就活での質問メールの送り方は？5つのポイントと例文・お礼の書き方まで紹介

就活中、どうしてもわからないことがあって企業の人に質問をしたいと思うこともあるのではないでしょうか。

本記事では、就活時の質問メールの基本構成やメール作成時に使える5つのポイントをご紹介します。

例文もご紹介するので、自分だけで考えるのは不安だと思う人はぜひ参考にしてください。

そもそも、就活時にメールで質問をしてもいいの？

就活中に何かわからなかったことがあった場合、メールを送っていいのか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

人事や採用担当者は忙しいから、質問をして手間をかけていただくわけにはいかないと思っている人もいるでしょう。

しかし、マナーを守った就活メールを送ることは、人事や採用担当者に悪い印象を与えることはありません。むしろ、真剣に対応している熱心さが伝わり、良い印象となる可能性もあります。

ただし、読みにくいメールや内容がわかりにくいメールを送ると、評価を落とす可能性があるので気をつけましょう。

就活時の質問メールの基本構成

「ビジネスメールのマナーを全然知らないけれど、どうやってメールを送ればいいのだろう」と思っている人もいるのではないでしょうか。

まずは、メール初心者でもわかるようにメールの構成要素を一つひとつご紹介します。

メールを初めて書く人は特に、以下の構成が基本となることを覚えておきましょう。

件名

メールを書く際、一番始めに書くべきことは「件名」です。

メールをあまり使わない人は、件名を付けてメッセージを送る機会は少ないのではないでしょうか。

件名はメール全体の内容を一言で表し、相手がメールを読まなくても大体の内容がわかるようにするものです。

人事や採用担当者はたくさんのメールを管理しているので、件名がなければどういう内容のメールなのかを知るためにメールを開いて本文を見る必要があります。忙しい人事や採用担当者に手間をかけさせないように、わかりやすい件名を付けたメールを送りましょう。

「メールの内容をまとめるって難しそう」と思っている人もいるのではないでしょうか。

質問を送るメールである場合は「〜に関するご質問」「〜についてお問い合わせ」「〜の確認のお願い」などを書くことをおすすめします。質問メールの件名は、質問メールであることがひと目でわかる件名にしましょう。

宛名・冒頭のあいさつ

件名を書き終えると、次は宛先・冒頭の挨拶を書きましょう。

宛先を書く理由は、間違いなく相手へのメールであることを示すためです。宛先がないと、相手は自分宛てのメールなのか不安になってしまうので、忘れずに書くようにしましょう。

就活の場合、宛先は「〇〇会社〇〇部〇〇様」と書くのが基本です。

よくある宛先の間違いは、役職名に様を重ねて「〇〇部長様」と書いてしまうことです。「部長」と「様」はどちらも敬称なので、「〇〇部長」または「〇〇様」と書くのが正解です。丁寧にしようと思いすぎて敬語の間違いをしないように気をつけましょう。

また、宛先を書いた後は、冒頭の挨拶をして自己紹介をしましょう。

冒頭の挨拶は、「お世話になります」のような簡単な挨拶で十分です。2回目以降のメールでは「お世話になっております」と変えるとベター。

自己紹介は「〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎です。」のように「大学・学部・学科・フルネーム」で名乗りましょう。

「〇〇大学の山田です。」と、略してしまうと同じ名字の人がいたとき、「どっちの山田さん？」となってしまう可能性があります。企業の人の手を煩わせないためにも、フルネームでメールを送ることをおすすめします。

本題

宛先・冒頭の挨拶を終えると、いよいよ本題に移ります。

本題は、長々と前置きを書くのではなく簡潔に言いたいことをまとめ上げることを意識しましょう。

質問をする場合は、はじめに「〜に関して質問をさせていただきます。」や「〜について質問がありご連絡させていただきました。」などと質問があることを明確に伝えましょう。

その後に具体的な聞きたい内容を聞くとスマートです。

また、本題を書く際は自分の都合をダラダラと述べないようにすることを意識しましょう。例えば、用事があって面接の日程が合わない場合「親戚が事故にあってしまい、お見舞いに行かなければいけないので」のように言う必要がないことを書かないようにしましょう。この場合は、「都合がつかないので」と簡潔に相手に伝えてください。

締めのあいさつ

本題を伝え終わった後は、締めの挨拶を書き入れます。

締めの挨拶を入れないと、要望だけを伝える不躾な人だと思われてしまいかねません。

そのため、簡単な挨拶でもいいので、忘れずに締めの挨拶を書くようにしてください。

質問メールの場合は、「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」「お手数をおかけまして大変恐縮ですが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。」などでメールを締めるといいでしょう。

