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選考に影響する?就活メールで知っておきたい5つのマナーと減点ポイント

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2021/04/02(最終更新日:2021/04/02)


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慣れないビジネスメールに苦戦している就活生も多いのではないでしょうか。

就活メールは、敬語や文章の構成だけではなく、知っておきたい様々なマナーがあります。

本記事では、就活メールの基本構成やポイントなどをご紹介します。

就活メールで人事や採用担当者にいい印象を持ってもらいたい人はぜひ参考にしてください。

本記事の内容をざっくり説明
  • 就活メールで気を付けたい5つのマナー
  • 就活メールの基本構成とポイント
  • 気を付けたい5つの減点ポイント

 

就活でのメールのやり取りは選考に影響するの?

自分の送ったメールが選考に影響するのか気になっている人も多いのではないでしょうか。

実は、就活メールが選考に直接関係することはほぼないと言われています。学生なので、マナーが完璧ではないのは見過ごされることが多いようです。

しかし、全くマナーを守っていないメールや、あまりにもひどい内容のメールを送ると評価を落とすことは間違いありません。

人事や採用担当者にマイナスの印象を与えないためにも、以下で就活メールのマナーを押さえましょう。

 

就活メールで気を付けたい5つのマナー

「件名ってつけたほうがいいの?どんな件名がいいの?」「Re:って何?消したほうがいいの?」など就活メールの悩みはつきないでしょう。

以下では、就活メールで特に気を付けたい5つのマナーをご紹介します。

 

1.24時間以内・常識的な時間帯に返信する

就活メールで気を付けたいマナーの1つ目は、24時間以内の常識的な時間帯に返信することです。

「マナーや敬語を調べてから返信したい」と思って、メールの返信を後回しにしている人もいるのではないでしょうか。

メールの返信が遅れてしまうと相手は「就活に対して熱意があまりないのかな」「メールを見ていないのかな」のように思ってしまいます。

また、夜型の生活をしている人がAM2時ぐらいにメールを返信すると「生活リズムが悪いのかな」「朝会社ちゃんと来られるのかな」などと悪い印象を持たれてしまいかねません。

採用担当者に悪い印象を与えないためにも、メールの返信はなるだけ早く、常識的な時間に送るようにしましょう。

 

2.内容が一目でわかる件名・タイトルにする

就活メールで気を付けたいマナーの2つ目は、内容が一目でわかる件名・タイトルにすることです。

メールを普段使わないと、件名を付ける習慣がない人も多いでしょう。

ビジネスメールは、件名・タイトルは必要不可欠なものです。

社会人になると毎日数十通のメールが来ることが日常茶飯事です。多い人では数百通のメールを1日で捌かなければいけません。

件名・タイトルがないと、何に対するメールなのかを開いて確認する必要があり、相手の時間を無駄に取ってしまいます。また、最悪の場合は迷惑メールだと思われてメール自体を消されることもあります。

そのため、忘れずに件名・タイトルをつけるようにしましょう。

 

3.件名にある「Re:」は消さない

就活メールで気を付けたいマナーの3つ目は、件名にある「Re:」は消さないことです。

返信メールを送る際は、自動で件名に「Re:」が付く設定になっている人も多いのではないでしょうか。

以下では、メールに慣れていない人のために「Re:」の持つ意味を説明します。

「Re:」とは「〜に関して」という意味を持つラテン語です。「Re:」をつけることによって「返信メール」であることがわかりやすくなります。

逆に返信メールで「Re:」がないと、話の流れがわからなくなる可能性があります。

そのため、件名にある「Re:」は残して、返信メールであることを相手に知らせましょう。

メールの返信を何度も繰り返すと、件名に何個も「Re:」がつくことになります。「Re:」が増えすぎると件名が読みにくくなるので、3つほど残るように「Re:」を調節しましょう。

 

4.本文は必要な内容を簡潔にまとめる

就活メールで気を付けたいマナーの4つ目は、本文は必要な内容を簡潔にまとめることです。

「長いほうがちゃんとしたメールに見えるから」と思ってむやみやたらに長文のメールを送っている人もいるのではないでしょうか。

就活のメールに限らず、メールには無駄な内容は必要ありません。

内容に関係ないことをダラダラ書いてしまうと、メールを読むのに時間がかかるだけではなく結局何をいいたいのかわからないメールになってしまいます。

メールの本文は、わかりやすく簡潔にまとめ上げることを意識するようにしましょう。

 

5.署名を入れることも忘れない

就活メールで気を付けたいマナーの5つ目は、署名を入れることもです。

署名が何かわからない人もいるのではないでしょうか。署名とは以下のような内容です。

署名の例
  • ---------------
    〇〇大学薬学部
    佐藤優樹
    〒123-4567
    東京都〇〇区123-456(都道府県から建物名、号室まで記載)
    電話番号:123-4567-8910
    メール:namae@××.com
    ---------------

