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就活時に知っておきたい電話のマナー・対応方法【時間・受け方・折り返しの方法など】

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2021/05/21(最終更新日:2021/05/22)


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就活では選考が進むにつれてメールだけではなく、電話の対応をすることも多いものです。

電話をかける時間帯・受け方・敬語などのビジネスマナーを知らないと、電話対応のたびに緊張してしまうもの。

本記事では、就活時に知っておきたい電話のマナーや対応方法について紹介します。

本記事の内容をざっくり説明
  • 就活で相手の企業に電話をかけていい時間帯
  • 就活で企業からかかってきた電話の出方・受け方
  • 就活で企業に向けて電話をかけるときに知っておきたい5つのマナー

 

就活で相手の企業に電話をかけていい時間帯は?

就活でどうしても聞きたいことがあって企業に電話をしたい人もいるのではないでしょうか。また、企業からかかってきた電話に折り返しをしたい人もいるでしょう。

ビジネスシーンでは、思い立ったときに電話をするものではなく、相手の都合の良い時間を推し量ってかける必要があります。

以下では、就活で相手の企業に電話をかけていい時間帯についてご紹介します。

 

基本は相手の営業時間内か翌日

電話をかけていい時間帯は、基本的には相手の営業時間内です。

営業時間外に電話をかけてしまうと、採用担当者や人事の人に残業を強いてしまうことになります。

また、プライベートな時間を邪魔してしまう可能性があるので、営業時間外に電話をかけるのは避けておきましょう。

電話をかけようと思ったのが営業時間外だった場合は、翌日の営業時間内にかけることをおすすめします。

営業時間がいつかわからない場合は、相手の企業のホームページやパンフレットを見て調べましょう。

 

土日はかけなおさないほうがベター

「電話がかかってきていたのに気づいたのが土曜日だった!すぐに電話をかけたほうがいいのかな?」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

土日に電話をかけるのは、基本的にはやめておくことをおすすめします

休みの日は、業務中ではなく、プライベートな時間です。自分の時間を過ごしているのに、仕事の電話がかかってくると嬉しい気持ちにはならないでしょう。

休みの日に電話をかけると、マナーがない人と思われる可能性もあります。

土日に電話をかけていいときは、「相手が」土日に電話をかけてきていたときです。相手は「学生であるから土日のほうが電話を取りやすいのでは?」と気を使って電話をかけてくれていることもあります。

そのため、相手のご厚意に感謝して電話をかけ直すことをおすすめします。

 

就活で企業からかかってきた電話の出方・受け方は?

電話をかける時間帯に関するマナーだけではなく、電話の出方にも注意が必要です。

以下では、就活で企業からかかってきた電話の出方・受け方をご紹介します。

 

電話を受ける環境を整えて「はい、◯◯です」が基本

企業から電話がかかってきた場合は、まずは電話を受ける周辺環境に気を配りましょう。

ガヤガヤとした場所で電話に出てしまうと、相手の声が聞こえづらいだけでなく、こちら側の騒音も相手に伝わってしまいます。

ザワザワとした教室や居酒屋にいる場合は、静かで音が聞き取りやすい環境、かつ電波が入りやすい場所に移動することをおすすめします。

自分の環境が悪いせいで、「もう一度言っていただいてもよろしいでしょうか」のように何度も聞き返すことは失礼なので、落ち着いて会話ができる場所に移動してください。

また、電話をとった後の第一声がわからず無言にならないように注意することをおすすめします。

電話をかけた相手の気持ちとしては、無言になられるとつながっているかわからずに不安になってしまいます。また、「かけ間違えたのかな?」と思われ電話を切られることもあるでしょう。

電話に出るときは「はい、〇〇です」と名前を告げると、相手は目的の人物に電話がつながっていることに安堵できます。

相手が不安に、そして不愉快にならないように気を配りながら電話をすることが大切です。

 

