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就活で企業からの電話へ折り返しするときの5つのマナー・流れ・よくあるQ&Aを紹介

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2021/05/12(最終更新日:2021/05/12)


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就活で企業からの電話へ折り返しするときの5つのマナー・流れ・よくあるQ&Aを紹介
就活中に「企業から電話かかってきていた!どうしよう……」と焦っている人もいるのではないでしょうか。

また企業の電話に出られなかったからといって、何も考えずにその場で電話をかけるのはNG。

本記事では、電話を折り返しするマナーや会話の流れなどを詳しくご紹介します。電話を折り返すマナーや会話に自信がない人はぜひ参考にしてください。

本記事の内容をざっくり説明
  • 就活で企業からの電話を折り返しする場合の5つのマナー
  • 就活で企業へ折り返し電話をするときの会話の流れ
  • 就活で企業に電話を折り返すときのよくあるQ&A

 

就活で企業からの電話を折り返しする場合の5つのマナー

就活中に企業からの電話がかかってきていたことに気づくと、「急いで電話をかけ直さないといけない!」と焦ってしまうのではないでしょうか。

しかし、焦った状態で電話をしてしまうと、うまく会話できない可能性があります。

まずは、就活で企業からの電話を折り返しする場合の5つのマナーを知って、適切に対応できるようになりましょう。

 

マナー1.自分も相手も音が聞き取りやすい環境でかける

就活で企業からの電話を折り返しする場合の1つ目のマナーは、自分も相手も音が聞き取りやすい環境でかけることです。

周りがガヤガヤしている環境で電話をかけてしまうと、相手の声を聞き取れない可能性もあります。相手にも周りの音が伝わり、聞きづらい思いをさせてしまうでしょう。

また、電波が悪いところで電話をかけてしまうと、相手の音声が聞こえなかったり相手に自分の声が届かなかったりすることもあります。

相手の声が聞こえない場合に「申し訳ありませんが、もう一度言っていただけますか?」を何度も繰り返してしまうと、相手も自分も気まずい雰囲気になってしまうでしょう。

また「なんでそんなところから電話をかけてきているんだ」と常識を疑われることもあるので、電話をかける際は、自分も相手も音が聞き取りやすいか、十分に周りの環境に注意しましょう。

 

マナー2.スケジュール帳とメモを準備する

就活で企業からの電話を折り返しする場合の2つ目のマナーは、スケジュール帳とメモを準備しておくことです。

電話をしている際に、説明会や面接の日程を調節することになった場合、スケジュールを確認する必要があります。

スケジュール帳が手元にないと「少々お待ち下さい」と言って大慌てで探すことになります。スケジュール帳が見つからずに焦ってしまうこともあるので、必ず電話をかける前に準備しておくといいでしょう。

また、電話の内容をメモしたいと思うときもあるでしょう。大切なことをすぐにメモできるように、ペンやメモ帳などの書けるものも用意しておくと安心です。

 

マナー3.相手の営業時間を確認する

就活で企業からの電話を折り返しする場合の3つ目のマナーは、相手の営業時間を確認することです。

「友達とご飯食べていて気がついたら21時だった……早くかけ直したほうがいいのかな」という状況の人もいるのではないでしょうか。

しかし、相手の会社の営業時間外に電話をかけることは、おすすめできません。深夜や早朝に電話をすると「常識がない」と思われてマイナスの評価をされることもあるでしょう。

電話をかける際は、できるだけ相手の会社の営業時間内にすることを意識することをおすすめします。

 

マナー4.大切な内容は復唱して確認をする

就活で企業からの電話を折り返しする場合の4つ目のマナーは、大切な内容は復唱して確認をすることです。

「よく聞こえなかったけど、まあいいか」のような適当な対応は、トラブルのもとです。

面接の日時・場所・持ち物などの大切な内容は必ず確認しましょう。

例えば、「21日の10時から〇〇企業の本社ですね?かしこまりました」のように復唱することをおすすめします。

大切な情報が聞き取れなくても焦らないようにしましょう。「え?」「なんて言いました?」のような友だちと話すときの聞き返し方はNGですが、聞き返すことは問題ありません。