メールの最後に署名をすることで、緊急事態に連絡できたり、自分が送ったメールであることを証明できたりします。

署名をメール一つひとつに書くのは時間がかかってしまうので、メールに自動で署名が出るように設定しておくことをおすすめします。

 

就活メールの基本構成とポイント

就活メールは、基本的に件名・宛先・挨拶・本文・締めの挨拶・署名によって構成されます。

以下では、一つひとつの構成要素を丁寧にご紹介します。

就活メールの知識は就活した後でも役に立つこと間違えないので、今から身につけておきましょう。

 

1.件名

メールはまず件名を考えることから始まります。

件名は、相手がメールの内容を読まなくてもメールの内容を推測できるように、本文の内容を一言でまとめあげる必要があります。

件名を書くとき「いつの」「何の」「どのような」要件なのかを書くとわかりやすい件名になります。

例えば面接の日時に関して質問をしたい場合は「◯月◯日の面接に関するご相談」のようにまとめ上げましょう。

件名が長くなりすぎると見にくいメールになってしまうので「◯月◯日の面接に関する日時に対して質問させていただきたいです」のような件名は避けましょう。

また、相手のメールに返信する場合は件名を変える必要がないことを覚えておきましょう。件名を変えてしまうと、話の流れがわからなくなったり件名で調べたりできなくなるからです。

 

2.宛先

件名を書いた後は、本文に移りましょう。

まず書くべきなのは「宛先(あてさき)」です。宛先を書くことによって、間違いなく相手への要件であることを示すことができます。

宛先は「〇〇会社〇〇部〇〇様」と書くのが一般的です。

「山田部長様」のように役職名に様を重ねるのは、敬称に敬称を重ねることになるので間違いになることに気をつけましょう。

「〇〇部長」と書きたいのなら、「〇〇会社〇〇部長」と書くのが正しい宛先です。

 

3.書き出しの挨拶

宛先を書いた後、本文に移りたくなりますが「書き出しの挨拶」を忘れないようにしましょう。

書き出しの挨拶とは簡単な自己紹介みたいなもので、相手に自分からメールが来たことを把握してもらうものです。

書き出しの挨拶がないと相手は「誰から来たメールなのかわからない」と思いながら読むことになります。

そのため、必ず忘れないように書き出しの挨拶をしましょう。

初めて出すメールの場合は「お世話になります。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。」のように書くのが定番です。

2回目以降に出すメールで「〜の山田太郎と申します。」と書くと「もう君の名前は知っているよ」となる可能性があるので、「〜の山田太郎です。」と書くことをおすすめします。

また、同じ名字の人がいる可能性があるので「〇〇大学の山田です。」と略して自己紹介するのは危険です。略さずにしっかりと自分の名前をフルネームで書いて挨拶をしましょう。

 

4.本文の内容

宛先を書き、書き出しの挨拶をした後で本文の内容に移りましょう。

本文の内容を自分で考えるのは難しいと感じる人も多いでしょう。

本文の内容を書くポイントは、簡潔に自分の言いたいことをまとめることです。簡潔に書くために意識するべきことは「ワンセンテンスワンミーニング」です。

例えば「今日の説明会に参加させていただいた〇〇と申しますが、〇〇に関して質問したいのですが、〇〇というのは××ということでしょうか?」のように書くと、長くて読みにくい文章になってしまいます。

「〜ですが」で文章を続けずに「本日の説明会に参加させていただいた〇〇と申します。〇〇に関して質問させていただきたいです。〇〇というのは××ということでしょうか?」のように意味のまとまりで区切りましょう。

また「いただきました面接の日程では、大学の授業が入っていてお伺いすることができません。」のように自分の都合を長々と語ることは避けておきましょう。「いただきました面接の日程では、都合がつかずお伺いすることができません。」のように結論だけを書くことが大切です。

 

5.締めの挨拶

本文を書き終えると、締めの挨拶を行いましょう。

自分の要件だけを伝えて送るのは失礼に当たります。締めの挨拶をすることで相手に敬意を示すことが大切です。

締めの挨拶も長々と書く必要はなく、簡単に一言ですませましょう。締めの挨拶が思いつかない人は以下の例文を参考にしてください。

締めの挨拶の例
  • 恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたいします。
  • ご多忙のことと存じますが、ご連絡をお待ちしております
  • 特に問題がなければご返信には及びません。
  • 今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

6.署名

最後に署名を入れるのを忘れてしまいがちな人も多いのではないでしょうか。

緊急時の連絡先を残していないと、相手がすぐ連絡が取れない可能性があります。

そのため、メールを送る際は署名が入っていることを確認してから送るようにしましょう。

署名には、自分の名前・大学名・学科・学部・学年・住所・電話番号・メールアドレスを書きます。

以下のように「-----」を使って本文と署名の間を区切るとわかりやすいメールになります。

署名の例
  • ---------------
    〇〇大学薬学部
    佐藤優樹
    〒123-4567
    東京都〇〇区123-456(都道府県から建物名、号室まで記載)
    電話番号:123-4567-8910
    メール:namae@××.com
    ---------------