署名

メールの最後には署名を入れるのを忘れずに行いましょう。

署名とは、以下のように「－－－－－」を入れて区切ることで本題と署名を区切れ視覚的にもわかりやすくなるため、線を入れるようにしましょう。ただし、過度な装飾にならないよう、ビジネスシーンに沿った装飾にとどめるようにしてください。

署名には大学名・学部・名前・電話番号・メールを書きましょう。住所を書くのは必須ではありませんが、就活の場合は住所が必要になる場合があるので書いておくと丁寧でしょう。

就活中にメールで質問するときの5つのポイント

ここまで、メールの基本構成をご紹介しました。一つひとつの構成要素を丁寧に書けばマナーを守ったメールが書けます。

以下では、就活中にメールで質問するときの5つのポイントをご紹介します。

特に気をつけたいポイントを意識して、相手に伝わるメールを書けるようになりましょう。

1．相手の時間を割いて、回答してもらうことを理解する

就活中にメールで質問するときの1つ目のポイントは、相手の時間を割いて、回答してもらうことを理解することです。

人事や採用担当者は、たくさんの就活生を相手にしながら仕事を行っています。自分ひとりを担当しているわけではないので、相手の大切な時間を割いて、回答する時間をいただいている、という認識は持っておくといいでしょう。

また、何が聞きたいかわかりにくいメールを送ってしまうと、人事担当者は学生にもう一度聞く必要が出てきてしまいます。大切な時間を割いてもらっているので、人事担当者の負担はなるべく減らせるようなメールを送ることを意識しましょう。

2．質問内容を簡潔にまとめる

就活中にメールで質問するときの2つ目のポイントは、質問内容を簡潔にまとめることです。

例えば日程に関する質問メールを送る場合「×日の説明会に参加させていただき大変勉強になりました。面接の日程に関して質問させていただいます。参加させていただいた素晴らしい説明会では、面接の日程を〇日とおっしゃっていましたが、ホームページでは△日と記載されています。どちらの日程が正しいのかわかりません。正しい日程を教えていただきたいです。」と長々と書き連ねるのは避けておきましょう。

メール本文に余計な前置きをつけないことや、一文で言える内容はまとめることなどを意識しましょう。また、「素晴らしい」のようにあからさまに褒めると、媚を売っているように見えて評価が下がる可能性があります。

例えば「面接の日程に関して質問させていただきます。×日の説明会では、面接の日程を◯日とおしゃっていましたが、ホームページでは△日と記載されています。どちらの日程で伺えばいいでしょうか。」と簡潔にまとめましょう。

3．調べたらわかる内容は質問しない

就活中にメールで質問するときの3つ目のポイントは、調べたらわかる内容は質問しないことです。

「質問したらなんとなく評価が上がりそうな気がする」のような安直な考えで、適当な質問をすることは絶対に避けてください。

調べたらわかる質問をしてしまうと「調べる力がない」「熱意がなくて調べるつもりがない」のように評価が下がる恐れがあります。

また、企業の人の大切な時間を無駄にしてしまうことになるので、調べてから質問するようにしましょう。

4．回答をもらったら必ずお礼の返信をする

就活中にメールで質問するときの4つ目のポイントは、回答をもらったら必ずお礼の返信をすることです。

「ありがとうございます。」とだけメールを送るのは、面倒くさいし相手も読むのに時間がかかるだろう……と思ってメールの返信をしないほうがいいと思っている人もいるのではないでしょうか。

