型に沿って作成しましょう。

また、いちばん大切なインターンシップに参加した感想をなるべく具体的に書くと、気持ちが伝わりやすくなります。

本記事を参考に、心のこもったお礼メールやお礼状を書いてみてはいかがでしょうか。

 

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