あまりにも華美な装飾をしたり、文字化けをする機種依存文字を使ったりしないよう、シンプルでわかりやすい署名を作成しましょう。

 

やってしまいがち…気を付けたい5つの減点ポイント

メールの構成について詳しくご紹介しました。

「メールを書けるようになった」と思っている人もいるのではないでしょうか。

以下では、就活生がやってしまいがちな5つの減点ポイントをご紹介します。以下の5つのポイントのようなミスをしないように気をつけてみてはいかがでしょうか。

 

1.特に社名や担当者名は要注意「誤字脱字」

就活メールで気を付けたい減点ポイントの1つ目は、誤字脱字をしていることです。

誤字脱字は、読み返せば防げるミスです。そのため、誤字脱字があると「適当に送ったのだな」と思われてしまいます。

就活生であるからマナーが完璧ではないのは仕方がないことです。しかし、手抜きをすることは印象が悪くなってしまいます。

誤字脱字がないかメールを送る前にチェックをする癖をつけましょう。

 

2.間違った敬語、言葉遣いをしている

就活メールで気を付けたい減点ポイントの2つ目は、間違った敬語、言葉遣いをしていることです。

「了解しました」を使ってしまっている人も多いのではないでしょうか。「了解しました」は丁寧語であって謙譲語ではありません。

そのため、「承知しました」「かしこまりました」などの謙譲語を使うようにしましょう。

また、「御社」と「貴社」の使い分けができていない人もいるでしょう。

メールの場合は「貴社」を使います。「御社」は話し言葉なので電話で使用します。もっと「御社」と「貴社」について知りたい人は、「「当社・弊社・貴社・御社」の違いは?ビジネスにおける会社の正しい呼び分け方を解説!」をぜひ参考にしてください。

このように社会人が使う言葉には間違いやすい言葉遣いがあるので気をつけるようにしましょう。

 

3.パッとみただけでもわかりにくい…改行されていない本文

就活メールで気を付けたい減点ポイントの3つ目は、改行されていない本文です。

改行のない文章はとても読みにくくなってしまうので、適切な場所で改行をしましょう。

しかし、ひとつの文を書くたびに改行をすると逆に読みにくい文章になるので気をつけてください。

宛先・書き出しの挨拶・本文・締めの挨拶の間で改行をして、必要であれば本文の意味のまとまりで改行をすることをおすすめします。

 

4.ごちゃごちゃしすぎ!装飾が多すぎる本文

就活メールで気を付けたい減点ポイントの4つ目は、装飾が多すぎる本文です。

あまりにも熱意がありすぎて「よろしくお願いいたします!!!!!!!」のような、「!」をたくさんつけたメールは、カジュアルになりすぎてビジネスシーンにはそぐわないだけでなく、読みにくいので避けましょう。

熱意があることは、自己PRで示して、メールでは装飾は控えることをおすすめします。

また、本文に顔文字や絵文字などを使うことは辞めましょう。社会人のビジネスメールは、友達のメールとは違い厳格なものです。

顔文字や絵文字使う、「!」を多用するのは避けておくことを忘れないでください。

 

5.やり取りが長くなるのはNG、返答に不足がある

就活メールで気を付けたい減点ポイントの5つ目は、返答に不足があるメールです。

「面接の日程を決める旨のメールで「候補日を第三候補まで選んでください」と書かれているのに、メールを適当にしか読んでいなくて第一候補しか選んでいなかった……」ということが起こる可能性があります。

返答に不足があると、採用担当者はもう一度メールを送らなければいけません。相手に無駄な労力を掛けさせることになるので、相手の求めていることに直球で答えることを意識するようにしましょう。

 

6.意外とみられている、不適切なメールアドレス

就活メールで気を付けたい減点ポイントの6つ目は、不適切なメールアドレスです。

「yakinikudaisuki@xx.com」「love(アイドルの名前)@xx.com」のような適当に作ったメールアドレスや、プライベート感の強いメールアドレスを就活で使うのは辞めておきましょう。

就活で使うには不適切なメールアドレスしかない場合は、就活用にメールアドレスを作り直すこともおすすめです。

就活用のメールアドレスを作ることで、他のメールに就活用のメールが紛れ込まないという利点もあります。

 

好印象を持ってもらうために就活メールはマナーを守ろう

本記事のまとめ
  • 件名・タイトルは内容が一目で分かるようにつける
  • 本文は簡潔にまとめて署名を入れることを忘れない
  • 誤字脱字や間違った敬語・言葉遣いをしないように気をつける

本記事では、就活メールで気をつけたいマナーや就活メールの基本構成などをご紹介しました。

慣れないビジネスメールを送るのは難しく感じる人も多いでしょう。ビジネスメールは書いているうちに構成や定石が染み込みスムーズに書けるようになるので、練習を重ねることをおすすめします。

本記事を参考にマナーを守った就活メールを作成してみてはいかがでしょうか。

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