「申し訳ありませんが、もう一度おっしゃっていただいてもよろしいでしょうか?」「恐れ入りますが、もう一度おっしゃってもらえますか?」のように丁寧に聞き返すことを意識しましょう。

 

マナー5.いつもよりもはっきりと丁寧に話すことを心がける

就活で企業からの電話を折り返しする場合の5つ目のマナーは、いつもよりもはっきりと丁寧に話すことを心がけることです。

対面で話しているときよりも電話で話すときは、聞きにくいことが多いものです。

そのため、小さい声でボソボソと話していると、相手が聞き取りにくいことも考えられます。「コミュニケーション能力がない」と思われないためにも、いつもよりはっきり、大きな声で話すように意識しましょう。

また、友だちと話しているわけではないので当然ですが、タメ口で話したり、敬語を適当に使ったりしないようにしましょう。

敬語を話すのが苦手だという人もいるのではないでしょうか。敬語を上手に話すためには練習や勉強が必要です。日々の努力をすることで少しずつ話せるようになっていきましょう。

敬語を勉強したいという人は「【敬語の意味・違い】承知しました/了解しました/かしこまりました/了承しました」「「〜となります・〜になります」間違えやすい敬語の使い方を例文付きで解説!」などを参考にしてみてはいかがでしょうか。
 

 

就活で企業へ折り返し電話をするときの会話の流れ

電話が苦手で、話す内容をあらかじめ考えておきたいという人もいるのではないでしょうか。

以下では、就活で企業へ折り返し電話をするときの会話の流れをご紹介します。

電話が苦手な人はシミレーションをしてから挑んでみてはいかがでしょうか。

 

STEP1.挨拶・名乗る

就活で企業へ折り返し電話をするときの1つ目のステップは、電話がつながったらまず挨拶することです。

まずは「お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。」のように、挨拶と自分が誰なのかを伝えることから始めましょう。

ビジネスシーンでは電話がつながった際に「もしもし?」ということはほとんどありません。「お世話になっております。」などの挨拶をすることが一般的です。

また、就活の時期には企業もたくさんの人に電話をしているので、ちゃんと名前を名乗らなければ誰かわからない可能性があります。また、人事担当者が必ずしも電話に出るとは限りません。

まずは、大学名と名前を名乗るようにしておきましょう。

 

STEP2.担当者に取り次いでもらう

就活で企業へ折り返し電話をするときの2つ目のステップは、担当者に取り次いでもらうことです。

会社に電話をかけると、目的の人物ではない人が出る可能性があります。その場合は、担当の人に電話を代わってもらえるようにお願いをする必要があります。

採用担当者の名前を伝える必要があるので、あらかじめ採用担当者の名前を覚えておくか、メモしておくかしておきましょう。

「採用担当者の〇〇さんをからお電話をいただいていたのですが」「採用担当者の〇〇様はいらっしゃいますか?」のように伝えることがおすすめです。

 

STEP3.担当者に挨拶をする

就活で企業へ折り返し電話をするときの3つ目のステップは、担当者に挨拶をすることです。

担当者に変わってもらえたら、担当者に自分の名前や大学名、電話に出られなかったことに対する謝罪や簡単な挨拶なども伝える必要があります。

例えば「お世話になっております」「お忙しいところ失礼します」などの挨拶から会話を始めましょう。

それから自分が誰かを伝えるために「〇〇大学の〇〇と申します」と言います。次に「先程お電話をいただきましたのに、出られずに申し訳ありませんでした」と謝罪をしましょう。

「友達とご飯を食べていて全然気づかなかった」「携帯をおいて外に遊びに行っていました」のように電話に出られなかった理由を長々と語る必要はありません。

最後に、相手が今電話できる状況なのかを確認することを忘れないようにしましょう。もしかすると3分後からミーティングがあるかもしれません。バタバタしているときに電話をかけてきて用件だけ聞くのは、相手を思いやる心が足りないと思われてしまう可能性があります。