電話番号が非通知だった場合

企業からの電話は、セキュリティの問題や特別な回線を使っているなど様々な事情があって、非通知で表示されることもあります。

そのため、就活中にかかってきた非通知の番号には出たほうがいいでしょう。

しかし、就活生を狙った詐欺の可能性もあるので注意する必要があります。

非通知からの電話に出る際は「もしもし」か「はい」と、名前を告げずに出ることをおすすめします。

名前を名乗らなかったからといって失礼にはならないので安心してくださいね。

 

電車の中や授業中に電話がかかってきた場合

電車や、授業中など、電話に出られないときに限って電話がかかってきて焦ることもあるでしょう。

電車にいるときに電話がかかってきた場合は、電話に出ることは避けておきましょう。電車で電話に出ることは、マナー違反です。周りの人にも迷惑になってしまうだけではなく、大切な選考に関する情報を聞かれてしまう可能性があります。

電車の中にいるときに電話がかかってきた場合は、目的の駅に着いてからかけ直しましょう。なお、目的地まで遠い場合は次の駅で降りてかけ直すのがベターです。

また、大切な授業で抜けられない授業中に電話がかかってきた場合は、無理に電話に出る必要はありません。授業が終わってから時間があるときに電話をしましょう。

山のように明らかに電波が悪いところにいる場合は、電波のいい場所に行ってからかけ直すことをおすすめします。

 

就活で企業に向けて電話をかけるときに知っておきたい5つのマナー

これまで、相手から電話がかかってきたときのマナーについて説明しました。次に、就活で企業に向けて電話をかけるときに知っておきたい5つのマナーをご紹介します。

自分から企業に向けて電話をかける際は入念に準備してから電話をかけるようにするようにしましょう。

 

マナー1.静かで電波のいい場所からかける

就活で企業に向けて電話をかけるときに知っておきたいマナーの1つ目は、静かで電波のいい場所からかけることです。

本記事でも繰り返し説明しておりますが、外出先やガヤガヤとした場所で電話をかけてしまうと会話が聞き取りづらく、気を使えない人だと思われてしまいます。

また、電波が悪く、音がとぎれとぎれになるような場所で通話するのも避けましょう。

相手と落ち着いて会話できる、静かで電波のよい場所から電話をするようにしてください。

 

マナー2.予め聞きたいこと(用件)をまとめてからかける

就活で企業に向けて電話をかけるときに知っておきたいマナーの2つ目は、予め聞きたいことをまとめてからかけることです。

突発的に電話をかけてしまうと、聞きたいことを全て聞けなかったり、聞きたい内容を深掘りできなくなったりする可能性があります。

一回の電話で十分に聞きたいことを聞けず、再度電話をかけることは得策ではありません。企業の人は忙しく、電話対応はしてもらって当然というわけではありません。

電話に対応してもらった際には、感謝の気持ちを忘れず、できるだけ相手の時間を無駄にしないように意識しましょう。

また、聞きたい内容が複数ある場合は、聞きたい内容を忘れないためにもメモに用件を書いてから話すことをおすすめします。質問が複数ある際には「3つほど質問をさせていただいてよろしいでしょうか」と先に伝えると丁寧です。

「電話が苦手で用件の概要を考えているだけでは、用件を伝えられないかもしれない」と不安に思っている人は、どのように用件を伝えるかを考えてから電話をすると上手に話せられるでしょう。

 

マナー3.メモを取れる&スケジュールを確認できるようにしておく

就活で企業に向けて電話をかけるときに知っておきたいマナーの3つ目は、メモを取れる&スケジュールを確認できるようにしておくことです。

例えば電話先で面接当日に必要なものを複数個言われた際、覚えようとするだけだと、電話を切った後に忘れてしまう可能性もあります。電話での内容は覚えるのではなく、メモをすぐに取れるような体制を整えておきましょう。

また、書くものが近くにないと「少々お待ち下さい」といって相手を待たせることになります。こちらから電話をかけるときには、始めからメモを取れる体制を整えておくことがマナーです。