しかし、自分で始めたメールは自分で終わらすのが基本です。わざわざ時間を割いてくれたことに対して感謝のメールを送りましょう。

お礼メールを送る際、「ありがとうございました。」だけを書いて送るのは、失礼に当たるので気をつけることをおすすめします。

お礼メールの例文は、本記事の下部でご紹介しているのでぜひ参考にしてください。

5．就活メールの基本的な内容をおさえておく

就活中にメールで質問するときの5つ目のポイントは、就活メールの基本的な内容をおさえておくことです。

就活メールをはじめから自分で考えるのは難しいと思っている人もいるのではないでしょうか。

まずは、メールの定石を押さえた例文を読んで基本的な内容を掴み、それを応用できるようになることが大切です。

メールを何度も作成して、ビジネスメールの作成に慣れていきましょう。

就活時に知っておきたい質問メールの例文

以下では、就活時に知っておきたい質問メールの例文をご紹介します。

自分の状況とあった例文を参考にしてメールを書いたり、ビジネスメールの書き方を学んだりするために参考にしてみてはいかがでしょうか。

日程や場所に関する質問の例文

「面接の所要時間が知りたい」「面接をする場所の詳細を知りたい」など日程・場所に関する質問がしたい人もいるのではないでしょうか。

まずは、日程や場所に関する質問の例文をご紹介します。

相手の会社を表す言葉は「御社」「貴社」があります。メールでは「貴社」面接では「御社」を使うのが正しい使い方です。

「きしゃ」には「記者」「汽車」などの同音異義語があるので、話し言葉では使わないと覚えることをおすすめします。

服装に関する質問の例文

「服装について記載されていない」「服装は自由って書いているけどどうしたらいいの」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

服装について不安がある人は服装についてのメールを送って解決しましょう。

以下では、服装に関する質問の例文をご紹介します。

メールを書く際は、改行にも気を配り読みやすいメールを書きましょう。

改行は意味のまとまりで行うと違和感のないメールになります。「意味のまとまり」がわからないという人は記事初めでご紹介したメールの構成要素で改行をすることをおすすめします。

エントリーシートに関する不明点の例文

エントリーシートを書く際に「質問の意図がわからない」となっている人もいるのではないでしょうか。

不安のまま質問に答えて的外れなことを書いてしまうと、エントリーシートで落とされてしまう可能性があります。

質問に正しく答えるためにも不明点はメールで確認することをおすすめします。

エントリーシートでアピールをするためには、希望の企業が希望している人材はまさに自分であるということを示すことが有効です。

企業が希望している人材とはどういう人なのか、どんな人材がほしいのかなどを企業研究やインターンシップを通して見つけ出しましょう。

質問内容が複数ある場合の例文

「質問内容が複数あるときはどうやってメールを書いたらいいのかわからない」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

以下では、質問内容が複数ある場合の例文をご紹介します。

複数質問がある場合は、始めに「◯点質問があります。」と伝え、箇条書きをすると知りたいことがわかりやすくなります。

連ねて質問を書いてしまうと、何個質問があるのかわかりにくく相手が質問の答え忘れをしてしまう可能性があります。伝え方を工夫することで、質問に回答しやすくしましょう。

メールで数字を使う際は、全角・半角を統一することをおすすめします。

また機種依存文字を使うのは避けておきましょう。機種の違いで数字が見られなくなってしまうと相手にメールの内容が伝わらなくなる可能性があります。

相手からのメールに質問を追加して返信する場合の例文

質問をして返信をもらったけれど、それに対して質問をしたいことがあるという人もいるのではないでしょうか。

以下では相手からのメールに質問を追加して返信する場合の例文をご紹介します。

質問メールの回答にさらに質問を重ねたい人は参考にしてみてはいかがでしょうか。

相手のメールに返信する場合、件名に「Re:」をつけるべきなのか迷っている人もいるのではないでしょうか。

「Re:」は返信であることを示すためのものなので、消さずにそのまま「Re:」をつけて送るようにしましょう。

就活時の質問メールの回答に対してお礼はどうしたらいい？

質問に回答していただいた後は「お礼メール」を忘れずに送る必要があります。

お礼メールの書き方がわからない人は以下の例文を参考にして、自分らしい文章を作成してみてください。

お礼メールの件名

お礼メールを送る際、件名を「ありがとうございました」のように変える必要はありません。

採用担当者はたくさんのメールに対応しているので、メールの件名を変えてしまうと話の流れが把握できなくなり、何に対する感謝のメールかわからなくなるからです。

お礼メールを送る際は、質問に回答してもらったメールの件名に「Re:」をつけたまま送り返しましょう。

お礼メールの本文

お礼メールはメールのマナーを守りつつ、感謝を伝える必要があります。

そのため、お礼メールの本文もメールの構成に沿って作成しましょう。

以下ではお礼メールの例文をご紹介します。お礼メールの作成で悩んでいる人はぜひ参考にしてください。

気になる内容は気軽にメールで質問して、不安なく就活を進めよう

本記事では、就活で質問があった際メールで確認するためのポイントや例文をご紹介しました。

気になる内容は、メールで質問することで、不安なく進めることができます。メールをすることは失礼ではありませんが、相手の時間を使ってもらうことを認識し、不用意に相手の時間を浪費させないよう、わかりやすい文面を作成することがあることを覚えておきましょう。

メールの定石を知り、メールを作成していく練習を重ねると自然にメールを書けるようになります。

本記事を参考に、質問メールを作成してみてはいかがでしょうか。

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