そのため「今お時間大丈夫でしょうか」「今お時間よろしいでしょうか」のように、相手の都合を聞いてから話し始めるようにしましょう。

 

STEP4.要件を聞くor伝える

就活で企業へ折り返し電話をするときの4つ目のステップは、用件を聞いたり伝えたりすることです。

「先程の電話のご用件をお聞きしたいのですが」のように伝えて、本題に入ってもらいましょう。

用件を聞く際は、忘れないようにメモを取りながら聞くことがおすすめです。

こちら側が用件を伝える際も、用件の伝え忘れがないように事前にメモをしておいて、メモを見て話すことをおすすめします。

用件を聞き取れなかった・用件を伝え忘れたのように、もう一度電話をかけないといけない状況にはならないように注意しましょう。

 

STEP5.お礼と挨拶をして電話を切る

就活で企業へ折り返し電話をするときの最後のステップは、お礼と挨拶をして電話を切ることです。

用件を聞いたり、伝えたりした安心感でお礼を言うことを忘れないようにしましょう。

「ご対応ありがとうございました」「お忙しいところ、お電話ありがとうございました」のように感謝の気持ちを伝えることをおすすめします。

また、「目上の人が電話を切る」という電話のマナーがあるので、企業の人が先に電話を切ってくれるのを待つといいでしょう。

しかし相手が電話を切り忘れている場合があるので、5秒以上相手が電話を切らずに沈黙が続いた場合は自分から電話をきることをおすすめします。

 

就活で企業に電話を折り返すときのよくあるQ&A

電話でのコミュニケーションは、もちろんテンプレート通りではうまく行かないときもあります。

しかし、「電話は緊張するからできるだけのことはして電話に備えたい!」という人も多いでしょう。

以下では、就活で企業に電話を折り返すときのよくある質問についてご紹介します。事前に起こりうる可能性を考えておいて電話中に焦らないようにしましょう。

 

Q1:留守電で「またかける」とあった場合でも折り返しは必要?

企業からの留守電で「またかける」と言われた人もいるのではないでしょうか。そして、言葉のとおりまた電話をかけてくれることを待っていたら「かかってこない」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
 
留守電の「またかけます」という言葉は、社交辞令の場合があります。基本的に「またかけます」というメッセージがあっても自分から電話をかけるようにすることをおすすめします。

相手から電話がかかってくるのをドキドキしながら待つよりも、自分から電話をかけるほうが気持ち的にも楽になるでしょう。

また、採用担当者はたくさんの就活生に電話をかけているので「誰にもう一度電話をかけないといけないのだっけ?」のように忘れられている可能性があります。

必要な情報は自分から貪欲に取りに行くという勢いの強さを見せるためにも「またかける」と言われても、自分から電話をかけるようにすることがおすすめです。

 

Q2:翌日折り返しをしてもいいの?

「電話に気づくのが遅くてもう20時……営業時間は過ぎているしどうしよう」と困っている人もいるのではないでしょうか。

相手の営業時間外に電話をかけるのは、マナー違反なのでやめておきましょう。

時間が遅すぎる場合は、電話は翌日に折り返しても大丈夫です。

相手のメールアドレスを知っている場合は、電話に出られなかったことと連絡が遅くなったことに対して謝罪をするメールを送ることをおすすめします。

採用担当者は連絡が遅い理由を「志望度が低いから」だと思ってしまう可能性があります。

そのため、メールで「明日の◯時頃にお電話させていただきます」のように自分からかける姿勢を示すといいでしょう。

自分から電話をすることを伝えていても、相手から電話がかかってくるケースもあります。

もし、「朝一で授業があってどうしても電話に出られない時間がある」などの場合は、行き違いを防ぐためにも、メールで対応できない時間帯を伝えておくことも一案です。

 

Q3:土日でも折り返しの電話をしてもいいの?