また、面接の日時を電話で決めるなど、スケジュールの確認が必要になることもあります。そのため、スケジュールをすぐに確認できるものを準備しておきましょう。

スケジュール帳を持っていない人は、社会人の基本だと思ってスケジュール帳を準備しておくことをおすすめします。

手帳の効果的な使い方・選び方を知りたい人は「知って得する手帳術!手帳の使い方・書き方など活用法を伝授」を参考にしてみてはいかがでしょうか。

 

マナー4.聞き取りやすいように、落ち着いてはっきりと話す

就活で企業に向けて電話をかけるときに知っておきたいマナーの4つ目は、聞き取りやすいように、落ち着いてはっきりと話すことです。

直接話すよりも電話で話すほうが聞き取りにくいと感じる人も多いのはないでしょうか。

直接話すときは、周りの環境や相手に聞こえているかを考えて声を大きくしたり小さくしたりできます。しかし、電話だと相手の機微がわからないので、状況に応じて伝え方を変えることは難しいでしょう。

そのため、いつも話すよりも声の大きさや聞き取りやすさに気を使う必要があります。普段よりも落ち着いてはっきりと話すように心がけてください。

緊張しているからといって、早口で話しすぎないように注意しましょう。

 

マナー5.相手の都合を尋ねることを忘れない

就活で企業に向けて電話をかけるときに知っておきたいマナーの5つ目は、相手の都合を尋ねることを忘れないことです。

電話を受けた相手は、都合がよいタイミングだったのかはわかりません。

電話の本題に入る前に「今お時間大丈夫でしょうか?」「今お電話大丈夫でしょうか?」などと、相手が電話できる環境なのか時間が大丈夫なのか確認しましょう。

電話をかけることに緊張してしまい、開口一番に用件を話してしまわないように注意してください。

また、電話が苦手な人は、電話のシミュレーションをして、だいたいの話す内容を決めておきたい人もいるのではないでしょうか。

就活で企業からの電話へ折り返しするときの5つのマナー・流れ・よくあるQ&Aを紹介」では、電話の流れをご紹介しています。シミュレーションをしたい人はぜひ参考にしてください。

 

就活時に企業に電話をして相手が不在だった場合はどうする?

「企業に電話をかけたのに出てくれなかった」と、焦っている人もいるのではないでしょうか。

電話をかけて相手が出てくれなかった場合は、そのまま切らずに留守電で自分の名前・大学・いつかけ直すのかを伝えましょう

留守電を入れないと、企業の人はだれから電話がかかってきたかわからず、折り返しの電話もしにくい状況になってしまいます。用件がある場合には「◯◯の件で電話した」と、内容を伝えておくこともおすすめです。

留守電でいつかけ直すのかを伝えた場合は、相手もその時間を開けて待ってくれている可能性もあります。必ず約束した時間に電話をかけるように注意しておきましょう。

 

就活時に電話を折り返すときのマナー

企業の電話に気づかなかった人もいるのではないでしょうか。

基本的には、電話をかける場合も、折り返す場合もマナーは変わりません。

しかし、折り返す場合は電話に出られなかったことに対する謝罪をする必要があります。

電話を折り返す際のマナーを知りたい人は「就活で企業からの電話へ折り返しするときの5つのマナー・流れ・よくあるQ&Aを紹介」を参考にしてみてはいかがでしょうか。

 

就活時の電話は緊張しすぎず、焦らず丁寧に対応するとGOOD

本記事のまとめ
  • 相手の営業時間内か翌日に電話をかける
  • 非通知の電話を受け取る際は「もしもし」「はい」で名乗らなくてもよい
  • メモやスケジュール帳・聞きたいことを準備してから電話をかける

本記事では、就活中に電話を受ける場合、電話をかける場合のマナーについてご紹介しました。

慣れないビジネスシーンでの電話や敬語に四苦八苦している人もいるのではないでしょうか。何度も電話を繰り返すことで自然と対応できるようになるので、まずは対応方法を実践してみましょう。

本記事を参考にマナーを守った電話をして、採用担当者に好印象を持ってもらえるように対策してみてはいかがでしょうか。

 

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