土日に電話がかかってきていることに気づいた人もいるのではないでしょうか。一般的に休日である土日に電話をかけるのはマナー違反なので避けておきましょう。

まずは、電話に出られなかったことや気づくのが遅くなったことに対するお詫びのメールを送り、月曜日に電話をかけるのがおすすめです。

メールを送ったことで、電話がかかってきた場合は電話を取ってもOKです。

一方、土日にかかってきた電話の場合は、土日に電話を折り返しても大丈夫です。その他、土日も営業している企業の場合は、土日に電話をかけてもOKな場合もあります。

相手にとって迷惑ではないかを判断の基準にするといいでしょう。

 

Q4:折り返し電話をしても出ない場合・留守電になった場合はどうする?

折り返し電話をした際に、電話にでてもらえないこともあるでしょう。

電話に出てもらえなかった場合は、電話を切らずに留守電を残すことをおすすめします。

留守電を残さないと相手は、どうして電話をかけてきたのかわからないと悩んでしまう可能性があります。また、電話番号だけでは誰がかけてきたのかわからずに対応に困ることもあるでしょう。

そのため、留守電には自分の名前・大学名と、電話に出られなかったことに対する謝罪、いつ頃にまた折り返しの電話をするかなどを伝えましょう。

折り返しの電話をする時間を伝えた場合は、忘れずにその時間に電話をするように注意しましょう。約束の電話をかけないと「約束を守れない人」と印象を下げてしまう可能性があります。

また、相手も自分が言った時間を空けてくれていることもあります。相手の時間を無駄にしないように、約束の時間にアラームをかけておくなど忘れない対策をしておきましょう。

 

Q5:担当者の名前がわからない場合はどうする?

折り返しの電話をかけようとしたものの、相手企業の担当者の名前がわからなくて困っている人もいるのではないでしょうか。

まずは、留守電に担当者の名前が残っていないかを注意深く聞いてみましょう。また、メールでやり取りをしたことがある場合は、メールも確認してみましょう。

それでも担当者の名前がわからなければ、電話をもらっていたことを伝え「担当の方はいらっしゃいますか?」のように名前を伝えずに聞くことをおすすめします。

 

Q6:相手がわからない場合(知らない番号)はどうする?

「電話がかかってきていたけど、どこからかかってきているのかわからない!」と困っている人もいるのではないでしょうか。

就活に関する電話なのか、迷惑電話なのかすらわからないと不安になるでしょう。

相手がわからない場合すぐに電話を折り返しするのは、危険なので避けておくことをおすすめします。電話をかけさせることを目的にした詐欺の可能性もあるので、十分気をつける必要があります。

まずは、電話番号をコピーしてYahoo!やGoogleで調べてみましょう。電話番号を調べることで、何度も詐欺に使われている電話は口コミでわかるようになっています。

また、企業の電話番号であった場合は、企業のホームページが出てくるので安心して電話をかけられるようになるでしょう。

しかし、担当者個人の電話番号である可能性もあります。その場合は、調べてもわからないこともあるので注意しましょう。

もらった名刺や企業のレジュメなどを見て、該当する電話番号があるかどうか調べてみることをおすすめします。

また、いちいち電話番号を調べるのが面倒くさく思う人は、電話番号を知る機会があればすぐに連絡帳に登録してみてもいいでしょう。

 

就活で折り返し電話するときには「気付いたらすぐ」が鉄則

本記事のまとめ
  • スケジュール帳やメモ帳を準備して担当者の名前を事前に調べておく
  • 営業時間を確認して過ぎていればメールを送り後日電話する
  • 丁寧に聞き取りやすい声で話すことを意識する

本記事では、就活の電話を折り返す際に気をつけておきたいマナーや会話の流れなどをご紹介しました。

「電話を取れなかったことが選考に影響するかも」と不安に思っている人もいるでしょう。しかし、大切なのは電話を取れなかった後の対応です。

本記事を参考にマナーを守った対応をして、採用担当者に好印象を残せるように対策してみてはいかがでしょうか。

 

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